5 Pasos Para Resolver Mejor tus

Problemas de Negocios – Parte I

Por FundaPymes 5 Comments

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Sea que estés dando los primeros pasos en tu nuevo negocio, o que ya tengas varios años
como empresario, tendrás muchas oportunidades para enfrentar problemas –te lo
garantizo– y tendrás que resolverlos pronto y de la mejor manera.

Los problemas son oportunidades para mejorar aspectos de tu negocio. Enfrentas, a diario,
problemas de todo tipo:

• relacionados con tus trabajadores,

• en las negociaciones con tus proveedores,

• en el suministro de las materias primas,

• en la producción,

• con los clientes,

• con la dirección de impuestos,

bueno, en tu familia también.

Te lo he mencionado muchas veces en artículos pasados: ser dueño de tu propio negocio, ser
empresario, es un estilo de vida y tiene impacto en tu vida personal también. Cuanto más
obsesivo y dedicado seas a tu negocio, más éxitos vas a lograr. Eso afecta tu vida
personal. Tendrás que buscar el equilibrio entre tu vida personal y de negocios. Es posible
lograrlo.

Cuando enfrentamos problemas, muchas veces enfrentamos un bloqueo mental que nos
dificulta resolver o estar seguros de estar tomando la mejor decisión. No es por falta de
capacidad o por falta de conocimientos. Muchas veces es porque no tenemos un sistema
organizado, paso a paso, para ir llevando el análisis del problema hasta la búsqueda de una
verdadera solución que lo resuelva de la mejor manera.

En este artículo, te quiero enseñar un método simple; pero lógico para resolver problemas
sencillos y complejos. Es un método, ya probado, lógico y sencillo para organizar el proceso
de toma de decisiones; y te lo quiero enseñar mediante 5 pasos que podrás aplicar, tanto a
problemas básicos del día a día, como a problemas verdaderamente complejos.

El método es este:

1. Definir el verdadero problema.

2. Hacer una lista de los hechos relevantes.

3. Hacer una lista de posibles soluciones, cada una con sus ventajas y desventajas.

4. Analizar cada una de las alternativas de solución; valorar riesgos y consecuencias.

5. Decidir sobre la solución que pueda resolver mejor el problema principal.

Como te dije antes, el método de cinco pasos te puede ayudar a resolver problemas de
negocios fáciles y también serios problemas que pueden tener graves consecuencias en tu
crecimiento.

También te puede ayudar a enfrentar y resolver problemas personales o familiares… al menos

lo puedes intentar. Los problemas personales son mucho más difíciles de resolver que los
problemas de negocios ¿verdad?

Para problemas sencillos puedes utilizar el sistema mentalmente.

En una reunión con tu equipo de trabajo puedes usarlo para ir guiando una discusión sobre
un tema de manera lógica y organizada hasta que juntos lleguen a una conclusión concreta.

Muchas reuniones comienzan con la mejor intención de resolver un problema que enfrenta
el negocio. Se enfrascan en discusiones, cada uno aporta sus puntos de vista, discuten; pero
salen de la reunión y se dan cuenta de que después de dos horas o más de discusiones no
lograron llegar a una conclusión.
Este sistema ayuda al proceso de toma de decisiones, también ayuda a guiar este tipo de
reuniones, que son comunes en los negocios.

Para problemas complejos y cuya solución tiene consecuencias determinantes en tu negocio,

te recomiendo realizar todo el proceso por escrito en un cuaderno cualquiera o en tu
computadora. Escribe los cinco pasos y anda realizando el proceso punto a punto, en varias
sesiones, hasta llegar a tu decisión final.

Cuando termines, antes de resolver de manera definitiva y antes de comunicar tu decisión, te

sugiero dejar que se asientes las ideas. Si es posible esperar un día o dos,
excelente. Regresas, analizas todo el proceso y si estás completamente seguro lo comunicas
para que se ejecute tal y como lo has dispuesto.

La ejecución es el paso más importante. Nada resuelves, decidiendo sistemáticamente si la

solución no es ejecutada.

¡Así que empecemos con los primeros dos pasos!

1. Hacer una lista de los hechos relevantes

Este primer paso requiere tiempo, mucho pensamiento. Debes esforzarte para identificar el
problema principal, el verdadero problema.

Sucede con mucha frecuencia que se confunden los síntomas con los problemas. También
se confunden las causas con el problema. Y se confunde también las consecuencias con el
problema.

¿Sabes qué pasa si identificas el problema equivocado? ¡Pues nada!, porque la decisión que
tomes no va a resolver el verdadero problema y te darás cuenta muy pronto. A veces tomas
decisiones, ejecutas y el problema sigue así. Es porque no era el verdadero problema.

¿Cómo identificarlo? Piensa en esto: si la solución que se tome resuelve el problema, es

porque era un problema verdadero.

Como cuando pintas una pared porque la pintura se está cayendo; pero dos semanas después
la pintura comienza a caerse de nuevo. El problema no era la pintura, la pared tenía humedad
y ese era el verdadero problema. O quizás no era tu pared, quizás era la pared del vecino o
un terreno que tienes contiguo a tu pared, o un tubo que tiene una fuga y pasa por esa
pared. ¿Te das cuenta?

Otro ejemplo: Un negocio no está obteniendo ganancias. Se podría pensar que ese es el
problema, pero no es así. Esa es la consecuencia del problema que debes buscar. El
problema podría ser: bajo volumen de ventas, bajos márgenes de ganancia, altos costos de
producción, elevados costos fijos, retiros excesivos de los socios, etc. etc.
Algunas veces encontrarás varios problemas, porque la situación es muy compleja. Si esto
sucede tendrás que abordar cada problema principal por separado y comenzando por el más
difícil o el de peores consecuencias.

Cuando creas que tienes claro el problema principal, debes describirlo por escrito. Evita el
error común de plantearlo como una solución. Por ejemplo, no digas: Si bajamos los cosos
fijos de esta empresa resolveremos el problema de las bajas ganancias que estamos
obteniendo. Ahí estás, asumiendo una solución. La definición de ese problema podría ser:
“La empresa está gastando un 25% más en gastos fijos que en el periodo pasado, mientras
que las ventas solo han crecido un 10%.

No es necesaria una definición demasiada extensa. Puedes redactar el problema en forma de

pregunta, utilizando las palabras qué, cuándo, dónde, quién, cómo, por qué. Otra formar es
plantear lo utilizando un verbo en infinitivo, así “Establecer la mejor forma de llevar nuestros
productos hasta el cliente final, en forma eficiente y más económica”.

Espero haber sido claro. Este primer paso es el más importante. Hasta que no estés seguro
de hacerlo correctamente y de haber definido el problema principal, no debes pasar al
siguiente paso.

2. Hacer una lista de los hechos relevantes

Este punto es bien importante, porque te permite separar los hechos o factores pertinentes,
de las consecuencias o de las causas.

Aquí haces un listado -puede ser extenso- de los elementos que tienen que ver con el
problema que has definido. Pueden ser cifras, pueden ser estadísticas o datos tomados del
mercado. También pueden ser conclusiones o situaciones que se han presentado.

En este punto no se incluyen posibles soluciones, ni soluciones que se han probado. Solo
hechos, datos concretos, factores relevantes relacionados con el problema directamente.

Relevantes, pertinente, cruciales, determinantes, verificables, etc. Estas son las palabras que
debes tener presentes cuando anotes los hechos o datos en este listado.

Incluso puedes agregar conclusiones, conjeturas, suposiciones y hasta opiniones de

terceros. También puedes agregar datos tomados de publicaciones e investigaciones.

Todo lo que puede aportar algo de luz alrededor del problema y que debe considerarse.

Este último punto es importante.

A veces, después de haberse tomado una decisión importante alguien dice: “Pero hay datos
que no tomaron en cuenta, resulta que la carretera que pasa por esa ciudad será cerrada
dentro de seis meses y la ruta…” Quizás ese único dato, hubiera cambiado completamente
la decisión tomada.
Listo, te he dado los dos primeros pasos. Trato de que estos artículos no te tomen más de 15
minutos en leer y absorber. Además, mi propósito es que sean temas que se puedas utilizar
hoy mismo.

Así que, vuelve a leer el artículo mañana temprano.