Campaña Essbio 1

INFORME DE GESTIÓN CAMPAÑA ESSBIO

BREVE RESEÑA

La campaña Essbio comenzó en junio del 2009 presentándose a la prensa con autoridades del
Cuerpo de Bomberos y Essbio.

Se definieron los protocolos, se asignaron los sectores a trabajar, dividiéndolos de la manera

más equitativa posible, en lotes de aproximadamente 800 a 1000 medidores por asignación
(Orden de Ruta asociada a cada ID)

Se definieron los encargados de campaña de cada compañía, entrehando los secotres

asignados junto con un mapa de éstos incluyendo además, copia en papel y PDF.

Se debían informar avances y remitir Mandatos, acompañados de informe en Papel para ser
ingresado a planilla control. (Base de datos con los 65.000 medidores APP. De Concepción)
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GENERALIDADES

El presente informe tiene como principal objetivo detallar los pormenores de la

campaña Essbio, desde la recepción del mandato hasta que éste genere aporte mensual.

DEFINICIÓN DE CONCEPTOS PRINCIPALES

1. Mandato: documento mediante el cual se autoriza el cargo mensual en la boleta del

agua. El rango de aporte es de $300 a $2.000 pudiendo ser mayor si el cliente autoriza.
2. ID: identificador asociado al servicio de cada cliente (SE VISUALIZA EN LA BOLETA).
3. Suscriptor del mandato: persona mayor de 18 años la cual puede autorizar el cargo
mensual.
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FLUJO DE INFORMACIÓN

1. Recepción del mandato: voluntarios remiten mandatos, se cuentan y se entrega

comprobante de recepción.
2. Ingreso de mandato: se revisa que mandato esté bien llenado, con los campos
mínimos obligatorios como corresponde, que no tenga borrones en la sección de
monto de aporte, que tenga fecha no mayor a 60 días de confeccionado.

Dicho proceso puede tomar mucho tiempo, ya que en ocasiones los mandatos no vienen con
el ID asociado, se debe buscar por dirección o nombre del titular, lo que es absolutamente
relativo, ya que los mandatos son llenados a mano y no necesariamente las direcciones o la
manera de escribirlas, coinciden con la información en la planilla base.

Después de tener la totalidad de mandatos recibidos ingresados a la planilla de control, se

prepara un archivo con formato de celdas definidos en común acuerdo con Essbio, ordenado
por FOLIO de manera ascendente,

Se espera un período razonable para el ingreso de más mandatos y remitirlos a oficinas de

Essbio personalmente.

Cerrado el proceso de preparación de archivo, se envía a Essbio y se solicita disponibilidad de

recepción para ser entregados personalmente. Se lleva el registro de toda esta actividad,
utilizando Memorándum formateado con copia a Essbio que se archiva con número
correlativo.

El informe de estado del ingreso de los mandatos por parte de Essbio es total y absolutamente
relativo. Los tiempos de respuesta del requerimiento han variado entre 2 días hasta casi 2
meses.

Después de recibir la respuesta definitiva por parte de Essbio, se identifica el mandato en

planilla control y se le agrega glosa específica (a detallar más adelante).

Los mandatos válidamente ingresados a Essbio, dependiendo sus ciclos de facturación, pueden
demorar hasta 2 meses en constituir aporte.

Cada Mandato tiene una Glosa asignada en planilla, dependiendo del estado en el que se
encuentre:

Mandato en cuerpo de bomberos= CBC

Mandato en enviado a Essbio = Proceso

Mandato informado como ingresado = Ingresado

Mandato rechazado por: tipo de documento Factura, fecha, ID inexistente (en el caso de las
direcciones asociadas a conjuntos habitacionales posteriores a 2009 correspondiente a la
fecha del archivo base) = Rechazado
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En una definición de parámetros óptimos realizada en alguna oportunidad con gente de

Essbio, se había estandarizado fecha de recepción de mandatos (2 veces al mes) y fecha de
pago de las remesas (fines de mes). Dicho proceso nunca ha sido realizado como se formalizó
originalmente. Essbio ha tenido modificaciones en sus sistemas de facturación, lo que ha
retardado en innumerables oportunidades el pago de las remesas. Esto ha seguido ocurriendo
hasta la actualidad, por ejemplo, el último pago recibido vía transferencia electrónica, fue el
correspondiente a NOVIEMBRE del 2012, estando a abril del 2013.

La persona que gestiona la campaña en Essbio ha asegurado que dicho desfase se regularizará
este mes, es decir se pagarán a fines de abril las remesas correspondientes a los meses de
DICIEMBRE, ENERO, FEBRERO Y MARZO del 2013.

Al momento de realizarse la remesa correspondiente al mes de pago, Essbio envía planilla

formateada con el detalle de cada ID y su aporte correspondiente (planilla que ha ido
cambiando su formato y que generalmente llega en la misma fecha del pago).

Dicha planilla se cruza con base de datos control (65.000 registros APP) y se identifica el ID con
la glosa correspondiente al estado informado (INGRESADO).

El reporte de remesa recepcionado se cruza además con planilla de cuadre mensual con ID
asociados a cada compañía gestora del mandato. Al momento de realizar este proceso se
verifica que la información enviada con Essbio, cuadre exactamente con la planilla denominada
CUADRATURA ESSBIO.

Por ejemplo, en el último reporte recepcionado se visualiza lo siguiente:

Monto bruto total de aportes: $4.341.600

Cantidad de mandatos: 6035

Comisión Essbio ($100 por mandato): $603.500

Valor remesa neto (Bruto - comisión): $3.738.100 este valor es el equivalente al pago mensual,
en un primer momento era con Cheque, posteriormente se realiza transferencia electrónica a
la cuenta 29-350115 del Banco CorpBanca.

Con los montos cuadrados e identificando qué mandato paga y qué compañía lo realizó, se
efectúa la distribución según los porcentajes definidos. 70% para las compañías y 30% para el
CBC.
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En el pago de remesa de la facturación del mes de noviembre 2012 se visualiza lo siguiente:

TR: Cantidad de mandatos pagando (acumulado)

ÍNDICE:: valor porcentual de distribución que se

calcula por cantidad de mandatos puestos y no por
montos de mandato,, con el objetivo de realizar
distribución lo más equitativa posible.

TOTALES: montos finales obtenidos al aplicar el

índice, a éstos se le descuentan los costos fijos de
campaña y se obtiene el valor del cheque
cheq a entregar
a cada compañía.

Realizada esta distribución, se remite detalle a Contabilidad, se realiza el proceso de descuento

de costos y se genera el cheque por Compañía.

RESUMEN FLUJO DE INFORMACIÓN

Envío Planilla
Recepción de Ingreso a Planilla
Formateada a
Mandatos control
Essbio

Respuesta
Distribución/pago
planilla/envío
a compañías
reporte de pago
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Paralelamente se ha implementado página web http://turnosess.hostei.com/ en la cual se

controla la asignación de turnos en centro de pago Essbio. Las compañías tienen la posibilidad
de captar nuevos socios en centro de pago de Víctor Lamas.

La página contiene un combo CHAT, en el cual las compañías pueden reservar cupos.
Actualmente este sistema está siendo ocasionalmente utilizado por la Cuarta compañía.
Los mandatos captados con esta metodología se adjudican a la compañía que los realiza,
independiente si el ID ha sido asignado con anterioridad a alguna otra en un sector específico.
En este caso se ingresan a control con la glosa OES, por ejemplo (CBC OES, INGRESADO OES,
PROCESO OES, RECHAZADO OES)
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RESUMEN MANDATOS HISTÓRICOS

Actualmente se tiene el siguiente detalle de IDs asociadas a compañías y que aún no se an

realizado:

Compañía REGISTROS
Primera 2501
Segunda 2703
Tercera 2275
Cuarta 3430
Quinta 3783
Sexta 2636
Séptima 2524
Octava 3073
Novena 3247
Décima 2415

Ocasionalmente se solicitan nuevos sectores y se les indica a los voluntarios que existen
direcciones sin visitar y se les envía el detalle ordenado por MEDIDOR (orden de ruta).
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CONSIDERACIONES

Históricamente la compañía que mejor ha trabajado en la campaña ha sido la 4ta, por ende es
la que se adjudica mayor cantidad de dinero.

Se han implementado numerosas metodologías para incentivar a los voluntarios y a las

compañías. Dentro de éstas, las que mayor éxito han tenido, ha sido la posibilidad de
adjudicarse premios por cantidad de mandatos remitidos.

Es necesario recordar que cuando se ofreció premio de equipo de aire, algunas compañías
hicieron en 2 días más mandatos que en 2 años.

Es necesario implementar algún sistema de icentivos de premios actualizados, como se hizo en

principios de la campaña. (se adjunta archivo)

En la planilla de control se identifica al Voluntario que ha confeccionado el mandato, sería

interesante asignar algún material menor de incentivo por cantidad de mandatos válidos
ingresados en un período de tiempo determinado.

La línea 800 implementada, necesariamente debe se publicitada en otros medios distintos a la

página weba institucional.

Se debe coordinar con Comandancia el ofrecimiento de un premio a nivel de compañías como

lo fue en su momento los equipos de aire. Está absolutamente claro que si el incentivo es más
interesante la respuesta es inmediata.

Otra opción que ha dado resultados y debe implementarse nuevamente, es el “ataque” en

masa a algún sector residencial específico, como se hizo en Lomas de San Sebastían y San
Andrés. Ojalá con previa publicidad en algún medio local.

CON LA CAMPAÑA ESSBIO TODOS GANAMOS.