MANUAL

DE

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

GESTIÓN COMERCIAL SERVICIOS

CONEXOS
 CONTENIDO

PRESENTACION ……………………………………………………………… ……....3

1. OBJETIVO GENERAL ...........................................................................................4

2. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS ......................................5
2.1 El concepto de proceso.............................................................................................5
2.2 Identificación de procesos: .......................................................................................5
2.3 Mapa de procesos de alto nivel ................................................................................6
3. RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ..........................................6
4. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ...................................................10
4.1 Nombre del procedimiento .................................................................10
4.2 Objetivo ..............................................................................................10
4.3. Alcance ...........................................................................................................10
4.4 Referencias........................................................................................................11
4.5 Responsabilidades .............................................................................................12
4.6 Definiciones ......................................................................................................13
4.7 Insumos 14
4.8 Resultados .........................................................................................................15
4.10 Políticas ...........................................................................................................15
4.11 Desarrollo........................................................................................................16
4.12 Diagramación ..................................................................................................17
4.13 Medición .........................................................................................................18
4.14 Distribución.....................................................................................................18
5. BIBLIOGRAFIA....................................................................................................19
PRESENTACIÓN

El alcance de la logística abarca toda la organización, desde la gestión de materias primas

hasta la entrega del producto terminado. La misión de la gestión logística consiste en
planificar y coordinar todas las actividades necesarias para conseguir los niveles deseados
de servicio y calidad al menor costo posible. La logística tiene una función muy
importante en la satisfacción de los clientes, se considera la logística como un
componente valor agregado o factor de rentabilidad, que enlaza las necesidades del
mercado y la actividad operativa de la entidad.

Es una disciplina encargada de gestionar flujos de materia, energía e información; a un

sistema que debe proveer los recursos necesarios para prestar el servicio o llevar el
producto: en la cantidad requerida, con la calidad exigida, en el tiempo exigido, a un bajo
costo y en beneficio de la comunidad social. “La logística es fundamental para el
comercio. Las actividades logísticas conforman un sistema que es el enlace entre la
producción y los mercados que están separados por el tiempo y la distancia”. (Cedillo:
2008)

El objetivo de un sistema de logística va más allá de simplemente asegurarse que un

producto llegue a donde tiene que ir. En última instancia, la meta de cualquier sistema
logístico es ayudar a que cualquier cliente tenga una disponibilidad asegurada de insumos.
La disponibilidad asegurada de insumos existe siempre y cuando cada persona puede
obtener y utilizar suministros cuando los necesite. Una cadena de suministro que funciona
como debería constituye un elemento fundamental para llegar a la disponibilidad
asegurada de insumos; cabe precisar que elementos como el financiamiento, las políticas
y el compromiso son igualmente necesarios.
1. OBJETIVO GENERAL
Mostrar los procedimientos realizados a personal que hace parte del proceso de gestión
comercial de deprisa, el cual busca brindar a los colaboradores de los puntos de atención
de la estructura del flujo de información de los diferentes sistemas de información que
interactúan en el proceso de gestión comercial servicios conexos. De igual forma se
requiere ofrecer una solución integral a las necesidades de los clientes en giros postales
nacionales con la certeza de nuestro sello de alta calidad ofrece cada vez más un amplio
y diverso portafolio.
 2. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS
2.1 El concepto de proceso
Este departamento busca encontrar un proceso que permite gestionar toda la
Operación comercial al interior de la compañía, en los que se incluyen inventarios,
administración de la mercancía y entrega de productos.

También estructura el flujo de información de los diferentes sistemas de información

que interactúan en el proceso de gestión comercial servicios conexos.

PROCESO

2.2 Identificación de procesos:

ESTADO ESTADO FINAL DELPROCESO

NOMBRE
INICIAL (RESULTADO DE VALOR)
DEL
DEL USUARIO INTERNO USUARIO EXTERNO
PROCESO
PROCESO
Envío de
Reporte de
Recaudo,
para servicios
Conexos
Registrar la Almacenamiento Consolidación Generación del Registro de la venta
Venta de en línea de la Reporte de en SAP Diariamente,
Servicios información de Movimiento Diario el sistema
la venta de Ventas

• Registrar la Venta de Servicios Conexos Por medio de esta plataforma, el

asesor comercial registra la venta del Servicio Conexo que corresponda, cada vez
que se genera una venta.

• Almacenamiento en línea de la información de la venta Siempre la plataforma

móvil red almacena la información de la red de Puntos de Atención Deprisa con
todo el detalle de la venta.
 • Consolidación de la información de la venta, al cierre de los puntos de atención,
el Sistema Centralizado de Información de Deprisa extraerá diariamente toda la
información registrada de la venta en la Plataforma móvil RED.

• Generación del Reporte de Movimiento Diario de Ventas (MD) para Conexos por
cada Punto de Venta. El Sistema Centralizado de Información de Deprisa con
base en la información extraída de la Plataforma Móvil Red y del sistema de
información de impuestos de Avianca genera el MD (movimiento diario de
ventas). Todos los MD estarán disponibles desde el inicio de la operación de
Conexos para consulta en cualquier momento, el día después de generada la venta

• Registro de la venta en SAP Diariamente, el sistema Centralizado envía la

información de la venta a SAP para su contabilización por punto de venta.
Generando en SAP una cuenta por cobrar al contratista, por el valor del MD
generado.

• Envío de Reporte de Recaudo, para servicios Conexos Enviar semanalmente

reporte de interface de recaudo al área de tesorería de Avianca., esta área sube la
interface de recaudo enviada por el contratista para compensar las consignaciones
de la operación semanalmente

2.3 Mapa de procesos de alto nivel

ENVÍO DE REPORTE DE RECAUDO,

COURIER Y CARGA NACIONAL

REGISTRAR LA VENTA •ALMACENAMIENTO EN LÍNEA DE

PARA SERVICIOS CONEXOS

GESTIÓN COMERCIAL

DE SERVICIOS LA INFORMACIÓN DE LA VENTA

NE 1002

REGISTRO DE LA VENTA EN SAP

•CONSOLIDACIÓN DE •GENERACIÓN DEL REPORTE DE

LA INFORMACIÓN DE
MOVIMIENTO DIARIO DE VENTAS
LA VENTA

3. RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

TRANSFORMACIÓN
INSUMOS RESULTADOS
(PROCEDIMIENTOS)
Registrar la Venta de
Servicios conexos Plataforma,

registra la venta del Servicio

Conexo

Validación

Registrar, cada vez que se

genera una venta
.
RESULTADO DE VALOR REGISTRAR LA VENTA DE
SERVICIOS
Proceso

Por medio de la plataforma, el asesor comercial registrara la venta del Servicio

Conexo que corresponda, cada vez que se genera una venta

Procedimientos

Uso de la plataforma
Registra por parte del asesor la venta del Servicio Conexo
Validación por parte del sistema para con continuación del proceso
Registrar la solicitud de venta, cada vez que se genera una venta
.
TRANSFORMACIÓN
INSUMOS RESULTADOS
(PROCEDIMIENTOS)
Almacenamiento en línea de
la información de la venta Plataforma,

Almacenamiento

Validación

detalle de la venta

ALMACENAMIENTO EN LÍNEA
RESULTADO DE VALOR DE LA INFORMACIÓN DE LA
VENTA

Proceso

Almacenamiento en línea de la información de la venta, siempre la plataforma

móvil red almacena la información de la red de puntos de atención deprisa con
todo el detalle de la venta.

Procedimientos

Plataforma
Almacenamiento
Validación
detalle de la venta

TRANSFORMACIÓN
INSUMOS RESULTADOS
(PROCEDIMIENTOS)
Consolidación de la
información de la venta Plataforma,

Consolidación

cierre de los puntos de

atención

información registrada.

CONSOLIDACIÓN DE LA
RESULTADO DE VALOR INFORMACIÓN DE LA
VENTA
Proceso

Consolidación de la información de la venta. al cierre de los puntos de atención,

el sistema centralizado de información de deprisa extraerá diariamente toda la
información registrada de la venta en la plataforma movilred.

Procedimientos

Plataforma
Consolidación
cierre de los puntos de atención
información registrada.

TRANSFORMACIÓN
INSUMOS RESULTADOS
(PROCEDIMIENTOS)
Generación del Reporte de
Movimiento Diario de Ventas Plataforma,
(MD)
´
Generación del Reporte

información de impuestos

consulta.

GENERACIÓN DEL
REPORTE DE
RESULTADO DE VALOR
MOVIMIENTO DIARIO DE
VENTAS (MD)

Proceso

Generación del Reporte de Movimiento Diario de Ventas (MD) para Conexos por
cada Punto de Venta. El Sistema Centralizado de Información de Deprisa con
base en la información extraída de la Plataforma MovilRed y del sistema de
información de impuestos que genera el MD (movimiento diario de ventas). Todos
los MD estarán disponibles desde el inicio de la operación de Conexos para
consulta en cualquier momento, el día después de generada la venta

Procedimientos

Plataforma,
Generación del Reporte
información de impuestos
consulta.
 TRANSFORMACIÓN
INSUMOS RESULTADOS
(PROCEDIMIENTOS)
Registro de la venta en SAP
Plataforma,

Registro de la venta

contabilización

valor del MD generado

.
REGISTRO DE LA VENTA
RESULTADO DE VALOR
EN SAP

Proceso

Registro de la venta en SAP Diariamente, el sistema Centralizado envía la

información de la venta a SAP para su contabilización por punto de venta.
Generando en SAP una cuenta por cobrar al contratista, por el valor del MD
generado.

Procedimientos

Uso de la plataforma
registra por parte del asesor la venta del Servicio Conexo
Validación por parte del sistema para con continuación del proceso
Registrar la solicitud de venta, cada vez que se genera una venta

TRANSFORMACIÓN
INSUMOS RESULTADOS
(PROCEDIMIENTOS)
Envío de Reporte de
Recaudo, para servicios Plataforma,
Conexos

Envío

recaudo

consignaciones de la
operación.

ENVÍO DE REPORTE DE
RESULTADO DE VALOR RECAUDO, PARA
SERVICIOS CONEXOS

Proceso

Envío de Reporte de Recaudo, para servicios Conexos Enviar semanalmente

reporte de interface de recaudo al área de tesorería., esta área sube la interface de
recaudo enviada por el contratista para compensar las consignaciones de la
operación semanalmente.
 Procedimientos

Plataforma,
Envío
recaudo
consignaciones de la operación.

4. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

4.1 Nombre del procedimiento

4.2 Objetivo

Brindar a los colaboradores de los puntos de atención de Deprisa la estructura del

flujo de información de los diferentes sistemas de información que interactúan en
el proceso de gestión comercial servicios conexos

4.3. Alcance

El Asesor Comercial Punto De Venta está en obligatoriedad de conocimiento de

este manual, y debe ejecutar la venta y entrega de Giros de Dinero, de acuerdo
con las herramientas de seguridad aquí explicadas.
4.4 Referencias

Curso Procesos Gestión CialS v Conexos

https://procesoadministrativo03.wordpress.com/2013/10/28/equipo-2-ensayo-14-
manual-de-organizacion-manual-de-procedimientos-y-reglamento-interno/
4.5 Responsabilidades

Director de departamento

La dirección del departamento de gestión comercial será el responsable

proporcionar la asesoría técnica para el correcto proceso de servicio de venta de
servicios conexos.

Asesor comercial

Registrará la venta de servicios conexos por medio de la plataforma, comercial r

de servicio conexo que corresponda, cada vez que se genera una venta.

suministrara la información de la venta siempre que la plataforma móvil red

almacena la información de la red de puntos de atención deprisa con todo el detalle
de la venta.

Asesor de venta

Consolida de la información de la venta, al cierre de los puntos de atención, el

sistema centralizado de información de deprisa extraerá diariamente toda la
información registrada de la venta en la plataforma móvil red.

Generación del reporte de movimiento diario de ventas (MD) para conexos por
cada punto de venta. el sistema centralizado de información de deprisa con base
en la información extraída de la plataforma móvil red y del sistema de información
de impuestos de Avianca genera el md (movimiento diario de ventas). Todos los
MD estarán disponibles desde el inicio de la operación de Conexos para consulta
en cualquier momento, el día después de generada la venta

Asesor de registro

Registro de la venta en SAP Diariamente, el sistema centralizado envía la

información de la venta a SAP para su contabilización por punto de venta.
Generando en SAP una cuenta por cobrar al contratista, por el valor del MD
generado.

Envía reporte de venta diario y consolida semanalmente reporte de interface de

recaudo al área de tesorería de esta área sube la interface de recaudo enviada por
el contratista para compensar las consignaciones de la operación.
4.6 Definiciones

Procedimiento: Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre

sí, que tienen por objeto la realización de una actividad o tarea específica dentro
de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra
actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el
uso de materiales y tecnologías, y la aplicación de métodos de trabajo y de control
para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

Diagramas: Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y

simplificada el procedimiento, mediante el uso de símbolos ANSI (American
National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (BLOQUE).

Proceso: Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolución,

con características de acción concatenada, dinámica y progresiva, que concluye
con la obtención de un resultado. El proceso implica la utilización de recursos para
transformar elementos de entradas en resultados de valor o útiles para el usuario
interno o externo.
 4.7 Insumos

• Para registro

Orden de registro en la plataforma, al asesor comercial de venta del Servicio

Conexo que corresponda, a la venta.

Almacenamiento en línea de la información de la venta Siempre en la plataforma

móvil red almacena .

Para generación de servicio

• Consolidación de la información de la venta, en el sistema centralizado de

información de Deprisa.

• Reporte de movimiento diario de ventas (MD) para conexos por cada punto de
Venta. El Sistema Centralizado de Información de Deprisa con base en la
información extraída de la Plataforma Móvil Red y del sistema de información de
impuestos de Avianca genera el MD (movimiento diario de ventas).

• Registro de la venta en SAP Diariamente, el sistema Centralizado envía la

información de la venta a SAP para su contabilización por punto de venta.
Generando en SAP una cuenta por cobrar al contratista, por el valor del MD
generado.
4.8 Resultados

Brindar a los colaboradores de los puntos de atención de Deprisa la estructura del

flujo de información de los diferentes sistemas de información que interactúan en
el proceso de gestión comercial servicios conexos

4.10 Políticas

Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en su condición de

responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a los
datos parciales, anexados, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la Autorización otorgada para el tratamiento de datos,

mediante cualquier medio valido, salvo en los casos en que no es necesaria la
autorización.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento

no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan
modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Garantizar el titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de

habeas data.

Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el

titular para el tratamiento de datos personales.

Informar debidamente al titular sobe la finalidad de la recolección y los derechos

que la asisten en virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para

impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.

Garantizar que la información sea veraz, completa, actualizada, comprobable y

comprensible.
4.11 Desarrollo

UNIDAD
No Actividad
ADMINISTRATIVA/ PUESTO
Consultar el movimiento diario
de ventas, verificando si el
1 Asesor Comercial
resultado es positivo a
consignar a Avianca

2 Asesor Comercial Si el resultado NO es positivo,

Registrar el Valor total del MD

negativo como descuento al
Asesor de venta
3 Movimiento Diario de Correo,
adjuntarlo y enviarlo a Control
de Ingresos.
Si el resultado del MD es
Asesor de venta positivo, consignar el dinero
4
correspondiente a la operación
de servicios
Enviar interface reporte de
consignaciones al Analista
5 Asesor registro
Comercial de Casa Matriz
Deprisa
Enviar respuesta y solución de
6 Asesor registro inconsistencias de Cartera al
Analista Comercial Casa Matriz
4.12 Diagramación
4.13 Medición

La medición de los procesos del departamento por medio de encuestas de

satisfacción. Proceso de medición que tiene como fin distinguir objetos,
fenómenos o casos para luego poder clasificarlos. Para que sea válido, este
proceso debe responder algunos requisitos y principios. En primer lugar, debe ser
válido. Es decir, deben existir maneras de demostrar la manera en la que se realiza
la medición.

Además, el proceso de medición debe ser fiable, se debe aplicar con repetición en
varios casos y que proporcione siempre los mismos -o parecidos- resultados. Por
último, es necesario el proceso de la precisión, esto quiere decir que la medida
deberá ser precisa cuando se pueda localizar con total exactitud en relación con el
propósito que se quiere obtener.

4.14 Distribución

Sección comercial
Sección de ventas
Sección de registro
5. BIBLIOGRAFIA

https://procesoadministrativo03.wordpress.com/2013/10/28/equipo-2-ensayo-14-
manual-de-organizacion-manual-de-procedimientos-y-reglamento-interno/