Diploma Internacional OnLine:

Adaptación del Enfoque PMI a los proyectos de desarrollo y

cooperación internacional

Módulo X: Proceso de Adaptación Metodológica del Proyecto

Tutor: José Antonio Monje, MPM, PhD (c)

 Contenidos

1. Metodología PM²: Aspectos Generales

2. Posicionamiento de la Metodología PM²
3. Metodología Agile PM²
1. Metodología PM²: Aspectos Generales
1.1. Antecedentes de la Metodología PM²
• Desarrollada y respaldada por la Comisión Europea
desde 2007. Objetivo: adaptarse a las necesidades
específicas de las instituciones de la UE,
incorporando elementos de mejores prácticas,
estándares y metodologías aceptados a nivel
mundial (PMI, PRINCE2, ISO 21500, Scrum entre
otros). Ligera y fácil de implementar. Adecuada para
cualquier tipo de proyecto.
• Primera versión de PM² (piloto) entre 2007 y 2008.
Actualmente, los exámenes de certificación PM²
están disponibles en los 28 países de la UE, aunque
aún sólo para el personal de las instituciones de la
UE. Gradualmente, se pretende acercar la iniciativa
Open PM² al resto de instituciones, profesionales
especialistas, interesados, destinatarios de los
fondos de cooperación y público en general.
 1.2. Componentes Metodología PM²
• Mejores prácticas: PM² incorpora elementos de
mejores prácticas aceptadas globalmente así como
de la propia experiencia de la Comisión.
• Creación de valor como objetivo principal:
Realizando entregas efectivas de beneficio y
soluciones, al igual que la mayoría de las
certificaciones. Este producto es el que da respuesta
pertinente a las necesidades de nuestros socios y
destinatarios.
• La actitud PM² (Mindset): El equipo ha de centrarse
en lo que realmente es importante para conseguir
los objetivos del proyecto para lo cual permanecerá
comprometido con la entrega de valor, compartirá
su conocimiento, promoverá la cultura de
colaboración.
• Cinco componentes clave: Gobernanza, Ciclo de
Vida, Procesos, Artefactos y Modos de Pensar.
1.3. Metodología PM²: Gobernanza
• Modelo de gobernanza/gobierno del
proyecto: Roles y responsabilidades
definidos para cada fase del proyecto,
nos ayudan a darnos cuenta de la
importancia de habilidades como
comunicación, interesados, aspectos
éticos, etc. Resulta de interés la
clasificación que encontramos
relativa a roles de la capa de
gobierno del sector u organización,
de la dirección general, de la gestión
y de la ejecución.
Metodología PM²: Roles para la Gobernanza
 1.4. Metodología PM²: Ciclo de Vida
• Ciclo de vida del proyecto: define 4 fases (inicio, planificación, ejecución y
control) que transcurren de forma secuencial, impregnadas por la fase de
monitoreo y control, paralela a todas ellas. En la fase de inicio se definen los
resultados deseados, se desarrolla el caso de negocio, se define el alcance y se
lanza el proyecto. En la fase de planificación se asigna el equipo del proyecto, se
elabora el alcance y el plan del trabajo. En la fase de ejecución se coordina la
ejecución de los planes y el equipo produce los entregables del proyecto. En la
fase de cierre se coordina la transferencia final del proyecto, se verifican las
condiciones de sostenibilidad , se documenta el desempeño del proyecto, se
recogen las lecciones aprendidas y recomendaciones del proyecto y se cierra
administrativamente. En la fase de monitoreo y control se hace un seguimiento
del proyecto a nivel de alcance, cronograma, costos y calidad. Se monitorean los
indicadores del proyecto, se mide el progreso, se gestionan los cambios junto con
los riesgos e incidencias y se identifican las acciones correctivas.
Metodología PM²: Ciclo de Vida del Proyecto
1.5. Metodología PM²: Procesos, Artefactos y Mindset
• Procesos (actividades de gestión de proyectos): Hace referencia a las
actividades propias de la gestión del proyecto y que quedan definidas en
cada fase. En la gestión de dichas actividades cobran un papel esencial las
herramientas y técnicas también vinculadas con cada fase.
• Artefactos del proyecto: Representan la materialización más concreta de
los productos comprometidos para cada momento de la intervención, de
cuáles son las plantillas y documentos que deben usarse, así como los
respectivos procedimientos.
• Modos de pensar: El Mindset (creencias y comportamientos efectivos)
sirve de aglutinante para el proyecto, posibilitando una alineación del
equipo y los interesados con los objetivos del mismo bajo el paraguas
metodológico PM², su forma de trabajar y de entender la intervención.
Metodología PM²: Responsables, Entradas y Salidas
 1.6. Metodología PM²: Instrumentos
• Entre sus múltiples ventajas,
establece un adecuado nivel
jerárquico para interrelacionar la
planificación estratégica con la
gestión de operaciones, portafolios y
programas y proyectos. En dicha
gestión, usa instrumentos
estandarizados como el Análisis
PESTEL, Análisis de Actores, Análisis
de Riesgos, WBS, Análisis de Coste,
PERT-CPM, Diagramas Gantt, Método
de la Cadena Crítica, Gestión del Valor
Ganado y Principio de Pareto (80-20).
2. Posicionamiento de la Metodología PM²
2.1. Iniciativa Open PM²: Antecedentes
• Facilita el libre acceso a todos los ciudadanos de la
UE, estados miembros, contratistas e
Instituciones. Esto permitirá establecer un
lenguaje y procesos comunes de gestión de
proyectos, aumentando la eficacia, colaboración y
éxito en la coordinación de las intervenciones.
• En la mayor parte de países europeos las
referencias metodológicas en gestión de
proyectos proceden del mundo anglosajón (PMI
desde EE.UU. de América, PRINCE2 desde Reino
Unido, Agile desde EE.UU), sin que hasta el
momento haya surgido una iniciativa propia que
contribuyese a crear un espacio común de
desarrollo de una disciplina teórico-práctica tan
crítica en el desarrollo y competitividad de las
organizaciones y de los países.
 2.2. Iniciativa Open PM²: Fundamentos
• Basada en buenas prácticas en dirección de proyectos. Como componentes
novedosos, propone un conjunto de esquemas de pensamiento que guían las
decisiones y un modelo de gobernanza, adaptando una definición de las fases del
ciclo de vida del proyecto, los procesos a implementar en cada fase y una serie de
documentos y de apoyo al igual que lo hacen otras metodologías. Los esquemas
de pensamiento permiten al equipo de proyecto tomar decisiones y no perder el
rumbo en entornos complejos. Enfatizan, por ejemplo, la necesidad de fomentar
la cultura de colaboración, comunicación y responsabilidad, y nos recuerdan que
las metodologías están para ayudar a conseguir los objetivos del proyecto.
• Los entregables de un proyecto no son un fin en sí mismo, sino un medio para
conseguir un efecto, impacto o valor para el colectivo de grupos interesados. Es
muy importante que el equipo de proyecto no pierda nunca de vista la relación
entre los entregables, resultados y beneficios.
• Trabaja en base a plantillas para cada uno de los procesos al interior de las fases
del proyecto: Inicio (3), Planificación (12), Ejecución (6), Monitoreo y Control (10)
y Cierre (1).
3. Metodología Agile PM²
 3.1. Metodologías Ágiles (I)
• “Agile”: Conjunto de métodos de proyectos, en el que los requisitos y soluciones
evolucionan a través de la colaboración entre equipos auto-organizados y
multifuncionales. Promueve la planificación adaptativa, el desarrollo evolutivo, la entrega
temprana, la mejora continua alentando la rápida y flexible respuesta al cambio.
• PM² apoya el uso de prácticas ágiles en proyectos. Y a pesar de que tales prácticas a
menudo ya existen en varias partes aisladas de las organizaciones, se necesita un
enfoque holístico y un esfuerzo coordinado para garantizar su éxito. Esto es
particularmente importante para organizaciones más grandes, donde a diferencia de las
prácticas ágiles en pequeñas organizaciones, es necesario habilitar la colaboración entre
éstas y otros proyectos con enfoques más tradicionales de gestión.
• Las metodologías ágiles adoptan estrategias de desarrollo incremental, en lugar de la
planificación y ejecución completa de los productos y resultados previstos. Se
fundamenta la calidad de estos resultados más en el conocimiento tácito de los grupos
de interés participantes y los equipos de los proyectos que en los criterios de calidad de
los procesos empleados. Suelen presentarse solapamientos de las diferentes fases del
ciclo de vida de los proyectos, en lugar de realizar una tras otra en un ciclo secuencial o
en cascada. En dichas fases se presenta un alto nivel de participación de los involucrados.
 3.1. Metodologías Ágiles (II)
• Errónea idea que su capacidad de adaptación minimiza la importancia de la planificación,
la gestión de procesos y del conocimiento en un afán de acelerar las dinámicas y, por
tanto, la obtención de los productos y resultados. Incluso se ha llegado a contraponer todo
este cuerpo clásico de conocimientos prescriptivo frente a la importancia que tienen las
personas, la colaboración y la experiencia.
• Proponer el uso de instrumentos ágiles para la implementación de intervenciones significa,
principalmente, una adecuada capacidad de gestión del cambio. El criterio de adaptación
se convierte en uno de los principales a la hora de discernir la conveniencia o no de
determinadas metodologías. No la reducción de costos o de tiempos sino la elección de la
alternativa que mejor responda a las necesidades y expectativas de la población
destinataria. En ocasiones, esta respuesta acertada propiciará la flexibilización de algunos
criterios de planificación, gestión e incluso evaluación, sin que en ningún caso se vea
mermada la calidad de los productos, resultados, efectos o impactos.
• Metodología Agile PM²: Objetivo principal es proporcionar este apoyo a profesionales que
están solicitando alternativas de flexibilización en la gestión de sus proyectos. Los
enfoques ágiles producen resultados impresionantes cuando se usan en el contexto
adecuado y se implementan desde los propios equipos.
 3.2. Enfoque Agile PM²: Fundamentos
• 4 componentes principales: a) Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas; b) Soluciones
operativas de trabajo sobre documentación completa y generación de evidencia; c) Estrecha colaboración de
las partes interesadas sobre negociación del contrato y/o convenio; d) Respuesta al cambio sobre seguimiento
estricto de planes.
• 12 principios básicos: a) Es prioritaria la satisfacción de necesidades y expectativas de la población destinataria
a la que se dirige la intervención a través de la entrega temprana y continua de soluciones útiles y valiosas; b)
Los cambios pertinentes de requisitos siempre son bienvenidos, incluso si se presentan tarde en el proceso de
entrega de productos y resultados; c) La entrega permanente de valor a través de soluciones operativas de
trabajo; d) Los destinatarios de la intervención y el equipo de proyecto deben trabajar juntos durante todo el
proyecto; e) Se deben crear equipos con personas motivadas brindándoles el entorno y el apoyo junto con la
confianza que necesitan para auto-organizarse y desarrollar adecuadamente su trabajo; f) El método de
comunicación más eficiente y efectivo es la conversación cara a cara; g) La medida principal del progreso es la
utilidad de los productos; h) La atención continua a la calidad; i) La simplicidad es esencial; j) A intervalos
regulares, el equipo reflexiona sobre cómo mejorar, luego sintoniza y ajusta su comportamiento en
consecuencia; k) Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible. Los grupos de interés ​del proyecto
deberían ser capaces de mantener un ritmo de trabajo constante indefinidamente; l) Las prácticas ágiles
deberían ser mecanismos habituales en la organización ejecutora de proyectos, teniendo en cuenta siempre las
dinámicas propias de gobierno institucional.
3.3. Enfoque Agile PM²: Dinámica
• Las características de algunas de las fases
tradicionales de los proyectos (inicio,
planificación, ejecución, monitoreo y control,
cierre) implementados con esta metodología
podrían aparecer menos tangibles en la
dinámica de los equipos ágiles. En Agile PM²,
las actividades típicas del proyecto no tienen
un carácter secuencial, sino que se ejecutan
dentro de cada iteración. Planificación,
análisis, implementación, prueba y revisión se
realizan en cada iteración con algunos
proyectos, tomando en cuenta intervalos
especiales de tiempo para estos procesos. Por
tanto, se consideran ciclos de iteración en
tres niveles: ciclos diarios, iteraciones y
lanzamientos.