Identificación de la entidad

Razón social: gobernación de córdoba unida y emprendedora

NIT: 800103935-6
Objeto: satisfacer las necesidades de la comunidad cordobesa y cumplir con los
parámetros establecidos de los servicios, bajo parámetro de calidad siguiendo la
normatividad vigente y bajo un esquema de la mejora continua de los proyectos
contando con el personal calificado.
Misión: consolidar la competitividad mediante el incremento de la productividad en
el departamento y con la construcción de una sociedad equitativa para ello el
gobierno departamental concentra sus esfuerzos en programas y proyectos de
mayor impacto social y ambiental que permitan orientar con justicia los recursos de
la salud, educación, vías, agua, Saneamiento básico, cultura, deporte, recreación,
fortalecimiento de la familia, los grupos poblacionales más vulnerables, niños,
jóvenes, adolescentes y mejores estímulos para los sectores productivos, llegando
a los grupos mas desprotegidos y marginados de la población para mejorar así la
calidad de vida de familias cordobesas.
Fecha de creación: 18 de diciembre de 1951 creación del departamento de córdoba
Planificación
Identificación del requerimiento: el objetivo es el de disponer la documentación
organizada en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso
de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia
apoyados en un enfoque basado en los procesos internos y los requerimientos de
los usuarios, beneficiarios, y destinatarios de las funciones de la administración
municipal
Diagnóstico de la situación encontrada: Igualmente, es una necesidad sentida de las
Secretarias de Gestión Administrativa e Infraestructura la organización de los archivos de valor
primario y secundario en los depósitos documentales de los archivos de gestión, el archivo central
y el archivo histórico y la organización de los fondos documentales acumulados que se encuentran
en estas oficinas dispuestos desorganizadamente lo que genera un lato riesgo de pérdida o
destrucción de documentos e igualmente la incomodidad imperante en las oficinas por la falta de
espacio.

Análisis de mercado
El valor del presupuesto oficial de este contrato se ha determinado teniendo en
cuenta la naturaleza de las actividades a desarrollar conforme el estudio de
mercado arrojado por las cotizaciones que se colectaron para los efectos. Las
actividades desglosadas y sus valores son los siguientes:
Cotización 1: MEDISALUD
Cotización 2: CORPORACION VIDA DIGNA - CORVID
Cotización 3: FUNDACION PRADES

OBJETO COTIZACION COTIZACION COTIZACION PROMEDIO

1 2 3
Prestación de
servicios para la
formulación y
elaboración de
las tablas de
retención
documental de
las nuevas
dependencias de
la gobernación de 129.000 243.000.000 218.000.000 196.666.666
córdoba;
organización de
los archivos de
valor primario y
secundario de las
secretarias de
gestión
administrativa y
secretaria de
infraestructura en
los depósitos
documentales de
los archivos de
gestión, el
archivo central y
el archivo
histórico; y
organización de
los fondos
documentales
acumulados que
se encuentran en
las secretarias de
gestión
administrativa y
secretaria de
infraestructura
Alcance: en el desarrollo del proyecto se elaborarán las tablas de retención
documental de la secretaria general, dirección técnica de prensa y comunicaciones,
dirección técnica de ambiente y gestión de riesgo, dirección técnica para las victimas
del conflicto, Dirección de tecnologías de la información y telecomunicaciones,
dirección departamental de regalías de la gobernación de córdoba que permitan ser
la base para la organización, clasificación y el traslado del archivo de gestión al
archivo central de cada una de las dependencias cumpliendo la normatividad
vigente.

Tipo de contratación: mínima cuantía – prestación de servicios

Tiempo de contrato: 6 meses
Valor de contrato: 200.000.000
Aspectos técnicos
Objeto del proceso: prestación de servicios para la formulación y elaboración de las
tablas de retención documental de las nuevas dependencias de la gobernación de
córdoba, organización de los archivos de valores primarios y secundarios de la
secretaria de gestión administrativa y secretaria de infraestructura en los depósitos
documentales de los archivos de gestión, central e histórico. Organización de los
fondos acumulados de la secretaria de la gestión administrativa y de infraestructura.
Metodología del contratante hacia el
Metodología
En la elaboración de las TRD se contemplan cuatro etapas:

- Compilación de la información institucional

- Entrevista con las diferentes dependencias objeto de la elaboración de las
TRD
- Elaboración y presentación de las tablas de retención documental
- Organización de las historias laborales de la planta administrativa de la
gobernación

Insumo humano: el proponente deberá contar con un equipo administrativo

 Director: un administrador de empresas o ingeniero especialista en calidad
con una experiencia general mínimo de tres años y experiencia especifica
 como coordinador en por lo menos dos proyectos relacionados con sistemas
de gestión documental, el director deberá tener una dedicación del 50% al
proyecto según certifique en la carta laboral.

 Ingeniero residente: un administrador de empresas o ingeniero con una

experiencia general mínimo de tres años y experiencia especifica mínimo en
un proyecto relacionado con sistema de gestión documental. El ingeniero
deberá tener una dedicación del 100% al proyecto según certifique en la carta
laboral

 Técnicos: se necesitarán 16 técnicos para el análisis de producción de

información administrativa o secretariado o afines con experiencia general
de tres años y experiencia especifica en al menos dos años en proyectos
relacionados con sistemas de gestión de calidad o tablas de retención
documental. La experiencia de este personal es del 100% según la carta
laboral.
 Digitadores: un ingeniero de sistemas técnicos en sistemas o secretariado