Evidencia Actividad de Aprendizaje

Ensayo “Importancia de los Archivos”

Aprendiz: Jose del Carmen Mercado Betancourt

CC. 9266408

Instructor: JUBITZA PATRICIA CORREA HENRIQUEZ

Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

Bogotá D.C

2019
Ensayo
1. Datos generales
Nombre del aprendiz: jose del Carmen Mercado Betancourt
Número de identificación: 9266408
Nombre del tutor: JUBITZA PATRICIA CORREA HENRIQUEZ
Ciudad y fecha: Bogotá D.C 26/07/2019

Importancia de los archivos

Desde un punto de vista históricos, “es muy probable que la historia de los archivos
se remonte al origen de la escritura, suceso que liga al hombre con la comunicación
y el surgimiento de instituciones. El manejo de la información, entonces, tiene su
punto de partida desde el comienzo de la historia de la humanidad. Desde tiempos
muy remotos fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya
dado origen a la primera agrupación de escritos bien organizados, los que se
convirtieron en instrumento de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones
posteriores” 1. El archivo en los últimos años, el nivel de importancia ha aumentado
exponencialmente, podemos inferir que la gran mayoría de Empresas,
Organizaciones e Instituciones públicas y privadas el uso de archivo esta a cargo
de personal bien capacitado en gestión documental y manejo adecuado de la
información y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen.
actualmente el uso de archivo cada vez es más importante en las empresas el
funcionario responsable de esta área debe archivar y utilizar método apropiado para
la creación del archivo que permita llevar la información empresarial de manera
sistematizada y eficiente. Ahora, la importancia del archivo se puede concebir a
partir de la importancia que se tiene para administrar, investigar, el entorno
empresarial, en cuanto al desarrollo económico, social, científico y tecnológico”,
estos son algunos de los aspectos que puedan clasificar la importancia del archivo.
analizando cada uno de estos aspectos podemos decir que el archivo es importante
porque nos brinda el servicio de ir a la fuente y despachar el trámite o petición
realizada por las entidades públicas o privadas.” Los archivos son importantes para
las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para
la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio
para los trámites que pueda requerir la empresa2.
En la actualidad existen nuevas metodologías de archivo entre los cuáles podemos
citar las siguientes:
 Para la administración
Todo el gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con
frecuencia a los documentos que ha producido.
 Para la investigación
Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a
veces divergentes, sobre los acontecimientos, son útiles para las
investigaciones relativas a la historia, la administración, la economía, la
geografía, los procesos sociales, políticos, la ciencia, la tecnología y otras
disciplinas.

 Para el desarrollo económico y social

Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendrán la garantía de
tomar y proyectar decisiones con bases sólidas, pues éstos acopian gran
cantidad de información sobre población, funcionamiento de los sectores
productivo y de servicios, industria, comercio, agricultura, bienestar,
asistencia social y educación, entre otros.

 Para el desarrollo científico y tecnológico

Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico y
tecnológico está dado por su capacidad de proporcionar información sobre
insumos y resultados obtenidos durante los procesos de investigación.

1” (Material de Formación SENA, 2019)

2” (Material de Formación SENA, 2019)