Diploma Internacional OnLine:

Adaptación del Enfoque PMI a los proyectos de desarrollo y

cooperación internacional

Módulo XI: Fase de Cierre del Proyecto

Tutor: José Antonio Monje, MPM, PhD (c)

 Contenidos

1. Aspectos Básicos del Cierre de Proyectos

2. Lecciones Aprendidas: ¿Sistematización o Capitalización de
Experiencias?
3. Check List para el Cierre de Proyectos
1. Aspectos Básicos del Cierre de Proyectos
1.1. Procesos de Cierre
• Procedimiento de Cierre Programático: Conocido en términos del
PMBOK como cierre “contractual”. Consiste en el protocolo de
finalización de la intervención, incluyendo todas las actividades
requeridas para cerrar cualquier proyecto establecido en el marco
de un convenio marco o específico. Está referido tanto a la
verificación de obtención de los objetivos y productos
planificados, mediante procedimientos de evaluación (de acuerdo
con los criterios de calidad previamente establecidos) como a la
recopilación de las lecciones aprendidas y buenas prácticas. En los
términos y condiciones de cada convenio y/o documento de
proyecto se deben establecerse las respectivas especificaciones,
condiciones y procedimientos para el cierre del mismo.
• Procedimiento de Cierre Administrativo: Donde se describe en
detalle todas las actividades, roles y responsabilidades del equipo
del proyecto, así como del resto de socios y grupos de interés.
Incluye el cierre formal-legal, la entrega de documentación así
como los correspondientes procedimientos de transferencia y la
recopilación de los diversos registros administrativos del proyecto
para su posible uso futuro por parte de la organización ejecutora.
 1.2. Cierre de Proyecto y Producto
• Distinción entre ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida de los
productos del proyecto: Los productos presentan fases de desarrollo
distintas a la de los proyectos. Dependiendo de la naturaleza de los
mismos, puede observarse un ciclo básico de cuatro fases:
introducción, crecimiento, madurez y declive. Las condiciones bajo las
que un producto brinda sus beneficios hacia la población a la que va
dirigida cambian a lo largo del tiempo.
• Al cierre del proyecto, el director del proyecto revisará toda la
información anterior procedente de los cierres de las fases previas
para asegurarse de que el trabajo está completo y que se han
alcanzados los objetivos.
• Se debe mantener reunión de evaluación con la asistencia de todos
los interesados. Aquí debe considerarse la presentación de un
resumen del proyecto, la documentación del alcance y de los logros
obtenidos, fortalezas y debilidades del proyecto, lecciones aprendidas,
así como los respectivos procesos de gestión de proyectos, incluyendo
las actividades faltantes para el cierre definitivo.
1.3. Cierre de Adquisiciones
• Implica un conjunto de actividades administrativas, tales como
finalización de las reclamaciones abiertas, actualización de
registros a fin de reflejar los resultados finales y archivo de
dicha información para su uso en el futuro.
• Se debe verificar cada contrato del proyecto, así como los
conflictos administrativos producidos y las reclamaciones no
resueltas. Se deben realizar auditorías de las adquisiciones más
representativas, es decir, una revisión técnica y estructurada del
proceso de adquisición, junto con una revisión exhaustiva y
cierre de acuerdos, contratos y convenios con alcance
circunscrito al periodo de ejecución del proyecto.
• Se debe realizar la actualización a los activos de los procesos de
la organización, entre los que destacan el archivo de la
adquisición (juego completo indexado de documentación del
contrato, incluyendo el contrato cerrado), la aceptación de los
entregables y toda la documentación de sustento sobre
lecciones aprendidas.
2. Lecciones Aprendidas: ¿Sistematización o
Capitalización de Experiencias?
2.1. Sistematización y Capitalización de Experiencias
• Sistematización: Interpretación crítica de una o varias
experiencias que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción,
descubre o explicita la lógica del proceso vivido, los factores que
han intervenido en dicho proceso, cómo se han relacionado
entre sí, y por qué lo han hecho de ese modo
• Capitalización de experiencias: Corresponde a momento y
función diferente y complementaria en el proceso de producir
conocimiento. La capitalización consiste en retomar la
experiencia vivida y en tratar de ver qué podemos aprender de
ella. No hay ahí ningún marco preestablecido, ninguna temática
prefijada. La práctica puede hacernos descubrir cosas muy
diversas sobre nuestra profesión, sobre nuestros interlocutores,
sobre la realidad, sobre nosotros mismos, sobre alguna técnica
o algún criterio metodológico. La capitalización pretende ayudar
a que estos posibles aprendizajes vayan cuajando, se expresen y
se elaboren, respetando la subjetividad y la autoría de cada
quien. En la capitalización nos interesan las mil y una lecciones
que se puedan extraer de la experiencia.
 2.2. Metodologías y momentos diferentes
• Sistematización se preocupa por rescatar y elaborar un máximo de aprendizajes y
la capitalización ha de cumplir con mayores exigencias de rigor a fin de producir
un "sistema" de conocimiento.
• Tienen momentos diferentes. La capitalización debería poder realizarse en
cualquier oportunidad en que existe posibilidad de formular algún conocimiento,
tanto sobre la marcha, al darse un aprendizaje, como en circunstancias
especiales. La sistematización sólo se puede dar dentro de ciertos contextos
especiales, generalmente en función de la necesidad de poner orden entre
conocimientos dispersos o dispares.
• Ambas formas son complementarias. Si los actores de la experiencia se dedican a
capitalizar todo tipo de aprendizajes habrán de ofrecer mucha y muy diversa
materia prima para la sistematización, enriqueciéndola.
• Los productos de toda sistematización han de alimentar a los actores de la
experiencia, ayudándoles a descubrir dentro de sus prácticas nuevas
oportunidades de conocimientos de todo tipo.
3. Check List para el Cierre de Proyectos
 Evaluación del nivel de la satisfacción de las expectativas de los destinatarios.
1 POBLACIÓN DESTINATARIA
Entrega de conclusiones y recomendaciones para siguientes fases del proyecto.

Actualización de perfiles de personas que adquirieron nuevas habilidades.

2 TALENTO HUMANO
Transferencia de capacidades.
Auditoría asegurando que todo lo comprometido fue entregado.
3 ADQUISICIONES Verificación de que todas las facturas fueron pagadas.
Cierres oficiales de los contratos y convenios.
Especificaciones técnicas aceptadas.
4 TÉCNICO
Firma de aceptación de los productos y/o servicios generados.
Entregables aceptados.
Cumplimiento de los criterios de éxito.
Documentación del proyecto cerrada.
5 ADMINISTRATIVO
Registro de las lecciones aprendidas.
Archivo de la documentación del proyecto.
Elaboración y distribución del reporte final del proyecto.
Cierre de contrato firmado.
6 CONTRACTUAL
Entrega documental a la organización correspondiente.
Partidas contables cerradas.
7 FINANCIERO
Totalidad de pagos recibidos.