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Prefac
La asignatura de naturaleza teórica y práctica, tiene por propósito comprender
io:
básicamente los enfoques de Auditoria de Gestión Empresarial y lo referente a la
metodología para la realización de la misma. Sé propone formar al estudiante en el
manejo adecuado de la teoría y la práctica en la auditoria de gestión a través de la
redacción técnica de informes y dictámenes de auditoria. El control; instrumentos y
técnicas de control, la auditoría administrativa; metodología de la auditoría
administrativa; el proceso de la auditoría administrativa y sus fases
Competencia:
Formar parte del equipo que desarrolle y efectúe en la práctica auditorias administrativas
modernas, proactivas y constructivas; observando y recomendando los ajustes que
deberán efectuar las empresas a auditar en sus etapas de planificación, organización,
dirección y control.
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Índice del
Contenido
I. PREFACIO 02
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CAPITULO III: LA AUDITORIA Y EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
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CAPITULO I: LA AUDITORIA
Las auditorías surgieron durante la revolución industrial, como una medida orientada a
identificar el fraude. Con el tiempo esta visión cambió, y hoy es una herramienta muy
utilizada para controlar el alineamiento de la organización con la estrategia propuesta
por la administración y asegurar un adecuado funcionamiento del área financiera.
Actualmente se han multiplicado los tipos de auditorías, respondiendo a una creciente
complejidad empresarial.
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Es necesario realizar una auditoría cuando existen evidencias de gastos excesivos,
incumplimiento de proyectos, quejas de los clientes, alta rotación de recursos humanos
y cuando los resultados se alejan de los que la empresa espera.
Se recomienda hacer una auditoría al menos una vez al año, de esa forma se logrará
un mejor control sobre los procesos de gestión en la empresa, permitiendo un
crecimiento ordenado que garantice la sostenibilidad de la organización a largo plazo.
CLASIFICACIÒN DE CONTROLES
Controles Preventivos
Son aquellos que reducen la frecuencia con que ocurren las causas del riesgo,
permitiendo cierto margen de violaciones.
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Controles detectives
Son aquellos que no evitan que ocurran las causas del riesgo sino que los detecta luego
de ocurridos. Son los más importantes para el auditor. En cierta forma sirven para
evaluar la eficiencia de los controles preventivos.
Controles Correctivos
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los controles internos relacionados con los Sistemas de Información (SI) tienen
diferentes clasificaciones, a continuación se describirán las siguientes cinco
clasificaciones:
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El propósito de esta clasificación es proveer un método por el cual el significado,
propósito y costo del procedimiento de control pueda ser evaluado en el contexto de
alternativas de procedimientos de control. Cada uno de los esquemas de clasificación
nos ayuda a enfocar diferentes aspectos de las técnicas de control. Por ejemplo, las
descripciones “control preventivo, voluntario, manual y general” nos dice lo siguiente:
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Los controles no son soluciones perfectas a los problemas,
pero reducen los riesgos a niveles aceptables. En
algunos casos, una combinación de técnicas de
control provee una mejor protección a un menor
costo global que si se aplicara solamente un
solo control. Por ejemplo un control puede ser
un 90% efectivo, permitiendo un 10% de
errores, cifra que no es aceptable, sin
embargo si este primer control lo combinamos
con otro control similar con un 90% de
efectividad, solamente nos deja un 1% de
errores, cifra que es muy aceptable.
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CONCEPTO, PROPOCITOS Y
CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA
Ventaja
Al no tener ninguna dependencia de la empresa, el trabajo de los auditores es totalmente
independiente y libre de cualquier injerencia por parte de las autoridades de la empresa
auditada.
Desventaja
Al auditor conocer poco la empresa, su evaluación puede estar limitada a la información
que pueda recopilar.
Auditoría interna: es realizada por un auditor que labora en la empresa donde se realiza
la misma.
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Ventaja
Debido a que el auditor pertenece a la empresa, casi siempre conoce integralmente sus
actividades, operaciones y áreas; por lo tanto su revisión puede ser más profunda y con
mayor conocimiento de las actividades, funciones y problemas de la institución.
Desventaja
Su veracidad, alcance y confiabilidad pueden ser limitados, debido a que puede haber
cierta injerencia por parte de las autoridades de la institución sobre la forma de evaluar
y emitir el informe.
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Auditoría informática.- Es la revisión técnica,
especializada y exhaustiva que se realiza a los
sistemas computacionales, software e
información utilizados en una empresa, sean
individuales, compartidos o de redes, así como a
sus instalaciones, telecomunicaciones,
mobiliario, equipos periféricos, y demás
componentes. El propósito fundamental es
evaluar el uso adecuado de los sistemas para el correcto ingreso de los datos, el
procesamiento adecuado y la emisión oportuna de sus resultados en la organización.
Auditoría a la caja chica o caja mayor (arqueos).- Es la revisión periódica del manejo
del efectivo que se asigna a una persona o área de una empresa, de los comprobantes
de ingresos y egresos generados por sus operaciones cotidianas.
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Auditoría a la gestión informática.- Su aplicación se enfoca exclusivamente a la
revisión de las funciones y actividades de tipo administrativo que se realizan dentro de
un centro de cómputo, tales como planeación, organización, dirección y control del
centro.
Auditoría integral a los centros de cómputo.- Es una revisión global, con el fin de
evaluar de forma integral el uso adecuado de su sistema de cómputo.
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CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA
La Auditoría es evaluación y como toda evaluación debe poseer un patrón contra el cual
efectuar la comparación y poder concluir sobre el sistema examinado. Este patrón de
comparación obviamente variará de acuerdo al área sujeta a examen. Para realizar el
examen de Auditoría, se requiere que el auditor tenga un gran conocimiento sobre la
estructura y el
funcionamiento de la unidad
económica sujeta al análisis,
no sólo en su parte interna
sino en el medio ambiente en
la cual ella se desarrolla así
como de la normatividad legal
a la cual está sujeta.
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CAPITULO II: AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA
Auditoria Externa
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Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el
producto del sistema de información examinado
con el fin de acompañar al mismo una opinión
independiente que le dé autenticidad y
permita a los usuarios de dicha información
tomar decisiones confiando en las
declaraciones del Auditor.
Auditoría Interna
Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene
a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y
se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control
interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está
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dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto
desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una
garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público.
La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor
interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la
alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta
puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el
Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la
confianza del Público.
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CLASIFICACIÒN DE LA AUDITORIA
PLANIFICACION
1º PASO INICIACION
Alcance.
Frecuencia.
Revisión preliminar.
2º PASO PREPARACION
Plan.
Asignación de tareas.
Preparación de Cuestionarios. y Planillas.
3º PASO EJECUCION
Reunión Inicial. Obtención de evidencias.
Documentación de Observa.
Reunión de cierre.
Informe Final.
4º PASO SEGUIMIENTO
Cumplimiento y efectividad de acciones correctivas.
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CUALIDADES DESEABLES DE UN AUDITOR
Saber escuchar.
Saber comunicarse.
Capacidad de planificación.
Capacidad de dirección.
Capacidad de decisión.
Cooperación.
Independencia.
Mente abierta.
Capacidad de adaptación.
Inteligencia y raciocinio.
Alerta.
Estabilidad emocional.
Curiosidad.
Honestidad.
Tenacidad.
Educación.
Buena apariencia.
Puntualidad.
Buena visión.
Buen carácter.
Respeto.
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CAPITULO III: LA AUDITORIA Y EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
No todas las empresas tienen implementado un sistema de control interno, por razones
de política de la dirección o por razones de tamaño, porque en las pequeñas empresas
la estructura operativa no permite la
implementación de un proceso de control
integrado; en consecuencia este trabajo va
a ser de mayor utilidad para la auditoria en
las empresas que tengan implementado un
sistema de control interno que funcione
adecuadamente; aunque el conocimiento
del sistema de control interno va a permitir
desarrollar procedimientos de comprobación de información más eficientes en
empresas que no tiene implementado un sistema de control interno.
En las empresas que tienen implementado un sistema de control interno, para que sea
de utilidad para la auditoría externa de estados contables, es
necesario que el auditor deposite confianza en los controles
que realiza la empresa, para que el auditor decida
depositar confianza deberá evaluar el nivel de desarrollo
y si funciona eficientemente; esta tarea constituye la
“Evaluación de las actividades de control de los sistemas
que son pertinentes a su revisión, siempre que, con relación
a su tarea, el auditoria decida depositar confianza en tales
actividades”. La Resolución Técnica N°7 (FACPCE) lo menciona como procedimiento
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que debe realizar el auditor y la NIA 315 (IAASB) “Identificación y análisis de los riesgos
de distorsiones significativas mediante la comprensión de la entidad y de su entorno,
incluso del control interno de la entidad” lo considera como tareas que debe realizar el
auditor.
El objetivo del presente trabajo es aportar los conocimientos necesarios para que el
auditor utilice el sistema de control interno desarrollado por la empresa, como un
procedimiento de auditoría para el cumplimiento de los objetivos del trabajo, y ello le
permita la ejecución de una auditoria más eficiente.
Para una mejor comprensión del tema y con la idea de que se evolucione en el
conocimiento de la herramienta de auditoría que se desarrolla, este trabajo se estructura
de la siguiente manera:
Capítulo I: Se presenta el sistema de control interno, sobre la base del Informe COSO I,
por considerar que es el más completo y el que mayor aceptación ha tenido a nivel
mundial, representando lo que sería el
sistema de control interno diseñado y
aplicado por la empresa para el logro de los
objetivos de la organización. Como
complemento, para la consideración del
trabajo en las pequeñas empresas, se
realiza un informe de contenido de la “Guía
para compañías pequeñas que informan sobre el control interno en los estados
financieros” – Informe COSO para compañías pequeñas.
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Este trabajo presenta las bases teóricas de la importancia del sistema de control interno
para la auditoría externa de estados contables, como un método, con el objetivo de que
su comprensión permita la realización de una auditoria más segura y eficiente.
Constituye un planteamiento teórico de las bases del procedimiento, su profundización
y desarrollo práctico se lo puede obtener en la bibliografía citada
AUDITORIA:
Auditoria, en su acepción más amplia significa verificar la información financiera,
operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar
que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados;
que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se
cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la
forma como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los
recursos.
TIPOS DE AUDITORIA.
Auditoría fiscal.
Auditoría contable (de estados financieros)
Auditoria interna.
Auditoria externa.
Auditoria operacional.
Auditoria administrativa.
Auditoría integral.
Auditoria gubernamental.
EXOGENO EN LA AUDITORIA:
El término exógeno o exógeno es utilizado para hacer referencia a algo que es originado
en el exterior de una cosa, en contraposición a endógeno, Según el Diccionario de
la RAE, el término hace referencia a algo que se genera o se forma en el exterior, o en
virtud de causas externas
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ENDOGENOS DE LA AUDITORIA
En las distintas disciplinas científicas y áreas del saber, el concepto tiene aplicación
principalmente para agrupar por su origen (en la dicotomía externo/interno) a los
factores que tienen incidencia en el fenómeno que se estudia. Por ejemplo:
En geología el concepto se utiliza para agrupar a los procesos y fenómenos que ocurren
en la superficie terrestre o cerca de ella (como por ejemplo la meteorización) en
contraposición a los que se originan endogenéticamente (al interior de la tierra).
Los factores exógenos son los que provienen del ambiente exterior como son nuevas
tecnologías, cambio en los valores de la sociedad, o nuevas oportunidades o
limitaciones del ambiente (económicas, políticas, legales y sociales) estos factores
externos generan la necesidad de realizar cambios.
En cuanto a los factores endógenos son los que crean la necesidad de cambiar alguna
estructura o comportamiento, estos factores provienen del interior de alguna
organización y son producto de la interacción se sus participantes y de la tensión
provocadas por la diferencia de objetivos e intereses.
FACTORES ENDOGENOS: es lo que tiene que ver con algo que esta adentro,
ENDO es adentro.
FACTORES EXOGENOS: tienen que ver con cosas que afectan desde afuera a
algo
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ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA
INTERNA.
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Es indispensable que el auditor supervisor sea un profesionista de la administración,
con suficiente experiencia y capacidad.
La estructura de la organización es un
organismo planeado para ayudar a proyectar
las metas, lo fundamental para el diseño de
organizaciones es el conocimiento actual de
la empresa.
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Factores que influyen en el tipo de decisión para la estructura más conveniente:
1. Actividad
2. Temporalidad
♦ Permanente. Va de acuerdo con los tipos de factores para decidir el tipo de estructura
adecuada.
♦ Temporal. Estructura por proyectos o matricial.
3. Ámbito
4. Relaciones
5. Recursos
♦ Recursos humanos
♦ Especialistas. Estructura programática
♦ No especialistas. El tipo de estructura lineal funcional.
♦ Recursos financieros
♦ Estructura programática. Es más alto el costo, por el tipo de personal más calificado;
pero a mediano y largo plazo resultara más barato, porque se trabaja a base de
programas, lo que requiere de un solo supervisor.
♦ Lineal funcional. Es menor el costo, por el tipo de personal no calificado; pero conforme
crece el número de personal se requerirá de más supervisores, lo que provocara un
aumento en los costos.
♦ Recursos materiales
♦ Distribución de oficinas. Influye en el tipo de estructura, sobre todo cuando crece el
personal y este no se pueden colocar en la oficina, lo cual provoca llevar a otra oficina
parte del personal.
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Estructura Operativa
La estructura operativa son los elementos básicos a considerar para el ejercicio de la
auditoria interna, partiendo del programa de trabajo, los programas específicos de
auditoria a aplicar, el uso de índices y catálogo de marcas a utilizar en la elaboración de
los papeles de trabajo, y los cuestionarios a emplear para evaluar los objetivos del
control interno por ciclos de transacciones.
Programa de trabajo
El programa de trabajo de auditoria interna es un documento de planeación en el cual
se consignan los trabajos a realizar a las unidades administrativas y actividades
susceptibles de ser auditadas, Representa el especificar claramente los pasos y
acciones a seguir para la consecución de la auditoria, indicando los procedimientos a
aplicar, la extensión de su aplicación y su relación o conexión con los papeles de trabajo,
por lo tanto, esta herramienta sirve para planear, dirigir y controlar el trabajo de auditoria
a efectuar a una unidad administrativa, actividad o rubro contable.
Por lo regular se diseña para un año de calendario, y en el diseño del esquema habrá
de considerarse:
1. Definición de prioridades.
Un programa de auditoria
Sistemas de índices
Marcas de auditoria
Las marcas de auditoria son símbolos utilizados por el auditor para señalar en sus
papeles de trabajo el tipo de revisión y prueba efectuadas los cuales reportan los
siguientes beneficios:
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CAPITULO IV: LA AUDITORIA Y EL REPORTE A DEPARTAMENTOS
ESTUDIO TECNICO:
Reportes a departamentos
Facilita su supervisión al comprenderse de forma inmediata, al finalizar el
trabajo programado.
Los papeles de trabajo
Conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor
en su examen y la descripción de las pruebas realizadas
Importancia
• Constituyen la prueba del trabajo realizado.
• Fundamentan la opinión o informe que emite el auditor
• Son una fuente de aclaración o ampliación de información
• Califican la calidad y el avance de la planeación de la auditoria
Información que deben contener
• Nombre de la entidad
• Tipo de auditoria a realizar
• Fecha en que se esté efectuando la revisión
• Nombre de la cuenta
• Clave de identificación
• Firma Nombre
Cuestionario para evaluar el control interno
El propósito de evaluar y estudiar el control interno por ciclos de transacciones
obedece a la conveniencia de agrupar a éstas en un ciclo de operaciones
relacionadas a fin de no perder su propia dinámica individual, enfoque que no
se da cuando se trata de revisar una actividad o transacción en forma aislada o
independiente.
2.3 Sistemas de control de horas trabajadas y horas productivas
Indicadores: Son cocientes que comparan características determinadas de un
proceso: Son útiles para analizar rendimientos y pueden expresar relaciones de
causa – efecto entre los insumos que intervienen en un proceso o actividad y los
resultados del mismo. Por lo general se expresan en %.
La distribución de una labor en una organización debe estar apoyada por
técnicas administrativas que puedan ayudar a la comprensión y faciliten su
aplicación. Para lograr una rutina más eficiente, se han desarrollado muchas
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técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr
la justificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio de la persona
que va a efectuar este compromiso, sirviendo de base para coadyuvar o
cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y
aceptadas las siguientes.
La medición del trabajo:
Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando.
Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la
diferencia entre una solución realista y otra teórica. Conociendo como se obtiene
cierta cantidad de producción de trabajo, se pueden mejorar los métodos
empleados para su realización, reajustar la asignación de tareas, aliviar en
general la carga de trabajo y eliminar congestiones.
También ayuda a detectar rápidamente los problemas, indicando dónde hay
desigualdad de responsabilidades.
La medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o
programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio necesario para
lograr mayor eficiencia.
Cuadro de distribución del trabajo.
El principio básico de una buena administración es el mantenimiento de una
buena distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente
todas las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que
existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la
distribución de las funciones, por lo cual se deberá aplicar el gráfico de
distribución del trabajo.
Este cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de
un grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en
el programa de simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles,
así como de aquellos que deberán estudiarse con detenimiento, aplicando las
técnicas del programa.
Este cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una
oficina, qué empleados desempeñan las diversas actividades, así como el
tiempo necesario para su ejecución.
Diagrama de procedimientos o procesos.
Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su
totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también sirven
para la búsqueda de mejoras, además permiten discutir los trámites más
eficientemente con el personal operativo.
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Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman
el proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en
columnas independientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de
transporte, de inspección, de almacenamiento y espera, su interrelación y los
tiempos de duración de cada una de ellas.
El cuadro de distribución del trabajo señala qué es lo que se está haciendo
en una oficina, así como la distribución de las tareas entre los empleados;
mientras que el diagrama de procesos enseña ¿cómo se hace el trabajo en una
oficina? Flujo gramas: Sin duda alguna surgieron como consecuencia del
diagrama de procedimientos o procesos, su diferencia radica en que no se
realiza el listado de actividades que conforman el proceso, sino que se van
describiendo directamente dentro de las figuras que se han diseñado para
ilustrarlo. Para su elaboración existen alrededor de quince figuras, las cuales
a su vez sirven de base para el diseño de los mismos, sin embargo es común
encontrar figuras diferentes creadas por el investigador, dependiendo del grado
de complejidad de los procesos o la creatividad que desee introducir en ellos.
Las figuras se interrelacionan por medio de líneas, las cuales ayudan a
Esquematizar y visualizar la relación de dependencia entre las actividades
componentes del proceso en general y los responsables de llevarlas a cabo.
Grafica de la distribución física de la oficina y distribución en planta: La gráfica
de distribución física de la oficina pretende la optimización del círculo de trabajo,
distribuyendo los puestos adecuadamente para cada una de las actividades que
se deben realizar, utilizando la mejor combinación posible, adecuando el
mobiliario y equipo dentro del espacio disponible de la manera más racional,
para lograr los objetivos de la oficina evitando pérdidas de tiempo. Por su
parte la distribución en planta es la organización del espacio físico en el cual se
encuentran los recursos que servirán para la fabricación de un bien o servicio y
que también consiste en determinar la ubicación de los sitios de trabajo de la
maquinaria, equipo y materiales en general, tomando en cuenta el posible
incremento en el nivel de la demanda y de la capacidad instalada. Ambas
técnicas persiguen los mismos objetivos, la diferencia fundamental es que la
distribución física de la oficina se basa en los puestos de trabajo administrativos,
mientras que la distribución en planta se basa en la maquinaria y equipo y
materiales. Diagrama de recorrido: El diagrama de recorrido es una técnica
básica para realizar la distribución física de la oficina y/o distribución en planta,
se fundamenta en la búsqueda de la facilitación del flujo de trabajo a través de
la reducción de actividades de transporte innecesarias y el análisis del traslado
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del personal, materiales, productos y papelería en general dentro de las áreas
integrales de la organización. Elaborar el diagrama de recorrido ayuda a
visualizar el por qué existen tiempos ociosos y cuellos de botella que no dejan
fluir eficientemente los procesos dentro de las oficinas, planta de producción o
empresa en general. Grafica de Gantt: Es un método de planeación y
programación, se le denomina también gráfica de barras y tiene por objeto
controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan
coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que lleva en las
columnas el tiempo de duración y en los renglones la identificación de las
actividades. Para cada actividad se marca una barra que comienza en la
columna correspondiente a su fecha de inicio y termina en la columna
correspondiente a la fecha prevista para su finalización, de manera que la
longitud del trazo representa su duración.
Establece el orden de la ejecución de las actividades y la relación de
dependencia que existe entre cada una de ellas, además permite la revisión y
control entre lo ejecutado y lo planeado.
2.4 Capacitación y Adiestramiento.
La capacitación en muchas empresas es reactiva, es decir, se realiza basándose
en lo que puede ser necesario para cubrir cierta carencia de entrenamiento, en
vez de basarse en diagnósticos sistémicos de capacitación y por consiguiente
en la planeación que responde directamente a esa necesidad detectada.
En la actualidad, la capacitación se utiliza por las empresas para lograr dos
objetivos fundamentales. Primero crear actitudes para resolver problemas,
actitudes de comunicación y capacidad para formar grupos. Segundo se
aprovecha el hecho de que la capacitación puede mejorar el compromiso del
empleado.
Es por ello que según parámetros internacionales de medida, en el área de
capacitación, se habla de empresas de vanguardia en el tema, aquella que sea
capaz de reciclar a todo su personal en acciones de capacitación cada dos años.
Debemos ver la capacitación como proceso sistemático, continuo y
planificado.
Estableciendo objetivos de la capacitación concretos y medibles que sean
la base que resulte de la determinación de las necesidades de capacitación, los
objetivos especifican que el empleado será capaz de lograrlo después de
terminar con éxito el programa de capacitación.
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Por tanto, ofrecen un centro de atención para los esfuerzos tanto del
empleado como del instructor, así como un punto de referencia para evaluar los
logros del programa de capacitación.
Dentro de la estrategia a seguir se deben tener en cuenta los diferentes
hechos que indican necesidad de formación y la manera en que se deben
resolver.
Estos hechos están relacionados directamente al proceso de formación
propiamente dicho y a problemas de personal.
Entre ellos se encuentran la baja productividad, el exceso de errores, el
elevado número de accidentalidad, la poca versatilidad de los empleados, poco
interés por el trabajo, falta de cooperación, ausentismo y en general bajo
aprovechamiento de la jornada laboral.
Claro está, la estrategia a seguir no es tan sencilla como aparentemente
parece, su complejidad en el interior de las empresas está en razón directa a la
Variedad y números de puestos y no tanto al número de personas con que
cuentan, es decir, una empresa que tenga una mixtura amplia de puestos, la
confección del plan de capacitación se torna más compleja dado que la
satisfacción de necesidades es muy variada.
Además de ello, no existe en el mercado editorial una literatura capaz de guiar
claramente este proceso, la mayoría de los libros son productos de experiencias
no siempre valiosas ni creíbles dado que el mercado en este campo aún es
virgen.
En la actualidad estamos en un mundo con diferentes características como lo
son: la competitividad y penetración de nuevos mercados y equipos, aumento de
los valores agregados al producto, nuevas tecnologías, investigación científica,
impulso a la calidad, rapidez en la toma de decisiones, entre otras y es la
estrategia que asumamos en la organización desde el punto de vista formativo
quién nos permitirá enfrentarnos a esos retos y promoverá el cambio buscado
en la misma.
Además de ello se desarrolla un sentimiento de responsabilidad hacia la
organización a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados,
se logra el perfeccionamiento de los auditores para el desempeño de sus
puestos actuales y futuros. Otros aspectos de interés serían la posibilidad
de lograr cambios comportamentales con el propósito de mejorar las relaciones
interpersonales entre todos los miembros de la organización y así ayudar a
alcanzar y cumplir con la misión y los objetivos de la empresa.
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Al igual que en el control de calidad, la falta de planificación y prevención es
la norma en muchas empresas en lo relativo tanto al control interno, como al
accionar de la auditoría interna.
Por ello no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar qué
es lo que salió mal, porqué, y que hacer para evitar su repetición, cuando lo
correcto es actuar preventivamente, y de acontecer algún hecho perjudicial no
quedarse en los aspectos más superficiales sino profundizar hasta llegar hasta
la causa-raíz, tratando de desentrañar de tal forma las razones que llevaron al
sistema a engendrar dichas falencias, de aquí la importancia de capacitar y
adiestrar a todo el personal de auditoria.
Otro aspecto importante a cuestionar en las auditorías es que la misma sea
percibida como una entidad dedicada sólo a la inspección (y a veces hasta con
una perspectiva policíaca), y no al asesoramiento con el objetivo de proteger y
mejorar el funcionamiento de la organización.
Es menester que los auditores implementen equipos de trabajo en círculos
de calidad y que posean conocimientos en materia de herramientas de:
Gestión, estadística, control estadístico de procesos, resolución de
problemas, benchmarking, trabajo en equipo, círculos de calidad, tormenta de
ideas, pensamiento sistémico, relevamiento y evaluación del control interno,
planificación, administración, finanzas, a parte de las normativas legales,
contables y conocimientos en sistemas de información y administrativos.
Esto es con el fin de lograr una mayor calidad y menores costos como forma
de mejorar los procedimientos, métodos e implantación e implementación de las
auditorias.
En cuanto a habilidades el auditor interno deberá personificar:
g) Actitud proactiva
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Es requisito indispensable que los auditores cuenten con capacidad en
diseños de sistemas y procedimientos, análisis de puestos, organización y
métodos, técnicas de investigación y una gran experiencia en diseñar
cuestionarios, guías de entrevistas, análisis factoriales, papeles de trabajo,
cuestionarios de auditoria, análisis funcionales y operacionales. También
juega un papel importante que al auditor se le considere confiable, leal y capaz
de responder a retos, pero, sobre todo, que comparta la visión de la
organización, esto es, que domine el campo de trabajo con un sentido
institucional, característica muy apreciada por la alta dirección.
El brindar apoyos que generen capacitaciones continuas, es de suma
importancia, pues existe una cultura en las empresas de no invertir en su
personal (no solo laboral, sino humanamente) y por parte de los empleados la
falta de iniciativa.
Debido a lo preconcebido, es tácito considerar este punto, como coyuntural;
se debe crear un plan de capacitación operativa y personal.
Asimismo, existe un factor de riesgo de consideración, la creación de planes
de motivación e incentivos, en gran parte estos detonan la permanencia,
fidelidad, innovación, creatividad y compromiso de los empleados.
Permiten darles seguridad y desarrollar mejor sus habilidades. La motivación
controlada y gradual, tiene grandes impactos en las organizaciones.
La capacitación y adiestramiento son un medio muy poderoso para mejorar la
productividad laboral, su objeto es proporcionar información y desarrolla
destrezas con el fin de mejorar el desempeño en el cargo, lo cual incide
inmediatamente en el beneficio empresarial.
La función del auditor interno puede ser considerada factible y pertinente,
pero, como en todo proceso de estudio que implica una evaluación y cambio,
tiene que ser valorada a la luz de las consecuencias que su intervención en la
organización
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ACTIVIDADES PRÁCTICAS
1.- ¿Mediante una Matriz indique qué diferencia existe entre los auditores internos
de los externos, y cómo se relacionan entre ellos?
FUENTES DE INFORMACIÓN
BIBLIOGRAFIA
ELECTRÓNICAS:
Pág. Web:
http://www.contraloria.gob.pe
http://www.slideshare.net/luciap1100/auditoriade-calidad
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