Inventarios Físicos

Manejo de formatos de inventarios

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INTRODUCCIÓN

Desde la antigüedad el ser humano ha venido inventariando el

almacenamiento de alimentos y enceres de primera necesidad como
garantía para afrontar con suficiencia los tiempos de escasez, asegurando
la subsistencia y desarrollo de actividades en condiciones de relativa
normalidad. El manejo contable permite a las empresas mantener el
control oportuno de productos y servicios, así como, conocer en el período
contable la situación real de funcionamiento, permitiendo afrontar los
requerimientos de oferta y demanda de acuerdo a las necesidades del
cliente.

Los inventarios recogidos de escenarios y atractivos turísticos, constituyen

un instrumento de suma importancia a nivel regional y nacional, ya que,
facilitan los procesos de planificación y la toma de decisiones tanto para
el sector público como para el privado. Esta herramienta compartida,
simplifica el trabajo para los actores del turismo, al permitirles identificar,
clasificar y consolidar los atractivos naturales y culturales como productos
competitivos, dentro de una oferta turística diversificada, ampliando la
posibilidad de visitas y excursiones a realizar.

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ESTRUCTURA DE CONTENIDOS

Introducción..................................................................................2

Mapa Conceptual............................................................................4

1. ASPECTOS DE UN INVENTARIO FÍSICO.....................................5

1.1 Manejo de Inventarios...............................................................5

1.2 Control....................................................................................6

1.3 Requisiciones............................................................................8

2. MANEJO DE FORMATOS DE INVENTARIOS................................9

2.1 Clases de formatos de inventarios...............................................9

2.2 Características........................................................................12

2.3 Técnicas de diligenciamiento.....................................................12

Bibliografía..................................................................................13

Glosario......................................................................................14

Control de documento....................................................................16

Creative Commons y Marca Registrada.............................................16

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MAPA CONCEPTUAL

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1. ASPECTOS DE UN INVENTARIO FÍSICO

Un inventario se define como el conjunto de

bienes, tanto muebles como inmuebles, con los
que cuenta una empresa para comercializar;
constituye la estadística física o palpable de
aquello que hay en existencia. De este modo, con
los elementos del inventario es posible realizar
transacciones, tanto de compra como de venta,
igualmente es posible someterlos a ciertos
procesos de elaboración o modificación antes
de comerciar con ellos. Estas transacciones de
compra y venta deben realizarse en un período
económico determinado y deben contarse
dentro del grupo de activos circulantes de la
empresa.

1.1 Manejo de Inventarios

El manejo de inventarios es la contabilización de los elementos materiales,

insumos y productos que se tienen en la empresa en un momento
determinado.

La eficiencia en el manejo del registro, la rotación y evaluación del

inventario de acuerdo a como se clasifique y el tipo de inventario que se
maneje, determinan los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera
razonable; pudiendo comprobar su situación financiera y las medidas
necesarias para mejorar o mantener dicha situación (Pilonieta Cortes,
2011).

4 El manejo y administración de inventario en general, se centra

en cuatro aspectos básicos (Pilonieta Cortes, 2011):

1. Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento

dado.

2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.

3. Qué artículos del inventario merecen una atención especial.

4. Protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario

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Generalmente se manejan dos sistemas de inventarios:

• Sistema de inventarios permanentes.
• Sistema de inventarios periódicos.

Sistemas de Inventarios Permanentes: Las transacciones comerciales

son registradas a medida que ellas ocurren. El sistema recibe su nombre
del hecho de que los registros contables son guardados permanentemente.

Las compras de mercancía son registradas en una cuenta de inventarios.

Las ventas de mercancía reducen el saldo de la cuenta de inventarios y

permite reconocer las utilidades devengadas y el costo de la mercancía
vendida.

Sistemas de Inventarios Periódicos: Es un control realizado por

tiempo o período. Permite establecer de manera precisa la cantidad de
inventario disponible en una fecha previamente especificada; para que
este objetivo se cumpla es necesario hacer un conteo físico. Este sistema
tiene el inconveniente de que la empresa no puede saber en cualquier
momento la condición real de su inventario, sino hasta el final del periodo,
que generalmente es a fin de año.

1.2 Control de Inventarios

Tiene que ver con cada uno de los departamentos y su sistema de control
interno sobre los productos que le corresponde inspeccionar, en la medida
que estos se mueven y sobre las diversas fases del sistema de inventario
que la empresa esté manejando. Las funciones generales del control de
inventarios está referido a la planeación para la obtención de productos,
su recepción y almacenamiento, su proceso de producción, el despacho y
embarque y su contabilidad, entre otros.

El control de inventarios se realiza de diversas maneras:

• Contable
• Físico
• Del nivel de inversión. Este es el que tiene que ver con el aspecto
financiero.

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Control Contable: Este puede

realizarse mediante Kardex o sistemas
computarizados. Este tipo de control
es necesario para dar sustento a la
planeación dentro de una empresa y
brindar seguridad en la inversión del
efectivo, es decir, que la inversión
tenga un destino apropiado a los
requerimientos de la empresa,
evitando con ello la lapidación de
fondos, la mala inversión o el desfalco
de recursos.

Control Físico: Se realiza mediante

el conteo físico de mercancías o
elementos disponibles, siendo
indispensable la fácil localización
dentro de un lugar de almacenamiento
apropiado.

Aunque constituye base del inventario

periódico, en realidad es poco
aplicable a períodos contables cortos
por resultar dispendioso y de alto
costo. Su aplicación más frecuente
es hacia el final de año con el fin
de ajustarlo a la elaboración de los
estados financieros anuales.

Control del Nivel de Ingresos de

Inversión.
Este se determina en base a las
políticas de ventas, producción y
finanzas, este control tiene mucho
que ver con la productividad de la
empresa y por esto se utiliza para la
fijación de políticas financieras en las
que se debe involucrar a todas las
partes interesadas (Pilonieta Cortes,
2011)

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Los elementos de control pueden ser:

• Mercancías para la venta.

• Productos terminados producidos por la empresa.
• Materias primas para el consumo en el proceso productivo.
• Insumos y materiales de consumo corriente en la empresa.

1.3 Requisiciones

Según Castorena Mayra la requisición de compras es un documento que

se elabora con el fin de notificar al departamento de compras que se tiene
una necesidad y que ésta debe ser cubierta lo antes posible; en este
documento van descritas por renglones las necesidades de materiales y
las especificaciones necesarias para que el departamento de compras las
tramite.

El objetivo principal de una requisición es informar al departamento de

compras que se tiene necesidad de algún insumo o servicio básico para el
buen funcionamiento de la organización y así garantizar el abastecimiento
de la misma. (Castorena, 2010)

Ejemplo de formato de requisición

Fuente: http://es.scribd.com/doc/42834616/3-2-requisicion

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2. MANEJO DE FORMATOS DE INVENTARIOS

Los formatos de inventario facilitan el control, al

establecer procesos y procedimientos que van
desde la negociación y compra hasta la colocación
de los productos. Involucran, además, en este
control, las diferentes áreas de la empresa.

2.1 Clases de Formatos de Inventarios

Los inventarios son importantes para los fabricantes, varían ampliamente

entre los distintos grupos de industrias dependiendo de qué tantos aspectos
se quieren controlar, siendo este factor quien determine los formatos
requeridos. A manera de ejemplo podemos citar algunos: Control de
entradas, control de mermas, de consumo interno, de pedido interno, etc.
La derivación de los formatos de inventarios tiene como referente de
partida las diversas etapas que por ejemplo se presentan en un proceso
de producción, siendo las más comunes las de la siguiente clasificación
(Gómez, 2012).

Inventarios de Materia Prima: Comprende

los elementos que entran en la elaboración del
producto. En toda actividad industrial concurren
una variedad de elementos (materia prima), los
que serán sometidos a un proceso para obtener
al final un artículo terminado o semiprocesado.
A los materiales que intervienen en mayor
grado en la producción se les considera “materia
prima”, ya que, su uso se hace en cantidades
los suficientemente importantes del producto
acabado. La materia prima, es aquel o aquellos
artículos sometidos a un proceso de fabricación
que al final se convertirá en un producto
terminado.

Inventarios de Productos en Proceso:

El inventario de productos en proceso involucra aquellos elementos
o artículos que se requieren para generar productos acabados. Estos
productos generalmente se encuentran semiprocesados o procesados,

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a los que se les añade valor agregado para

darles acabado o mejorar su presentación con
calidad de prestación de servicio. La principal
característica de este tipo de productos es que el
valor agregado en el proceso hace que también
aumente su precio.

Inventarios de Productos Terminados:

Son todos aquellos productos terminados y
transferidos para su almacenamiento en bodega
o puestos en venta directa a través de los
diversos distribuidores. Este tipo de inventario es
mantenido y ajustado en función de la demanda,
la cual puede ser de temporada, lo que requiere
necesariamente de una disposición de inventarios
en almacén para ser surtidos con posterioridad.

Inventarios de Materiales y Suministros

Están conformados por:

• Materias primas secundarias; dependen

del tipo de materia requerida por el proceso
productivo, tal es el caso del suministro de agua
potable envasada, donde es necesario su previo
tratamiento con elementos propios para su
potabilidad.

• Artículos de consumo requeridos para la operabilidad de una planta,

garantizando su puesta en marcha y mantenimiento del proceso productivo
en condiciones de continuidad. Estos artículos de consumo están formados
por los combustibles y lubricantes.

• Todos los elementos requeridos para el mantenimiento de equipos,

ya sea este preventivo o predictivo. El mantenimiento correctivo aunque
no deseable requiere de una provisión adecuada para este tipo de
situaciones. El mantenimiento siempre considera tanto el suministro de
repuestos como la maquinaria y aparatos que facilitan el proceso.

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Inventarios de Seguridad
Este tipo de inventario considera el almacenamiento
de cierta cantidad de materia prima o elementos
para la operación del proceso, de tal manera
que entre a cubrir faltantes en situaciones de
emergencia, como es el caso de las demoras en
la entrega por dificultades de transporte, o el
aumento de la demanda de estos productos en un
período determinado. Es utilizado para impedir la
interrupción en el aprovisionamiento.

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2.2 Características

Los inventarios configuran una buena cantidad de formatos, que como ya

se ha explicado están diseñados en función de las especificidades de cada
empresa y para cada situación de inventario particular. Los componentes
básicos de control y diseño de formatos considera por ejemplo: El control
de inventario, la gestión de almacén, la lista de inventario, la hoja de
inventario físico, los tipos de inventario según el proceso de producción
(materia prima, productos en proceso, Productos terminados, suministros
y repuestos), Etc. (INVERSIONES Y NEGOCIOS POR INTERNET, 2010).

Ver formatos:

http://gana-encasa.blogspot.com/2010/11/descargar-modelos-de-
plantillas.html

2.3 Técnicas de diligenciamiento de formatos

Descargue el formato en la siguiente ruta de este OA:

carpeta utilidades/formato.pdf

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BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. COLOMBIA. (3 de Diciembre de

2012). Formato Único de Inventario Documental.
Recuperado el 6 de Diciembre de 2012, de AGN: http://
www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2339

Castorena, M. (16 de Noviembre de 2010). REQUISICIÓN.

Recuperado el Diciembre de 2012, de Scribd.: http://
es.scribd.com/doc/42834616/3-2-requisicion

Gómez, M. A. (2012). Inventarios. Procesos de Control y Gestión.

Recuperado el 5 de Diciembre de 2012, de monografías.
com: http://www.monografias.com/trabajos93/inventarios-
procesos-control-y-gestion/inventarios-procesos-control-y-
gestion.shtml

INVERSIONES Y NEGOCIOS POR INTERNET. (2010). Formatos de

Inventarios para Negocios, Empresas y Trabajo. Recuperado
el 5 de Diciembre de 2012, de Gana en casa.: http://gana-
encasa.blogspot.com/2010/11/descargar-modelos-de-
plantillas.html

Pilonieta Cortes, J. C. (9 de 11 de 2011). MANEJO Y CONTROL DE

INVENTARIOS. Recuperado el Diciembre de 2012, de
ADMINISTRADOR EMPRESARIAL VILLA DEL ROSARIO
“A”: http://tecadminvr.blogspot.com/2011/11/manejo-y-
control-de-inventarios.html

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GLOSARIO

Almacén: Aquel en donde se guarda, almacena y son manejados los

productos de la empresa.

Bien: Conjunto de atributos físicos y tangibles reunidos en una forma

identificable, para satisfacer las necesidades del cliente

Calidad: Eficacia con que un producto cumple las expectativas del

comprador

Cantidad económica del pedido: Cantidad óptima de reorden cuando

se reabastece el inventario, como lo indica el volumen en que es mínima la
suma de los costos de mantenimiento de inventario y los de procesamiento
de pedidos

Cliente: Individuo u organización que toma una decisión de compra.

COMPRADOR Situación en la que un cliente hace directamente la compra
a la empresa.

Comprar: Implica vender bien las mercancías que tus clientes necesitan;
implica recuperar el costo de la compra y obtener una ganancia para la
empresa.

Consumidor: Persona o grupo de personas que usa o consume un

producto

Costo de almacenamiento: Los costos anuales de almacenamiento de

existencias se expresan como un porcentaje del promedio anual del valor
de inventario; incluyen gastos de caja, así como costos intangibles.

Costo unitario: El costo unitario es un factor básico para determinar el

valor de cada unidad en un inventario. Es un elemento fundamental para
el cálculo de los distintos porcentajes de valor de cada clase; también
será básico para la fórmula del lote económico de compra.

Demanda: También denominada consumo o uso, es el factor más

importante en el control de los inventarios. La principal finalidad de un
análisis de los inventarios consiste en prever lo que se ha de consumir en
un tiempo futuro, con objeto de mantener existencias suficientes para las
necesidades de ventas y producción y no excederse en la inversión y en
los costos de almacenamiento.
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Lote: Un conjunto de unidades o piezas, contadas pesadas o medidas,

que integran la cantidad ordenada en un pedido de compra o en una
orden de producción, se denomina lote.

Punto de reorden: El punto de reorden está determinado por la

cantidad que represente el uso normal durante el tiempo que lleva el
reabastecimiento, más la cantidad de reserva que se mantiene para los
imprevistos de variación en las entregas o en el consumo.

Reserva: Es la cantidad de materiales o de productos que se mantienen

en existencia tal como una provisión de seguridad, o para casos en que
las cantidades calculadas para el consumo durante el periodo de entregas
lleguen a agotarse, ya sea por demora en la entrega, por consumo más
rápido, por salidas a producción o por ventas a clientes.

Tiempo de adquisición: El tiempo de entrega es el número de días,

semanas o meses que tarda un pedido de compra en llegar al almacén,
después de haber sido solicitado al proveedor.

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Control de documento
Construcción Objeto de Aprendizaje
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Desarrollador de contenido Luisa Iveth Aparicio Herrera
Experto temático
Asesor pedagógico Luis Orlando Beltrán Vargas
Producción Multimedia Sandra Carolina Durán López
Victor Hugo Tabares Carreño
Programador Francisco Jose Lizcano Reyes
Líder expertos temáticos José Armando Díaz Londoño
Líder línea de producción Santiago Lozada Garcés

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