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Publireportaje.
“La cartería digital reduce el
ciclo de toma de decisiones en las
organizaciones, además de reducir
significativamente sus costes”
The Mail Company es pionera y única especialista en la Península Ibérica en
servicios de cartería para edificios corporativos y comunidades empresariales y
también ha sido la primera en transformar el servicio adaptándolo a la era digital a
través de un nuevo concepto: la cartería digital.
¿En qué consiste la cartería digital?
José Manuel Castellví (JC): En una cartería
digital, los documentos se digitalizan a su
llegada y se distribuyen electrónicamente a los
usuarios correspondientes, ya sea el docu-
mento completo (captura de imágenes) o su
contenido (captura de datos).
José Manuel Castellví y
Luis del Barrio, director ¿Qué ventajas aporta la cartería digital?
general y director Luis del Barrio (LB): Muchas y de gran relevan-
cia. En primer lugar, la reducción del ciclo de
comercial de The Mail toma de decisiones, gracias a la mayor veloci-
Company, nos cuentan dad con que la información circula o incluso se
procesa. En segundo lugar, todos los beneficios
en primera persona en que tienen que ver con la reducción de costes
qué consiste la cartería asociados al tratamiento de la documentación
digital, un salto de la (tiempo invertido por los empleados de una
organización, reimpresiones, reenvíos entre
gestión de documentos sedes, pérdidas/deterioro de los documentos y
a la gestión de la archivo, entre otros). Por último, una trazabili-
dad absoluta y total seguridad de los flujos, así
información como la rápida accesibilidad de la información,
la cual se almacena tanto en repositorios elec-
trónicos como en un archivo externo.
“La distribución física nunca
¿Hasta qué punto es posible suprimir el
desaparecerá: paquetería y
papel en una empresa?
documentación confidencial seguirán LB: Aunque llevará su tiempo por razones
culturales y legislativas, es una tendencia
los procesos tradicionales” imparable. No olvidemos que lo realmente
importante no es el documento en sí, sino la
información que contiene, existien-
do cada vez mayores avances en
materia de soluciones, seguridad y
administración electrónica.
La cartería digital supone
necesariamente un cambio de
cultura en las organizaciones.
¿Cree que es fácil conseguirlo?
JC: Hay que hacer todavía mucha
pedagogía. The Mail Company
parte siempre de un análisis do-
cumental junto con el cliente y de
un servicio dual de distribución
interna (física+digital) que permite
ir orientando progresivamente la
organización hacia la oficina sin
papeles. Sin olvidar que los pro-
cesos de distribución física nunca
desaparecerán del todo: paquetería
y documentación clasificada por el
cliente como confidencial seguirán
los procesos tradicionales.
The Mail Company propugna
que ayuda a sus clientes a
ahorrar y optimizar recursos,
lo cual es un argumento muy
sensible en el contexto actual.
Cuéntennos cómo lo consiguen.
LB: En todos los proyectos de
cartería, tanto digital como tradi-
cional, partimos de la reingeniería
de servicios para establecer el
sistema más afín y eficaz para cada
cliente en función de su escenario
concreto. Concentrar el servicio de
recepción y salida de documentos
y paquetería supone de por sí una
racionalización de los recursos de-
dicados, esto es, personal, equipos
e instalaciones. Asimismo, nuestro
know-how y poder de negociación
nos permite aportar significativos
ahorros a través de la optimización
de los servicios, así como mejo-
rar los precios de mensajería y
expediciones en general. Y nuestra
plataforma de servicios, diseñada
específicamente para optimizar
el rendimiento de los servicios de
cartería y mensajería, fomenta el
uso racionalizado de los recursos
por parte de los empleados, a la
vez que permite el control presu-
puestario en tiempo real.
, Director General, y
Director Comercial, de
¿Qué nivel de ahorro de costes
puede conseguirse?
JC: Depende de cada empresa.
En base a nuestra experiencia
hablamos de una horquilla entre
el 15% y el 50%. Al margen de los
ahorros directos que aportamos a
través de reingeniería de servicios
y mejores tarifas, nuestro modelo
pone en manos del cliente la posi-
bilidad de reducir sus costes tanto
como desee.
Además del ahorro, ¿qué bene-
ficios aportan las soluciones de
The Mail Company?
LB: El mayor beneficio es una
gestión eficiente del los flujos de
entrada y salida de la organización.
No olvidemos que lo realmente im-
portante es el contenido, es decir la
información, la cual debe fluir de
forma segura, rápida y eficaz. Lo
que en nuestro caso se garantiza a
través de procedimientos contras-
tados, un personal especializado
y herramientas de trazabilidad e
información de gestión.
¿Qué previsiones tiene The
Mail Company para el próximo
año?
JC: Continuar creciendo a ritmo
de doble dígito. Poner en marcha
nuevos servicios que nos permi-
,
tirán ofrecer a nuestros clientes
una gestión integral de sus docu-
mentos, incluidas soluciones de
impresión y, por último, reforzar
la estrategia de entrada en Portu-
gal manteniendo los estándares
de calidad y servicio por el que
apostamos en el momento de llegar
al mercado luso hace un año.
Para más información:
www.themailcompany.es
ADJUDICADA LA
CARTERÍA DE
TORRE IBERDROLA
The Mail Company asumirá durante
dos años la gestión de entradas y
salidas de documentación y pequeña
paquetería del nuevo edificio que,
con 41 plantas, 165 metros de altura
y una superficie construida total
de 94.200 m2, aspira a convertirse
en icono de Bilbao. Con esta nueva
incorporación a su cartera de clien-
tes, la compañía amplía el elenco de
edificios emblemáticos a los que da
servicio, y que incluyen entre otros
Torre de Cristal y Castellana 216 en
Madrid y World Trade Center y Torre
Fira en Barcelona.