REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA PARA LA DEFENSA

EJÉRCITO BOLIVARIANO
6TO. CUERPO DE INGENIEROS DEL EJÉRCITO
SERVICIO DE INGENIERÍA
GRUPO DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

NORMAS PARA EL MANEJO DE

INFORMACIÓN DOCUMENTACIÓN Y
ARCHIVO DE LAS DEPENDENCIAS

1. PROPÓSITO:
El propósito de las presentes normas, es dictar las medidas tendientes a proteger la
existencia de los documentos no clasificados del taller de maquinaria pesada, así como
establecer un sistema de organización lógico y sencillo de los archivos, con la finalidad
de evitar los extravíos o pérdidas del material, permitiendo la localización inmediata de
un documento o expediente terminado.

2. NORMAS:
 Los documentos deberán ser protegidos en archivadores con llave y organizados
según índice.
 Para indicar que el archivo se encuentra abierto se coloca una tarjeta con la palabra
ABIERTO, la cual no se quitara en ningún momento en su respaldo llevara la palabra
CERRADO en color rojo.
 Todo documento deberá ser archivado y asentado en el diario del departamento.
 Ninguna persona a excepción del personal que labora en el taller, está autorizada
para registrar los archivos sin la autorización del jefe del taller.
 Cualquier documento que sea facilitado por más de veinticuatro (24) horas será
mediante un recibo o nota de coordinación.
 Todo préstamo de documentos no clasificados deberá ser autorizado por el jefe del
taller elaborándose un recibo el cual debe ser colocado en lugar del documento en
calidad de préstamo.
 Los documentos del año anterior serán remitidos al archivo pasivo y estos a su vez
al archivo muerto.
 Con la documentación clasificada se procederá de la forma siguiente:
 Se solicita al correo del Ejército el número asignado que corresponde.
  Se envía en sobre lacrado con la firma del comandante de la unidad a través del
correo del Ejército.
 Con la documentación clasificada cuyo control de numeración será llevado por la
sección de personal, no puede ser llevados por personal no autorizado por escrito.
 Los documentos clasificados cuyo contenido haya perdido vigencia no pueden pasar
a los archivos pasivos ni muerto.
 La forma de identificar los archivos es la siguiente: se debe comenzar con la letra
mayúscula siguiendo el orden del abecedario, las gavetas se indican con números
romanos y de arriba hacia abajo de acuerdo al orden correlativo.
 Las carpetas colgantes con la letra del archivo, los dígitos de la carpeta colgante
comenzando por 01 y en caso de haber varias carpetas con la letra” A”.
 El archivo principal del taller está constituido por un archivador de cuatro (04)
gavetas.
 Las tres primeras gavetas serán de documentos no clasificados y la última gaveta
del archivo pasivo.
 Cada gaveta tendrá un índice que indicará el registro organizado de los documentos.
 Este archivo debe ser actualizado cada año para cumplir con el ciclo de archivo de
la documentación.
 La forma de identificar los archivos de documentación clasificada: se utilizara en el
mismo orden que para documentación no clasificada, manteniendo una mayor
seguridad en el manejo y control del mismo.

JOAN CARLOS TIRADO CORDOVA LUIS REINALDO CHACÓN COLMENARES

SM/3RA MAYOR
JEFE SECCIÓN RECEPCIÓN Y ENTREGA JEFE DEL GRUPO DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO