07-08-2019

Clase 2
“Introducción a la Dirección de Proyectos”

Curso: Project Management

Ingeniería Civil Industrial
Profesor: Miguel Mercado Campusano

Proyecto vs Trabajo Operativo

• ¿Preparar una pizza es un proyecto o trabajo operativo?

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Operaciones vs Proyectos

Operaciones Proyectos

Carácter permanente
Carácter temporal
Resultados repetitivos
Resultados únicos
Producción continua de
bienes y servicios

Desarrollados por personas

Recursos limitados
Son planificados, ejecutados y controlados

Enfoque Estratégico Proyectos

• Se utilizan como
medio para alcanzar
directa o
indirectamente los
objetivos recogidos en
el plan estratégico de
una organización.

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¿Cómo surgen los proyectos?

Idea, Necesidades u Oportunidades

- Los proyectos surgen o

nacen debido a necesidades
insastisfechas (problemas),
o bien, oportunidades que
se pueden aprovechar.

-Tener claro cuál es el

problema a resolver, o la
oportunidad a aprovechar

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Consideraciones Estratégicas

IMPACTOS MEJORA
AMBIENTALES PROCESOS

RESPUESTA AL
AVANCES MERCADO
TECNOLÓGICOS

Proyectos
REQUISITOS
INTERNOS DEL
SOLICITUD
NEGOCIO
DEL CLIENTE

DEMANDA DEL REQUISITOS

MERCADO LEGALES

¿Qué es un Proyecto?

“ Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para

crear un producto, servicio, o resultado único y que se
desarrolla gradualmente”
PMBOK

“Un proyecto es un esfuerzo único, temporal,

multidisciplinario y organizado para realizar entregas
acordadas dentro de los requisitos y restricciones
predefinidos”
IPMA

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• Tiene un comienzo y un fin

1. Temporal definido(finitos)

- Tiene inicio y final definido.

- Puede terminar:
 Con el logro de objetivos definidos
 Cuando los objetivos no se cumplirán o no se pueden cumplir
 Cuando los productos, servicios o resultados esperados ya no son necesarios.
- Cliente desea terminar el proyecto
- Temporal no significa necesariamente plazo corto
- El equipo a cargo del proyecto desaparece con el término del proyecto.

Inicio Medio Fin

• Tiene un alcance y recursos

2. Único específicos

- Siempre genera algo único, a pesar de elementos similares.

- Puede ser tangible o intangible:

 Producto: puede ser uno final o componente de algo mayor. Ej: Carretera,
Edificio, Placa Madre, Software, Instalación.

 Servicio: usualmente el logro de una capacidad realizar un servicio. Ej:,

técnicas médicas, cómputos de votos.

 Mejora: para las líneas de productos o servicios existentes. Ej: Proyecto de

Seis Sigma, Implementación área.

 Resultado: un documento o el logro de una situación deseada. Ej. Proyecto

Investigación, Censo, Organizar la Copa América.

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3. Elaboración • Implica la construcción del

Progresiva resultado mediante etapas

- Ejecución por etapas y desarrollo incremental

- Actividades interrelacionadas y coordinadas

4. Objetivos • Alineado con los objetivos de

Alineados un programa u organización

- Debe agregar valor a la organización y estar alineado con los objetivos

estratégicos .

TIPS: ¿Qué es un “Proyecto” para su

organización?

• Identificar métricas respecto a un “Proyecto Oficial” vs una

actividad que se requiere realizar: Presupuesto y Horas
Hombres.

• No todas las actividades a realizar necesitan utilizar las mejores

prácticas en gestión de proyectos.

• Ejemplo: Para una empresa, un proyecto es cualquier

emprendimiento que requiere más de 6 millón de pesos o más de
80 horas de esfuerzo interno.

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Algunas Limitantes de Proyectos

• Los datos pueden no ser confiables.
• Los datos no corresponden a la realidad, entonces los resultados
serán diferentes a los proyectados.
• Depende de estimaciones y pronósticos con errores humanos.
• En el proceso de análisis deben formularse juicios de valor con
sesgo de quienes participan en los mismos.
• La eficiencia del proyecto depende de la aptitud y el juicio de los
que lo utilizan.

¿Por qué gestionar proyectos?

1 La Variedad 6 Comunicación

2 Liderar Equipos 7 Entregar Valor

3 La Tecnología 8 Habilidades
Transferibles
4 Resolución de 9 Conocer Gente
Problemas
5 Nuevas Experiencias 10
n La Flexibilidad

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Actividad

• Problema : Construir un
cubo 3D con dos listones
amarillos

• Solicitud: Construir un cubo

3D con Knexs

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

( Project Management o Administración de
proyectos)

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Dirección de Proyectos

La aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades de un
proyecto para cumplir con los requisitos del
proyecto.

Project Organizar y administrar los recursos para que el

Management proyecto se termine dentro del alcance definido,
tiempo, costo y calidad esperada.

Aplicación e integración adecuada de los 47

procesos agrupados en 5 grupos de procesos:
Inicio, planificación, ejecución, monitoreo y
control , y cierre.

¿Por qué es Importante la Administración

de Proyectos?

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¿Por qué es Importante la Administración

de Proyectos?
• Nos ayuda a ejecutar las ideas u oportunidades que se
concretan en proyectos a través de técnicas y herramientas
utilizadas en las diferentes fases de un proyecto en forma
exitosa

¿Qué incluye Dirigir un proyecto ?

Por lo general implica, aunque no se limita a :

 Identificar requisitos

 Establecer objetivos claros y posibles de realizar

 Equilibrar demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y

costo.

 Adaptar las especificaciones, planes y enfoque a las diversas

inquietudes y expectativas de los interesados.

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Triple Restricción Extendida -Equilibrar

CALIDAD

1. Alcance: ¿Qué trabajo se realizará?

2. Tiempo: ¿Cuánto se va a demorar
el terminar el proyecto?
3. Costo: ¿Cuál es el coste para completar el proyecto?

Proyecto Exitoso
• Cumplir con los objetivos:
Dentro de las especificaciones técnicas(Alcance)
Dentro de los costos
Dentro del plazo de término.

• Apreciación positiva por las distintas partes involucradas de los

resultados obtenidos(Satisfacción del cliente)
• Otros factores secundarios( Ej. Usar nombre cliente, reputación
empresa)

TIPS: Declarar reglas generales de éxito de un proyecto

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Factores de Éxito en Proyectos

• Soporte Gerencial

• Compromiso de Usuarios involucrados

• Optimización de recursos

• Staff Competente

• Claros requerimientos de proyectos

• Planeación adecuada

• Expectativas realistas

Algunas causas de fallas en proyectos

• Falta de soporte gerencial

• Staff inadecuado( experiencia y conocimientos)

• Requerimientos o especificaciones incompletas

• Cambios no controlados del proyecto

• Exceso de costo(Presupuestos o estimaciones erróneas y

partidas no consideradas)

• Faltas de Recursos y/o recursos sobreasignados

• Mal uso de herramientas y técnicas de Dirección de
Proyecto

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Director de Proyecto
o Project Manager

Project Manager o Director de Proyecto

• Es la persona asignada por la organización

ejecutante para liderar el equipo responsable de
alcanzar los objetivos del proyecto, vigilando el
desempeño y rendimiento de un equipo de
personas

• Realiza un rol estratégico: nexo de unión entre la

estrategia y el equipo.

• Debe poseer las siguientes competencias:

 Conocimientos, herramientas y técnicas de

Dirección de Proyectos  Lo que sabe
 Desempeño  Capaz de hacer o lograr
 Actitud  Comportamiento al ejecutar proyecto

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Entrenamiento Clave Requerido para

Project Manager

1. Conocimiento Procesos del Project Management Body of

Knowledge 6th (PMBOK®) y Competencias ICB 4.0 del IPMA

2. Herramientas, Competencias y Técnicas de la Dirección de

Proyectos – entender para qué son, cuando deben usarse, y cómo
debieran aplicarse.

3. Obtener las características y conductas de los líderes efectivos

de proyectos – qué los hace ser miembros efectivos de un grupo de trabajo

4. PMI®’s. IPMA, terminología, conceptos y procesos

5. Administración de las Adquisiciones y Contratos

Entrenamiento Clave Requerido para

Project Manager

6. Administración general y Liderazgo – incluye contratos, contabilidad

y finanzas

7. Conocimiento del área, de la industria y la tecnología a emplearse

8. Una metodología estandarizada para resolución de problemas

9. Además, bastante experiencia para conocer la conducta humana y

la cultura de la organización que está planeando el proyecto.

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Habilidades interpersonales PM o DP

Conocimiento de
Liderazgo política y cultura

Trabajo en equipo
Negociación
Motivación
Generar confianza
Comunicación
Influencia
Gestión de Conflictos
Toma de Decisiones
Proporcionar Orientación

Característica de un buen Project Manager

MINIMIZA INSPIRA
SABE MANEJARSE
REUNIONES

DELEGA ANTICIPA
FIRMEMENTE NECESIDADES

SIGUEN EL PLAN ANTICIPA

PROBLEMAS
ENFOCAN EN
SOLUCIONES FOMENTA BUENAS
NO SE QUEJA RELACIONES

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Contexto de la Dirección de
Proyectos

Contexto de la Dirección de Proyecto

• La Dirección de proyectos está incluidos en un contexto más
amplio que incluye: Portafolios y Gestión de Portafolios,
Programas y Dirección de Programas

Nivel de Jerarquía donde se encuentran los proyectos

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Programa y Portafolio de proyectos

Programa: conjunto de Portafolio: es un conjunto de

proyectos relacionados y se proyectos o programas
establece para alcanzar un agrupados para facilitar una
objetivo estratégico. gestión eficiente para cumplir con
los objetivos estratégicos del
-Administrados de forma negocio.
coordinada para obtener
-No son necesariamente
beneficio y control.
interdependiente o relacionados
directamente.

Éxito : requiere de madurez organizacional, capital humano

altamente competente y una focalización sistemática en
proyecto

Proyecto, Programa y Portafolio

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Relación Portafolios, Programas y

Proyectos

TIPS: Portafolio de Proyectos

• Siempre van a haber más proyectos potenciales que recursos

disponibles para hacer todos los proyectos al mismo tiempo

 Priorizar proyectos por necesidades de la empresa

( Diversificación, Flujo, Riesgo, Calidad, etc)

 No permitir muchos proyectos simultáneamente

 Separar y utilizar la lista de proyecto no ejecutados para

proponer proyectos futuros

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Dirección de Proyectos por Estructura

Organizacional

Estructura de la organización

• Factor ambiental de la empresa que puede afectar:

 Disponibilidad de recursos

 Modo de dirigir los proyectos

 Tipo de Empresa

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Orgánica Simple

Este tipo de organización se suele encontrar en algunas pequeñas y medianas

empresas o empresas familiares. En estas estructuras existe un único
departamento sin divisiones y todos los miembros del equipo trabajan juntos.

Pro: Cons:
Un solo jefe ( Propietario) Autoridad muy baja del DP

Organización Funcional
Director
General Coordinación
Proyecto

Administración Marketing Ingeniería Producción

Finanzas
Eléctrica Mecánica

Recursos
Humanos
Hardware

Software

Pro: Un solo jefe y > Especialización Con: Conflicto de prioridades, cada área
actúa como isla independiente. Director de
proyecto sin autoridad para gestionar recursos
y presupuestos

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Organización Multi-divisional

Cada departamento es una unidad independiente que tiene

autonomía propia.

Pro: Cons:
Un solo jefe > especialización v Comunicación Complicada,
Cuesta gestionar y Operarla
Autoridad muy baja del DP

Organización Orientada a Proyectos

Director
General
Proyecto A
Director de Director de Director de Coordinación
proyecto proyecto proyecto

Hardware Hardware Hardware

Software Software Software

Fabricación Fabricación Fabricación

Pro: Enfoque total en proyectos ,lealtad Con: Intervalos de baja productividad

y buena comunicación Duplicidad de funciones, no tener donde ir

Grandes empresas de consultoría, que obtienen sus ingresos principalmente de proyectos

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Organización Matricial Débil

Director
General
Se da cuando el
Área Área Área Gerente Funcional
Funcional 1 Funcional 2 Funcional 3 tiene más poder que
el DP

Personal Personal Hardware

Recursos
Personal Software
Humanos
Proyecto A
Finanzas Personal Fabricación
Coordinador

Pro: Control sobre recursos, mantener posición Con: Lucha de Poderes, PM es coordinador

Organización Matricial Equilibrada

Director
General
Se da cuando el DP y
Área Área Área el Gerente Funcional
Funcional 1 Funcional 2 Funcional 3 comparten poder y
las decisiones

Personal Personal Hardware

Recursos
Personal Software
Humanos
Proyecto A
Director de
Finanzas Personal
Proyecto Coordinador

Pro: Existe un Director de Proyecto(DP) Con: DP tiene poder relativo

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Organización Matricial Fuerte

Director
General El DP tiene más
poder que el
Responsable Área Funcional Área Funcional Servicios Gerente Funcional
de Directores 1 2 auxiliares

Director de
proyecto Personal Hardware Administración Proyecto A

Director de
Personal Software Marketing
proyecto
Proyecto B
Director de Servicios
Personal Fabricación
proyecto jurídicos

Pro: PM tienen mayor autoridad Con: Costos y lealtad

Y posee dedicación plena

Virtual

Es una estructura que vincula personas y organizaciones mediante las tecnologías de la

información.

Pro: Cons:
Reduce Costos laborales y facilita acceso de involucrados Requiere de una gran auto-
| disciplina para organizar el
trabajo por parte de los interesados

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Hibrida

Una estructura organizacional híbrida incluiría una combinación de algunas de las

organizaciones mencionadas previamente: funcional, multi-divisional, matricial,
proyectizada y virtual.

Oficina de Dirección de
Proyectos(PMO)
• La estructura organizacional puede ser un modelo híbrido donde se combinan
estructuras funcionales, matriciales o proyectizadas
.
• Entre los principales roles de la PMO sobre la dirección de proyectos se
encuentran:

1. Soporte: consultoría, capacitación, plantillas, lecciones aprendidas, etc.

2. Control: gobernabilidad, implementar metodologías, gestionar

interdependencias entre los proyectos, colaborar en la asignación de recursos
compartidos, etc.

3. Directivo: asignar directores de proyectos para la ejecución de los mismos

desde el inicio y ser responsable del éxito o fracaso de los proyectos.

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Oficina de Dirección de
Proyectos(PMO)

Oficina de Dirección de Proyecto(PMO)

No todas las empresas tienen una PMO, pero hay una tendencia a incorporar
PMO dentro de las organizaciones para implementar la estrategia corporativa bajo un
enfoque eficiente para la dirección de portafolios, programas y proyectos.

Se pueden crear EPMO (Enterprise PMO) donde reportan las distintas PMOs de
áreas funcionales y que cumplen un rol más estratégico

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Metodologías Actuales para la

Dirección de Proyectos

Metodologías Actuales para Dirección

de Proyectos

 PMBOK 6th-PMI (Project Management Institute,Certificación

PMP y CAPM)

 ICB 4.0-IPMA (International Project Management Association,

Certificación Nivel D)

 Prince2 (Examen PRINCE2 Foundation y PRINCE2 Practitioner)

 SCRUM(Certificación SCRUM Master, Product Owner,

Development Team)

 ISO 21500:2012

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PMBOK 6th Edición y Agile Practice

Guide

PMBOK
(Project Management Body of Knowledge) 6th

• El Project Management Institute (PMI) es

fundado en 1969, en un intento por documentar y
estandarizar información y prácticas generalmente
aceptadas en la gestión de proyectos crea la guía de
PMBOK. La primera edición fue publicada en
1987.

• La sexta edición fue publicada en 2017 y

proporciona pautas para la dirección de proyectos
individuales y define conceptos relacionados con la
dirección de proyectos e incorpora una guía de
PMBOK o prácticas ágiles
A Guide to the Project Management
Body of Knowledge
http://www.pmi.org • www.pmi.org y www.pmi.cl

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PMBOK 6th
(Project Management Body of Knowledge) 6th

• Es el estándar más reconocido a nivel global para administrar y

dirigir proyectos.

• Estándar: es un documento formal que describe normas,

métodos, procesos y prácticas establecidos.

• Proporciona pautas para la dirección de proyectos individuales

y define conceptos relacionados con la dirección de proyectos.

• Conocimiento contenido proviene de las buenas prácticas

reconocidas de los profesionales que han participado en su
desarrollo.

• Posee 10 áreas de conocimientos con 49 procesos,

agrupados en 5 grupos de procesos.

PMBOK 6th
(Project Management Body of Knowledge) 6th

• Se incluye un apartado que se denomina

“Consideraciones para entornos
ágiles/adaptativos” en los que indican las
líneas maestras a seguir para aplicar agilidad.

• Cada área de conocimiento se completa con

otros dos apartados que son:
 Tendencias y prácticas emergentes.
 Consideraciones sobre adaptación.

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ICB-Bases para la competencias en

Dirección de Proyectos-IPMA
• La Asociación Internacional para la Dirección de Proyectos (IPMA en
sus siglas en inglés) fue fundada en Europa en 1967, como una federación de
varias asociaciones nacionales de gestión de proyectos.

• IPMA mantiene su estructura federal actualmente y acepta miembros de

todos los continentes. IPMA ofrece una certificación de cuatro niveles que
se basa en los pilares de competencias básicas del estándar ICB 4.0 La
certificación abarca competencias en las áreas de perspectivas, personas
y prácticas. Alineado con la ISO 21500.

• www.ipma.world www.ccdp-ipma.cl

IPMA-ICB 4.0

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IPMA-ICB 4.0

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments)

• Es ampliamente reconocida y utilizada en el sector privado, tanto en el Reino

Unido e internacionalmente. El método PRINCE2 es de dominio público, y
ofrece guías de mejores prácticas en gestión de proyectos.

• Gobiernos:
– Reino Unido, Australia, Holanda, Dinamarca, Canadá.
– Ruanda, Nigeria, Tanzania.

• Sector privado:
– Sun Microsystems, DHL, BAT, Barclays, Vodafone, Shell, Unilever.
– Microsoft, HP, IBM, British Airways, Virgin, Safaricom.

• Organizaciones Internacionales:
– ONU y sus agencias.
– Banco Mundial.
– ILO (International Labour Organization).

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Etapas PRINCE2

Los proyectos gestionados mediante PRINCE2 se descomponen en

etapas (stages) y se encuentran gestionados por los siguientes
procesos:

•Puesta en marcha del Proyecto (Starting up a Project)

•Dirección del Proyecto (Directing a Project)
•Iniciación del Proyecto (Initiating a Project)
•Gestión de los límites de las etapas (Managing Stage Boundaries)
•Control sobre una etapa (Controlling a Stage)
•Gestión de la entrega del producto (Managing Product Delivery)
•Cierre del proyecto (Closing a Project):
•Planificación (Planning)

7 Principios de PRINCE2
1. Justificación comercial continua
Se asegura de que hay un motivo justificable para iniciar el proyecto

2. Aprender de la experiencia
Se recogen las experiencias anteriores, las que se van obteniendo a lo largo
de la ejecución del proyecto, así como las lecciones aprendidas al cierre del
mismo

3. Roles y Responsabilidades definidos

Asegurando que los intereses de los usuarios que van a usar el proyecto, los
proveedores y el responsable del área de negocio están representados en la
toma de decisiones

4. Gestión por Fases

Un proyecto que sigue la metodología PRINCE2 se planifica, se supervisa y
se controla fase a fase

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7 Principios de PRINCE2

5. Gestión por excepción

Es decir, delegar la autoridad suficiente de un nivel de gestión al siguiente,
dándole autonomía según unas tolerancias pautadas de manera que, de
sobrepasar la tolerancia, se consulte al nivel superior como actuar

6. Orientación a productos
Centra la atención en la definición y entrega de productos, es decir, un
proyecto no son un conjunto de tareas a realizar, si no que entrega
productos (que se elaboran tras la ejecución de las tareas que sean
necesarias)

7. Adaptación
Asegurando que la metodología PRINCE2 y los controles a aplicar se basen
en el tamaño, complejidad, importancia, capacidad y nivel de riesgo del
proyecto.

SCRUM
• Es una metodología ágil para desarrollar los productos complejos. Se utilizó
originalmente para proyectos de desarrollo de software, pero su enfoque y su
flexibilidad hacen que los procesos SCRUM sean ideales para proyectos con
requisitos cambiantes o poco claros, que requieren rapidez y flexibilidad

• Es simple y se puede aplicar a cualquier proyecto o desarrollo de producto

• Proporciona la base para la entrega de los objetivos de negocio de una manera

sana y creativa

• Scrum es un enfoque basado en el equipo colaborativo para aportar valor al

negocio

• Los miembros del equipo trabajan juntos para alcanzar metas compartidas y
promueve la interacción eficiente entre los miembros para aportar valor al
negocio

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Procesos SCRUM-Bloques cortos y fijos

ISO 21500: 2012 – "Orientación sobre la gestión de

proyectos"

• Proporciona una guía para la gestión de proyectos y puede ser utilizado

por cualquier tipo de organización, incluidas las organizaciones
públicas, privadas u organizaciones comunitarias, y para cualquier tipo
de proyecto, independientemente de la complejidad, tamaño o
duración.

• Proporciona un alto nivel de descripción de los conceptos y

procesos que se consideran para formar buenas prácticas en la gestión
de proyectos

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