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Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
1)CARTA
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
ENTRADA
Nº orden Fecha de
de entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
entrada Día Mes
SALIDA
3. Correspondencia interna:
2) CORRESPONDENCIA
Correspondencia Recibida
Recepción
Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la
correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en
el sistema el o los responsables(s) de la ejecución del requerimiento. El número
correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su
posterior seguimiento.
Correspondencia enviada
Elaboración
Entrega
Registro en el sistema
Archivo de la correspondencia
4)FACTURA
5)DERECHO DE PETICIÓN
Recepción: Llega el derecho de petición solicitando una indemnización sustitutiva
de pension.
Clasificación: Se separa en los documentos con términos de tiempo para la
respuesta.
Distribución: Se direcciona a la oficina de Fondo de Pensiones de la entidad.
Proceso: Se verifica la información laboral del solicitante y se procede a iniciar el
trámite indicando documentación requerida para el lleno de los requisitos oficiando
al solicitante.
Salida: Cuando se emite el comunicado de respuesta informando al solicitante los
requisitos exigidos para el lleno de los requisitos para acceder al derecho.
6). MEMORANDO
8. Se diligencian los datos faltantes como Asunto, Tipo de documento (en este
caso solo aparece Memorando Interno), dependencia y usuario actual (Cuando el
memorando es anexo de un radicado padre debe aparecer la dependencia y el
usuario que realiza la radicación)
16. En la vista "Documentos" dar click al vínculo llamado "Anexar Archivo" el cual
lo lleva a una ventana preliminar donde se debe seleccionar el Tipo de documento
a anexar. En esta lista desplegable solo se podrán anexar aquellos documentos
que cada dependencia puede manejar.
17. Se selecciona el tipo de documento (Memorando Interno) y se da click en el
botón "Aceptar"
18. Inmediatamente se despliega una ventana para seleccionar los datos del
destinatario y seleccionar la plantilla ya preparada correspondiente al Memorando.
a. Seleccionar el destinatario al cual se radica el memorando.
b. Seleccionar el tipo de anexo: " Procesador de texto (.odt)".
c. Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a
anexar requiere ser radicado.
d. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a
anexar.
e. Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para
su respectiva radicación.
Toda entidad pública o privada con funciones públicas está en obligación de tener
centralizada y organizada la información, permitiendo un mayor control, mayor
eficiencia y transparencia a la hora de ser solicitada por los entes de control,
dando cumplimiento a las normas establecidas por el gobierno nacional y los entes
directivos encargados de regular la función archivística del país.
--------. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7
“Conservación de Documentos” del
Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”.
--------. Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos
para la Consulta” del cápitulo V,
“Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos.
------
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-
documentos.pdf
https://www.enelchile.cl/content/dam/enel-
cl/conocenos/proveedores/documentos/Pol%C3%ADtica%20recepci%C3%B3n%2
0de%20documentos%20tributarios.pdf
http://recedocumen63623.blogspot.com.co/