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Monitorear y Controlar Riesgos
Monitorear y Controlar Riesgos
SESIÓN
MONITOREAR Y CONTROLAR LOS
RIESGOS
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PROPÓSITO Y OBJETIVOS DEL PROCESO MONITOREAR Y
CONTROLAR LOS RIESGOS
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROCESO
MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DEL PROCESO
MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS
DOCUMENTAR LOS RESULTADOS DEL PROCESO
MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS
ANEXO D.6 TÉCNICAS, EJEMPLOS Y PLANTILLAS PARA
MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS
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evaluar y rastrear estas condiciones contra la línea base del proyecto o umbrales
especificados, basándose en el estado real del proyecto. Estas herramientas pueden
escogerse para proveer información de riesgos relacionada con entregables, tales
como rendimiento, así como también con características del proyecto, tales como
tiempo y costo.
8.3.3 Rastrear el Riesgo Total
Se requieren herramientas para determinar, a medida que progresa el proyecto, si
las respuestas están teniendo el efecto esperado en el nivel de riesgo total del
proyecto.
8.3.4 Rastrear el Cumplimiento
Para monitorear la calidad de la ejecución de los planes y procesos relacionados a
riesgos, se deben rastrear y registrar un conjunto de métricas de calidad tales
como el grado de variación con relación a línea base. Estas métricas se definirán
normalmente en el Plan de Gestión de Riesgos.
8.4 DOCUMENTAR LOS RESULTADOS DEL PROCESO MONITOREAR Y
CONTROLAR RIESGOS
La acción final de control de monitorear y controlar riesgos es el registro de datos
reales para usos futuros. Esto incluye toda la información relevante relacionada a la
gestión de proyectos desde el inicio hasta el final del proyecto. La definición de qué
información se debe incluir, así como el mecanismo de almacenamiento, debe
haber sido especificada previamente en el plan de gestión de riesgos.
La meta es asegurar que la información significativa de gestión de riesgos se
registre para proveer datos concretos al proceso de lecciones aprendidas, para
inclusión en reportes o documentos de lecciones aprendidas u otros vehículos de
comunicación. La información típica incluye lo siguiente:
Para cada riesgo identificado o tipo de riesgo, si este ocurrió, y si fue así,
cuando y cuan frecuentemente. Todos los datos relevantes se deben
registrar: impacto, efectividad de la detección y de la respuesta, y cualquier
acción adicional no planificada que se llevó a cabo.
Efectividad de las acciones de evitamiento o explotación.
Efectividad de las acciones de transferencia o compartimiento.
Riesgos inesperados o indocumentados que ocurrieron, y datos sobre ellos.
Efectividad de las acciones de mitigación o mejora.
Ocurrencia de riesgos u oportunidades aceptadas.
Se debe proporcionar información consolidada sobre el nivel de esfuerzo realizado.
También se debe proporcionar los costos y beneficios de las actividades de gestión
de riesgos.
Esta información necesita archivarse e indexarse de una manera que facilite la
recuperación para una fácil revisión durante el proyecto, en el cierre del proyecto, y
para futuros proyectos, cuando surja la necesidad.
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8.6.2 Entradas
Hay cuatro entradas utilizadas en este proceso, dos de los cuales son nuevos en
esta área del conocimiento.
Registro de Riesgos
Registro de riesgos proporciona toda la información de los riesgos identificados,
incluyendo sus planes de respuesta y la lista de seguimiento.
Plan para la Dirección del Proyecto
El Plan para la Dirección del Proyecto contiene el plan de gestión de riesgos, que
documenta cómo el proceso se llevará a cabo. Además de su plan, el equipo
también tenga acceso a otros planes, así como líneas base.
Información de Rendimiento del Trabajo
Otra entrada es la información de rendimiento del trabajo, que proporciona
información sobre el progreso del trabajo. La Información del desempeño del
trabajo incluye los datos brutos del proyecto que proporciona información sobre
el progreso del proyecto. Esto incluye el estado de resultados, el progreso
previsto y los gastos de costos totales.
Informes de Rendimiento
Los informes de rendimiento incluyen todos los informes del proyecto,
incluyendo los resultados del análisis de varianza, datos de valor ganado, y las
proyecciones del proyecto.
8.6.3 Herramientas y Técnicas
Muchas herramientas y técnicas se utilizan dentro de este proceso. Mientras que
algunos pueden aparecer como repeticiones de otros procesos de monitoreo y
control que figuran en la Guía PMBOK®, tenga en cuenta que los procesos se llevan
a cabo desde un punto de vista de la gestión de riesgos. La Figura 4 organiza las
herramientas y técnicas de una manera que hace que la memorización sea más
fácil.
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¿Fueron las respuestas eficaces para hacer frente a los riesgos globales?
¿Cuántas reservas de contingencia se utilizaron?
Basándose en las respuestas, ¿Cuánto se salvó?
¿Hubieron muchas soluciones temporales necesarias?
Y en el otro extremo, en la medición de los procesos, las preguntas serán más
amplias y centradas alrededor de la eficacia de los procesos reales en la realización
de actividades de gestión de riesgos.
Análisis de Tendencias y Varianza
El análisis de Tendencias y varianza compara los resultados previstos con los
resultados reales, a continuación, se analizan las tendencias actuales. En otras
palabras, La varianza y Análisis de Tendencias incluye analizar el progreso del
proyecto existente para detectar cualquier señal de riesgo nuevo, y el impacto de
los riesgos existentes. Gestión del valor ganado se puede usar cuando sea
apropiado para medir el progreso del proyecto existente y previsto, y para evaluar
si existe algún riesgo. Una vez más, todos estos datos pueden revelar información
sobre el riesgo existente o posible riesgo nuevo.
Conozca los siguientes términos sobre EVM:
Valor Planificado es el valor estimado del trabajo a ser completado.
El Valor Ganado es el valor estimado del trabajo que ya ha sido completado.
El Costo Real es la cantidad de fondos gastados en el trabajo ya realizado.
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Análisis de Reserva
En el proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos, se guardó una reserva de
contingencia para afrontar la incertidumbre. Como las respuestas son
implementadas, el trabajo del proyecto se pone en marcha, y los planes de
contingencia también se ejecutan cuando se necesita, es necesario controlar las
reservas utilizadas para los riesgos existentes.
A continuación, el equipo de gestión del riesgo plantea la siguiente pregunta
importante: ¿Es suficiente la reserva para riesgos restantes? Si el equipo de gestión
de riesgos no tenía experiencia en el cálculo de reservas de contingencia
necesarios, o estaban muy lejos de la marca de trabajo por cualquier razón, usted
puede imaginarse lo importante que sería realizar un análisis de reserva para salvar
el proyecto. Las reservas están destinadas a hacer frente a los resultados de los
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riesgos emergentes, y los riesgos de alto impacto sin reservas disponibles pueden
ser perjudiciales para un proyecto.
Este tipo de análisis debe ocurrir regularmente a lo largo del proyecto.
Reuniones de Estado
A los gerentes de riesgos se les anima a participar en las reuniones de estado, y
para añadir riesgo a la agenda. Esto hace que haya un uso eficiente de los tiempos
del equipo del proyecto, y asegura que los riesgos estén dirigidos sobre una base
regular. A menudo, las revaluaciones de riesgo se producen parcialmente a través
de estas reuniones de estado.
A menudo más riesgos son direccionados, y será más fácil identificar y hacer frente
a una mayor cantidad de riesgos. La gestión del riesgo está en curso, no sólo
trimestralmente, o algo que ocurre una o dos veces dentro de un proyecto.
Desafortunadamente, eso es a menudo el caso en el mundo real. Si usted es un
gerente de riesgos, es muy probable que conozca por experiencia de primera mano
cómo la gestión de riesgo puede ser tratada como ignorada o como de baja
prioridad. Se trata de educar al equipo del proyecto y los interesados en la
importancia de la gestión de riesgos, y cómo se permite al equipo controlar el
resultado del proyecto, aprovechar las oportunidades y cumplir con los objetivos de
programación y presupuesto. Reuniones de estado son una gran manera de no sólo
gestionar el riesgo, sino también educar al equipo sobre la importancia del riesgo.
Todo esto, por supuesto, debe hacerse de manera eficientemente y teniendo en
cuenta su audiencia.
Solución Temporal
Aunque una solución temporal no es una herramienta técnica oficial, es un término
importante para el examen. Una solución temporal es una respuesta planificada a
un riesgo negativo que ha ocurrido. Esto puede ser el resultado de un riesgo
desconocido negativo que se ha materializado, sino que también puede ser un
riesgo negativo pasivamente aceptado que se ha producido.
Éstos son algunos puntos y características resaltadas de soluciones temporales:
Son respuestas no planificadas a riesgos negativos
Normalmente, un resultado de los riesgos desconocidos o riesgos aceptados
Son implementados para hacer frente a las consecuencias del riesgo
Son similares a los planes de contingencia, con la excepción de que los
planes de contingencia son las respuestas que se han programado, mientras
que las soluciones temporales no son planificadas.
Se utilizan cuando no hay otro plan de respuesta al riesgo existente
Por lo general son más costosos que las respuestas planificadas,
simplemente porque se ponen en movimiento cuando se necesita una
respuesta en el lugar. Por lo tanto, puede haber menos tiempo para
considerar las opciones más baratas.
Ellos son parte del proceso monitorear y controlar los riesgos.
Ellos son parte de la fase monitoreo y control del proyecto
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8.6.4 Salidas
Este proceso contiene múltiples salidas:
Actualización a los Registros de Riesgos
La actualización de registro de riesgos incluye documentación de los resultados
actuales de los riesgos y de las respuestas al riesgo, así como los resultados de
las reevaluaciones, auditorías de riesgo y revisiones de riesgos. Cualquier nuevo
riesgo también está documentado.
Solicitudes de Cambio
Las solicitudes de cambio incluyen las acciones correctivas recomendadas, como
la ejecución de planes de contingencia y soluciones temporales, acciones
preventivas recomendadas.
Actualizaciones de los Activos de los Procesos de la Organización
Actualizaciones de los activos de los procesos de la organización incluyen
archivo de los documentos que se pueden utilizar como plantillas (como por
ejemplo, el plan de gestión de riesgo, probabilidad y matriz e impacto, registro
de riesgos, y la estructura de desglose del riesgo), así como las lecciones
aprendidas documentadas.
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