GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE No.2

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominación del Programa de Formación: TECNOLOGIA EN GESTION DEL TALENTO HUMANO.

Código del Programa de Formación: 112005
Nombre del Proyecto: Diseño De Un Manual De Gestión De Recursos Humanos Con Base En Competencias
Laborales Para MIPYMES Localizadas En El Municipio De Soacha Y Municipios De Influencia Del Centro De
Industrial Y Desarrollo Empresarial.
Fase del Proyecto: ORGANIZACIÓN Y DISEÑO
Actividad de Proyecto: Organizar La Información Y Diseñar El Plan Para Su Implementación En El Área De
Gestión Del Talento Humano En Las MIPYMES En Soacha.
Competencia: 210201016 Proveer Información Del Talento Humano De Acuerdo Con La Normatividad Y
Los Procedimientos Establecidos Vigentes.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
 Aplicar procedimientos para el mantenimiento y actualización del sistema de registro, producción
y almacenamiento de información de acuerdo con necesidades y normas vigentes en la
organización.

 Operar el sistema de registro, producción, almacenamiento y transmisión de información de la

gestión del talento humano aplicando manuales y técnicas vigentes, de acuerdo con necesidades,
procedimientos y normas de la organización

Duración de la Guía 25 Horas presenciales 5 Virtuales.

2. PRESENTACION

La ley 594 de 2000. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total,
comprende ocho (8) procesos tales como la producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación y la disposición final de los documentos, los cuales se desarrollaran durante las
etapas del ciclo vital del documento (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico). Todos estos
procesos contribuyen a tomar medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad
física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido que permitan la conservación de
la información y comprender que la disposición final de los documentos es la selección de los documentos
en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación
conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
En esta guía trabajaremos el mantenimiento y actualización del sistema de registro, producción y
almacenamiento de información y Operar el sistema de registro, producción, almacenamiento y
transmisión de información de la gestión del talento humano aplicando manuales y técnicas vigentes, de
acuerdo con necesidades, procedimientos y normas de la organización

Descripción de la(s) Actividad(es).

Los sistemas de registro, producción, almacenamiento y transmisión se operan de acuerdo con los
procedimientos y manuales vigentes establecidos en la organización.

GFPI-F-019 V3
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Los informes producidos por los sistemas de información son elaborados y entregados a los clientes
internos y externos en las fechas establecidas de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes.

Los sistemas de registro y producción de información están actualizados y controlados según las
necesidades y de acuerdo con los procedimientos y normas de la organización.

Se desarrollarán actividades enfocadas para que los aprendices comprendan e identifiquen la importancia
de mantener organizada la información en las empresas como fuente de información.

Por otro lado, desarrollaran análisis comparativos relacionados con la normatividad legal que deben
cumplir tanto sector público y privado, y su aplicabilidad en todas las áreas de la empresa.

 Ambiente Requerido: Se requiere un ambiente convencional, tablero, TV, equipo de cómputo,

acceso a internet.
 Materiales: Hojas blancas, marcadores, resaltadores, borradores de tablero, hojas de examen.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

Visite mínimo cinco de las dependencias ubicadas en el CIDE, Subsede Villa Clara o Subsede Sibaté y
aplique la encuesta que le entregara su instructor o descárguela del LMS en la carpeta material de apoyo.
Una vez aplique la encuesta realice el consolidado y presente un informe corto con su análisis de los
hallazgos encontrados.

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

Hoy en día son pocas las empresas que no hacen uso de los diferentes tipos de sistemas de información
para convertir datos en informes y análisis que les ayuden a tomar decisiones. Los sistemas de
información manejan el flujo y mantienen la información que utiliza la empresa en su día a día para sus
diferentes operaciones y están formados por varios componentes: personas, hardware, software, redes,
procedimientos y datos.

La gestión del Talento Humano no es la excepción, realice la lectura sobre los 6 sistemas de información,
que encontrara en su LMS y visualice la presentación que encontrara en el siguiente enlace
https://prezi.com/4kuhckv1a4_n/sistemas-de-informacion-de-recursos-humanos/.
Una vez analizada la información realice un mapa de telaraña explicando los diferentes sistemas de
información y sus características.
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3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y TEORIA)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1 Actividades

FORO y Análisis de información
MECI, (Modelo Estándar de Control Interno).
La participación activa de todos los
integrantes del grupo es fundamental para el
logro de los resultados de aprendizaje por lo
cual se espera la activa participación en el
espacio dispuesto para el FORO.

De acuerdo a los principios estipulados, y luego de

ver el siguiente video que encontrara en;
https://www.youtube.com/watch?reload=9&v=6aU
_gj-Jc9U
realice su participación en el foro dando respuesta
a las preguntas que se encuentra en el LMS.

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la

Ambiente tradicional-Aula de clases con Tv y/o actividad:
video Beam y computador Presencial Desescolarizada Virtual
5 horas 3 horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 2 Actividades

Software para la optimización de información en
Gestión del Talento Humano, Consulte e investigue Debate participativo e informe de
cada uno de los siguientes programas y presente un investigación
informe escrito con la respectiva bibliografía o
cibergrafía, para ser expuesto mediante un debate
con su grupo de compañeros.
Autotask GestPeople E-volution
SimpleHRM Orfeo
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la
Ambiente tradicional-Aula de clases con Tv y/o actividad:
video Beam y computador Presencial Desescolarizada Virtual
2 horas 1 hora
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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 3 Actividades

Realice la lectura de la Norma Técnica Colombiana Cuadro Sinóptico, lectura crítica y análisis de la
27001 de 2006 y elabore en un octavo de cartulina información
un cuadro sinóptico con los conceptos que usted
considere mas importantes y que se ajusten al área .
de gestión del talento humano.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la
Ambiente tradicional-Aula de clases con Tv y/o actividad:
video Beam y computador Presencial Desescolarizada Virtual
3 horas 1 hora
3.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

Investigue y consulte sobre la normatividad vigente en el área de gestión del talento humano y realice un
normograma de forma creativa, teniendo en cuenta los sistemas de organización luego susténtelo a su
instructor.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Verifica las necesidades deTécnica: Mapa de Telaraña y

información, teniendo en análisis de información
Establecer condiciones para cuenta el procedimiento Instrumento: Las actividades
validación de la información. establecido y las políticas de la
propuestas se realizarán en el
organización, con diligencia y
ambiente de aprendizaje con la
responsabilidad. orientación del instructor y serán
subidas a la plataforma LMS.
Sustentación
Evidencias de Desempeño: -Aplica las técnicas de Técnica: FORO y Análisis de
conservación, almacenamiento, información, debate y cuadro
Determinar las condiciones de destrucción y recuperación de sinóptico
ajuste a los sistemas de la información del sistema de
información y registro. gestión del talento humano, Instrumento: Las actividades
cuidadosa y responsable. propuestas se realizarán en el
-Aplica el procedimiento y ambiente de aprendizaje con la
normatividad para la orientación del instructor y serán
conservación de información subidas a la plataforma LMS.
del sistema de información de
la gestión del talento humano,
responsablemente.
Evidencias de Producto: -Presenta informes de Gestión Técnica: Preguntas,: Socialización
del Talento Humano teniendo y normograma creativo
Operar sistemas de registro de en cuenta las normas técnicas, Instrumento: Las actividades
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producción, transmisión y de calidad Norma ISO 9000- propuestas se realizaran en el

almacenamiento, de información 2001, ambiente de aprendizaje con la
orientación del instructor y serán
subidas a la plataforma LMS.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Archivo: Es la organización metódica y apropiada de los documentos para su manejo, , registro,

conservación, restauración, consulta y control.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación
en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas.
Archivo central: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión del organismo,
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.
Archivo histórico: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de conservación
permanente. Ingresa la documentación preveniente del Archivo Central que a su vez la ha recibido del de
gestión.
Carpeta: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve
para la conservación, y que constituye la unidad de instalación.
Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que
reflejan la estructura jerárquica del fondo.
Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles
alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha
producido.
Custodia: Responsabilidad jurídica que implica la correcta conservación de los fondos por parte de la
institución archivística.
Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos.
Descripción: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de
información (catálogo) para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y
colecciones de los archivos.
Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora
o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en soportes informáticos.
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y
funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
Fondo: Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido orgánicamente y/o reunido
y utilizado por una persona, una familia o un organismo, en el ejercicio de sus actividades y funciones.
Gestión administrativa: Conjunto de actuaciones regladas que realizan las unidades administrativas para
ejercer sus funciones y que pueden ser comunes y específicas.
Registro: Instrumento de control, normalmente bajo forma de volumen que contiene la inscripción,
generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés.
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6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
GTC-185 documentación organizacional. Publicado por: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación. ICONTEC (Bogotá).

Rodríguez M. (2003) Sistemas de Información: Aspectos Técnicos y Legales. Almeria. Recuperado de:

Índice: Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y

de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en instrumentos de referencia y
descripción.

Inventario: Relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su
organización en series documentales.

Principio de procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos
producidos por una institución u organismo no han de mezclarse con los otros.

http://www.ual.es/~jmrodri/sistemasdeinformacion.pdf

ISO 27000 Gestión de la seguridad en la información. Tomado de:

http://www.iso27000.es/download/doc_sgsi_all.pdf

Guia para la organización de archivos de gestión, tomado de :

https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/3.%20GUIA%20PARA%20LA%20ORGANIZ
ACION%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE%20GESTION.pdf recuperado el día 06 de julio de 2016.

Norma básica de organización de archivos de oficina, tomada de:

http://servicio.us.es/archivous/Doc/Normas_basicas_de_organizacion_de_archivos_de_oficina.pdf

El sistema de gestión de la calidad aplicado para la mejora continua de todos los procesos de la
organización debe estar documentado. http://abc-calidad.blogspot.com.co/2011/04/gestion-documental-
en-la-gestion-de-la.html

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Elvira Herrera Franco Instructor Área de 10-07-2018

Humanidades.

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)