TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un
memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato
para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se
debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios
de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA:
HORUZ S.A.S

Representante: ROMAN ARANGO

Dirección: CRA 55 # 55 - 55 Tel: 7777777-77
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxx@gmail.com
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@gmail.com

Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación

Juan David Martínez
Fecha: septiembre 25 de 2019

OBJETIVO: Verificar mediante auditoría interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de HORUZ en los procedimientos de
prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos.
Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e
investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
HORUZ

Criterios de Auditoria

 SGC de MRC

 Política de Gestión Financiera.

 Política de Logística y Servicio al Cliente

 Manual de Procedimientos

 Políticas Corporativa de MRC

 Norma ISO 9001:2008

 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2019

 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005

 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión junio de 2019

 Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de junio 15 de 2019

Reunión de Apertura:
1 de noviembre de 2019
Hora 7:45 am
Reunión de Cierre:
1 de noviembre de 2019
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita
será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida
en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e
Investigación, El Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio
de Calidad y Fisicoquímico, el día 1 de Noviembre del presente año, con una
duración de 7 horas,

en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de

Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en
cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente
comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de
Octubre de 2019. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre,
cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la
reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes
del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la
documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su
área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La
información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada
confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicación serán en español
Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

 ASISTENTES
EQUIPO AUDITOR DE GERENCIA DE CALIDAD
Cristian Junca experto técnico SGC Firma
Ramon Duarte ingeniero de procesos firma
Lina Rodriguez Representante de gerencia firma

AUDITADOS
Heidi Ruge coordinador de laboratorio firma
mariana Betancur coordinador de análisis firma
Jhin Gracia analista instrumental firma
Edison Prieto analista físico firma
Armando Mendoza fisicoquímico firma
Andrea cortes auxiliar laboratorios firma

PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR

FECHA 1 NOVIEMBRE 2019
DOLLY EXPERTO
Reunión de apertura. MERCADO TECNICO
Dirección de sistemas 4,1 5,1 5,2 5,3 SECRETARIA
5,4 5,5 JUNIOR JUCA GENERAL
TATIANA
tramites 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 VALDES
ALMUERZO
ANTONIO
Admón. RR.HH.: 6,2 8,2,3 SERNA
medición y análisis de mejora DAYRA CLAUS
DALADIER
Reunión de cierre MENDEZ
 OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en
idioma español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail @horuz. Cualquier duda
comunicarse al celular: 456-210 9887. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.5 (comunicación interna), 7.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditarán en todas las areas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada
por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas
planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que
están pendientes.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Política de logística y servicio Ultima actualización 18 de julio
al cliente 2018
2 Política de gestión financiera, Ultima actualización 5 enero 2018
instructivos de desarrollo,
ensayos de laboratorios I-EL-002 Carpetas de Protocolos e
Instructivos
3 Manual de procedimientos Última actualización 9 de febrero
compras y logística 2018
Manual de Procedimientos de M-PC-002 Versión Marzo de 2018
Laboratorio
Manual de Documentos de M-DR-005 Libros de registro de
Retención y Archivo del muestra
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2018

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

Escucha activa
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en
cuenta los puntos de la norma a revisar si aplica a todo el proceso en el que se
define si se cumplen a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en
la vista de la auditoria.
Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una
verificación ocular, verbal, documentativa, física y escrita
e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: Auditor (es):

Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Procedimiento Política de Se evidencia que x
de contratación la contratación
contratación de los
funcionarios se
esta realizando
acorde
2 Evaluación Conocimiento y Se evidencia que x
Conocimiento comprensión un 40% de los
s Política de de la política y funcionarios que
Calidad y objetivos de interactúan en
Objetivos calidad el proceso n
cuenta con el
conocimiento
requerido.
3 Procedimiento Estandarizació Se evidencia la x
de bienestar y n los de los ampliación de
salud documentos y formatos que no
ocupacional referenciados se encuentran
en los estandarizados y
procedimientos adicional no
son
referenciados en
el procedimiento
matriz.
4 Procedimiento Estandarizació El procedimiento x
Formación de n de los se ejecuta de
Personal documentos y acuerdo con lo
referenciados documentado, y
en los sus documentos
procedimientos. se encuentran
debidamente
 estandarizados.
5 Liquidación y Revisión de Se evidencia que x
Finalización formatos de no existe
de Contratos retiro y hojas formatos ni
de vida al azar entrevistas de
y su debida retiros de
estandarización funcionarios de
de calidad acuerdo con. el
procedimiento.
6 Procedimiento Revisión de La afiliación de x
de planillas de los funcionarios
afiliación afiliación de los se hace a
de últimos tres tiempo y en los
personal meses términos
requeridos.
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad
Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
 Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin
de actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización
del mismo.
 Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda
la política de calidad y los objetivos.
 Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de
acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada
 Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la
Compañía, los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de
bienestar y Seguridad y salud laboral.
 Se requiere que el personal conozca el procedimiento dé liquidación
y finalización de contrato, así mismo que las actividades se ejecuten de
acuerdo con lo documentado.
 Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a
finde subsanar las no conformidades resultado de la auditoría.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).
Para el cierre de debe elaborar memorando citando a reunión de cierre de
la auditoría en que mediante un informe de auditoría de cierre estructurado en el
que se muestren los ítems dé acuerdo con la norma auditados en cada
proceso con sus respectivos datos (fecha de la visita, responsables a
auditar y auditor, checklist con cada criterio su respectiva observación) así
mismo cada hallazgo debe ser debidamente soportado.
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Conclusiones
El inicio de la auditoría debe ser un proceso debidamente estructurado y
sistemático, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento dé que se va a
revisar en que cada proceso; de la misma manera se debe contar con las
herramientas y métodos esenciales para que sean empleados en la misma y sean
efectivos.
Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan
evidenciar, se debe buscar que el dueño del proceso se encuentre los más
disponible posible a entregar toda la información y que la auditoría sea llevada por
el auditor y no por donde pretenda llevar el dueño del proceso para su
propio beneficio..

La revisión de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningún
detalle relevante que ante con los estándares de calidad previamente
establecidos.
-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores
que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso

estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión
de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organización.