LOS DISTINTOS NIVELES DE PROTECCIÓN PARA LA DOCUMENTACIÓN: EL

EDIFICIO, EL DEPÓSITO Y LAS INSTALACIONES. SU INCIDENCIA EN LA

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. SU IMPORTANCIA PARA LA
PROTECCIÓN CONTRA EL DETERIORO.

EL EDIFICIO.

· AHORA VAMOS A VER CÓMO SE ENCUENTRA PROTEGIDA LA DOCUMENTACIÓN EN

LAS INSTITUCIONES.

· SI IMAGINAMOS LA PROTECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONFIGURADA COMO SI

FUERA UNA COLECCIÓN DE MUÑECAS RUSAS --> DISTINTOS NIVELES DE
PROTECCIÓN - SEGÚN ESTÉN MÁS O MENOS PRÓXIMOS AL DOCUMENTO EN SÍ.

· PRIMER NIVEL - Protección directa de los documentos --> CARPETILLAS.

· SEGUNDO NIVEL - Dónde se encuentran ubicadas las carpetillas --> CAJAS o

ESTUCHES.

· TERCER NIVEL - Dónde se encuentran dispuestas las cajas y estuches -->

MOBILIARIO de instalación.

· CUARTO NIVEL - Qué recinto alberga todas las cajas que contienen documentación
--> DEPÓSITO.

· QUINTO NIVEL - El gran contenedor de documentación --> EDIFICIO.

EL EDIFICIO.

· VAMOS A EMPEZAR AL CONTRARIO, POR EL ÚLTIMO NIVEL DE PROTECCIÓN

PERO EL DE MAYOR AMPLITUD

· EL MÁS IMPORTANTE.

· "ENVOLTORIO" GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN A CUSTODIAR -->

DETERMINA DE FORMA MUY IMPORTANTE SU CONSERVACIÓN.

· EDIFICIOS CONSTRUIDOS PENSANDO EN LUGAR DE CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOS - EDIFICIOS ADAPTADOS A ESTA FUNCIÓN --> PRECISAN UNA
SERIE DE CARACTERÍSTICAS QUE NOS GARANTICEN UN ESTADO DE
CONSERVACIÓN ACEPTABLE.

· COMO HEMOS MENCIONADO ANTES --> LA GEOGRAFÍA CONDICIONARÁ SUS

CARACTERÍSTICAS INTERNAS.
· NO ES IGUAL UN ARCHIVO EN UN LUGAR CON CLIMA CONTINENTAL QUE UNO
EN UN LUGAR CON CLIMA TROPICAL --> CONFIGURACIÓN Y PECULIARIDADES
DISTINTAS --> NO SIEMPRE ES ASÍ.

· UN SUBSUELO CON RIESGO DE HUMEDADES CONDICIONARÁ TAMBIÉN LA

CONFIGURACIÓN DEL EDIFICIO --> CONDICIONARÁ LA OCUPACIÓN DE
POSIBLES DEPÓSITOS EN LAS PLANTAS BAJAS.

· LA HERMETICIDAD CON RESPECTO AL EXTERIOR TAMBIÉN SE TENDRÁ EN

CUENTA --> GOTERAS EN PLANTAS SUPERIORES CONDICIONARÁ SU
OCUPACIÓN.

· UN EDIFICIO EN ZONAS INDUSTRIALES - ÁREAS DE TRÁFICO INTENSO NO

PRECISARÁ LA MISMA ATENCIÓN QUE UN EDIFICIO SIN TANTA
CONTAMINACIÓN ATMOSFÉRICA.

· ÉSTOS SON SÓLO ALGUNOS EJEMPLOS QUE HAY QUE TENER EN CUENTA.

· OPERACIONES DE MANTENIMIENTO --> CORRECCIÓN DE LAS POSIBLES DEFICIENCIAS

OBSERVADAS --> AISLAR LA DOCUMENTACIÓN DE LOS AGENTES PERJUDICIALES
EXTERNOS AL ARCHIVO.

LOS DEPÓSITOS.

· SIGUIENTE ESCALÓN EN NIVEL DE PROTECCIÓN.

· QUÉ ES UN DEPÓSITO Y CUÁLES SON SUS FUNCIONES.

· ALMACÉN DE DOCUMENTOS --> SÓLO DEBE CONTENER DOCUMENTOS.

· GUARDAR OTROS OBJETOS (MOBILIARIO EN DESUSO, MAQUINARIA,

ORDENADORES OBSOLETOS, CAJAS VACÍAS...) --> DIFICULTA EL ACCESO A LA
DOCUMENTACIÓN EN SÍ - IMPOSIBILITA SU ORDENACIÓN - DIFICULTA LA
LIMPIEZA DEL RECINTO Y DE LOS FONDOS DOCUMENTALES.

· RECINTO DESPEJADO --> PREVENIMOS RINCONES Y NIDOS ATRACTIVOS PARA

INSECTOS Y PEQUEÑOS MAMÍFEROS --> DIFICULTAMOS LAS TAREAS DE
LIMPIEZA.

· FUNCIÓN --> CONSERVAR Y GESTIONAR DOCUMENTOS (ESTANTEAR - LIMPIEZA

DEL RECINTO - SIGNATURAR CAJAS - RETIRADA Y REPOSICIÓN DE LAS MISMAS
PARA EL TRABAJO O CONSULTA POR LOS INVESTIGADORES...).

· TRABAJO INTELECTUAL - INVESTIGADOR --> SALAS ADECUADAS A ESTOS

PROPÓSITOS.
· DIFICULTAD PARA MANTENER UNAS CONDICIONES AMBIENTALES
ADECUADAS ACCEDIENDO AL RECINTO DE FORMA LIMITADA --> MÁS DIFÍCIL
EN UN LUGAR DONDE SE ESTÁN ABRIENDO Y CERRANDO CONTINUAMENTE
LAS PUERTAS --> PÉRDIDA DE GARANTÍAS DE UN USO Y MANIPULACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS ADECUADO.

· LA VIGILANCIA PERIÓDICA DE LOS DEPÓSITOS GARANTIZARÁ SU

CONSERVACIÓN.

· VAMOS A GENERAR EL PRIMER REGISTRO DE DATOS --> IMPORTANTES PARA

EL CONOCIMIENTO DEL ESTADO DE LA CUESTIÓN.

· ASPECTOS QUE NOS PUEDEN INTERESAR:

o GRIETAS O AGUJEROS en paredes o techos.
o GOTERAS activas o inactivas.
o Estado de conservación de posibles VENTANAS y PUERTAS.
o Estado de conservación de los SUELOS - Baldosas de solado sueltas o
levantadas.
o Estado de conservación de las FUENTES de luz.

· HAY QUE PRESTAR ESPECIAL ATENCIÓN A DOS FUENTES DE RIESGOS MUY

IMPORTANTES --> INUNDACIONES e INCENDIOS.

· INUNDACIONES --> ORIGINADAS CASI SIEMPRE POR ROTURA DE LAS

CONDUCCIONES DE AGUA Y BAJANTES QUE "CIRCULAN" EN EL INTERIOR DE
LOS DEPÓSITOS O PRÓXIMOS A ELLOS.

· RIESGO INEVITABLE --> LA VIGILANCIA PERIÓDICA PODRÁ DETECTAR POSIBLES

ROTURAS O DEFICIENCIAS.

· INCENDIOS --> DEPÓSITOS DEBERÍAN CONTAR CON ALGÚN SISTEMA DE

DETECCIÓN Y EXTINCIÓN DE INCENDIOS ACTUALIZADOS ACORDE A LA LEY.

· TODOS LOS DEPÓSITOS CONTARÁN CON EXTINTORES DE POLVO POLIVALENTE

- REVISADOS PERIÓDICCAMENTE.

· PRIMERA MEDIDA --> DISPONER DEL NÚMERO DE TELÉFONO DEL SERVICIO DE

BOMBEROS JUNTO A LAS TERMINALES TELEFÓNICAS --> AHORRA TIEMPO.

· EXISTIRÁ SIEMPRE UN PROGRAMA DE ACTUACIÓN ANTE EMERGENCIAS

IMPARTIDO POR EMPRESAS CERTIFICADAS.
LAS INSTALACIONES.

· SIGUIENTE NIVEL DE PROTECCIÓN.

· COMPRENDEN EL MOBILIARIO CON QUE CUENTA EL DEPÓSITO PARA LA

INSTALACIÓN DE LAS CAJAS Y DOCUMENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN.

· ESTANTERÍAS - FICHEROS - PLANEROS - ARMARIOS - MESAS AUXILIARES -

ESCALERAS - TABURETES O POYETES DE AYUDA.

· ESTÁN EN CONTACTO DIRECTO CON LA DOCUMENTACIÓN --> ELEMENTO

IMPORTANTE EN LA CONSERVACIÓN.

· DOS ASPECTOS DISTINTOS:

o MOBILIARIO EXISTENTE.
o NUEVAS ADQUISICIONES.

· CRISIS ECONÓMICA --> ESCASEZ DE RECURSOS ECONÓMICOS --> MAYOR

DIFICULTAD PARA SUSTITUIR MUEBLES INADECUADOS.

· ¿SOLUCIÓN? --> ADAPTARLOS EN LA MEDIDA DE LO POSIBLE --> MENOR

IMPACTO SOBRE LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

· TRES CUESTIONES DETERMINAN SU IDONEIDAD:

o CONFIGURACIÓN FÍSICA.
o MATERIALES DE FABRICACIÓN.
o ACABADO SUPERFICIAL CONSEGUIDO.
o ESTADO DE CONSERVACIÓN DEL MUEBLE (EN EL SUPUESTO DEL
MOBILIARIO YA INSTALADO).

· AL CONOCER SU ESTADO DE CONSERVACIÓN --> PODREMOS ESTABLECER LAS

PRIORIDADES EN CASO DE UNA FUTURA SUSTITUCIÓN.

· NECESIDAD DE REALIZAR REVISIONES DEL MISMO.

· DATOS INTERESANTES --> DEPENDERÁN DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL

MOBILIARIO.

· TANTOS DATOS COMO LOS QUE SE ESTIMEN NECESARIOS PARA ADQUIRIR

UNA VISIÓN REAL ACTUALIZADA DE LA SITUACIÓN.
· EJEMPLOS:

Estanterías
Madera
Metálicas

Exentas
Adosadas

De lateral abierto
De lateral ciego

Con anclajes a muro

Con anclajes entre estanterías

Estado de conservación
Arañada – Desconchada
Oxidada
Baldas – Perfiles de estructura deformados
Pérdida de ensamblajes – Elementos de unión.
Si precisa de una reparación
Si hay que sustituir

Planeros
Madera
Metálicos

Número de cajones con los que cuenta

Estado de conservación
Arañado – Desconchado
Oxidado
Cajones descolgados - Encajados
Si precisa de una reparación
Si hay que sustituir

Ficheros
Madera
Metálicos

Número de cajones sencillos (fichas)

Número de cajones de doble altura (carpetas colgantes)

Estado de conservación
Arañado – Desconchado
Oxidado
Cajones descolgados - Encajados
 Si precisa de una reparación
Si hay que sustituir

Armarios
Madera
Metálicos

Con baldas
Sin distribución interior

Con puertas correderas

Con puertas abatibles

Estado de conservación
Arañado – Desconchado
Oxidado
Puertas deterioradas
Si precisa de una reparación
Si hay que sustituir

· NUEVAS ADQUISICIONES --> CONVIENE TENER INFORMACIÓN ACTUALIZADA

SOBRE DISEÑO - MAERIALES - RECUBRIMIENTOS DE PROTECCIÓN - ACABADOS -
-> FACILITA LA ELECCIÓN DEL MOBILIARIO DISPONIBLE EN EL MERCADO QUE
MÁS SE ADAPTE A NUESTRAS NECESIDADES.

· ¿QUÉ RIESGOS POTENCIALES PUEDEN SUPONER LOS MUEBLES PARA LA

DOCUMENTACIÓN QUE VAN A CONTENER? --> ESTRUCTURA - ELEMENTOS DE
ENSAMBLAJE - MATERIALES - ACABADOS APLICADOS.

· PUNTOS A TENER EN CUENTA:

o Configuración Física.

o Acabado liso - No abrasivo --> Evitar erosiones no deseadas en la

DOCUMENTACIÓN si no está protegida, en las CAJAS, si está dispuesta en
estos estuches. También en los VOLÚMENES ENCUADERNADOS --> En
archivos hay numerosos libros.

o ACERO PINTADO o PROTEGIDO con alguna imprimación --> RESISTENTE

AL DESCONCHADO --> Acero expuesto al aire --> Más susceptible de
OXIDACIÓN --> DETERIORO.

o Estructura --> CARENTE DE BORDES y ESQUINAS AFILADAS o con

ELEMENTOS SOBRESALIENTES del conjunto del mueble --> EVITAR
ACCIDENTES NO DESEADOS.
o TUERCAS - TORNILLOS - PLETINAS de ensamblaje --> SIN EXPONER -->
Riesgo de DAÑO MECÁNICO para CAJAS, DOCUMENTACIÓN y para los
propios TRABAJADORES.

o RESISTENCIA SUFICIENTE para aguantar el peso de la documentación

que va a contener y que evite DEFORMACIONES cuando soporte la carga.

o ASPECTO MUY IMPORTANTE --> ANCLAJE A SUELO o PARED - ANCLAJE

ENTRE ELLAS MISMAS (especialmente cuando están colocadas de forma
exenta) --> Riesgo de CAÍDA --> EFECTO DOMINÓ --> Daños materiales y
humanos.

o Posibilidad de estantes AJUSTABLES al formato de los objetos a instalar --

> AHORRO DE ESPACIO.

o LINEA INFERIOR de baldas --> 10 - 15 cm del SUELO --> Facilita la LIMPIEZA

- PROTECCIÓN ANTE POSIBLES INUNDACIONES MODERADAS.

o Armarios con puertas --> Proporcionan SEGURIDAD y PROTECCIÓN

contra el polvo ambiental.

o Normalmente con BALDAS en su interior.

o PUERTAS --> Apertura completa para facilitar la retirada de la

documentación --> Bisagras tipo "PIANO" --> Apertura de 180º.

o Espacios cerrados HERMÉTICOS --> Posibles CONDENSACIONES DE

HUMEDAD, especialmente cuando las condiciones ambientales externas
son fluctuantes --> OXIDACIÓN de los materiales - DESARROLLO DE
HONGOS en la documentación depositada.

o Necesidad de instalar algún sistema sencillo de medición para su control -

-> HIGRÓMETRO o TARJETAS INDICADORAS.

o APERTURA PERIÓDICA --> Evitará este inconveniente.

o Planeros --> Cajones NO demasiado PROFUNDOS --> 5 cm impide

SOBRECARGAS --> Deterioro de los carriles lateriales.

o Documentación interior SIN PROTECCIÓN --> PLANCHA o CUBIERTA

INFERIOR y otra SUPERIOR --> MITIGA el DEPÓSITO DE POLVO y
DETERIORO de la documentación.

o MANTENIMIENTO ADECUADO de los RODAMIENTOS --> MENOR

VIBRACIÓN de los cajones --> Documentación de su interior.
o LUBRICACIÓN INICIAL de los rodamientos o bisagras --> MANCHAS en la
documentación y cajas contenedoras --> LIMPIEZA INICIAL previa a la
instalación de documentos --> Evitará RIESGOS innecesarios.

o Materiales.

o Acero con Recubrimiento de Esmalte Secado al Horno.

o Muy recomendado hasta hace poco --> PERFILES DE ACERO recubierto

de una CAPA DE ESMALTE SECADO EN HORNO.

o Producto a PRECIOS COMPETITIVOS - RESISTENTE - ALTA DURABILIDAD -

-> Soportan grandes pesos y una supuesta ESTABILIDAD QUÍMICA.

o Productos MAL HORNEADOS (temperatura no suficientemente alta) -

POCO TIEMPO EN EL HORNO --> Emisión de VAPORES DE
FORMALDEHÍDO entre otras sustancias volátiles --> Perjudiciales para la
documentación.

o PROBLEMAS CRECEN --> Instalación en recintos POCO VENTILADOS o

mobiliario con PUERTAS CERRADAS durante largos periodos de tiempo
(armarios - ficheros - planeros).

o ANÁLISIS DE LABORATORIO (ASTM E-595 - American Society for Testing

and Materials) --> No todos tenemos acceso a estos servicios.

o Acero Recubierto de Polímeros en Polvo.

o Última generación en mobiliario --> Lanzamiento al mercado para evitar

los problemas del esmalte al horno.

o De forma sencilla --> POLÍMERO EN POLVO MUY FINO fundido sobre el

metal.

o Pruebas recientes constatan su ESTABILIDAD QUÍMICA - BAJA EMISIÓN

de gases en el envejecimiento --> RECOMENDABLES PARA LA
CONSERVACIÓN DE MATERIALES DE ARCHIVO (incluso los más
delicados).

o Aluminio Anodizado.

o BUENA OPCIÓN sin no tenemos alta capacidad económica.

o Productos LIGEROS de peso, pero muy RESISTENTES.

o Especificaciones técnicas --> Material prácticamente NO REACTIVO.

o No dispone de recubrimiento --> Evitamos PROBLEMAS DERIVADOS DE
ESTA CARACTERÍSTICA --> Indicado para MATERIALES MUY DELICADOS.

o Acero Cromado.

o Único problema --> CONFIGURACIÓN FÍSICA --> ENTRAMADO DE

VARILLAS --> Transfieren su huella a la documentación si no está
protegida.

o Madera.

o Material TRADICIONAL en la fabricación de muebles durante siglos -->

También utilizado para ESTANTERÍAS Y ARMARIOS LIBREROS.

o Su uso responde a diferentes razones:

§ FACILIDAD DE MANUFACTURA.
§ ECONOMÍA
§ En algunos casos --> LUJO y ESTÉTICA.

o PROCESO NATURAL DE ENVEJECIMIENTO --> MADERAS - COLAS -

BARNICES --> EMISIÓN DE GASES y SUSTANCIAS NOCIVAS perjudiciales
para DOCUMENTOS y OBJETOS en contacto directo con ellas (sobre todo
el ROBLE) --> SUSTANCIAS ÁCIDAS y PERÓXIDOS

o Emisión alta en principio, disminuye con el tiempo.

o Nuevas adquisiciones --> Desestimar los muebles de MADERA.

o Sustitución de muebles existentes --> UTOPÍA --> Mitigar los efectos

sobre los documentos:

§ Recubrimientos de la Madera.

· Establecen una BARRERA entre la madera y la documentación --

> SELLADORES.

· Diferentes grados de EFICACIA en el sellado en la emisión de

elementos volátiles perjudiciales.

· Más comunes --> SELLADORES DE POLIURETANO - PINTURAS --

> Ambos de base OLEOSA --> Emiten gases más perjudiciales
que las de la propia madera.

· MÁS RECOMENDADOS --> POLIURETANO con base ACUOSA.

· INCONVENIENTES:
o Sellado de la madera no siempre eficaz.
 o Cambios de formulación sin aviso previo.
o Necesario --> Pedir información a algún profesional sobre
los más adecuados - Análisis pertinentes.

· Si se puede SACRIFICAR LA ESTÉTICA DEL MUEBLE --> Pinturas

adecuadas --> Evitar aquéllas de base oleosa --> Emisión ácida
de los aceites secantes.

· PINTURAS DE DOS COMPONENTES - EPOXI --> Excelente

barrera --> Difíciles de manipular.

· Cualquier producto a aplicar --> ANÁLISIS PREVIO -

CONTRASTAR OPINIONES de varios expertos.

· Una vez aplicado el producto --> VENTILACIÓN de los muebles

al menos 3 ó 4 semanas.

· IMPORTANTE --> PERJUDICIALES PARA LA SALUD -->

PRECAUCIONES OPORTUNAS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
PERTINENTES.

§ Materiales Barrera Adicionales.

· Otra solución eficaz al problema de las emisiones de la madera.

· Solución más común --> FORRAR cajones y baldas con

Marvelseal®, 360 y 470, aunque también el
Policlorotrifluoroetileno (PCTFE), el Vidrio, el Plexiglas.

· Productos más asequibles:

o Cartón de trapos --> Poco eficaz.
o Lámina de Poliéster --> Fácil disposición.

MUEBLES DE ALMACENAMIENTO DE ALTA DENSIDAD

* También llamados MUEBLES COMPACTOS à Recintos alta necesidad de

espacio.

* Compactan las líneas de estantería o armarios mediante CARRILES à Mantienen

únicamente operativo el espacio necesario para el proceso de retirada o
reintegración de la documentación.

* VENTAJAS – Multiplicar el espacio disponible.

* INCONVENIENTES:
 o Transmiten las VIBRACIONES del desplazamiento a la documentación à
Daños a soportes muy deteriorados o frágiles.

o Una documentación mal colocada, que SOBRESALGA de la estantería,

puede sufrir DAÑOS MECÁNICOS en el cierre.

o Dificultades adicionales para la DETECCIÓN y EXTINCIÓN de incendios à

No siempre visibles desde el exterior.

o Deberemos asegurarnos que el suelo soporta el peso de la INSTALACIÓN

y de la CARGA que va a soportar à MÁS CARGA EN EL MISMO ESPACIO.

* Si está previsto adquirir este tipo de muebles à Elegir diseño que permita
transitar por la línea operativa sin problema, incluso con un CARRO AUXILIAR o
una ESCALERA.

* Procurar VENTILACIÓN de forma regular à Evitar BOLSAS DE AIRE HÚMERO o

ACUMULACIÓN DE GASES procedentes de determinado tipo de soportes
(copias de planos, cianografías, películas fotográficas plásticas).

CONCLUSIONES

* ELECCIÓN – MODIFICACIÓN del mobiliario necesario en un ARCHIVO à TAREA

COMPLICADA.

* MALA INSTALACIÓN à POTENCIA y ACELERA en gran medida el deterioro

documental.

* La documentación que debemos PROTEGER nos va a marcar las

CARACTERÍSTICAS DEL MOBILIARIO necesario, el cual tendremos que elegir el
más IDONEO entre el amplio surtido que nos ofrece el mercado.

* INFORMACIÓN ACTUALIZADA sobre las novedades del mercado à AYUDA A

DISPONER DE LA INFORMACIÓN NECESARIA en caso de poder realizar nuevas
adquisiciones.

* ELECCIÓN CORRECTA à Añadirá VIDA ÚTIL a los fondos documentales.