SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL
(1959811)

ENSAYO
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

LORENA ORTIZ BOLAÑOS

AGOSTO
2019
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son documentos imprescindibles para conservar la memoria de las empresas,
organizaciones y sociedades. Los archivos facilitan los procesos de investigación y de educación; así
mismo garantizan la protección de los derechos fiscales, judiciales e incluso de los derechos
humanos.

Los archivos son parte fundamental de la sociedad porque custodian la memoria de cualquier
organización y conservan un patrimonio único e irremplazable. De igual manera permiten gestionar
documentos que son soportes confiables de información, garantizando la seguridad y la transparencia
en las labores administrativas.

Los archivos son fieles testimonios de las actividades administrativas, sociales y culturales, en
síntesis, son el reflejo de la evolución de una sociedad, es por esta razón que los archivos constituyen
herramientas por medio de las cuales los gobiernos pueden rendir cuentas a sus ciudadanos y
promover los valores democráticos, de igual manera y a menor escala, las empresas que
implementan una buena gestión archivística logran una administración eficaz y responsable.

ORIGEN

Podría decirse que el origen de los archivos se remonta a la aparición de la escritura. En esa época,
los archivos estaban a cargo de los escribas y normalmente eran de acceso restringido. A partir del
siglo XVI se mejoran los métodos de concentración archivística y se organizan los archivos
administrativos.

EVOLUCIÓN

En la actualidad los rápidos avances tecnológicos han afectado también a los archivos. Se empezó a
utilizar la informática para organizar y gestionar el gran volumen de información que se genera
diariamente. De igual forma, ha ido creciendo el volumen de archivos que se crean directamente en
computadores y dispositivos tecnológicos y que se almacenan en el mismo formato tecnológico que
han sido creados dando lugar a los documentos electrónicos de archivo.
CUALIDADES

Los archivos deben ser simples para poder identificar el contenido de información de manera sencilla,
también deben ser funcionales para permitir la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente. La clasificación de los documentos debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones. Los archivos deben ser técnicos, se deben registrar las situaciones en la toma
de decisiones del responsable para no delegar equivocadamente al personal técnico del archivo.

CLASIFICACIÓN

Según su organización, los archivos pueden ser centralizados en una sola dependencia de la
empresa u organización. También pueden ser descentralizados, en este tipo de clasificación cada una
de las dependencias de la empresa posee su propio archivo. Los archivos descentralizados a su vez
se clasifican en dos: Con control descentralizado (lo lleva cada dependencia y cada jefe de oficina es
el responsable) y con control centralizado (lo maneja cada dependencia, pero se controla desde el
archivo central).
Según su uso los archivos son clasificados en archivo activo, compuesto por documentos del año
actual o anteriores que se encuentren en tramitación; también existe el archivo semiactivo que está
compuesto por documentos que varían en su periodo de conservación y por último está el archivo
inactivo que lo componen los documentos con durabilidad perpetua.
Según su naturaleza encontramos el archivo público perteneciente a entidades del estado, también
está el archivo privado de interés público que, por su valor histórico, investigativo, científico, etc., es
de interés público. De igual manera está el archivo privado que pertenece a personas naturales o
jurídicas.
Según el ciclo de vida de los archivos, estos se pueden clasificar en archivo de gestión (sujeto a
consulta administrativa por toda la organización), central (agrupación de documentos de cada
dependencia) e histórico (archivo en conservación permanente).

CATEGORIZACIÓN

Según el orden territorial, los archivos se clasifican desde el punto de vista de su jurisdicción en:
Archivo General de la Nación (de acuerdo a la pertinencia pública se divide en archivo general del
departamento, archivo general del municipio y archivo general del distrito).
Desde el punto de vista territorial, existe la clasificación de archivos de entidades del orden nacional,
departamental, distrital, metropolitano, municipal, local, nuevas entidades y territorios indígenas.
En cuanto a organización del estado, las ramas ejecutiva, legislativa y judicial; los organismos de
control y los organismos autónomos poseen cada uno su archivo respectivamente.

MEDIO ACTUAL

La introducción de las tecnologías de la información y la comunicación a influido en la simplificación y

diversificación del proceso archivístico.La aparición de los sistemas de información interactivos,
dinámicos y experienciales ha permitido que se puedan realizar transacciones administrativas sin la
intervención humana directa, durante las 24 horas, todos los días del año y en ocasiones con la
resolución instantánea de la necesidad del usuario.

BIIBLIOGRAFÍA
- Material de estudio SENA.
- http://archivo-tec.blogspot.com/
- https://atsgestion.net/