Comercialmente hablando,Cómo está constituída la empresa?

La empresa involucra procesos productivos de extracción?

La empresa presta y vende Servicios asociados al Core de negocio? (por favor listar)
La empresa maneja contratos de Asociación y/o mandato con otras empresas del sector?
(por favor listar)
Qué tributos o impuestos son considerados en el proceso de venta para la organización?
Le empresa comercializa Sub-productos y/o derivados del crudo? (por favor listar)
SE llevan a cabo procesos de Exportación en la organización?
Se comercializa crudo con empresas extranjeras?
Cuales son los medios utilizados para la distribución de los porductos? (por favor listar)
Realiza la emrpesa cobros a los clientes por conceptos de intereses de mora u otros
conceptos financieros
Cuales consideraciones se deben tener en cuenta a la hora de determinar los precios de
venta del productos? (Condiciones)

Cuales productos no Core deben ser comercializados y gestionados desde el sistema?

Debe el sistema permitir elaborar un presupuesto de ventas teniendo en cuenta tipo de

cliente, cantidad de producto derivado del petróleo mensual comercializado, la regional
donde está registrado el cliente, ejecutivo responsable?

Debe el sistema permitir calcular la ejecución de las ventas en un período determinado por
barriles comercializados, volumen de facturación, utilidades y rentabilidad para cada cliente?

Debe el sistema permitir consultar la planeación de tácticas del cronograma de ventas sy la

proyección de ventas según la producción?
Debe el sistema permitir registrar las tácticas generales a nivel comercial, e igualmente
tácticas comerciales por líneas, por región, por producto?
Debe el sistema permitir segmentar los clientes basado en las tácticas definidas

Debe el sistema permitir controlar y hacer seguimiento a la ejecución del plan de trabajo

Debe el sistema permitir registrar y actualizar las políticas comerciales ( de segmentación,

descuento, ventas) que van a determinar los controles al momento de realizar cotizaciones y
ventas. Las políticas están determinadas por tipología de carga, riesgo, valor de la mercancía,
criticidad de la ruta, rentabilidad, cartera, entre otros.

Debe el sistema permitir generar variaciones en los presupuestos con validación previa según
los picos de producción?
Debe el sistema permitir registrar las metas de venta por línea para períodos futuros que
dependen de los niveles de producción?
Debe el sistema permitir actualizar en las cotizaciones de forma automática los precios de
venta según las variaciones del precio del crudo?
Debe el sistema verificar automáticamente la disponibilidad y capacidad de completar las
cantidades comprometidas según los niveles de producción?
Debe el sistema permitir enviar por correo electrónico al cliente, la cotización del servicio con
las condiciones de la oferta?

Debe el sistema permitir realizar un seguimiento a las cotizaciones enviadas o generadas?

Debe el sistema permitir identificar el tipo de cliente: crédito ó contado?

Debe el sistema permitir crear la solicitud de servicio para cliente crédito o contado (vía web)
y que sea base para el pedido
Debe el sistema permitir crear una visita solicitada por parte del cliente vía web
Debe el sistema permitir incluirle en el ruteo de visitas del ejecutivo comercial que le
corresponda la zona
Debe el sistema permitir verificar características del producto y cotización del mismo para
cliente contado (incluida póliza requerida para el servicio)

Debe el sistema permitir redireccionar cuentas a otros ejecutivos responsables de esta

Debe el sistema permitir intercambio de información de validación del cliente en tiempo

real?
Debe el sistema permitir visualizar requerimiento de visita a cliente
Debe el sistema permitir crear la relación empresarial con un cliente potencial con
información básica tales como: razón social, teléfono, contacto, email?
Debe el sistema permitir complementar la relación empresarial con información adicional tal
como NIT, dirección, domicilio principal, actividad económica?
Debe el sistema permitir aceptar al contacto como cliente, previa validación de la
información del cliente (lista Clinton OFAC, cartera, validación de referencias, y definición por
parte de cartera del cupo de crédito)?

Debe el sistema permitir actualizar la relación empresarial (hoja de vida) de los clientes?

Debe el sistema permitir manejar estados para la hoja de vida cliente (Ingresado, activo,
inactivo, informado, bloqueado)?
Debe el sistema permitir asociar a la hoja de vida la documentación digitalizada por cada
cliente. (Cámara de comercio, RUT, verificación lista Clinton, etc.)
Debe el sistema permitir cargar los acuerdos comerciales en cuanto a: tarifas, descuentos,
promociones de todos los servicios y productos de la empresa?
Debe el sistema permitir la administración de los acuerdos comerciales, actualización de los
mismos, control y restricciones
Debe el sistema permitir parametrizar el contenido de una factura de acuerdo a la solicitud
de un cliente, por ejemplo, por servicio desglosado, o totalizado.
Debe el sistema permitir revisar hoja de vida por parte de jurídico, contabilidad, cartera y
administración del riesgo?
Debe el sistema permitir parametrizar las políticas para otorgar cupos de crédito a los
clientes?
Debe el sistema permitir generar alertas para aquellas hojas de vida de un cliente que estén
pendientes por revisar por alguno de los responsables después de un periodo de tiempo
previamente establecido
Debe el sistema permitir realizar la trazabilidad a cada hoja de vida de un cliente
Debe el sistema permitir inactivar automáticamente aquellas hojas de vida de clientes que no
hayan tenido operaciones comerciales con la compañía después de un periodo de tiempo
previamente establecido?

Debe el sistema permitir cargar automáticamente el último pedido generado a un cliente

específico o manejo de carpetas corporativas del cliente con información histórica, para que
al momento de la elaboración del pedido se carguen datos bases de este?

Debe el sistema permitir que en el pedido o solicitud se pueda solicitar tiempos de entrega?

Debe el sistema permitir priorizar o categorizar el flujo de pedidos de venta de acuerdo a los
tiempos de entrega, estados del pedido y disponibilidad de los productos?

Debe el sistema permitir registrar los acuerdos operativos con el cliente para ser registrados
en el pedido de venta?
Debe el sistema permitir consultar el estado actual y en tiempo real de la operación asociada
a la venta de un cliente?
Debe el sistema generar un plan a cada procesos (operaciones, facturación, recaudo,
tesorería) que corresponda después de generar el pedido?
Debe el sistema permitir que el vendedor actualice en línea su gestión comercial

Se requiere permitir crear la asignación y zonificación para la gestión de los vendedores

(ruteo) con base en el plan de ventas y el plan de mercadeo clientes prospecto

Se necesita un control para la gestión comercial en tiempo real de acuerdo con la

producción?
Debe el sistema propiciar un simulador para proyectos de ventas donde se visualice
capacidad de venta, rentabilidad, presupuestos?
Debe el sistema permitir el diseño de reportes de la gestión de las ventas?
Debe el sistema generar tareas al administrador de ventas para el aseguramiento del ingreso
de clientes, ventas y cumplimiento de presupuesto y desviaciones operacionales de
facturación y recaudo?
Debe el sistema permitir generar reportes de la gestión realizadas por ejecutivo, por región,
global?
Debe el sistema permitir generar reportes de los pedidos de venta generados por ejecutivo,
por región, global, cliente?
Se debe desde el sistema generar reportes de berriles Vs presupuesto por período por
cliente, por ejecutivo, por región?
Debe el sistema permitir consultar el histórico de la ejecución de las ventas de períodos
anteriores por barriles, facturación y utilidades para cada cliente?
Debe el sistema permitir definir los esquemas de medición de las metas, es decir, por
negocio, por línea, por cliente, según la periodicidad definida?
Debe el sistema permitir registrar la lista de materiales de los productos ?
Debe el sistema permitir manejo de líneas de servicios, productos, parámetros de los
productos, políticas de descuentos, márgenes?
El sistema debe permitir manejar la tabla de costos del producto?
Se gestionan en el sistema tablas de tarifas por producto según los precios internacionales
del crudo?
Debe el sistema permitir contar con estadísticas por producto, ventas, novedades, clientes
usuarios, rentabilidad?

Se maneja en la organización un formato de relación empresarial de los clientes manejando

datos generales del contacto obligatorios como razón social, dirección, país, departamento,
ciudad, teléfonos, sector económico, sub-segmento, documentos exigidos por el cliente para
presentarle facturas por servicio comprado, NIT, datos de contacto, líneas de servicio
asociadas al cliente?

El sistema debe permitir controlar el ingreso de información de contacto en campos

obligatorios?
Debe el sistema permitir Segmentar clientes por productos comprados, productos
relacionados, relacionados a formas de pago, entre otros criterios?
Debe el sistema permitir definir relaciones o asociaciones entre diferentes contactos creados
en la base de datos teniendo en cuenta criterios determinados?
Debe el sistema permitir adicionar de forma automática de acuerdo a la región de la
dirección del contacto, el indicativo telefónico?
Se requiere realizar búsquedas rápidas de relación empresarial y/o contactos dentro de la
base de datos, por cualquiera de los ítems de información del contacto, ya sea por el dato
completo o parcial?
Debe el sistema permitir ponerse en contacto a través del correo electrónico?
Cual es el proceso de Entrega de los productos a los clientes?
Debe el sistema permitir digitalizar la guía al momento de la entrega. (ejemplo: por medio de
un dispositivo móvil, una vez actualizado el estado de la guía --> aceptado, rechazado,
entrega parcial, novedad)
Como se lleva a cabo la trazabilidad en tiempo real de todas las entregas de crudo y
productos programadas, con sus respectivos estados, tiempos y controles?
Se requiere registrar la información en tiempo real de las entregas y confirmación de
entregas cumplidas?
Se debe notificar cuando una entrega no ha sido aceptada por el destinatario y entra a un
proceso de devolución.

Se deben registrar los motivos por los cuales una entrega no fue aceptada por el cliente?

Debe el sistema permitir realizar una trazabilidad completa al proceso de devolución de

mercancía que no fue aceptada por el destinatario original?
Debe el sistema permitir calcular las desviaciones entre los tiempos planeados o
presupuestados y los tiempos reales de ejecución de la operación?
Debe el sistema permitir generar estadísticas de entrega al cliente: tiempo que se demora la
entrega en un cliente especifico para evaluar cuanto cuesta, cuantas entregas son efectivas o
fallidas?

La organización cuenta con un sistema de Facturación Electrónica (Operador tecnológico)?

Debe el sistema generar el plan de recaudo con base en la facturacion generada de todos los
servicios
Debe el sistema permitir generar un informe de facturas?
Debe el sistema permitir exportar a formatos compatibles (ej. PDF)los documentos de factura
generados a un cliente y enviarsela de forma electrónica?

Debe el sistema permitir crear direcciones del cliente alternas para el envio de la facturacion?

Debe el sistema permitir asociar a una hoja de vida de un cliente, documentos tales como
RUT, cámara de comercio, estados financieros, referencias comerciales?
Debe el sistema permitir asignar un estado (activo, bloqueado, vetado, ejecutado, entre
otros) determinado a un cliente?
Debe el sistema permitir generar un estado de cuenta por cobrar por cliente?
Se requiere que desde el sistema se permita exportar a archivos compatibles (ejemplo: pdf,
MS Excel, entre otros) los reportes generados?
Debe el sistema crear el plan de facturacion según los pedidos efectuados y plan de
entregas pactado con un cliente?
Debe el sistema permitir generar reportes que le permita gestionar la facturación de toda la
mercancía?
Se debería validar la información del pedido de venta para la factura?
Debe el sistema permitir seleccionar las líneas (ítems) que se van a facturar de un pedido de
venta?
Debe el sistema permitir realizar facturación parcial de un pedido de venta autorizado para
ser facturado?
Debe el sistema permitir generar una factura basado en la información de un pedido de
venta que ya está autorizado para ser facturado?
Debe el sistema permitir manejar múltiples unidades, múltiples monedas?
Debe el sistema permitir generar facturación múltiple, es decir que de un mismo cliente y
varios pedidos de venta, se consoliden en una sola factura?
Debe el sistema permitir registrar la factura asociada a un pedido de venta?

Debe el sistema permitir imprimir en físico las facturas generadas en la oficina principal?

Debe el sistema permitir imprimir las copias de la factura que se requieran de acuerdo a
solicitud de los clientes?
Debe el sistema permitir enviar las copias de la factura que se requieran de acuerdo a
solicitud de los clientes por medio WEB?
Debe el sistema permitir con previa autorización, imprimir otra factura original?
Debe el sistema permitir parametrizar el contenido de una factura de acuerdo a la solicitud
de un cliente, por ejemplo, por servicio desglosado, o totalizado?
Debe el sistema permitir imprimir múltiples facturas de un mismo cliente?
Debe el sistema permitir enviar por correo electrónico las facturas generadas en un momento
determinado a los clientes correspondientes.
Debe el sistema permitir imprimir una factura, y/o un grupo o rango de facturas generadas
(es decir, no una por una) en un periodo de tiempo determinado.

Se necesita generar facturas por conceptos diferentes a productos, por ejemlpo fletes,
almacenamiento, tiempos de entrega, recargos y multas por derrames, servicios adicionales?

Se necesita permitir visualizar en el sistema el contenido de la factura antes de registrarla e

imprimirla?
Debe el sistema permitir anular facturas de conceptos diferentes a fletes mediante la
generación de una nota crédito y llevar un control de las facturas anuladas?
Debe el sistema permitir registrar automáticamente la factura y las notas crédito (cuando
apliquen)?
Debe el sistema permitir generar notas débito a las facturas realizadas?
Debe el sistema permitir generar notas crédito a las facturas realizadas?
Luego de anular un documento se deberían liberar todos los items facturados para que
puedan ser re-facturados en una nueva factura, es decir, el estado de esos ítems deben
quedar como pendientes por volver a facturar?
Debe el sistema permitir vincular a una factura anulada, el consecutivo de la nueva factura
que la reemplaza?
Es necesario consultar los pedidos de venta pendientes por facturar?