Unidad 2

Tema 5. Check list – Auditorías

1. Metodología general de auditoría:

Antes de realizar una auditoría, es necesario hacer una lista de verificación de

los aspectos que ésta abarcará:

 Se recomienda partir de la lista de

documentos vigentes para verificar la
existencia de todos los registros de calidad.
 Con una copia de cada procedimiento se
interroga a cada uno de los responsables
de los departamentos que aplican dicho
procedimiento, pidiéndole que muestren los
registros que se describen en el apartado
de registros de cada procedimiento.
 En el apartado de responsabilidades del
procedimiento se describen las
obligaciones de cada puesto.
 Se evalúan varios ejemplos de cada registro para verificar su adecuada
cumplimentación.

Con frecuencia existen listas de verificación que emplean los operadores y es

posible simplificar la lista de verificación de la auditoría. Otras veces, será
necesario consultar el procedimiento o proceso a auditar y transformar su
forma escrita en puntos para preguntas. Por ejemplo, si el procedimiento dice:
registrar el número de solicitud de trabajo en la hoja de datos de inspección; en
la lista de verificación del auditor debe decir: ¿Se registra el número de solicitud
de trabajo en la hoja de datos de inspección?

 Haga una lista de verificación de los equipos que desea ver durante la
auditoría.
 Haga una lista de las personas que desea entrevistar durante la auditoría.
 Observe todos los problemas detectados en la auditoría, previa de la misma
área, procedimiento o proceso.
 Observe los números de párrafos de los procedimientos aplicables en la lista
de verificación, para que no tenga que referirse continuamente al
procedimiento.
 Deje suficiente espacio en la lista de verificación para hacer notas sobre lo
que observe y lo que se comente durante la auditoría. También deje espacio
para registrar los números de modelo y la serie del equipo relacionado con la
auditoría.
1.1. La realización de una auditoría interna

El objetivo de una auditoría del sistema de administración de la calidad, es

lograr una evaluación objetiva del sistema de administración de la calidad de la
empresa. Sin estar limitada a ello, la auditoría incluye:

 Organización.
 Procedimientos.
 Capacitación.
 Equipo.
 Materiales.
 Áreas de trabajo.
 Operaciones.
 Procesos.
 Producto terminado.
 Documentación.
 Informes.
 Mantenimiento de registros.

Las auditorías del sistema de administración de la calidad por lo general se

realizan a varios niveles. Primero, se audita el manual de calidad para asegurar
el apego al estándar ISO 9000. En segundo lugar, los procedimientos
operativos de segundo y tercer nivel, para confirmar que están acordes con el
manual de calidad. Por ultimo, los puntos de la lista anterior se auditan de
acuerdo con sus respectivos procedimientos.

1.2 Sistemas de calidad ISO 9000. Guías para la auditoría

1. Revise primero con mucho cuidado los procedimientos documentados que

describen el sistema que se va a auditar.

 Manual de calidad (documentación de nivel I)

 Procedimientos operativos (documentación nivel II)
 Instrucciones de trabajo paso a paso (documentación nivel III)
 Formatos y registros (documentación de nivel IV)

¿Estos documentos satisfacen los requisitos de ISO 9000?

2. Verifique el apego actual a esos documentos.

¿Los operadores de los procesos hacen lo que los procedimientos exigen?

¿Todos los formatos están autorizados y controlados?
¿Existen los registros necesarios?
3. Base siempre sus preguntas en declaraciones escritas. Rastree el problema
hasta sus orígenes.

¿Es el problema el resultado de la falta de un procedimiento indispensable, o

de una capacitación inadecuada?

4. Evite las opiniones personales. Limítese a los requisitos reales del estándar
o documentos que se crearon para apoyar ese estándar.

5. Formule preguntas como éstas:

¿Cómo sabe la manera de llevar a cabo esa operación?

¿Me muestra los registros?
¿Dónde se autorizó el uso de este formato?
¿Para qué es su sistema...?
¿Quién puede tomar esa decisión?

2. Ejemplo de aplicación de una lista de chequeo en una empresa

instaladora:

 Verificar uno o varios ejemplos para cada comprobación. Si se detecta que

puede haber algún incumplimiento, investigar más ejemplos.

 Que todos los registros se realizan siguiendo el formato descrito en los

anexos de los procedimientos.

 Que todos los procedimientos que aplican a cada departamento (según las
casillas con X, en lista de distribución de la lista de documentos vigentes).

 Que únicamente se compra a los proveedores de la lista de proveedores y

además que todos los proveedores han sido evaluados con la ficha de
evaluación de proveedor.

 Que todos los proveedores con evaluación por “certificado de calidad”

dispone de copia del certificado que se ha solicitado y al mismo la copia del
certificado.

 Que todos los campos de los formatos se registran adecuadamente, en

particular los que describen códigos o referencias a otros documentos.

 En el departamento comercial: seguir varias ventas desde el inicio hasta la

entrega final del producto.

» En cada pedido del programa de pedidos, debe verificarse que se

registró el presupuesto de dicho pedido.
 » En cada factura de compra-venta debe hacer referencia al pedido interno
y al pedido del cliente, si lo hay.
» En cada factura se hace referencia a la factura de entrega, al pedido
interno.
» Que se han respetado en facturación los precios pactados mediante
presupuesto, las tarifas pactadas para el cliente o los precios del
catálogo, si no hay pactos o presupuestos.

 Que los expedientes del personal están actualizados con las capacitaciones
internas realizadas.

 Que las capacitaciones impartidas han sido evaluados por el formador,

registrando el resultado para cada persona (APTO / NO APTO) y que se
registra el método de evaluación (recomendable prueba práctica in situ).

 Si se han realizado cambios en la documentación del sistema de calidad

(procedimientos), comprobar que la lista de documentos vigentes esté
actualizada.

 Si se han incorporado o diseñado nuevos formatos o plantillas al Sistema de

Gestión de la Calidad, se debe comprobar que se han incluido en algún
procedimiento o al menos se encuentra en la lista de documentos vigentes,
poniendo s/c (sin código) y quien revisa, archiva y redacta ese registro, debe
colocar la fecha a partir de cuando es utilizado. En versión no es necesario
poner nada.

 Que los perfiles de los puestos de trabajo están actualizados, si se han

realizado cambios en los mismos (es decir, que si ahora piden más
requisitos de formación y experiencia para desempeñar el puesto de trabajo,
se han incluido al perfil).

 Que los expedientes de personal de cada empleado, cumplen con los

requisitos del perfil de puestos, de los cargos que desempeñan actualmente.
Ejemplo: si para ser auditor interno hace falta la capacitación sobre de
auditorías internas, en el expediente personal de los auditores internos se
debe reflejar la realización de dicha capacitación y además se debe adjuntar
una copia del diploma.

 Que se ha realizado el plan de calidad para el año siguiente.

 Que se han auditado todos los departamentos y existe el correspondiente

informe de auditoría.

 Que se ha realizado la revisión por la dirección e incluye todos los puntos

descritos en el plan de gestión.
 Que se han emitido las encuestas de satisfacción del cliente y que se han
analizado los resultados de las respuestas.

 Que se han registrado en el registro de acciones formativas, las

capacitaciones realizardas tanto interna como externamente.

 Que se dispone de las fichas de datos de seguridad, de los productos

químicos utilizados por el departamento de bobinados y transformadores.

 Que la política de calidad sigue siendo válida para la organización.

 Que la política de calidad está en lugares visibles de la empresa.

 Que todas las hojas de ruta tienen una hoja de verificación y que en esta, se
apunta la hoja de ruta relacionada.

 Que las facturas tienen la misma importancia que los presupuestos cerrados.

 Que todos los equipos para reparar, tienen su etiqueta de producto del
cliente.

 Que todas las instalaciones realizadas según las hojas de ruta, tienen su
correspondiente verificación del montaje de instalaciones. Si la empresa
encargada de la instalación ha desarrollado un check list propio de
verificación, debe cercirarse que se ha registrado dicho check list y que éste
hace referencia al No de hoja de ruta.

 Que todas las partes de intervención de instalaciones, reflejan la firma de

aceptación del cliente.

 Que las fichas de mantenimiento de los equipos del plan de mantenimiento

de equipos de fabricación, reflejan todas las actividades de mantenimiento
que se describen en el plan y con la periodicidad establecida. Es decir, si el
plan dice: cambio de aceite mensual, la ficha tiene que registrar un cambio
de aceite por mes.

 Que todos los equipos de inspección del inventario de equipos de

inspección, tienen su correspondiente ficha de equipo de inspección.

 Que se han realizado las calibraciones o verificaciones descritas en el

inventario de equipos de inspección, es decir, que no se ha superado la
fecha “próxima” sin que exista el correspondiente informe de calibración por
el laboratorio externo o el formulario de verificación interna si se calibra
internamente.

 Que existe el correspondiente plan de auditorías internas del año.

 Que los informes de no conformidad han sido cumplimentados
adecuadamente registrando: el problema, el departamento, la causa, el tipo
de no conformidad y la solución dada.

 Que los informes de acción correctiva-preventiva han sido cumplimentados

adecuadamente, registrando la medida tomada para evitar las no
conformidades.

 Que se han realizado acciones correctivas para las no conformidades

repetitivas, que son homogéneas o del mismo tipo.

3. Después de la auditoría

Se pasan las no conformidades detectadas a informe de auditoría interna y se

comunican las no conformidades al responsable de cada departamento. Se
abre un informe de no conformidad, para cada no conformidad detectada. Si es
posible corregir, se corrige y se registra la solución dada.

Si no es posible corregir posteriormente, se hace la acción correctiva (tipos

frecuentes de acciones correctivas).

 Habilitar o estudiar un método más fiable para que el problema no vuelva a

suceder, pudiendo ser:

» Cambiar el procedimiento.
» Cambiar el formato.
» Cambiar a la persona encargada de hacerlo.

 Informar / formar con un comunicado interno a la persona relacionada con la

no conformidad, instruyéndola de qué y cómo debe hacer.

 Si la causa es negligencia, el comunicado interno de la dirección como

“toque de aviso”, le recuerda sus obligaciones e informa que el sistema de
calidad sólo funciona si en equipo, es importante cumplir todos los requisitos
descritos en los procedimientos para tener la empresa bajo control, mejorar
continuamente y asegurar un futuro sostenible.
 Referencias

 Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 22 de

mayo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/

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Revisión Instructor virtual
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