Supereduc

RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2018 Versión 02
MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE Fecha Emisión

RENDICIÓN DE CUENTAS 27-02-2019
CAPÍTULO III: RENDICIÓN DE COMPRAS Y
OTROS GASTOS Página 1 de 20
RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2018

MANUAL DE USUARIO DE SISTEMA
CAPÍTULO III: RENDICIÓN DE COMPRAS Y OTROS
GASTOS
Superintendencia de Educación
División de Fiscalización
Febrero 2019
ÍNDICE
Contenido
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3
2. ESTRUCTURA DE RENDICIÓN ....................................................................................................... 3
3. INGRESO AL SISTEMA Y SELECCIÓN DE LIBROS ........................................................................... 4
4. LIBRO DE COMPRAS..................................................................................................................... 7
4.1. Etapa I – Descarga de Plantilla .................................................................................................. 8
COMPLETAR ARCHIVO CSV ......................................................................................................... 9
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO ........................................................................................................ 9
4.2. Etapa II – Cargar Libro ............................................................................................................. 12
 VALIDACIÓN .................................................................................................................... 13
 VALIDACIONES EXITOSAS. ............................................................................................... 14
 VALIDACIONES NO EXITOSAS. ......................................................................................... 15
4.3. Etapa III – Ver Resultados ....................................................................................................... 17
4.4. Etapa IV – Cierre Rendición Libro ........................................................................................... 18
4.5. Etapa IV – Reapertura Rendición Libro ................................................................................... 19
1. INTRODUCCIÓN
En complemento con el Manual de Cuentas para la Rendición de Recursos 2018, se expone a

continuación el Capítulo III: Rendición de Compras, del Manual de Usuario del Sistema de Rendición
de Cuentas, para dar a conocer la funcionalidad y operatividad en materia de la declaración de
gastos por concepto de compras.
En el presente manual, se describe paso a paso el procedimiento que se debe llevar a cabo para
realizar la declaración de gastos de los recursos 2018.
El proceso de Rendición de Cuentas Recursos 2018, considera para cada establecimiento

educacional (RBD) o Administración Central (AC), según corresponda, la declaración de los recursos
recibidos de las siguientes subvenciones:
 Subvención General.
 Subvención Escolar Preferencial (SEP).
 Incremento de Subvención por Proyectos de Integración Escolar (PIE).
 Subvención Pro retención.
 Subvención de Internado.
 Subvención de Refuerzo Educativo.
 Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento.
 Fondo de Apoyo a la Educación Pública (FAEP), en sus convenios 2016, 2017 y 2018 en lo
relativo a la ejecución de gastos 2018, para sostenedores municipales.
El sistema se basa en la lógica de rendición por libros, por lo que los gastos se declaran masivamente
mediante archivos CSV en los libros correspondientes. Por tanto, la carga individual de gastos no
estará habilitada para el proceso de rendición de recursos 2018.
A continuación, se expone la forma de uso y funcionalidad del Libro de Compras, del Sistema de
Rendición de Cuentas.
Se recomienda leer detenidamente el presente manual de usuario antes de iniciar el proceso de

rendición de cuentas asegurando una correcta, eficiente y oportuna declaración.
2. ESTRUCTURA DE RENDICIÓN
El proceso de rendición del libro de compras, se estructura de la siguiente manera:
i. Etapa I – Descargue Plantilla: en este apartado podrá encontrar el archivo en formato “.CSV”
correspondiente al proceso de Rendición de Cuentas (RC) seleccionado. Asimismo, podrá
escoger el documento que le corresponde por el tipo de sostenedor.
ii. Etapa II – Cargar Libro: en este apartado se realiza la carga de la declaración de gastos
realizada por el sostenedor, según lo solicitado en el archivo dispuesto en la etapa anterior.
iii. Etapa III – Ver resultados: en este apartado se observará un resumen de la declaración
realizada por el sostenedor, donde se muestran los totales de los gastos declarados y se
podrán descargar los archivos “.CSV” cargados en forma exitosa.
iv. Etapa IV – Cierre Rendición Libro: esta sección presenta el resumen de recursos rendidos
por el sostenedor. Esta etapa será activada en fechas distintas al inicio del proceso de
rendición de cuentas, con el propósito de que el sostenedor tenga la opción de revisar la
información declarada.
A continuación, se describe paso a paso las acciones a desarrollar para llevar a cabo la carga de
gastos en el libro de compras del sistema de rendición de cuentas.
3. INGRESO AL SISTEMA Y SELECCIÓN DE LIBROS
Ingrese al Portal de Transparencia Financiera en la dirección http://ptf.supereduc.cl.
Ilustración 01
Luego, en el menú seleccione el apartado “Procesos Declarativos”, y se desplegarán las siguientes

opciones:
 Rendición de Cuentas.
 Rectificación.
 Registro de Cuentas Bancarias.

 Declaración LIE.
 Ley N° 21.006.
De ellas, debe seleccionar “Rendición de Cuentas”, tal como se muestra en la imagen a continuación.
Ilustración 02
Una vez seleccionado este ícono, a continuación, se desplegará información general relativa al
proceso de rendición de cuentas, así como también el ícono de acceso al sistema web de rendición
de cuentas de recursos 2018. De este modo, para acceder al sistema de rendición el usuario debe
ingresar seleccionando el link señalado al final de la página.
Ilustración 03
Una vez seleccionado este ícono, el usuario ingresará al sistema web de Rendición de Cuentas de la
Superintendencia de Educación, el cual solicitará la autentificación del sostenedor, tal como se
aprecia en la siguiente ilustración.
Ilustración 04
Una vez dentro del sistema, en la página principal se puede apreciar un tablero en que se mostrarán
noticias e informaciones varias para los usuarios.
En la barra superior se puede observar el menú, desde donde se accede a los distintos módulos del
sistema. Para ingresar a los libros a rendir, haga clic en el menú procesos, tal como se muestra en la
imagen.
Ilustración 05
Al ingresar se mostrará una línea de tiempo con el o los procesos en los que el usuario está
participando en el periodo. Para comenzar con su rendición de cuentas debe seleccionar el proceso
y luego ingresar al libro que desea declarar, tal como se muestra en las imágenes a continuación:
Ilustración 06
Ilustración 07
El Sistema de Rendición de Cuentas contempla la declaración de 5 libros (incluyendo el libro FICOM

según corresponda al tipo de sostenedor).
4. LIBRO DE COMPRAS
A continuación, se presenta el libro de compras, para ingresar a él, se debe seleccionar dentro de
los libros disponibles:
Ilustración 08
Una vez dentro del libro de Compras, se presentará la “Etapa I – Descargue Plantilla”, donde se
encuentra el archivo “.CSV” a completar con la información de los gastos realizados por concepto
de compras varias.
4.1. Etapa I – Descarga de Plantilla
En esta etapa, para acceder al archivo de Compras Percibidos a utilizar para el proceso de rendición
de cuentas 2018, el usuario debe presionar el botón “Descargar Plantilla”, tal como se visualiza en
la ilustración 06. Con esta acción se realizará la descarga del archivo correspondiente, el que deberá
completar con la información requerida.
Ilustración 09
Ilustración 10
Esta plantilla contiene los campos específicos a ser completados para la declaración de los gastos
del sostenedor. Por tanto, no se pueden eliminar ni agregar columnas al archivo, solo se deben
completar los datos requeridos.
A continuación, se describe el archivo y la forma de ingresar la información requerida, de acuerdo a

lo establecido por la Superintendencia de Educación.
COMPLETAR ARCHIVO CSV
El archivo “.CSV” [(*.CSV)], se puede abrir con cualquier hoja de cálculo (Ejemplo: Excel), y trabajar
directamente sobre ese archivo. El sostenedor deberá elaborar una planilla “.CSV”, por cada uno de
los establecimientos educacionales que tiene a su cargo, es decir, por cada RBD. Cabe señalar que,
para poder subir la información a la plataforma, el archivo debe quedar guardado con la extensión
“.CSV”, dado que el sistema no permite la carga de otro tipo de archivos.
Consideraciones elementales:
 No deben existir espacios en blanco debido a que es un archivo de texto y reconoce los
espacios en blanco como datos.
 El archivo debe contener sólo una hoja de trabajo (no permite más de una).
 Cada gasto que se declare debe ser registrado en una fila única del documento.
 Se deben completar todas las celdas presentadas para cada fila o gasto.
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO
El archivo está estructurado para que en cada fila se ingrese un gasto, el que debe contener los
datos requeridos en cada columna, las que se explican a continuación.
Ilustración 11
Versión 02
Página 10 de
OTROS GASTOS
20
Columna A: RBD
Se debe ingresar el número de RBD, sin dígito verificador, o la sigla AC, de acuerdo a lo siguiente:
 Para registrar gastos asociados a un RBD: ingrese en esta columna el número de RBD al que
desea imputar el gasto descrito en la fila, y que corresponda al sostenedor que efectúa la
declaración.
 Para registrar gastos asociados a la Administración Central ingrese la sigla AC.
Columna B: SUBVENCIÓN.
En esta columna se deben registrar los códigos de las diferentes subvenciones, que recibirán el gasto
descrito en esa misma fila. Estos códigos son los siguientes:
Subvenciones Código
Subvención General GENERAL
Subvención Escolar Preferencial (SEP) SEP
Programa de Integración Escolar(PIE) PIE
Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento MANTENIMIENTO
Subvención Pro-Retención PRORETENCION
Subvención por Servicio de Internado INTERNADO
Subvención de Refuerzo Educativo REFUERZO
Fondo de Ayuda a la Educación Pública, FAEPC2016 - FAEPC2017 –
Convenios 2016, 2017 y 2018 FAEPC2018
Tabla 01
NOTA: Los gastos imputados a los convenios FAEP solo pueden ser cargados a la Administración
Central (AC).
Columna C: CÓDIGO CUENTA.

En esta columna, se debe registrar el código de la cuenta de gastos definida en el Plan de Cuentas
recursos 2018 disponible en https://ptf.supereduc.cl/procesos-declarativos/rendicion-de-
cuentas/rendicion-de-cuentas-material-de-apoyo-manuales/ con el nombre de “Manual de Cuentas
para Rendición 2018”.
Se destaca que, el sistema de rendición sólo aceptará códigos de cuenta asociados a la Subvención
según el plan de cuentas (ver cuadros finales del manual de cuentas).
Columna D: TIPO DE DOCUMENTO.

En esta columna, para cada cuenta de gasto se debe registrar el tipo de documento permitido según
lo indicado en la siguiente tabla:
N° TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

1 BOLETA BOL
2 BOLETA EXENTA BOLE
3 FACTURA FAC
4 FACTURA EXENTA FACE
5 OTRO DOCUMENTO EXENTO ODE
Versión 02
Página 11 de
OTROS GASTOS
20
6 BOLETA ELECTRÓNICA BOLEC

7 BOLETA EXENTA ELECTRÓNICA BOLEX
8 FACTURA ELECTRÓNICA FACEL
9 FACTURA EXENTA ELECTRÓNICA FACEX
10 FINIQUITO FIN
11 DOCUEMNTO EXTRANJERO DOCEX
12 NOTA DE CRÉDITO NOTACRE
13 NOTA DE DEBITO NOTADEB
14 PLANILLA DE SANEAMIENTO PREVISIONAL PLANILLA
Tabla 02
Columna E: NÚMERO DE DOCUMENTO.

En esta columna, se debe registrar el número correlativo que individualiza el documento que
respalda el gasto.
Columna F: FECHA DE DOCUMENTO.

En esta columna, se debe registrar la fecha de emisión del documento y se acepta el formato “dd-
mm-aaaa”.
Solo se pueden declarar documentos que NO hayan sido ingresados en procesos anteriores de
rendición de cuentas, a menos que el monto rendido en un proceso anterior sea menor al monto
total del documento.
Columna G: FECHA DE PAGO.

En esta columna, se debe registrar la fecha efectiva del pago y se acepta el formato “dd-mm-aaaa”.
La fecha a ingresar debe estar comprendida entre el 01-01-2018 y el 31-12-2018. Ejemplo; 04-11-
2018.
Columna H: DESCRIPCIÓN DEL GASTO.

En esta columna, se debe registrar una breve descripción del gasto, según lo señalado en el
comprobante respectivo.
Columna I: RUT PROVEEDOR.

En esta columna, se debe ingresar el RUT del proveedor que emitió el documento. Ingrese el RUT
del proveedor sin puntos y con dígito verificador, ejemplo: 11111111-1.
Columna J: NOMBRE PROVEEDOR.

En esta columna, se debe registrar la razón social o nombre del proveedor que emitió el documento.
Columna K: MONTO GASTO.

En esta columna, se debe registrar el monto total o parcial del documento que requiere declarar.
Cuando el valor del gasto se distribuye entre varios establecimientos, la suma de los valores
declarados, en cada RBD, no puede superar el valor total del documento.
Columna L: MONTO DOCUMENTO.

En esta columna, se debe registrar el valor total del documento que respalda el gasto declarado.
Versión 02
Página 12 de
OTROS GASTOS
20
Columna M: DOCUMENTO ORIGINAL.

Esta columna se utiliza en caso de registrar documentos NOTACRE o NOTADEB. Al registrar este tipo
de documentos, se debe ingresar el número de documento que origina la nota de crédito o débito
un guion (-) y el tipo de documento sobre el cual aplica, por ejemplo: 576-FAC. Además, en el registro
se debe mantener la Subvención, RBD y Código de Cuenta asociada al documento original. Se podrá
asociar una NOTACRE o NOTADEB a todo tipo de facturas: FAC, FACE, FACEL y FACEX. Los otros tipos
de documento no son susceptibles de asociarse a Notas de Crédito o Débito.
Cabe recordar que la fecha de la nota de crédito o débito debe ser igual o posterior a la fecha de
emisión del documento original y, en el caso de una nota de crédito, el monto debe ser como
máximo el mismo del documento original.
4.2. Etapa II – Cargar Libro
El usuario luego de completar los archivos con los datos de sus compras y otros gastos, debe cargar
cada una de las planillas CSV al sistema, por cada uno de los RBD que tenga.
Para esto, en la “Etapa II – Cargar Libro”, se debe hacer clic en la lista desplegable “Seleccione
Establecimiento”, donde aparecerá una lista con todos los RBD asociados al sostenedor. Aquí debe
seleccionar uno de ellos, el que debe coincidir con el RBD en el archivo a cargar. Luego, haga clic en
el botón “Seleccione un CSV”, y en la ventana emergente, tendrá que seleccionar el archivo
correspondiente al establecimiento elegido.
El archivo a cargar debe tener terminación “.CSV”, para que la plataforma pueda leer la información
declarada por el sostenedor, de lo contrario el sistema indicará error en el formato de archivo.
Ilustración 12
Versión 02
Página 13 de
OTROS GASTOS
20
Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón “subir archivo”. Esta acción,
se deberá repetir, para todos los “.CSV” que desee cargar. Aparecerá el mensaje: “Procesando
archivo” y se mostrará en el listado de libros cargados, donde se verá el nombre del proceso, nombre
de archivo, fecha de carga, estado y el acceso al reporte de errores cuando corresponda.
Ilustración 13
 VALIDACIÓN
Al cargar el archivo “.CSV”, se realizarán tres tipos de validaciones, las que se especifican a
continuación:
1) Validación inmediata que verifica que el archivo tenga el formato correcto “.CSV”.
2) Luego, inicia la validación “online”, que tiene por objetivo validar tanto el formato del
archivo, en cuanto a la cantidad de columnas, como el del contenido, en relación con la
existencia de datos numéricos donde corresponde y la detección de celdas vacías. El
resultado de esta validación se entrega en el sistema y se debe acceder al reporte de errores
para revisar los detalles, en caso que el archivo los presente.
3) Luego, inicia la validación “offline”, en donde se valida la integridad y consistencia de la
totalidad de los datos entregados en el archivo comprobando el set de reglas de negocio
asociadas a la rendición del libro.
Según el resultado de las validaciones o las acciones del sostenedor, los estados que pueden tener
los archivos son:
 En espera de validación offline: el archivo se subió al sistema y pasó la primera validación.

 Error(es) en validación online: el archivo presenta inconsistencias, los errores son
identificados e informados al sostenedor a través de la plataforma web, y detallados en el
reporte de errores.
Versión 02
Página 14 de
OTROS GASTOS
20
 Archivo eliminado: el archivo fue eliminado por el usuario y no será considerado por el
sistema en la rendición del libro.
 Error(es) de validación offline: el archivo presenta inconsistencias, los errores son
identificados e informados al sostenedor a través de la plataforma.
 Guardando datos del archivo exitoso: el archivo aprobó las validaciones offline, y el sistema
se encuentra registrando la información declarada en la base de datos.
 Cargado exitosamente: la información declarada ha sido registrada exitosamente en la base
de datos.
 Su archivo presenta errores en los datos ingresados. Favor revise que los formatos sean
adecuados, corrija y vuelva a subir el archivo.
 Carga del archivo cancelada por tiempo de espera.
Ilustración 14
 VALIDACIONES EXITOSAS.
Una vez cargado el archivo exitosamente, el sostenedor puede hacer clic en el botón “reporte”,
donde aparecerá un resumen con la información relacionada con las validaciones que realiza el
sistema sobre los archivos cargados, tal como se presenta a continuación.
Ilustración 4
Ilustración 5
Versión 02
Página 15 de
OTROS GASTOS
20
 VALIDACIONES NO EXITOSAS.
En el caso de que un archivo “.CSV” cargado por el sostenedor presente errores en alguna de las
pruebas de validación, el sistema proveerá al usuario un reporte en el que se presenta cada error
que se detectó en el archivo. En dicho reporte, se establecen los siguientes campos:
 Tipo: señala en qué etapa de las validaciones se encontró el error.

 Regla: indica la regla de validación que el archivo no cumplió.
 Ubicación: señala la fila y la columna donde se detectó el error.
 Ayuda: corresponde a la propuesta de corrección de la falta detectada por el sistema.
Ilustración 6
En estos casos, el archivo puede quedar con el estado “Error(es) en Validación Online” o “Error(es)
en Validación Offline”, dependiendo en qué validación se encontró la falta, tal como se presenta a
continuación.
Ilustración 18
Para efectos de facilitar la búsqueda de los archivos cargados en esta sección, el sistema presenta
filtros que permiten identificar el archivo que se requiera. Lo anterior permite la búsqueda ágil de
archivos cuando se presenta una cantidad significativa de ellos cargados.
Los filtros de búsqueda pueden ser por RBD o por Estado de validación, al hacer clic en ellos se
despliega el detalle de RBDs o de tipo de validación según corresponda:
Versión 02
Página 16 de
OTROS GASTOS
20
Filtro RBD:
Ilustración 19
Filtro Estado de Validación:
Ilustración 20
Una vez efectuados los filtros, éstos pueden ser desactivados presionando el botón “Limpiar Filtros”.
Lo anterior desplegará la totalidad de los archivos cargados en el sistema.
Versión 02
Página 17 de
OTROS GASTOS
20
Ilustración 21
Esta etapa también presenta funcionalidades de actualización de carga de archivo presionando el

botón “Refrescar”, como así también la funcionalidad de descarga del reporte de validación de carga
de archivo:
Ilustración 22
4.3. Etapa III – Ver Resultados
Ilustración 23
En esta etapa se puede visualizar el resultado obtenido de la carga de cada archivo correcto (sin
errores), con la siguiente información general:
• Nombre Archivo.
• Cantidad Registros.
• Valor Monto Documento.
También se puede visualizar un detalle por archivo cargado, haciendo clic en el nombre del archivo.
Los datos a visualizar son:
Versión 02
Página 18 de
OTROS GASTOS
20
• RBD.
• Subvención.
• Código Cuenta.
• Tipo Documento.
• Número Documento.
• Fecha Documento.
• Fecha Pago.
• Descripción Gasto.
• Rut Proveedor.
• Nombre Proveedor.
• Monto Gasto.
• Monto Documento.
• Documento Original
Ilustración 24
Finalmente, se incluyó la posibilidad de descargar los archivos “.CSV” en la última columna de la

“Ilustración 17”.
4.4. Etapa IV – Cierre Rendición Libro
En este apartado, el sostenedor deberá realizar el cierre del libro, con lo que se indica al sistema
que no se agregarán más gastos.
Es responsabilidad del sostenedor, que antes de proceder con esta etapa, corrobore que han sido
ingresados todos los gastos correspondientes al libro. Cabe señalar, que esta etapa no genera
ningún certificado de cierre, pero es indispensable finalizarla, para consolidar la información en el
módulo de cierre y en el visualizador.
En este apartado, el botón que responde a la pregunta “¿está seguro de cerrar la rendición?”, se
activará con posterioridad, próximo al término del plazo del proceso de rendición de cuentas, lo que
será informado oportunamente.
Versión 02
Página 19 de
OTROS GASTOS
20
Ilustración 25
Una vez cerrado el libro existirá la opción “Reaperturar Rendición Libro”, que permitirá continuar
agregando archivos al libro de compras en el segundo paso “Cargar Libro”.
4.5. Etapa V – Reapertura Rendición Libro
En el caso que el sostenedor desee reabrir la rendición del libro, para agregar o eliminar un libro de
rendición, el sostenedor deberá seleccionar el botón “Reaperturar Rendición Libro”, tal como se
visualiza en la siguiente ilustración:
Ilustración 26
De este modo, el sistema desplegará el siguiente mensaje de confirmación:
Versión 02
Página 20 de
OTROS GASTOS
20
Ilustración 27

Supereduc

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Supereduc

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2018 Versión 02

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE Fecha Emisión

RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2018

En complemento con el Manual de Cuentas para la Rendición de Recursos 2018, se expone a

El proceso de Rendición de Cuentas Recursos 2018, considera para cada establecimiento

Se recomienda leer detenidamente el presente manual de usuario antes de iniciar el proceso de

El proceso de rendición del libro de compras, se estructura de la siguiente manera:

3. INGRESO AL SISTEMA Y SELECCIÓN DE LIBROS

Ingrese al Portal de Transparencia Financiera en la dirección http://ptf.supereduc.cl.

Luego, en el menú seleccione el apartado “Procesos Declarativos”, y se desplegarán las siguientes

 Registro de Cuentas Bancarias.

El Sistema de Rendición de Cuentas contempla la declaración de 5 libros (incluyendo el libro FICOM

4.1. Etapa I – Descarga de Plantilla

A continuación, se describe el archivo y la forma de ingresar la información requerida, de acuerdo a

COMPLETAR ARCHIVO CSV

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO

Columna C: CÓDIGO CUENTA.

Columna D: TIPO DE DOCUMENTO.

N° TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

6 BOLETA ELECTRÓNICA BOLEC

Columna E: NÚMERO DE DOCUMENTO.

Columna F: FECHA DE DOCUMENTO.

Columna G: FECHA DE PAGO.

Columna H: DESCRIPCIÓN DEL GASTO.

Columna I: RUT PROVEEDOR.

Columna J: NOMBRE PROVEEDOR.

Columna K: MONTO GASTO.

Columna L: MONTO DOCUMENTO.

Columna M: DOCUMENTO ORIGINAL.

4.2. Etapa II – Cargar Libro

 En espera de validación offline: el archivo se subió al sistema y pasó la primera validación.

 Tipo: señala en qué etapa de las validaciones se encontró el error.

Filtro Estado de Validación:

Esta etapa también presenta funcionalidades de actualización de carga de archivo presionando el

Finalmente, se incluyó la posibilidad de descargar los archivos “.CSV” en la última columna de la

4.4. Etapa IV – Cierre Rendición Libro

4.5. Etapa V – Reapertura Rendición Libro

De este modo, el sistema desplegará el siguiente mensaje de confirmación:

También podría gustarte