LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que
los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.
Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de
la identidad nacional. Son muy importantes, ya que en ellos encontramos datos sobre el
pasado de cualquier institución o pasado personal, y gracias a ellos, podemos utilizarlos para
mejorar nuestro futuro. Deben ser conservados de acuerdo con leyes y acuerdos para que
sirvan de información histórica, de carácter público o privado. La función de los archivos como
memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos
bien organizados, no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos
en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo
ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración. Por eso es de gran
importancia contar con un buen sistema de administración de documentos para poder
almacenar y recuperar la información. Los archivos son un conjunto de documentos
producidos y tratados archivísticamente de acuerdo con parámetros institucionales de
personas naturales o jurídicas, elaborados en un tiempo específico y en el transcurso de su
gestión, para la cultura, historia, la información, y para la gestión administrativa. Los archivos
constituyen una parte esencial dentro de los recursos de información a una organización o a
nivel personal. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso,
proveen información y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas
automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una
forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de ésta. Debemos tener
en cuenta que tipo de archivos, requieren cada tipo de empresa a la que nos pide documentos
a la hora de presentar algún testimonio o prueba en términos legales, o administrativos.

en conclusión, Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las
organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro.
Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el
mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo el
mundo presta el interés que se merecen los archivos para conseguir este conocimiento. Y es
que los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento, custodian
y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los
ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la
investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya
a la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de la
información…
La importancia de los archivos en la sociedad
1. Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.

2. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite

de generación en generación.

3. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su
valor y su significado.

4. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y

la transparencia de las actuaciones administrativas.

5. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la

constitución y salvaguardar la memoria individual y colectiva.

6. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad,

promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora
la calidad de vida.

SILVIA KARINA PABON