Manual de Usuario Final

Módulo: AA

Cod y Nom: MA01 / AA_ Alta y Mantenimiento de Activos Fijos.

Proceso: Alta y Mantenimiento de Activos Fijos.
Ruta: Menú SAP
Finanzas
Gestión Financiera
Activos Fijos
Activo
Fijo
Crear
AS01- Activo fijo

Objetivo:

Este manual tiene por objetivo mostrar de forma clara y sencilla la manera para dar de
alta, modificar y visualizar Activos Fijos en el Sistema.

Descripción del Proceso

ALTA DE ACTIVO FIJO

Al acceder a la ruta anterior o ingresar a la transacción “AS01” nos presenta la
siguiente pantalla (1), donde se puede dar de alta el activo:

P (1).

En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

1 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
 Campo Descripción Longitud Observaciones
Clase de Clave de la Clase de 8 Obligatorio
Activos fijos Activo Fijo
Sociedad Clave de la Sociedad 4 Obligatorio

Para visualizar las clases de Activos que existen presione el botón a lado del campo
de clase de activo fijo.
En el campo “ Ctd. de activos fijos iguales”: Automáticamente el sistema propone el
número 1 en este campo. Si se tienen varios activos iguales pero con diferente número
de inventario, deberá de indicarse el número de activos fijos iguales, por ejemplo; 5, 8,
etc.

Pantalla (2) con campos registrados;

P (2)

Una vez registrados los campos necesarios, presionar el botón y posteriormente

nos presenta la siguiente pantalla (3)

P (3)

2 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

Campo Descripción Longitud Observaciones

Denominación Nombre del Activo fijo a crear
50 Obligatorio
Número de Serie Número de serie del activo
18 Opcional

Número de Inventario Número del activo fijo como se Opcional

tiene en almacén 25

Cantidad Cantidad de activos fijos a los

que les corresponderá el 13 Obligatorio
mismo dato maestro
Unidad de medida Campo que se encuentra a
3 Obligatorio
lado de la cantidad
Gestión histótica Fije este indicador cuando el 1 Obligatorio
3 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO
18/09/2008
 sistema deba gestionar el
activo fijo con historial
Incluir Af en lista de Fije este indicador si quiere
inventarios que el inmovilizado esté sujeto
1 Obligatorio
a la entrada inicial de stocks
en un inventario
Capitalizado el En este campo, el sistema
almacena la fecha de
referencia de la primera
contabilización que lleva a la
capitalización del inmovilizado.
La fecha capitalización es la
fecha valor de un inmovilizado.
Esta fecha puede indicarse
manualmente al crear el
registro maestro de 10 Opcional
inmovilizado. Sin embargo,
esto no lleva a la
capitalización del inmovilizado,
sino sólo a la propuesta de
esta fecha como fecha de
referencia por parte del
sistema al efectuarse la
primera contabilización de
alta.

Pantalla (4) con campos registrados;

P (4)

4 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
Una vez registrados los campos necesarios, presionar el botón para pasar a la
siguiente pestaña, se presentará la siguiente pantalla (5)

P (5)

5 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

Campo Descripción Longitud Observaciones

Centro de Clave del centro de coste
10 Obligatorio
Coste
Centro Clave del Centro (Unidad
Obligatorio
Organizacional de 4
Logística)
Emplazamiento Lugar donde se asignará Obligatorio
10
el activo Fijo
Matrícula del Capture la Matrícula del
vehículo Vehículo (El sistema se lo
Obligatorio
requerirá sólo para las 15
clases de activos que lo
requieran)
Número de Capture el número de la Obligatorio
8
Personal persona responsable del

6 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
 activo (esto es
Indispensable para la
emisión de resguardos)
Fondos Clave del fondo a afectar Obligatorio
10
Centro Gestor Clave del Centro Gestor Obligatorio
16
responsable del activo fijo
Area Funcional Clave del Área Funcional a
16 Obligatorio
afectar

Pantalla (6) con campos registrados:

P (6)

Oprimir el botón hasta pasar a la pestaña y el sistema nos muestra la

siguiente pantalla (7)

7 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
P (7)

En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

Campo Descripción Longitud Observaciones

Acreedor Numero y descripción del
10/
acreedor a que se compró Opcional
25
el activo
Fabricante Nombre del fabricante del
25 Opcional
activo
AF comprado Identifica si el activo fijo
nuevo se compró nuevo 1 Opcional

Comprado 2ª Indica si un activo se

mano compró usado 1 Opcional

Sociedad GL Número de empresa

5 Opcional
asosiada unívoco dentro del grupo.
8 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO
18/09/2008
 País Origen Clave del país de origen
3 Opcional
del activo
Activo fijo orig En caso de que este activo
hubiera correspondido a
otro activo anteriormente, 10 Opcional
el sistema llena este
campo automáticamente
Año adquis orig Ejercicio en el cual se ha
adquirido originariamente
el inmovilizado (antes de la 4 Opcional
transferencia de
inmovilizados).
Valor original Valor original del activo 15 Opcional
Alta el En este campo, el sistema
almacena la fecha de
capitalización del
inmovilizado original (p.ej.
10 Opcional
un inmovilizado en curso)
correspondiente a los
inmovilizados (o partes de
los mismos) trasladados.

Pantalla (8) con campos registrados:

P (8)

9 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
Oprimir el botón hasta pasar a la pestaña y el sistema nos muestra la
siguiente pantalla (9)
P (9)

En la pantalla anterior se pueden ingresar ciertos campos referentes al seguro del

activo en caso de existir como número de póliza, comentarios, inicio, prima, valor base,
etc , estos campos son opcionales e informativos.
10 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO
18/09/2008
Una vez registrados los campos necesarios, presionar varias veces el botón para
pasar a la pestaña de , se presentará la siguiente pantalla (10):

P (10)

En esta pantalla aparece el área de valoración 01 que gestiona los valores históricos,
así como el área de valoración 03 que gestiona los valores de revalorización.

El campo de “Vida útil”, se refiere al tiempo en años que le toma a un activo

depreciarse por completo. El sistema propone una cantidad previamente determinada
de años para cada clase de activos, pero este puede ser modificado si se desea.

En el campo “CAmo” no modificar la clave de amortización “LINR”, la cual aparece por

default. Si se llega a modificar este dato la depreciación de los valores de cada área se
verá afectada para el activo fijo correspondiente.

Posteriormente oprimir el botón para grabar el activo. Debajo de la pantalla

aparecerá el siguiente mensaje

Cabe señalar que el número en mención no es el mismo que el que se capturó en los
datos maestros como número de inventario.

11 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
 VISUALIZAR ACTIVO FIJO
Menú SAP
Finanzas
Gestión Financiera
Activos fijos
Activo fijo
Visualizar
Activo fijo

Acceder a la ruta anterior o ingresar a la transacción “AS03” para visualizar el Activo

fijo, nos presentará la siguiente pantalla (11):

P (11)

12 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

Campo Descripción Longitud Observaciones

Activo Fijo Número de Activo
12 Obligatorio
fijo a Visualizar
Subnúmero Clave del
subnúmero del
4 Opcional
activo fijo en caso
de existir
Sociedad Clave de la Obligatorio
4
sociedad

El sistema propone visualizar el último activo tratado, si desea visualizar otro, ingrese el
número de activo y la sociedad a la que corresponde.

Después de registrar los datos como se observa en la pantalla anterior, presione el

botón , nos presentará la siguiente pantalla (12):

P (12)

13 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
Utilice los botones para visualizar las diferentes pestañas.

Si desea visualizar los valores contables del activo oprimir el botón y

aparecerá la siguiente pantalla (13):

P (13)

14 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
En la pantalla anterior se muestran los valores contables del activo, en este caso no
hay ningún registro ya que este activo únicamente existe como dato maestro pero
contablemente no ha tenido ninguna afectación. Para conocer más de esta pantalla
remítase al manual FI-AA_08_Asset Explorer.

Para que el activo tenga una contabilización hay dos opciones, la primera viene del
proceso de compras de activos desde el módulo de MM, por lo que al momento de
verificación de factura en la compra de un activo se registra el alta contable del mismo.
También hay otra forma de dar de alta contablemente el activo desde FI en la
transacción “ABZON”, esto se puede utilizar por ejemplo cuando nos han donado algún
activo y no viene de un procedimiento logístico de compras.

MODIFICAR ACTIVO FIJO

Menú SAP
Finanzas
Gestión Financiera
Activos fijos
Activo fijo
Modificar
Activo fijo
15 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO
18/09/2008
 Acceder a la ruta a anterior o ingresar la transacción “AS02” para modificar el Activo
fijo, nos presentará la siguiente pantalla (14):

P (14)

En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

Campo Descripción Longitud Observaciones

Activo Fijo Número de Activo 12 Obligatorio
fijo a Modificar
Subnúmero Clave del
subnúmero del
4 Opcional
activo fijo en caso
de existir
Sociedad Clave de la 4 Obligatorio
sociedad

El sistema propone el último activo tratado, si desea modificar otro, ingrese el número
de activo y la sociedad a la que corresponde.

Después de registrar los datos como se observa en la pantalla anterior, presione el

botón , nos presentará la siguiente pantalla (15):

P (15)

16 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
Recuerde que únicamente podrán modificarse los campos de fondo blanco. Utilice los
botones para visualizar las diferentes pestañas. Después de modificar.

Cuando se modifican datos de la pestaña , el sistema da la opción de

sobrescribir el dato o de guardar el historial del dato modificado, en este caso
cambiaremos el centro de costos como muestra la siguiente pantalla (16):

P (16)

17 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
Al cambiar el campo de “centro de costos” y oprimir el botón aparecerá la siguiente
pantalla (17)

P (17)

Si deseamos que se guarde la historia del campo modificado oprimir el botón

y aparecerá la siguiente pantalla (18)

18 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
P (18)

En la pantalla anterior ingresar la fecha en la que se iniciará el nuevo intervalo de

tiempo para el campo modificado como muestra la siguiente pantalla (19)

P (19)

Oprimir el botón y aparecerá la siguiente pantalla (20)

P (20)

19 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008
Esta pantalla nos muestra el historial de las fechas y datos que ha tenido registrado el
activo.
Oprimir el botón y aparecerá el mensaje en el
inferior de la pantalla.

EJEMPLO DE ALTA CONTABLE DE ACTIVO DESDE EL

MODULO DE FI
Al ingresar a la transacción “ABZON” aparecerá la siguiente pantalla (21)

P (21)

Ingresar los datos del activo a dar de alta, la fecha de documento, contabilización,
referencia, importe de contabilización o valor del activo, cantidad y texto como muestra
la pantalla anterior, posteriormente oprimir para contabilizar.

20 / 20 FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO

18/09/2008