Órgano de dirección, administración y representación

La asamblea general de accionistas, la junta directiva y la gerencia.

La junta directiva de ISAPETROL E.I.R.L. se reúne dentro de los diez primeros días de cada mes,
podrá deliberar con asistencia de dos de sus miembros.

Composición del capital

Accionista 1 51.000.000

Accionista 2 51.000.000

Accionista 3 18.000.000

El capital autorizado esta representado en 12 millones de acciones de valor nominal de 10,000

Planta Física

La planta física de ISAPETROL E.I.R.L comprende: módulo de facturación y ventas, modulo de

contabilidad y sistemas, gerencia y sala de juntas y almacén.

Comercialización

El ISAPETROL E.I.R.L es distribuidor de equipos, accesorios y repuestos de grifo.

La Shell Colombia es el encargado de promover extensivas campañas de comercialización,

publicidad y promoción a todos los niveles, así como la capacitación para el personal de la
distribuidora.

Inventario

Las políticas de la sociedad para el manejo de inventarios, están determinados por su principal
proveedor (Shell). Dos pedidos al mes, de acuerdo al volumen de ventas y ala experiencia de la
gerencia.

Con relación a los productos complementarios anaeróbicos refrigerantes y aditivos, la empresa

realiza los pedidos de acuerdo a las necesidades de ella y de sus clientes.

No se mantienen grandes stocks de inventarios para evitar costos financieros, debido a que la
política de la empresa por compras a Shell es de contado con descuento del 12%.

El inventario físico lo realiza el Gerente y la contadora el primer día hábil de cada mes y se
compara con los resultados que arroje el sistema, y las diferencias por faltantes se cobran al
almacenista y diferencias positivas o negativas de los productos en presentación se verifican y
se ajustan con su traslado respectivo.

Cartera

Las políticas para los clientes están establecidas como sigue:

Contado 15 días = 12%

Crédito 30 días = 6%
Crédito 45 días =15%. Condicionado para ventas de s/. 6.000.000

Descuentos especiales para concesionarios de Shell entre el 15% y el 17% a 30 días.

El pago de comisión para los vendedores se realiza sobre los respectivos cobros de acuerdo a los
plazos fijados.

3. COMPRENSIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y CONTROL INTERNO

3.1 PROCESO CONTABLE DE VENTAS

orden de pedido

Gerencia autoriza

Elaboracion de factura

Almacenista despacha

Recibe el cliente

3.2 PROCESO CONTABLE DE INGRESOS

El vendedor con las facturas vencidas realiza el cobro, elabora un recibo provisional de caja,
diariamente entrega cuentas a la tesorera, quien además de recibir los pagos archiva en el fuelle
las facturas no canceladas.

El auxiliar contable elabora recibo de caja con la respectiva imputación contable, para alimentar
el sistema.

El ISAPETROL E.I.R.L. procesa su información contable utilizando el programa escorpio, el cual

cuenta con los módulos de contabilidad, cartera de inventarios, los cuales se enlazan
simultáneamente generando la información contable y oportuna necesaria.

El ISAPETROL E.I.R.L. carece de manuales de funciones y de procedimiento; sin embargo tiene

definidos procedimientos de control para cartera e inventarios.
El control de cartera es diario, lo ejecuta facturación con cada vendedor y finalmente el Gerente
ejerce el control del cumplimiento de las políticas establecidas. para clientes nuevos existen
procedimientos para verificar las referencias presenta.

Debido a la poca complejidad de la operación, la adecuada segregación de funciones, la

idoneidad del personal y el sistema de información contable, el control interno es apropiado.

3.3 IMPORTANCIA RELATIVA

El riesgo e importancia relativa del trabajo de auditoria se evaluará con base en estudio de
variables dl entorno interno y externo del cliente, mediante la matriz DOFA, matriz de análisis
de riesgo inherente a la actividad y matriz de análisis de control.

Las variables definidas para ISAPETROL E.I.R.L. en el entorno interno son: cartera de inventarios,
clientes y competencia y en el entorno externo: políticas del sector, políticas del gobierno y
condiciones de orden público, como el paro de transportadores que son de verdadera
importancia para la empresa, por cuanto es en este gremio y en especial el transporte pesado y
el transporte urbano, lo que se definen como los mayores de los productos distribuidos.

4. OTROS ASUNTOS DEL PLAN GENERAL

4.1 PLAN DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO

La firma realizara la auditoria en cuanto al cumplimiento de normatividad interna y externa. Se

evaluará el cumplimiento de la administración con relación a los estatutos, actos administrativos
de Junta Directiva y políticas establecidas.

Así mismo, por ser empresa individual de responsabilidad limitada deberá regirse por normas
del código de comercio, código sustantivo de trabajo, decretos 2649 y 2650/93, estatuto
tributario y ley 99/93.

4.2 PLAN DE AUDITORIA DE GESTIÓN

Se ha diseñado un plan estratégico que permita evaluar y emitir una opinión sobre la gestión de
la administración en el cumplimiento de los objetivos, planes, políticas, en razón de los principios
de eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos económicos, humanos y
técnicos, estableciendo indicadores y su comparación con el sector.

4.3 PLAN DE AUDITORIA CONTROL INTERNO

Las técnicas para la evaluación del sistema de control interno, serán las entrevistas con el
personal responsable de cada actividad, diseño de flujo gramas e identificación de ciclos
operativos y de información.

Así mismo, se diseñarán cuestionarios de control interno para confrontarlo con la realidad de
cada operación.

4.4 POSIBILIDAD DE QUE EL PRINCIPIO DE NEGOCIO EN MARCHA, PUEDE SER PUESTO EN

DUDA

La evaluación del riesgo del principio del negocio se tendrá en cuenta:

a. Indicadores financieros:
 Razones financieras
 Otros indicadores:
- Perdidas sustanciales de operación.
- Incapacidad de obtener financiamiento para nuevos productos o líneas.
b. Indicadores de operación:
 Perdida de nuestro proveedor principal (Shell)
 Dificultad de cumplimiento con las cuotas asignadas por nuestro proveedor
principal.
 Escasez de materia prima o falta de producción d nuestro proveedor principal.
 Perdida de mercado.
c. Otros indicadores
 Procedimientos legales pendientes: fusión con otros dos distribuidores del
departamento.
 Cambio de políticas del gobierno o legislación en cuanto a transporte de carga,
pasajeros y taxis.

4.5 EXISTENCIA DE OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS

a. En la revisión analítica de cuentas

 Ambiente de control: si el personal es adecuado para la ejecución y registro de
las operaciones.
 Monitoreo continuo a cerca del control interno en cuanto a los procedimientos
utilizados en las operaciones.
  Durante el curso de auditoria
 Revisar la aplicación de los procedimientos establecidos por la administración
en cuanto a la autorización registro y ejecución de las operaciones.
 Revisar si las decisiones tomadas por la gerencia se ajustan a las disposiciones
emanadas en la junta de accionistas.
 Revisar confirmaciones de pedidos u ordenes de pago de nuestro principal
proveedor.

4.6 INDICIOS DE INCUMPLIMIENTO DE LEYES O REGULACIONES

 Pago de pólizas para transporte de mercancías a zonas rojas.

 Transacciones no autorizadas o transacciones registradas en forma indebida.
 Prestamos o compra de productos entre distribuidores de la zona.
 Incumpliendo de normas estatutarias y tributarias.

4.7 ASUNTOS VARIOS

 La responsabilidad de la firma comprende la realización de una auditoría

integral.
 Se presentarán informes parciales cada trimestre y enero del 2020 se
presentará el informe final.
 Nuestra empresa responderá por la elaboración d los informes que a bien
soliciten las entidades de control y vigilancia y firmará las declaraciones de
retención, IVA, renta e industria y comercio, siempre y cuando se envíen con
ocho días de anticipación al vencimiento.

5. AMBIENTES DE SISTEMAS E INFORMACION POR COMPUTADOR

 En cuanto al hardware es adecuado para cada uno de las áreas que realiza el trabajo,
es decir; gerencia, contabilidad y auxiliar contable.
 Los equipos se actualizarán constantemente de acuerdo alas necesidades de la empresa
y condiciones del mercado.
 En cuanto al software la empresa posee el programa escorpio, el cual satisface las
necesidades de información para contabilidad. Facturación y cartera hasta la emisión de
estados financieros según el PUC.
 El personal posee una clave de acceso para ingresar a su área y solo es modificada por
la gerencia, ningún área puede ser consultada o modificada por otra.
 El programa es actualizado generalmente cada año, no obstante, cuando existen
reformas se actualiza en el momento oportuno.
 Cuenta con controles adecuadas para verificar consecutivos de facturas, comprobantes
de ingreso, comprobantes de egreso, notas de contabilidad, recibos de caja, etc.
 El modulo de cartera genera listados de vencimientos así: de 0 a 30 días, 30 a 60, de 60
a 90 y más de 90 días.

MATRIZ DOFA – DISTRIBUIDORA DE EQUIPOS, ACCESORIS Y REPUESTOS DE GRIFOS

ISAPETROL E.I.R.L

DETERMINACIÓN DE EFECTOS
NIVEL IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES AMENAZAS/ OPORTUNIDADES
próximo 1. socios Oportunidades: por ser
E.I.R.L garantiza mayor grado
de responsabilidad de los
socios hacia terceros.
Amenazas: de acuerdo a la
participación accionaria
puede existir manipulación
por parte de socio
mayoritario.
2. cartera Oportunidades: recaudo en
el tiempo estipulado y
trayectoria en el mercado.
Amenazas: el compromiso
que existe para la selección
del cliente.

3. inventarios Oportunidades: alta

rotación y bajo stock.
Amenazas: debido a los
bajos stock, se pueden
incumplir con los pedidos a
los clientes.

4. mercado Oportunidades: definiciones

precisas de estrategias que
conlleven aun mejor
 posicionamiento en el
mercado.
Amenazas: perdida de
mercado por carencia de
estrategias.

5. clientes Oportunidades: - aparición

de nuevos proyectos de
infraestructura. -reactivación
económica para la creación
de empresas industriales y
comerciales.
Amenazas: Infidelidad de los
clientes. – publicidad de la
competencia. – descuido del
control de calidad. – falta de
atención al cliente.

6. proveedores Oportunidades: por ser

monopolio en un 80% y
cuando no cambien las
reglas de juego. El 20%
restante se realiza con
productos accesorios
innovadores.
Amenazas: mermas en los
inventarios por suspensión
de algún producto. –
condiciones por metas
exageradas en volúmenes de
ventas.

7. competencia Oportunidades: Aparición

de nuevas distribuidoras
compitiendo de manera leal,
promociones y publicidad
fortalecimiento de la
atención del cliente.
Amenazas: competencia
desleal de otros
distribuidores. -
competencias de otras
marcas de productos
similares con mejores
promociones e incentivos. –
errores en formulación de
estrategias de publicidad y
promoción.
 8. tecnología Oportunidades: -
mejoramiento de los
sistemas d información en
Medio materia contable. –
financiero y mercado. –
tecnología e innovación en la
fabricación de los productos
por parte del proveedor.

9. Políticas del sector Oportunidades: - realización

de estudios de los territorios
en los cuales la distribución
es baja y la propensión al
consumo es alta. – las
políticas del precio por ser
distribuidor de un
monopolio, son estables por
periodos y permiten medir
utilidades reales de acuerdo
con ventas proyectadas. - las
confederaciones y
agremiaciones permiten
negociar con el gobierno,
ciertas políticas convenientes
para el sector distribuidor de
equipos, accesorios y
repuestos de grifos.
Amenazas: aparición de
nuevas marcas de los
mismos productos en la
jurisdicción en los cuales se
han proyectado estudios de
distribución.

10. Moda o tendencia Oportunidades: promover y

estar a la vanguardia de las
nuevas tendencias del
mercado.
Amenazas: desconocimiento
de las nuevas tendencias del
mercado.

11. Políticas del gobierno 11.1 Tasas de interés

Oportunidades: las bajas de
las tasas permiten el
General
crecimiento de créditos,
reactivando la economía,
generando capital de trabajo
para las empresas existentes
y creación de otras.
 Amenazas: tasas de interés
altas restringen los créditos.
11.2 Inflación
Oportunidades: si la
inflación es controlable los
precios son estables.
Amenazas: si es
incontrolable los precios se
aumentan y el consumo y las
ventas disminuye.
11.3 Reformas tributarias
Oportunidades: creación
de intensivos tributarios.
Amenazas: debido al déficit
fiscal del país, estas medidas
tienen tendencia a creación
de nuevos impuestos o
incrementos los existentes.
11.4 Devaluación de
moneda
Amenazas: por la
dependencia económica de
monedas como el dólar, esta
tendencia es latente en
nuestro país.
11.5 Tarifas de gobierno
Amenazas: imposición de
tarifas de peajes, incremento
sobre tasa de la gasolina y
otros gravámenes en
detrimento del transporte
pesado y transporte publico

12- Condiciones de orden Amenazas: Inseguridad e

publico incertidumbre en relación
con las metas de ventas
propuestas. Temor a realizar
actividades de trabajo en
zonas rojas.
12. Narcotráfico Amenazas: Se presta para
lavado de dinero adquiriendo
grandes volúmenes de
 producto a menor precio,
dañando el mercado

MATRIZ DE ANALISIS Y EVALUACION DE CONTROL DE DISTRIBUIDORA………

ISAPETROL E.I.R.L

OBJETIVO DE EVALUACION DEL

IDENTIFICACION DEL CONTROL CONTROL CALIFICACION
RIESGO
CONTROL TEORICO CUMPLI FUERTE DEBIL
DO
C1: solicitud de Garantizar la
Manipulación de referencia solvencia en
socio mayoritario bancaria y los pagos del
de la empresa. comercial solo cliente x x
para clientes
nuevos.
Liquidez y C2: revisión Determinar
reducción del esporádica de la cartera
x x
capital de cartera morosa
trabajo.
C3: revisión Determinar
constante de los productos
Pérdida de inventarios para de mas alta
clientes. realizar compras rotación, con x x x
datos
estadísticos y
gráficos
C4: asignación de
las zonas a cada
Perdida de vendedor, basado Cubrir zonas
mercados. en la experiencia de influencia x x
y en el
conocimiento del
producto
 C5: el vendedor Manejar y
es el directo mantener en
responsable de su respectiva
Pérdida de los clientes y de zona por x x
clientes las zonas parte del
asignadas vendedor
Lanzamiento
de nuevos
productos. –
información
sobre la
Perdida de la
distribución.
C6: reuniones
esporádicas con el
actuación de
la
x x
proveedor competencia.
-
cumplimient
o de metas y
ventas
C7: Cumplir con
Perdida temporal acondicionamient las políticas
del mercado o a las políticas fijadas por el
fijadas por el proveedor x x
sector
C8: Mantener
responsabilizar al actualizado al
Desmejoramiento vendedor de la proveedor en
de las actuales recolección de la cuanto a las
condiciones del información sobre innovaciones
sector los cambios
tecnológicos(inno
del mercado
x x
vación) de la
competencia en el
mercado
 MATRIZ DE AUDITORIA INTEGRAL – ISAPETRO E.I.R.L

Aéreas y o Control Control Control de Control de Control

cuentas de interno financiero legalidad gestión físico
análisis
1.Junta de socios
1.1 políticas x x
planes y metas
1.2 actos x
administrativos
2.Gerencia
2.1Políticas, x x
planes y metas
2.2. Autorización x x x x
del gasto e
inversiones
2.3 Asignación y x x
cumplimiento de
metas de
vendedores
2.4 Selección de x x
clientes y
definición de
montos de
créditos
3. x x
Comercialización
3.1. pedidos a x x
proveedores
3.2. Bodegaje x x
3.3. Stock de x x
mercancías
3.4. transporte y x
distribución
3.5. protección x x
de mercancías
3.6. incentivos y x
promociones
4.Area financiera
4.1. sistema
contable e
información
financiera
4.2. Bancos y x x
corporaciones
4.3 Efectivo x x
4.4. Cartera x x x
4.5. Inventario x x x x
4.6. Inversiones x x x
4.7. propiedad, x x x
planta y equipo
4.8. Cuentas por x x x
pagar
4.9. Obligaciones x x x
financieras
4.10. Otros x x
activos
4.11. capital x x
4.12. utilidades x x x
4.13. ventas x x x
4.14. costo de x x x
ventas
4.15. compras x x x
4.16. Descuentos x x x
y devoluciones
en ventas
4.17. Descuentos x x x
en compras
4.18. x x x
Presentación de
declaraciones
tributarias