FORO TEMÁTICO: POLÍTICA ARCHIVÍSTICA

PRESENTADO POR
JOHN ALEJANDRO SOTO CARDOSO

DOCENTE
MILAGRO DEL SOCORRO FREND BARBOSA

LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
MEDELLÍN ANTIOQUIA
SEPTIEMBRE DE 2019
 FORO TEMÁTICO

En este espacio puede encontrar el foro temático sobre: política

archivística. Para participar en el foro propuesto, debe responder las
siguientes preguntas orientadoras, además, retroalimentar las
respuestas de dos compañeros con argumentos sólidos:

¿De acuerdo con la experiencia de los participantes, ¿son

aplicadas las normasde legislación documental al interior de las
empresas en Colombia? ¿Porqué?

Según la experiencia de los participantes en Colombia están

promulgadas las normas para la legislación documental (Ley 594 del
2000), pero en algunas empresas se llevan conforme a la ley en otras
no, por no existir obligatoriedad para ello pues no existen sanciones
para las empresas que no las apliquen.

Con el agravante de que no se cuenta con el recurso humano capacitado

en el área de archivo por ende no se aplica la norma de legislación
documental. Por tal motivo es importante que el recurso humano de las
empresas se capacite para llevar a cabo la función de la organización de
todo tipo de documentos en las empresas

¿Cuál es la importancia de la documentación en las empresas

privadas?

Toda vinculo comercial, con terceros o interno de una empresa,

requiere respaldo documental, desde las facturas y órdenes de compra
hasta las remuneraciones de los trabajadores son documentos
necesarios que requieren de un sistema de almacenamiento y cuidado
de la información. Por ello es necesario implementar una buena Gestión
Documental en donde se apliquen técnicas para la organización de los
documentos, su objetivo principal es administrar el flujo de estos
documentos lo que dure su ciclo de vida.

Teniendo en cuenta que ningún documento oficial puede ser desechado

ya que éstos son necesarios para auditorías y análisis de procesos de la
empresa. Para que el sistema de gestión documental sea eficiente se
debe llevar el almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo
que implica una mejora sustancial en varios aspectos de la
administración de una empresa. El sistema apunta también al proceso
de búsqueda y organización de los documentos, así como de dato se
información general en sus diversos formatos.

En conclusión, la implementación de las tecnologías de Gestión

Documental en las empresas hará más eficiente el uso de la
documentación, contando con información oportuna, reduciendo
costos e incrementando la productividad de las empresas privadas y
públicas