Sistema de información

Definición: Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con

el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para
elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y
desarrollo de acciones.
Otros autores como Peralta (2008), de una manera más acertada define sistema de
información como: conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar
las actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo
computacional necesario para que el sistema de información pueda operar y el recurso
humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las
personas que utilizan el sistema.

¿Cuáles son las características de este sistema?

El sistema de información puede trabajar con diversos elementos. Entre ellos están
software, hardware, base de datos, sistemas especialistas, sistemas de apoyo a la gestión,
etc.

Es decir, están incluidos todos los procesos informatizados, que pueden disponibilizar
información correcta y hacer que la empresa funcione de manera adecuada.

Sin embargo, hay algunas características inherentes a este sistema que deben tenerse en
cuenta. Estas son:

Relevancia

El sistema debe generar información relevante y necesaria para la empresa y estas deben
ser confiables. Así, esta información tiene un costo cercano al esperado por la
organización y cumple con los requisitos de gestión y operación de la empresa.

Integración

Debe haber una integración entre el sistema de información y la estructura de la empresa.

De esta forma, es más fácil coordinar los departamentos, sectores, divisiones y otros tipos
de unidades organizacionales.
Además, este proceso de integración facilita y agiliza la toma de decisiones.

Flujo independiente

Esta característica es bastante diferenciada, porque, al mismo tiempo en la que hay un

flujo de procesamiento de datos, que ocurre de manera interna y externa, también hay un
flujo independiente de los sistemas de información.

Está integrado a los subsistemas existentes y, por lo tanto, actúa de forma más rápida y
con menos costo.

Control

No es obligatorio, pero los sistemas de información pueden contener herramientas de

control interno, cuya finalidad es asegurar que las informaciones generadas sean
confiables y actuar de manera que protejan los datos controlados.

Directrices

Sirven para asegurar que los objetivos de la empresa se alcanzarán de manera objetiva,
eficiente y directa.

Impacto organizacional, económico y científico

Los sistemas de información basados en computadoras, particularmente luego de la
relevancia exponencial adquirida por la web y el internet, han tenido un profundo impacto
en cómo las organizaciones, economías y sociedades en general llevan a cabo sus
actividades. De allí se pueden reconocer tres impactos de los sistemas de información que
denotan su importancia en la sociedad actual: El impacto organizacional, el impacto
económico y el impacto científico.
Importancia organizacional Muchas capacidades organizaciones son mejoradas y llevadas
a estándares más efectivos por medio de los SIG, debido al apoyo que proveen en
términos de análisis de los procesos de negocios, toma de decisiones, desarrollo de
nuevos productos, relaciones con clientes y para alcanzar ventajas competitivas con
aliados de mercado, entre muchas otras. En tal sentido los SIG y los sistemas de
información en general, son actualmente una necesidad, más que una opción, si una
organización busca sobrevivir y crecer en el contexto en el que se desarrolla (Laudon &
Laudon, 2004). Asimismo la integración de sistemas de información, supone también una
disminución significativa de costos y esfuerzos de comunicación entre trabajadores,
departamentos, sucursales y en función a las propias formas de procesar la información.
De esta manera, los sistemas de información son hoy el principal factor de cambio en la
forma en que se estructuran y organizan las empresas para encaminarse al
perfeccionamiento y a la transformación hacia la empresa digital.
Importancia económica Los sistemas de información han sido los factores determinantes
para incrementar el crecimiento de las corporaciones y grandes negocios internacionales.
La importancia de los SI desde el punto de vista económico se respalda entre la estrecha
relación mostrada por la incorporación de los mismos en empresas y la alta productividad
de sus empleados cuando se integraron estos sistemas para optimizar el funcionamiento
de los procesos empresariales. Esto ha redundado en un aumento de operaciones y en
consecuencia en un elevado aumento de los ingresos percibidos por el negocio. El
escalado que ha llevado los sistemas de información a la web y a la nube ha producido
nuevas formas de comercio en la relación con los consumidores y proveedores, en la
venta de bienes y servicios, y todo tipo de transacciones. Todo lo cual posibilita altas
oportunidades de negocio de manera inmediata y global (Zhu, Dong, Xu, & Kraemer,
2006).
Importancia científica Los sistemas de información han producido un nuevo marco
científico que puede agruparse bajo el término de tecnología de la información o
ingeniería de la información o de sistemas que tiene como objetivo emplear un enfoque
socio técnico para estudiar los sistemas de información en el contexto de la gerencia de
organizaciones, además de su interacción e implicaciones en la sociedad. Así se ha
formalizado esta disciplina en la Asociación para el estudio de Sistemas de Información
(AIS) por sus siglas en inglés, radicada en Estados Unidos.

Clasificación de los sistemas de información:

Básicamente en cualquier organización se distinguen tres niveles para la toma de
decisiones (de nivel inferior a nivel superior): operativo, táctico y estratégico, de manera
similar podemos clasificar la información.
Dependiendo del nivel de que se trate, las personas necesitarán de información operativa,
táctica o estratégica.
 Pirámide de nivel de tipo de decisiones y sistemas de información

Dependiendo del nivel de que se trate, las personas necesitarán de información operativa,
táctica o estratégica.
– Operativo. Información muy detallada.
– Táctico. Información resumida.
– Estratégico. Información sintetizada.
Los diferentes tipos de sistemas de información se ubican en alguno de los niveles o en
varios de ellos:
TPS (Transaction Proccessing System – Sistema de Procesamiento de Transacciones).- Este
sistema tiene como objetivo recoger datos básicos en las operaciones organizacionales
enfocándose principalmente en las áreas de contabilidad, ventas, compras, nómina.
MIS (Management Information System – Sistema de Información Administrativa).- Este
sistema tiene como objetivo generar informes que permitan a los directivos a mejorar el
control de la ejecución de las actividades de las áreas funcionales de la organización.
DSS (Decision Support System – Sistema de Apoyo a las Decisiones).- Este sistema tiene
como objetivo apoyar y asistir al nivel estratégico al proceso de toma de decisiones
creando escenario y/o generando alternativas.
ERP (Enterprise Resource Planning – Planeación de Recursos Empresariales).-Este sistema
tiene como objetivo agilizar la administración de los recursos materiales y humanos de la
organización por medio de la integración de la información de las diferentes áreas y con
un enfoque orientado a procesos.
CRM (Customer Relationship Managment – Administración de Relaciones con el Cliente).-
Este sistema tiene como objetivo proporcionar información de los clientes lo más
completamente posible sobre qué compra, cuándo compra, qué busca, sus comentarios
sobre la organización y los productos que adquiere.

Utilización y/o Actividades

Existen cuatro actividades en un sistema de información que producen la información que
esas organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar
problemas y crear nuevos productos o servicios. Estas actividades son:
1- Recopilación: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la
organización como de su entorno externo. Ejemplo: *Datos generales del cliente:
Nombre, dirección, teléfono, tipo de cliente. *Políticas de crédito: Limite de
crédito, plazo de pago etc. *Facturas (Interface automática) *Pagos, depuraciones.
2- Almacenamiento: guardar de forma estructurada la información recopilada.
Ejemplo: *Movimiento del mes (pagos, depuraciones) *Catálogos *Facturas
3- Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma más significativa.
Ejemplo: *Calculo de antigüedad *Calculo de intereses moratorios *Calculo de
saldo de un cliente.
4- Distribución: transfiere la información procesada a las personas o roles que la
usarán. Ejemplo: *Reporte de pagos *Estados de cuenta *Pólizas contables
Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que es la salida que se
devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la
etapa de entrada.
Los sistemas de información deben ser evaluados ya sea con base en su utilidad, la cual se
define como el grado en que un sistema de información mejora el desempeño del
individuo o analizando la calidad del sistema de información (facilidad de uso,
confiabilidad, flexibilidad) y la calidad de la información que provee (relevante,
comprensible, completa y a tiempo), mediado por el uso del sistema de información y la
satisfacción del usuario.
Objetivos de los Sistemas de Información
Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomar decisiones acertadas y
mejorar la relación entre los recursos de la empresa.
Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento de tal forma que
esté disponible cuando se necesite.
Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeación, control y toma de
decisiones en sus empresas.