FASE I

CONTEXTUALIZACIÓN DE LA SITUACIÓN

Los cambios políticos, económicos, sociales, tecnológicos y

competitivos, obligan a las empresas a adaptarse a nuevos
procedimientos administrativos y contables en pro de salvaguardar su
patrimonio.

Toda organización tiene como objetivo primordial la búsqueda

continua de la rentabilidad y productividad que le permita tener un
continuo crecimiento y ser líder en el mercado, es por ello que deben
tener controles y medios que le permitan ser eficaces y oportunos,
minimizando los márgenes de errores posibles.
La productividad, en términos generales, puede definirse como la
capacidad de una empresa de producir utilidades suficientes para retribuir
a sus inversionistas y promover el desarrollo de la misma.
Esta capacidad se determina mediante el estudio de la eficiencia de
las operaciones, de las relaciones entre las ventas y los gastos y de la
utilidad con la inversión del capital. Y se logra mediante la aplicación
adecuada y oportuna de mecanismos de control interno.

La Empresa Finamore Litho Forms, CA, dedicada a la fabricación de

artes gráficas, ha fijado dentro de sus valores y creencias la
responsabilidad y mejora continua, ello implica disciplina y entrega en el
cumplimiento de las normas establecidas, las tareas asignadas y los
compromisos asumidos, además enfocándose en todo momento hacia el
mejoramiento continuo de los procesos.
Sin embargo, a pesar de los esfuerzos de mejora en todas las áreas
de la empresa, actualmente en el departamento de cuentas por pagar
se han evidenciado significativos retrasos en sus operaciones, razón por
la cual se consideró pertinente iniciar un estudio de diagnóstico para
identificar los posibles puntos débiles de la gestión, con la finalidad de
poder atacar oportunamente la problemática y darle continuidad y
cumplimiento a los valores de la empresa y los objetivos de la gerencia.

Después de analizar el procedimiento que aplica esta empresa en el

departamento de cuentas por pagar se pudo evidenciar que en ocasiones
al momento de la emisión de los pagos a proveedores tanto a crédito,
como de contado, no tenían soporte, que avalara el procedimiento para el
pago y muchas veces no tenían la firma de aprobación por la persona
que autoriza los pagos, notándose debilidad en la aplicación de los
mecanismos de control interno establecidos.
Además, se pudo encontrar que había un retraso en la actualización
de los pagos desde el mes de diciembre del 2012, esto afectaba las
conciliaciones bancarias.

Asimismo, se pudo comprobar que en varias oportunidades, el

analista encargado de este departamento no emitía los comprobantes de
retención en el momento requerido.

Sin embargo, la empresa lleva un adecuado control de las notas de

crédito, debido a las bondades que les brinda el sistema SIGE, no se
observaron mayores debilidades, salvo la acumulación de trabajo. De
manera que, a pesar de los controles y seguimiento, esta actividad era
postergada continuamente, por lo que el trabajo se acumulaba
significativamente.

Adicionalmente, pese a los mecanismos de planificación y control

establecidos, no se lograba cumplir con la agenda pautada en virtud de
trabajo acumulado. Un eslabón básico en la cadena de suministro son
sus proveedores y prestadores de servicios, y mantener relaciones
cordiales con ellos es necesario para lograr el éxito. Un buen principio
para lograrlo, es el realizar sus pagos puntualmente, y a la vez, mantener
un flujo de efectivo sano en la empresa.

Finalmente, se noto la ausencia de un método de archivo adecuado,

tanto para los comprobantes de pago, como para las facturas por pagar,
esto afecta la productividad del empleado, ya que implica invertir un
tiempo significativo a la hora de ubicación de los diferentes documentos.

Por cada una de estas razones surge la necesidad de implementar un

manual de normas y procedimientos que permita la ejecución más
adecuada de los procesos que integran el departamento de cuentas por
pagar además de indicar de manera detallada las funciones a ejercer por
el personal de esta área.

En toda empresa es necesaria la existencia de un sistema de cuentas

por pagar para la ejecución efectiva de las actividades de la misma. Por
tanto, contar con un sistema de pago acorde con las necesidades de la
organización, el cual permita hacer más eficiente el registro de las
obligaciones contraídas por la adquisición de bienes y/o prestación de
servicios es importante dentro de la misma.

Por otro lado, el proceso de cuentas por pagar, constituye un aporte

relevante en el sistema contable de la empresa Finamore Litho Forms,
C.A. para mejorar su dinámica, la administración financiera y la imagen
de la empresa.

En consecuencia, esta brindaría a la alta gerencia de la empresa

objeto de estudio de una herramienta para mejorar la ejecución de las
tareas, la reasignación de responsabilidades, la uniformidad de criterios,
la correcta utilización y el máximo aprovechamientos de los recurso
disponibles que implica el desarrollo del proceso de cuentas por pagar.
Es también instrumento mediante el cual el personal contribuye al logro
del éxito y la productividad de la organización.

En cuanto a los proveedores, será beneficioso contar con la

implementación del diseño de este manual de cuentas por pagar, ya que
los pagos serán efectuados oportunamente y según lo establecido por las
leyes, ya que debido a la existencia de la disparidad de criterios entre
empleados, los cálculos de los impuestos se realizan de distintas
maneras.
Los proveedores podrán consultar el sistema de pago sin
inconvenientes, evitando malestar de los mimos en el momento de
verificar los pagos e identificándose más con la empresa, ya que podrán
acceder rápida y fácilmente al sistema.

Este informe con el propósito de diseñar un manual de normas y

procedimientos proporcionara alternativas y estrategias que permitan
agilizar y mejorar el funcionamiento, la calidad, confiabilidad y seguridad
de los procesos de la unidad de pagos de la empresa Finamore Litho
Forms, C.A.

Asimismo, un sistema de cuentas por pagar ofrece a la empresa

información oportuna y precisa, al momento de la toma de decisiones por
parte de la gerencia.

En relación con la metodología a utilizar en el presente estudio seguirá

las exigencias metodológicas del Instituto Universitario de Tecnología
Antonio Ricaurte (IUTAR) relacionadas a paradigma método e
informantes claves a utilizar en la investigación. Así pues tiene al
paradigma socio crítico como modelo paradigmático utilizado para el
desarrollo investigativo, al respecto Arnal (1992) adopta la idea de que la
teoría crítica es una ciencia social que no es puramente empírica ni sólo
interpretativa; sus contribuciones, se originan, “de los estudios
comunitarios y de la investigación participante” (p.98) Su objetivo,
propiciar las transformaciones sociales y así dar respuestas a problemas
específicos latentes en las comunidades, pero para ello debe haber
participación de sus miembros.

El método usado en este paradigma es la Investigación Acción

Participante, con respecto a esto Kemmis y Mc Toggart (1990), define la
investigación acción participantes como “una forma de indagación
introspectiva colectiva en situaciones sociales con el objeto de mejorar la
racionalidad y la justicia en sus trabajos sociales o educativos (p.12) Así
también Taylor y Bogdan (1998) la definen como “la recogida sistemática
de información destinada a producir un cambio social” (p.11), es decir
utilizando opiniones colectivas de todos los afectados se busca una
solución ajustada a las necesidades de cada uno.

La investigación se lleva a cabo gracias a la ayuda y cooperación

de 3 sujetos claves siendo estos la Gerente General de la empresa Lic.
Arelys Estanga, la Jefe de Talento Humano Lic. Helen Mellado y la
Analista de Cuentas Por Pagar. Lic. Audry Yánez. Gracias a su capacidad
y experiencia son capaces de ayudar al investigador convirtiéndose en
una fuente importante de información. Los sujetos clave permiten que el
investigador de manera cualitativa pueda acercarse y comprender en
profundidad la realidad a estudiar. Gracias a su ayuda y vasto
conocimiento en el servicio que presta dicha empresa es posible realizar
esta investigación e implementación del plan de acción para lograr
cambios y gestionar soluciones a la problemática a tratar.