N°3

Instructivo de Rendicion de Fondo Fijo

De Depto. de Contabilidad y Control Interno.
A Funcionarios Responsables de Fondos fijos.
Materia Correcto llenado formulario de rendición de gasto.
Fecha Agosto de 2019

Con el objetivo de reiterar el proceso de Rendición de Fondos y para ayudar el proceso de revisión de las
rendiciones.

Se comunica lo siguiente.
1) El objetivo del fondo fijo es cubrir gastos menores de carácter urgente que no se pueden canalizar por la
administración general y/o Adquisiciones, que requieren una solución rápida.
2) El monto del Fondo Fijo asignado constituye la cantidad máxima de dinero en efectivo disponible para su
uso, por lo que los responsables no podrán excederse de dicha asignación.
3) Todos los documentos deben ser originales, deben entregarse detallando los productos comprados (por
ejemplo boletas de almacén, minimarket, etc.), las compras deben ser individualizadas para cada ítem de
gasto (una factura o boleta para cada ítem de gasto), todos los gastos deben tener el respaldo
correspondiente adjunto en una hoja después del formulario de rendición.
a. Llenar información General referente a la Rendición de Gastos (Obligatorio)
 Nombre del funcionario.
 Rut.
 Fecha de emisión.
 Empresa.
 Monto asignado
 Sucursal
 Fecha de los documentos adjuntos
 Tipo de documento
 Número de documento adjuntos
 Motivo del Gasto
 Concepto del Gasto
 Valor total por Ítem
 Valor total General
4) No se deben mezclar gastos de distintos períodos (meses) en una misma rendición.
5) Gastos no aceptados:
 Gastos personales
 Finiquitos y Anticipos, los cuales se deben canalizar por el Departamento de Personal.
 Los Vale por y/o recibo de dinero no son aceptados como respaldos de gastos.
 Comprar y/o reparación de muebles, los cuales se deben canalizar por el Departamento de
adquisiciones.
 Devoluciones por exámenes o consultas médicas.
6) Cuando se realicen trabajos menores (ejemplo: reparaciones de carpintería, jardinería) en la sucursales,
deben emitir boletas de honorarios, soló cuando la persona que realiza el trabajo no tiene iniciación de
actividades, deben solicitar emisión de Boleta de Prestación de Servicio al depto. De Contabilidad y Control
interno mediante correo electrónico a; carla.fernandez@inmunomedica.cl y xlara@inmunomedica.cl con los
siguientes datos:
 Nombre completo, rut y dirección de la persona que realizo el trabajo.
 Monto líquido.
 Detalle de trabajo realizado.
No deben enviar vales por los trabajos realizados.
7) La rendición deberá ser presentada de manera ordenada y con letra legible (imprenta). Utilizar formato
Excel de formulario de rendición de gastos.
8) Referente a la fecha de los documentos adjuntados en la rendición, estos deben venir descritos según orden
cronológico.
9) Oportunidad de la rendición
a. Las rendiciones deben enviarse una vez al mes o bien cuando los gastos hayan superado el 70% valor
total del Fondo.
10) Motivo y Descripción del Gasto
a. Motivo es la actividad para la cual se usó el dinero que rinde y la descripción comprende el detalle
de lo que gastó.
 b. Por ejemplo:
 Se gastaron $2.000.- en pasajes por trámites en el banco.
Motivo: Tramites Bancarios.
Descripción del Gasto: Pasajes de ida y vuelta al banco.
 Se compraron de manera de urgente de artículos menores de oficina por $1.000.-
Motivo: Compra de materiales menores de oficina.
Descripción del Gasto: Compra de Lápiz.
11) Las rendiciones deben venir firmadas por el funcionario responsable del fondo y por su jefe directo.
12) Las compras superiores a $5.000.- deben ser realizadas con facturas, el E-Rut se debe solicitar a Ximena Lara
xlara@inmunomedica.cl depto. de Contabilidad y Control Interno.
13) La función de administrar el Fondo fijo no es delegable, por lo que el resguardo del dinero, la documentación
y la preparación de las rendiciones, son de exclusiva responsabilidad del funcionario encargado del fondo.

Las rendiciones que no se ajusten a lo anteriormente descrito serán enviadas de regreso al funcionario para
que modifique lo errores.