Contratación para,

creacion, inclusión,
traslado, retiro o
modificado

Elaborar carta de
certificación con la
Coordinador novedad de inclusión
Segmento traslado, retiro o mod.
Particulares

Recibir del
concesionario carta de Revisar las solicitudes
Auxiliar certificación con la que fueron radicadas y
Operativo. novedad de inclusión, clasificarlas de acuerdo al
traslado, retiro o mod. requerimiento.

Revisar el acuerdo
Identificar el tipo de
registrado Reporte de
novedad solicitada,
novedades igual a
teniendo en cuenta el
Consolidado de
soporte recibido.
acuerdos.

Imprimir archivo
Auxiliar de reporte novedades y
Enviar diario por correo
Control y interno a fabrica relación
recoger firma de
del archivo de reporte de
Gestión. responsables de
novedades.
revisión y aprobación.
 |

Consolidar info al Enviar por correo Remitir en fisico el

las solicitudes archivo reporte de electrónico el archivo "Reporte de
Validar la información
on radicadas y novedades y asignar "Reporte de novedades "con los
registrada.
as de acuerdo al n°de consecutivo al novedades" al auxiliar respectivos soportes y
erimiento. reporte. de control y gestión. la relación de dctos.

sar el acuerdo Verificar Alimentar la base Generar copia de las

Constatar datos en el telefónicament
ado Reporte de e con el "Consolidado de solicitudes y/o todos
archivo"Reporte de
dades igual a concesionario acuerdos los soportes y archivar
novedades" contra los datos
nsolidado de concesionario" con los en folder
soportes en fisico. registrados en
acuerdos. el archivo. datos validados. concesionario - fecha.

Enviar correo al aux Recibir y archivar en

diario por correo
operativo y fábrica folder "concesionario
a fabrica relación
con la relación del 2012" el radicado del
ivo de reporte de
archivo de reporte de reporte enviado a fabrica
ovedades.
novedades. de masivas.
 OK Contratación
Proveedor

Remitir en fisico el Recibir del Auxiliar de

"Reporte de control la base
novedades "con los "Consolidado de
respectivos soportes y acuerdos" y
la relación de dctos. actualizarla.

Generar copia de las

solicitudes y/o todos
los soportes y archivar
en folder
concesionario - fecha.
 Descripción del procedimiento al IDP de Vehículos
Secuencia Tipo Actividad

Elaborar carta de certificación con la

1 Operativa
novedad de inclusión traslado, retiro o mod.

Recibir del concesionario carta o correo de

2 Operativa certificación con la novedad de inclusión,
traslado, retiro o modificación de acuerdo.

Revisar las solicitudes que fueron radicadas

3 Control
y clasificarlas de acuerdo al requerimiento.

Ingresar y consolidar información al archivo

reporte de novedades concesionario y/o
4 Operativa
vendedores y asignarle un número de
consecutivo al reporte.

5 Control Validar la información registrada.

 Enviar por correo electrónico el archivo
6 Operativa "Reporte de novedades concesionario y/o
vendedores" al auxiliar de control y gestión.

Remitir en fisico el "Reporte de novedades

concesionario y/o vendedores"con los
7 Operativa
respectivos soportes y la relación de
documentos entregados.

Identificar el tipo de novedad solicitada,

8 Control teniendo en cuenta el soporte recibido
(Cartas de concesionario y/o correos).

Revisar que el acuerdo del concesionario

registrado en el archivo "Reporte de
9 Control novedades concesionario y/o vendedores"
sea el mismo que el de la base "Consolidado
de acuerdos concesionario".

Constatar datos registrados en el

10 Control archivo"Reporte de novedades concesionario
y/o vendedores" contra soportes en fisico.
 Verificar telefónicamente con el
11 Control concesionario los datos registrados en el
archivo.

Alimentar la base "Consolidado de acuerdos

12 Operativa
concesionario" con los datos validados.

Generar copia de las solicitudes y/o todos los

13 Operativa soportes y archivar en folder concesionario -
fecha.

Imprimir archivo reporte novedades y recoger

14 Operativa firma de responsables de revisión y
aprobación.
 Enviar diariamente por correo interno a la
fabrica de masivas del banco, la relación del
15 Operativa archivo de reporte de novedades con una
copia para firma de recibido, adjuntando los
soportes correspondientes.

Enviar correo electrónico al auxiliar operativo

y fábrica de masivas, con la relación del
16 Operativa
archivo de reporte de novedades que se
envió.

Recibir y archivar en folder "concesionario

17 Operativa 2012" el radicado del reporte enviado a
fabrica de masivas.

Recibir del Auxiliar de control y gestión la

18 Operativa base "Consolidado de acuerdos
concesionario" y actualizarla en el equipo.
cripción del procedimiento al IDP de Vehículos
Descripción Ejecutor Anexos

Conforme a la novedad solicitada, la carta debe tener las

siguientes caracteristicas:
• Inclusión: Trae nombre, cédula, cargo vendedor.

•
Modificación de acuerdo: Carta membretiada y firmada
Gestor
por gerente, debe tener nuevo acuerdo con (%) para
vendedor y el concesionario, fecha desde que aplica
convenio. • Si la certificacion se
realiza a traves de correo debe venir de un correo
corporativo, el cargo de quien firma debe ser superior a
un vendedor y debe traer nombre, cedula y cargo.

Constatar que la carta llegue en Pdf, membretiada,

firmada unicamente por personal autorizado y que la
fecha de solicitud no sobrepase los 2 meses, de lo
contrario se devuelve y no se continua con el
procedimiento. La Auxiliar
información debe ser a través del correo corporativo y Operativo
tienen como remitente por parte del concesionario a:
Jefes de crédito, RRHH, Gerente de vitrina y/o Gerente
comercial.

Ver anexo documentación requerida de acuerdo al tipo Auxiliar Ver Anexo A

de solicitud. Operativo

Si es una inclusión de vendedor multimarca se debe

Auxiliar
solicitar el visto bueno al director regional y al gerente de
Operativo
vehículos.

Cruzar la información del reporte de novedades con la

base " base Consolidado de acuerdos concesionario" y
Auxiliar
revisar que no se dupliquen las creaciones y que las
Operativo
solicitudes de los concesionarios no se hayan realizado
con anterioridad.
 Auxiliar
Ver Anexo B
Operativo

Auxiliar
Operativo

Auxiliar de
Control y
Gestión

Auxiliar de
En caso de no ser el mismo acuerdo, se devuelve al
Control y
auxiliar operativo para que se gestione.
Gestión

Se valida número de cedula, nombre completo del

vendedor, mismo concesionario, firma Jefes de crédito,
Auxiliar de
RRHH, Gerente de vitrina y/o Gerente comercial.
Control y
Si algún dato no
Gestión
coincide se devuelve solicitud al Auxiliar Operativo para
que se valide.
Se realiza la validación tomando un muestreo de los
datos recibidos, se revisa que el vendedor del
concesionario exista, que el contrato laboral este vigente
Auxiliar de
con ellos y como soporte se relaciona nombre del
Control y
funcionario del concesionario con quien se hablo, en
Gestión
caso de presentarse una inconsistencia se devuelve la
solicitud al auxiliar operativo para su respectiva
validación.

Tener en cuenta a que ciudad pertenece la novedad a la

Auxiliar de
hora de ingresar los datos.
Control y Ver Anexo C
Ruta archivo // Disco D // Carpeta Concesionarios // Base
Gestión
"Consolidado de acuerdos concesionario".

Auxiliar de
Control y
Gestión

Debe tener firma de revisado del Auxiliar de control y

Auxiliar de
gestión y de aprobado por el Director financiero y
Control y
administrativo, Auxiliar operativo y Gerente de
Gestión
Vehículos
El correo es enviado al banco al area de gestión Auxiliar de
documental al Auxiliar de soporte y al analista de Control y
operaciones del area de vehículos Gestión

Este envío se realiza para que quede soporte de las

Auxiliar de
novedades de inclusión, traslado y/o retiro de los
Control y
vendedores de concesionario que se efectuaron, los
Gestión
cuales fueron radicadas en fábrica .

Auxiliar de
Esta radicación se recibe en el siguiente envio. Control y
Gestión

La base "Consolidado de acuerdos concesionario" es

utilizada como soporte para validar los pagos de
comisiones a concesionario y vendedores concesionario Auxiliar
Ver Anexo D
asi como las sobrecomisiones cuando apliquen a ellas. Operativo
Ruta: // Escritorio // "Consolidado de
acuerdos concesionario"