Manual Organizacion de Archivos II - AGN PDF

ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
© Archivo General de la Nación 2004

INTRODUCCIÓN A LA
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
Archivo de Trámite
Principios técnicos del manejo de

la documentación activa
Políticas
Ciclo Vital
Etapa
Semiactiva
Etapa
Activa Documento Etapa Histórica

Etapa Activa
• Esta inicia en la
unidad central
de
correspondencia
y en las
unidades de

documentación
en trámite
Etapa Activa
• Es a partir de la
recepción o creación
de los documentos
que toda actividad
administrativa dentro
de las dependencias
tiene sustento. Y es a
partir de ese
momento que inicia

el ciclo de vida de los
documentos
Archivo de trámite
• Es la Unidad responsable de la
Administración de documentos de
uso cotidiano y necesario para el
ejercicio de las atribuciones de una
unidad administrativa

Actividades
• Recepción de • Organización y
correspondencia control de
• Seguimiento y expedientes
control de • Control y
documentos de préstamo de
trámite expedientes
• Despacho de • Transferencia

correspondencia Primaria
Recepción
• La recepción de
documentos
constituye un acto
jurídico y
administrativo que
compromete a la
Dependencia para la
realización expedita y

eficiente de un
trámite institucional
Políticas
• 1.- Garantizar el control y seguimiento
institucional de la documentación recibida por
la dependencia, desde el momento de su
ingreso
• 2.- Garantizar la entrega expedita y oportuna
de la documentación recibida, al área que se
encargará de su trámite
• 3.- Garantizar que la documentación recibida
sea captada y organizada sistemáticamente,

conservándola como antecedente para futuras
decisiones y gestiones
Seguimiento
• El seguimiento y control de la
documentación recibida oficialmente en
la Dependencia para su trámite,
constituye un aspecto medular tanto
para el correcto y oportuno desarrollo de
la gestión administrativa, como para la
adecuada integración y preservación de

los recursos informativos de las
instituciones públicas.
Políticas
• 1.- Garantizar que
las gestiones que
tengan lugar en la
Dependencia, con
el ingreso de la
documentación
oficial se lleve a
cabo con la debida

oportunidad y
calidad
Políticas
• 2.- Que la información
tramitada sea
sistemáticamente
recuperada y
conservada a nivel
institucional, a efecto de
brindar antecedentes
completos y precisos
para la correcta toma de
decisiones en los

trámites futuros de la
Dependencia
Políticas
• Despacho de Correspondencia
• 1.- Garantizar que los documentos

generados por las entidades
administrativas de la Dependencia sean
recibidos oportuna y completamente por
sus destinatarios, en el contexto del

proceso continuo de tramitación y
comunicación documental.
Políticas
• Archivación y control de documentos en

trámite
• 1.- Mantener el seguimiento y control

de los documentos sujetos a trámite
hasta su integración final al archivo,
garantizando que todas las piezas

tramitadas sean conservadas de
manera institucional
Políticas
• 2.- Auspiciar que al archivo ingresen sólo

documentos oficiales, en el momento y del
modo adecuado.
• 3.- Conservar sistemáticamente
organizados los documentos gestionados
por la Dependencia, integrando lógicamente
los antecedentes institucionales y

garantizando su fácil localización y consulta
Transferencia
• Es el traslado
sistemático de la
documentación
que deja de tener
utilidad inmediata
(transferencia
primaria).

Políticas
• 1.- Garantizar que la documentación

que carezca de utilidad inmediata para
los trámites de las diversas áreas de la
Dependencia sea entregada
oportunamente a las instancias
responsables de su conservación
precaucional (Archivo de

Concentración).
Políticas
• 2.- Garantizar que sólo sea transferida

la documentación que así lo amerite.
• 3.- Garantizar que la documentación

transferida sea conservada en
condiciones adecuadas al volumen y

las características de los materiales
semiactivos
Políticas
• 4.- Garantizar que la
documentación transferida sea
rápida y correctamente organizada,
de modo que pueda ser localizada
y consultada cuando se requiera,
auspiciando a la vez su adecuado

manejo al preescribir el plazo de
conservación precaucional.
Concentración
Archivo de
DE LOS INSTRUMENTOS DE
CONSULTA Y CONTROL
ARCHIVÍSTICO

LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN
DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE
LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
DOF 20/02/2004
DISPOSICIONES GENERALES
DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

4 CONTROL DE GESTIÓN
5 ARCHIVOS DE TRÁMITE,
CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO
1 INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y
CONTROL
0 EXPEDIENTES DE ARCHIVO

DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
TRANSITORIOS
Sección V
Artículo
Décimotercero
El cuadro de clasificación
archivística
De los El catálogo de disposición
instrumentos de
consulta y
documental
Los inventarios
documentales:

de control General, Transferencia
archivístico y de baja,
La Guía Simple
CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTO TÉCNICO QUE REFLEJA LA
ESTRUCTURA DE UN ARCHIVO CON BASE EN LAS
ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE CADA
DEPENDENCIA O ENTIDAD

LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA FEDERAL
DOF 20/02/2004
De los instrumentos de consulta y de control
archivístico
I. El cuadro de clasificación
archivística
Octubre 2004
II. El catálogo de disposición
documental
III. Los inventarios documentales:

General, Transferencia y de
baja, y
IV. La Guía Simple Enero 2005
• LEGISLACIÓN
• ESTRUCTURA

• PROGRAMA
LEGISLACIÓN
Ley marco referente a

archivos (públicos,
privados, administrativos
e históricos)
Normas que reglamenten
el uso, la conservación, el
manejo y el flujo de los
documentos.
Sanciones a quienes
contravengan lo
dispuesto.

ESTRUCTURA
COMITÉ DE
INFORMACIÓN
Oficialía de Partes
Recursos humanos
COORDINADOR ARCHIVOS DE TRÁMITE Un órgano normativo y de

DE ARCHIVOS ARCHIVOS DE TRÁMITE
ARCHIVOS DE TRÁMITE
ARCHIVO DE TRÁMITE decisión
Los órganos operativos

ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN
Los canales de
comunicación necesarios
ARCHIVO HISTÓRICO
entre los distintos órganos
del sistema.
PROGRAMA
Producción
Circulación
Uso
Conservación
Selección
Eliminación
Cuadro General de

Clasificación Archivística
Catálogo de Disposición Documental

¿ Creoque tengo que
tomar un curso de
archivo ?........
¡ Urgen..te..men..te !

ARTÍCULO 4
V. MEJORAR LA ORGANIZACIÓN,

CLASIFICACIÓN Y MANEJO DE LOS
DOCUMENTOS
La organización de un
acervo responde a una triple necesidad:
Proporcionar una estructura lógica de

cada fondo documental, que refleje al
organismo que la produjo.
Facilitar la localización
conceptual, es decir, de la información
contenida en el acervo.

Facilitar la localización física
de cada documento o expediente, para su
control y manejo.
ORGANIZACIÓN
ES LA OPERACIÓN INTELECTUAL Y MECÁNICA POR LA
QUE LAS DIFERENTES AGRUPACIONES DOCUMENTALES
SE RELACIONAN DE FORMA JERÁRQUICA CON CRITERIOS
ORGÁNICOS O FUNCIONALES PARA REVELAR SU

CONTENIDO E INFORMACIÓN.
PEDRO LÓPEZ
ESTRUCTURA ARCHIVISTICA
FONDO
Sección
Serie Serie Serie
S-serie + S-serie +
Expediente° Expediente° Expediente ° Expediente °

Unidad Unidad
Documental Documental
simple simple
CLASIFICACIÓN
CODIGO
DE
DOCUMENTACIÓN
ES DIVIDIR O SEPARAR UN CONJUNTO
TITULO REGLAS
ALCCAN
FECHAS
HISTORIA DE ELEMENTOS ESTABLECIENDO
HISTOR
HISTOR NIVEL
FORMA
ARCHIV
UNI
OR CLASES, GRUPOS O SERIES, DE TAL
LENGUA
NUE ORGANIZ
INGR NOTAS
REGLA MANERA QUE DICHOS GRUPOS
V

A
PRODUCTOR
L
VOLUMEN
QUEDEN INTEGRADOS FORMANDO
O
R
PARTE DE LA ESTRUCTURA DE UN
TODO.
FUNCIONAL
ACCIONES
SISTEMAS DE
CLASIFICACIÓN MATERIA

ASUNTOS
ORGÁNICO
ESTRUCTURA
ORGÁNICA
FUNCIONAL
ACCIONES
SISTEMAS DE
CLASIFICACIÓN MATERIA

ASUNTOS
ORGÁNICO
ESTRUCTURA
ORGÁNICA
IDENTIFICACIÓN
JERARQUIZACIÓN

CODIFICACIÓN
Conjunto de documentos producidos
orgánicamente por una dependencia o
entidad con cuyo nombre se identifica
FONDO
Sección
Serie Serie Serie
S-serie + S-serie +

Unidad Unidad
simple simple
Son las
divisiones del
Fondo, basada
en las
atribuciones de
cada FONDO
dependencia o
entidad de
conformidad Sección Sección
con las
disposiciones Serie Serie Serie
legales
aplicables S-serie + S-serie +

Unidad Unidad
simple simple
IDENTIFICACIÓN DE LAS FUNCIONES
COMUNES ACCIONES ADMINISTRATIVAS QUE

SIRVEN DE APOYO PARA EL EJERCICIO
DE LAS COMPETENCIAS PARA LAS
QUE HA SIDO CREADO EL ORGANISMO
ACCIONES ADMINISTRATIVAS QUE

CONSTITUYEN LA RAZÓN DE SER DEL
SUSTANTIVAS
ORGANISMO
ESTRUCTURA ARCHIVISTICA
FONDO
SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN

IDENTIFICACIÓN
JERARQUIZACIÓN
FUNCIONES COMUNES
LEGISLACIÓN
ASUNTOS JURÍDICOS
PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS FINANCIEROS
RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
SERVICIOS GENERALES
TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN SOCIAL
CONTROL DE AUDITORÍAS
PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
CODIFICACIÓN
FUNCIONES COMUNES
CÓDIGO SECCIONES
1C LEGISLACIÓN
2C ASUNTOS JURÍDICOS
3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
4C RECURSOS HUMANOS
5C RECURSOS FINANCIEROS
6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
7C SERVICIOS GENERALES

8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
9C COMUNICACIÓN SOCIAL
10C CONTROL DE AUDITORÍAS
11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
12C ACCESO A LA INFORMACIÓN

PRIMER NIVEL
DE FUNCIONES COMUNES
CÓDIGO SECCIONES
1C LEGISLACIÓN
2C ASUNTOS JURÍDICOS
3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
4C RECURSOS HUMANOS
6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
7C SERVICIOS GENERALES

8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
9C COMUNICACIÓN SOCIAL
10C CONTROL DE AUDITORÍAS
11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
12C ACCESO A LA INFORMACIÓN

PRIMER NIVEL
DE FUNCIONES SUSTANTIVAS
CÓDIGO SECCIONES
1S
2S
3S
4S
5S
6S
7S
8S

9S
N
FONDO
SERIE SERIE SERIE

División de una Sección que corresponde al conjunto
de documentos producidos en el desarrollo de una
misma atribución general y que versan sobre una
materia o asunto específico
JERARQUIZACIÓN
IDENTIFICACIÓN
5C. RECURSOS FINANCIEROS
ESTRUCTURA ARCHIVÍSTICA
FONDO

SERIE SERIE SERIE
SUBSERIE
SUBSERIE
SUBSERIE SUBSERIE
SUBSERIE
SUBSERIE SUBSERIE
SUBSERIE
SUBSERIE SUBSERIE
SUBSERIE
5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros
5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros
5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal
5C.4 Ingresos
5C.5 Libros contables
5C.6 Registros contables (glosa)
05.5.1 LIBRO MAYOR
5C.7 Valores financieros O5.5.2 LIBRO DE DIARIO

5C.8 Aportaciones a capital
05.5.3 LIBRO DE BALANCES
5C.9 Empréstitos
05.5.4 LIBRO DE INVENTARIOS
5C.10 Financiamiento externo
5C.11 Esquemas de financiamiento
5C.12 Asignación y optimización de recursos financieros
5C.13 Créditos concedidos

5C.14 Cuentas por liquidar certificadas
5C.15 Transferencias presupuestales
5C.16 Ampliaciones presupuestales
5C.17 Registro y control de pólizas de egresos
5C-18 Registro y control de pólizas de ingresos

5C.19 Pólizas de diario
5C.20 Compras directas
5C.21 Garantías, fianzas y depósitos
5C.22 Control de cheques
5C.23 Conciliaciones
5C.24 Estados financieros
5C.25 Auxiliares de cuentas
5C.26 Estado del ejercicio del presupuesto
5C.27 Fondo rotatorio
5C.28 Pago de derechos
FONDO
Sección 7C RECURSOS MATERIALES
Serie 7C.3 SERVICIOS BÁSICOS
Subseries: 7C.3.1 Suministro

de energía eléctrica
7C.3.2 Suministro de agua

potable

7C.3.3 Suministro de
agua purificada
7C.3.4 Suministro del gas

FONDO
Sección
Serie Serie Serie
S-serie S-serie +
Expediente Expediente Expediente Expediente

Unidad Unidad
simple simple
FONDO
Sección 4C RECURSOS HUMANOS
Serie 4C.3 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL

Licencias sin goce de
Filiación
Expediente sueldo
FM2 (en su caso) Comprobantes de cursos
Licencias con goce de
sueldo de capacitación
Dispensa de edad (en
Tipos su caso)
Licencias médicas o
documentales
Cartilla de liberación cuidados maternos del
(en su caso) ISSSTE
Comprobantes de Suspensiones temporales en
domicilio sueldos y funciones Renuncia
Acta de nacimiento Comisiones Licencia prejubilatoria

Constancia máxima de Estimulos y recompensas Hoja de servicio
estudios Dictámenes o actas de
Actas administrativas
accidentes de trabajo
Contratos Días económicos
Movimientos únicos Alta acreedor a pensión

(FUNP) Integración de antigüedad
IDENTIFICACIÓN
JERARQUIZACIÓN
CODIFICACIÓN
VALIDACIÓN
FORMALIZACIÓN

CAPACITACIÓN
ORDENACIÓN
ORDENACIÓN
ES LA OPERACIÓN DE UNIR UN
CONJUNTO DE DOCUMENTOS,
RELACIONANDO UNOS CON OTROS, DE
ACUERDO A UNA UNIDAD DE ORDEN

ESTABLECIDA DE ANTEMANO.
MÉTOD
OS
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL
Teoría de las tres edades .
Rousseau
Procedencia Procedencia
interna externa
100% de
Creación de documentos
documentos creados
Documentos Conservación
Valor Primario máximo en los espacios Eliminación de
cierto número
activos administrativos de documentos
TRANSFERENCIA
a) Primario reducido Centro de

Documentos procesamiento Eliminación de
cierto número
b) Primario débil de semiactivos
Semiactivos c) Primario nulo o centro de de documentos

archivo
5 a10% del
Documentos Valor secundario Depósito conjunto de
documentos
de archivo
inactivos máximo creados
Producción
Circulación
CONSTITUTIVOS
Uso
Conservación
Selección
Eliminación
Cuadro General de SOPORTE

Clasificación Archivística
Catálogo de Disposición Documental

I V
D A R
E C
E L
G O
N O
U N
T R
L T
I A
A R
F C
C O
I I
I L
C Ó
A N Ó
C N
I
Ó
N

IDENTIFICACIÓN
Es el proceso de
FONDO
investigación y
sistemátización de SECCIÓN
categorías archivísticas en
las que se sustenta la
estructura de un fondo

Objetivo: asegurar a través de S S
sus resultados la valoración de S S
las series documentales
SERIE DOCUMENTAL
+ +
+ +
Qué es? Conjunto de expedientes de

Estructura y contenido homogéneo
De quién? De un mismo órgano o sujeto
Productor
Cuándo? En el ejercicio de sus atribuciones o
Funciones específicas
5C. RECURSOS FINANCIEROS
PROCEDENCIA
INSTITUCIONAL
Constituye el origen
de la documentación,
reconoce los

aspectos que le dan
cuerpo y sentido a la
serie.
CARACTERIZACIÓN
DOCUMENTAL
Informa los soportes,

tipología, volumen y

organización.
DESCRIPCIÓN INFORMATIVA
Deriva de la utilidad institucional de las
series documentales.
+Cubre contenido informativo,

+Relación entre serie y función,
+Periodo que cubre la serie,

+Relación entre la serie en
cuestión y otras series y otras
fuentes de información afines,
VALORACIÓN
Es el proceso de análisis
de la información desde
diferentes ópticas , y
apartir de los resultados
de dicho análisis se
establece su utilidad o
valor a lo largo de su

ciclo de vida, y se asigna
tiempo y espacio de
conservación o
eliminación
PRIMARIA SECUNDARIA
ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA
VALORACIÓN

VALORACIÓN PRIMARIA
IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS

PLAZOS Y MODALIDADES DE USO DE LOS
DOCUMENTOS POR PARTE DE LAS
INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O
CONSERVAN

VIGENCIA es la necesidad institucional de
retener por determinado tiempo sus documentos
AQUEL QUE POSEEN LOS
VALOR DOCUMENTOS PRODUCIDOS O
ADMINISTRATIVO
RECIBIDOS POR UNA INSTITUCIÓN Y
SIRVEN COMO TESTIMONIO DE SUS

PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES
ES AQUEL QUE TIENEN LOS
DOCUMENTOS QUE PUEDEN

VALOR FISCAL SERVIR DE TESTIMONIO DEL
CUMPLIMIENTO DE
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

VALOR
LEGAL
ES EL PLAZO DURANTE EL CUAL
LOS DOCUMENTOS SE CONSERVARÁN
EN LA INSTITUCIÓN PARA SU POSIBLE USO Y
ASÍ CERTIFICAR DERECHOS U

OBLIGACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA O DE SUS CIUDADANOS.

CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIA
CUÁL QUÉ QUIÉN CÓMO
DETERMINAR EL PLAZO
O EVENTO PARA QUE EL
EL ÁREA TRAMITADORA CON MEDIANTE EL ANÁLISIS DE
TRÁMITE O LA
EL APOYO DEL ARCHIVISTA DE LOS PERIODOS DE TRÁMITE,
ACTIVIDAD CON LA QUE
ADMINISTRATIVO SE RELACIONAN LOS LA UNIDAD ADMINISTRATIVA FRECUENCIA DE CONSULTA
Y NORMAS DE
DOCUMENTOS QUEDE
PRESCRIPCIÓN APLICABLES
CONCLUÍDO O
PRESCRITO
DETERMINAR EL PLAZO MEDIANTE LA LEGISLACIÓN

EL ÁREA TRAMITADORA CON
O EVENTO PARA QUE APLICABLE QUE ACREDITE
EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y
LOS DERECHOS U DERECHOS U
LA SUPERVISIÓN Y
JURÍDICO O LEGAL OBLIGACIONES
VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN
OBLIGACIONES JURÍDICAS,
CERTIFICADOS POR LOS ASÍ COMO EL PLAZO DE
JURÍDICA DE LA
DOCUMENTOS CESEN O PRESCRIPCIÓN DE LOS
DEPENDENCIA
PRESCRIBAN MISMOS

DETERMINAR EL PLAZO EL ÁREA TRAMITADORA CON MEDIANTE LA
O EVENTO PARA QUE EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y NORMATIVIDAD TÉCNICA Y
CESE O PRESCRIBA LA LA SUPERVISIÓN Y JURÍDICA VIGENTE QUE
NECESIDAD DE VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN JUSTIFIQUE EL MANEJO Y
FISCAL COMPROBAR O DE RECURSOS FINANCIEROS USO DE FONDOS, ASÍ COMO
JUSTIFICAR LOS GASTOS DE LA DEPENDENCIA Y DE LA EL PLAZO O EVENTO QUE
DE LOS RECURSOS DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD CANCELA SU UTILIDAD
PÚBLICOS GUBERNAMENTAL PROBATORIA
VALORACIÓN
SECUNDARIA
ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE
LOS USOS QUE LOS DOCUMENTOS
TENDRÁN PARA LA INVESTIGACIÓN
CIENTÍFICA Y SOCIAL EN TODOS SUS
CAMPOS, ASÍ COMO SU UTILIDAD COMO

FUENTES DE INFORMACIÓN DE
CARÁCTER ÚNICO O PERMANENTE.

CRITERIOS DE VALORACIÓN
SECUNDARIA
CUÁL QUÉ QUIÉN CÓMO
MEDIANTE EL ANÁLISIS
DETERMINAR SI TIENE
DE LA LEGISLACIÓN
VALOR PERMANENTE EN
NORMATIVA NACIONAL E
EVIDENCIAL VIRTUD DE DERECHOS Y
INTERNACIONAL
OBLIGACIONES
(APLICACIÓN DE
IMPRESCRIPTIBLES
MUESTREO)
GRUPO MEDIANTE EL ANÁLISIS

INTERDISCIPLINARIO DE LOS PROPIOS
DETERMINAR SI DA DE ARCHIVISTAS Y DOCUMENTOS QUE DAN
CUENTA DE ASPECTOS ESPECIALISTAS EN CUENTA DE LA
TESTIMONIAL DE LA EVOLUCIÓN DE LA EVOLUCIÓN
DIFERENTES AREAS

INSTITUCIÓN DE INVESTIGACIÓN INSTITUCIONAL
(APLICACIÓN DE
MUESTREO)
DETERMINAR SI LA MEDIANTE EL ANÁLISIS

INFORMACIÓN ES ÚTIL A DE LAS CORRIENTES Y
LA SOCIEDAD Y SU LAS FUENTES DE
INFORMATIVO APLICACIÓN A INVESTIGACIÓN, ETC.
CUALQUIER CAMPO DE (APLICACIÓN DE
INVESTIGACIÓN MUESTREO)
5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros Valor legal en copia

5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros Valor contable
5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal Valor contable
5C.4 Ingresos Valor contable
5C.5 Libros contables Valor contable
5C.6 Registros contables (glosa) Valor contable
5C.7 Valores financieros Valor contable
5C.8 Aportaciones a capital Valor contable
05.9 Empréstitos Valor contable
0.510 Financiamiento externo Valor contable
05.11 Esquemas de financiamiento Valor contable
05.12 Asignación y optimización de recursos financieros Valor contable
05.13 Créditos concedidos Valor contable
05.14 Cuentas por liquidar certificadas Valor contable
05.15 Transferencias presupuestales Valor contable
05.16 Ampliaciones presupuestales Valor contable
05.17 Registro y control de pólizas de egresos Valor contable
05-18 Registro y control de pólizas de ingresos Valor contable
05.19 Pólizas de diario Valor contable
05.20 Compras directas Valor contable
05.21 Garantías, fianzas y depósitos Valor contable

05.22 Control de cheques Valor administrativo
05.23 Conciliaciones Valor contable
05.24 Estados financieros Valor contable
05.25 Auxiliares de cuentas Valor contable
05.26 Estado del ejercicio del presupuesto Valor administrativo
05.27 Fondo rotatorio Valor contable
05.28 Pago de derechos Valor contable
¿ CUÁLES ?
¿ CUÁNDO ?
¿ CÓMO ?

PLAZOS DE VIGENCIA
INSTRUCCIONES DE
REGULACIÓN: DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
PLAZOS DE VIGENCIA
DETERMINACIÓN DEL TIEMPO QUE PERMANECEN

LOS DOCUMENTOS EN CADA UNIDAD DE ARCHIVO
TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
ES LA DETERMINACIÓN DE REGLAS Y NORMAS

A PARTIR DE LA VALORACIÓN PRIMARIA O
SECUNDARIA, PARA ESTABLECER PLAZOS DE
CONSERVACIÓN Y MODOS DE TRANSFERENCIA
Y DEPURACIÓN A LOS CUALES DEBEN

SUJETARSE LOS DOCUMENTOS A LO LARGO
DE SU CICLO VITAL DE ACUERDO CON SUS
USOS ESPECÍFICOS.
CONTROL
CONTROL

Registro de Acciones de Disposición Documental
DOCUMENTAL
ES EL REGISTRO GENERAL, SISTEMÁTICO Y

NORMALIZADO DE LOS VALORES DE DISPOSICIÓN
DE TODOS LOS DOCUMENTOS EXISTENTES, YA SEA

PRODUCIDOS O RECIBIDOS EN UN SISTEMA
ADMINISTRATIVO
T.
valor AC
AT. DISPOSICIÓN
5C.2 Programas y proyectos sobre
recursos financieros administrativo 3 0 3 BAJA
5C.3 Gastos o egresos por partida
presupuestal contable 3 2 5 BAJA
5C.4 Ingresos contable 2 3 5 BAJA

5C.5 Libros contables contable 4 1 5 PERMANENTE
5C.6 Registros contables (glosa) contable 3 2 5 BAJA
5C.7 Valores financieros contable 1 4 5 MUESTREO
MUESTREO
Es la selección deliberada de
algunos expedientes, volúmenes
o cualquier otro formato de una
clase o serie documental, como
ejemplo representativo de la
misma y con fines de

conservación
IDENTIFICACIÓN:
Procedencia Institucional
Caracterización Documental
Descripción informativa
VALORACIÓN: CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN

Primaria
DOCUMENTAL
Secundaria
Registro general y sistemático
que establece los valores
REGULACIÓN:
documentales, los plazos de
Plazos de Vigencia
conservación, la vigencia
Instrucciones de
documental, la clasificación de

Disposición Documental
reserva o confidencial y el
destino final.
CONTROL:
Registro de Acciones de
Disposición Documental
DOCUMENTAL
Vigencias documentales
y solicitudes de información
Expedientes que contienen documentos que fueron

objeto de una solicitud de información se conservan
por dos años más
Vigencia documental 6 años
Objeto de solicitud de información 2 años

VIGENCIA COMPLETA 8 AÑOS
TIPOS DE TRÁMITE
• TRAMITE MECANIZABLE
– Son los que se repiten de manera sistemática, si bien
manejando datos variables, pero que no afectan la
estructura de la gestión.
• TRÁMITE NO MECANIZABLE
- Son los que estan motivados por los asuntos

que surgen inexorablemente de la
inconstancia, el azar y la novedad a que está
sujeta la existencia.
TRÁMITES MECANIZABLES
• La información se maneja
por medio de formatos.
Estructura
Cubre todos los aspectos
relevantes y necesarios para
la gestión y que serán
comunes a todos los casos.
Impresa desde antes de usarse

y contiene los espacios libres
para que en ellos se deposite
la información que hace a
cada caso diferente.
TRÁMITE NO MECANIZABLE
• Requieren atención caso por
caso y son parte cotidiana en
cualquier oficina, no es
posible mecanizar la gestión.
Se recurre a instrumentos de
comunicación administrativa
como los oficios, la

memoranda, etc.
• El tratamiento de cada caso
es individual.
•Documento que sin importar su
forma o medio ha sido creado,
recibido, manejado y usado por un
individuo u organización en
cumplimiento de obligaciones legales
y en el ejercicio de su actividad.
Son producidos en forma natural en
función de una actividad
administrativa.

Constituye el único testimonio y
garantía documental del acto
administrativo, por tanto se trata de
documentación única.
Esta estructurado en conjuntos de
documentos organizados que se
interrelacionan.
Son o pueden ser: Patrimonio Documental.
Cumplida su vigencia administrativa pasan

al Archivo de Concentración para su
conservación precaucional por su vigencia
fiscal o legal, posteriormente, previa
valoración documental pasan al Archivo

General de la Nación y/o Archivo Històrico
de la dependenia o entidad para su
conservación permanente o se tramita su baja
por carecer de valor evidencial o testimonial.
DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN
ADMINISTRATIVA
Documentos creados o recibidos por una

institución o individuos en el curso de
trámites administrativos o ejecutivos.
Son producidos en forma natural en

función de una actividad administrativa.
Son comprobantes de la realización de un

acto administrativo inmediato: vales de

fotocopias, minutarios, registros de
visitantes, listados de envios diversos,
facturas de correspondencia de entrada y
salida, tarjetas de asistencia, etc.
DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN
ADMINISTRATIVA
No son documentos
estructurados en relación a un
asunto.
Su vigencia administrativa es
inmediata o no más de un año.
No son transferidos al Archivo
de Concentración.
Su baja debe darse de manera

inmediata al terminó de su
utilidad.
DOCUMENTOS DE APOYO
INFORMATIVO
DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO
Documentos constituidos por ejemplares de origen y características

diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la
información que contiene para apoyo de las tareas asignadas.
Generalmente son ejemplares múltiples que proporciona información, no

son originales: se trata de ediciones, reprografías o acumulación de copias
y fotocopias que sirven de control.
Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades

temáticas.

Por lo general no se consideran patrimonio documental, se destruyen y
solo se conservan aquellos por su valor de información.
No se transfieren al Archivo de Concentración.
Carecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos.

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Principios técnicos del manejo de

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• 1.- Garantizar que los documentos

© Archivo General de la Nación 2004

• Archivación y control de documentos en

• 1.- Mantener el seguimiento y control

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• 2.- Auspiciar que al archivo ingresen sólo

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• 1.- Garantizar que la documentación

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• 2.- Garantizar que sólo sea transferida

• 3.- Garantizar que la documentación

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Serie Serie Serie

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COMUNES ACCIONES ADMINISTRATIVAS QUE