Código:

MANUAL DE INSTRUCCIONES Hoja 1 / 11

I6.01.01.018
Obra Nº: 215
GUÍA DE USUARIO PARA:
Fecha: 20/07/10
ALTA DE PROVEEDORES COMERCIALES
Revisión N° 0

1. REVISIONES

Rev. Vigencia Descripción

Emisión original como instrucción, bajo Norma ISO 9000, tomándose
0 20/07/10 como referencia el proceso para la alta de proveedores definido bajo
SAP para el módulo FI-AP (módulo proveedores).

GESTIÓN DE APROBACIÓN

Originó Aprobó Emitió

Firma

Aclaración J. Nievas Pedro Phillips H. Monjo

Analista Funcional Gerencia de
Sector Gerencia de Calidad
Modulo FI - AP Administración y Finanzas
Fecha 12/07/10 19/07/10 20/07/10

2. OBJETO

Crear un proveedor comercial en el maestro del sistema, pudiendo este ser actualizado
(modificado, visualizado) si existiese la necesidad de hacerlo, ante cambios del mismo respecto
de los datos cargados al darse el alta en el sistema.

3. CAMPO DE APLICACIÓN

Se aplicará cada vez que se requiera el alta de un proveedor. Esta necesidad puede surgir
desde las áreas de Ingeniería, Compras, Contratos.

4. REFERENCIAS

• AP Alta de proveedores

5. DESCRIPCIÓN

5.1 GUÍA PARA EL USUARIO

5.1.1 CREAR PROVEEDOR – DATOS GENERALES

Con el fin de poder crear un proveedor en el sistema el usuario deberá como primera medida
iniciar SAP Logon desde el icono en su escritorio. Una vez allí pulsará Acceder al sistema. Acto
seguido introducirá el mandante; el cual será el número 400; coloca el correspondiente nombre
de usuario, la clave de acceso inicial y el idioma de trabajo (español).
De esta manera se accederá al sistema y podrá observar la siguiente estructura jerárquica
(estructura árbol), en donde se le indicará la ruta.

Para acceder se deberá seguir la ruta:

Menú SAP/Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Datos Maestros/FK01 – Crear, y luego
hacer doble click sobre esta transacción.
De esta manera se podrán observar los campos iniciales a seleccionar y completar para dar
inicio al proceso.

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Revisión N° 0

Para una mejor comprensión de la ruta a seguir se aprecia a continuación la siguiente imagen

En aquellos casos en que el usuario tenga

conocimiento previo de la transacción a
utilizar podrá acceder a ella cargando la
misma en el presente campo. Esta barra se
encuentra en la parte superior de la pantalla
SAP a la que accedió luego de “loguearse”

La pantalla a la que accederá el usuario será la siguiente, allí el usuario deberá completar los
campos referidos a; sociedad y grupo de cuentas, luego oprimir “enter” para acceder a la
siguiente pantalla.

Nota: No se debe completar el campo “Acreedor” el mismo será completado por el sistema una
vez creado el mismo.

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Nombre de campo obl./opc./cond. Acciones y valores de usuario Comentarios

Indica una clave alfanumérica, que identifica
unívocamente un proveedor o acreedor en el
sistema SAP.
Acreedor Opcional En blanco, vacío. Para los grupos de acreedores Z018
Proveedor Formal-Bolivia y Z019 Proveedor
Informal-Bolivia el número de acreedor es de
generación automática.
Número de identificación de la sociedad en el
Sociedad Obligatorio 0180 - Electroingeniería LATAM
sistema
Define las características del acreedor dentro
Z018–Proveedor Formal Bolivia
del maestro de datos, tales como:
O
- Rango del número de cuenta.
Grupo de Cuentas Obligatorio Z019-Proveedor Informal Bolivia
-Si el número de cuenta es generado
(esta selección dependerá si el automáticamente o por el usuario.
proveedor presenta
- Los datos del registro obligatorios y cuáles
comprobantes o no).
no.

Cabe aclarar que si lo que se desea es crear un proveedor en una nueva sociedad y este ya
existe en otra, el usuario deberá utilizar la solapa “Modelo” indicando en ella el número de
acreedor y sociedad en la cual se encuentra creado. Luego de esto deberá copiar el número de
acreedor de la solapa “Modelo” y colocarlo en el campo acreedor de la pantalla de acceso, sólo
que en este caso se completará el campo sociedad con el nuevo número (de sociedad) a la
cual pertenecerá el acreedor/proveedor.

Al realizar esto, el usuario sólo deberá completar los datos del proveedor a partir de la pantalla
SAP “Gestión de cuenta Contab.Financ.”, ya que, en esta pantalla se asocia el proveedor a
una cuenta del plan de cuentas propia de la sociedad nueva en la que se está creando el
proveedor, siendo todos los datos anteriores heredados de la antigua sociedad.

El dato maestro de un acreedor, a nivel de finanzas, se divide en dos grupos:

a) Datos Generales
b) Datos de la sociedad; y dentro de ellos diversas pantallas.

Dirección
Datos
generales Control
Pagos

Gestión de Cuenta
Datos de la Pagos
Sociedad Correspondencia
Retención Impuestos

Una vez que el usuario ejecute la pantalla anterior, se abrirá la siguiente. En esta deberá cargar
los datos de información general solicitados por el sistema.

Los campos que se observan cargados en la siguiente pantalla de ejemplo, son los indicados
por el sistema como obligatorios.

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Los datos que se debe ingresar en esta solapa son las siguientes:

5.1.1.1 Datos generales - Dirección

Nombre de campo obl./opc./cond. Acciones y valores de usuario Comentarios

Cargar el nombre o razón social
Nombre Obligatorio Identificación del acreedor.
del acreedor.
Nombre de la calle y
Calle/Número Obligatorio Domicilio Fiscal del acreedor.
numeración.
Cod. Postal Opcional Ingresar código postal Código Postal
Población Obligatorio Localidad o Ciudad del Acreedor Localidad/Ciudad.
Si el acreedor es de Bolivia,
ingresar BO, si fuese de otro
País Obligatorio país seleccionar el que País del Acreedor.
corresponda utilizando la
consulta F4.
Ingresar los datos que se
Comunicación Opcional Teléfono, Fax, Email del acreedor.
dispongan del acreedor

Una vez cargados estos datos el usuario deberá oprimir “enter” para continuar con la carga de
la información restante ejecutándose la pantalla “Acreedor Crear: Control”.

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5.1.1.2 Datos Generales – Control

Nombre de campo obl./opc./cond. Acciones y valores de usuario Comentarios

Obligatorio (para
Nº ident.fis.1 NIT del acreedor Número de identificación fiscal del acreedor.
grupo Z018);

Una vez cargados estos datos el usuario deberá oprimir “enter” para continuar con las demás
pantallas, en este caso será “Acreedor Crear: Pagos”. En la presente el usuario deberá cargar
los datos bancarios del proveedor a crear, destacándose como datos sobresalientes la clave
bancaria y el número de cuenta bancaria.

5.1.1.3 Datos Generales – Pagos

Nombre de campo obl./opc./cond. Acciones y valores de usuario Comentarios

País Opcional Si el banco es de Bolivia, País de la Entidad Bancaria del Acreedor

seleccionar BO. De otro país,
consultar el código utilizando F4.
Clave Banco Opcional Seleccionar la clave del banco Clave interna de la entidad financiera
Cuenta Bancaria Opcional Ingresar el número de cuenta Número de cuenta bancaria del acreedor.
Titular Opcional Ingresar el titular de la cuenta Titular de la cuenta bancaria.
indicada

Una vez cargados estos datos el usuario deberá oprimir “enter” para continuar con las demás
pantallas, en este caso será “Acreedor Crear: Gestión de cuentas Contab.financ.”.

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5.1.1.4 Datos de la sociedad - Gestión de cuenta

Nombre de campo obl./opc./cond. Acciones y valores de usuario Comentarios

21101001 para Proveedores

Nacionales. Se trata de la cuenta de la contabilidad
Cuenta Asociada Obligatorio
21102001 para Proveedores en la cual se actualizan los valores.
Extranjeros.

Una vez completada la pantalla anterior el usuario accederá a la siguiente oprimiendo “enter”
continuando así con las carga de los datos “Acreedor Crear: Pagos contab.financ.” en donde el
usuario deberá ingresar:

5.1.1.5 Datos de la sociedad – Pagos

Nombre de campo obl./opc./cond. Acciones y valores de usuario Comentarios

Seleccionar la opción deseada,
oprimiendo F4. Alguna de las
opciones disponibles son:
Condición de pago establecida con el
acreedor. Esta condición es la que se asume
por defecto, sin embargo, puede modificarse
en el momento de generar una Orden de
Compra o bien, al momento de registrar una
factura.

Cond.Pago Obligatorio

Tildar. Indicador que permite verificar el registro

Verif.fra.dob Obligatorio doble cuando se efectúa el registro de facturas
de entrada o abonos.
Seleccionar CET Estas vías de pago son las utilizadas para la
generación de pagos automáticos.

Vías de Pago Obligatorio

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Completada la presente, el usuario deberá oprimir “enter” para continuar con el proceso. En el
siguiente caso los datos a cargar hacen referencia a la forma de comunicación y/o reclamación
para con el proveedor.

5.1.1.6 Datos de la Sociedad – Correspondencia

Nombre de obl./opc./co Acciones y valores de Comentarios

campo nd. usuario
Vacio o bien, 0001 Clave para el procedimiento de
Proced.reclam. Opcional
reclamación a emplear

Completada esta última el usuario accederá a la última pantalla (retención de impuestos). En el

siguiente caso los datos a cargar son los que definen si el proveedor cargado es un agente de
retención ó no.

Nótese que en función del tipo de retención que se le asigne al proveedor, será el indicador de
retención disponible para asignar, así mismo se deberán completar los campos que se
observan en la siguiente imagen.

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Esta solapa de retención debiera completarse con datos, en forma obligatoria para aquellos
proveedores que pertenezcan al grupo de proveedor Z019-Proveedor Informal-Bolivia. Para el
otro grupo (Z018) esta solapa debe estar vacía.

5.1.1.7 Datos de la Sociedad - Retención impuestos

Nombre de obl./opc./co Acciones y valores de Comentarios

campo nd. usuario
País correspondiente al regimen
País Obligatorio 516 (Bolivia)
impositivo.
Dependiendo de la actividad
que desarrolle el acreedor,
se puede seleccionar. Indica el impuesto que se habrá de
Tipo de Retención Obligatorio
retener.

Una vez seleccionado el tipo

de retención, cada uno de
El indicador es que establece la base y la
Indicador de ellos tiene configurado
Obligatorio alícuota a tener en cuenta en el cálculo
Retención distintos indicadores de
de la retención.
retención para el cálculo de
la misma.
Indica que el proveedor está sujeto a
Sujeto Obligatorio Tildar
retenciones.

Nota: Los tipos e indicadores de retención a los que está sujeto el proveedor y las condiciones
particulares por tipo de empresa se informarán convenientemente por la/el responsable de
impuestos de la empresa.
Cabe mencionar que los indicadores, luego pueden modificarse al momento de registrar un
comprobante.

Una vez cargados los datos obligatorios el usuario deberá oprimir sobre el icono “guardar”,
de esta manera habrá dado de alta a un nuevo proveedor en el maestro del sistema. La
creación del mismo será informada por el sistema mediante el siguiente mensaje (ver parte
inferior de la pantalla).

5.1.2 MODIFICAR PROVEEDOR

Con el fin de poder modificar un proveedor en el sistema el usuario deberá como primera
medida iniciar SAP Logon desde el icono en su escritorio. Una vez allí pulsará Acceder al
sistema. Acto seguido introducirá el mandante; el cual será el número 400; colocar el
correspondiente nombre de usuario, la clave de acceso inicial y el idioma de trabajo (español).
De esta manera se accederá al sistema y podrá observar la siguiente estructura jerárquica
(estructura árbol), en donde se le indicará la ruta.

Para acceder se deberá seguir la ruta:

Menú SAP/Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Datos Maestros/FK02 – Modificar

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ALTA DE PROVEEDORES COMERCIALES
Revisión N° 0

De esta manera se podrán observar los campos iniciales a seleccionar y completar para dar
inicio al proceso.

El usuario debe cargar el código del acreedor y la sociedad y seleccionar la/s solapa/s que se
desee/n modificar.

El proceso a seguir para la modificación de los datos de un proveedor deberá seguir el proceso
explicado en el 5.1.1 de la presente instrucción.

5.1.3 VISUALIZAR PROVEEDOR

Con el fin de poder visualizar un proveedor en el sistema el usuario deberá como primera
medida iniciar SAP Logon desde el icono en su escritorio. Una vez allí pulsará Acceder al
sistema. Acto seguido introducirá el mandante; el cual será el número 400; colocar el
correspondiente nombre de usuario, la clave de acceso inicial y el idioma de trabajo (español).
De esta manera se accederá al sistema y podrá observar la siguiente estructura jerárquica
(estructura árbol), en donde se le indicará la ruta.

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Revisión N° 0

Para acceder se deberá seguir la ruta:

Menú SAP/Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Datos Maestros/FK03 - Visualizar

De esta manera se podrán observar los campos iniciales a seleccionar y completar para dar
inicio al proceso.

El usuario debe cargar el código del acreedor y la sociedad y seleccionar la/s solapa/s que se
desee/n visualizar.

El proceso a seguir para la visualización de los datos de un proveedor deberá seguir el proceso
explicado en el 5.1.1 de la presente instrucción.

6. RESPONSABILIDADES

• Del Analista Funcional

- Colaborar con la elaboración y actualización de la presente instrucción.

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Revisión N° 0

- Mantener informado al área de calidad y al usuario sobre las actualizaciones al sistema y

su impacto sobre la instrucción.
- Especificar las necesidades de datos maestros de su módulo.
- Brindar soporte al usuario en el uso y comprensión del sistema.

• Del Usuario Clave

- Promover la adaptación al sistema SAP.

- Brindar soporte al usuario en el uso y comprensión del sistema.
- Elevar al analista funcional los potenciales riesgos a futuro.

• Del Usuario Final

- Adoptar la presente instrucción en como metodología de trabajo.

- Comunicar al analista funcional y al área de calidad sobre los cambios efectuados a esta
metodología.
- Colaborar con el analista funcional y el área de calidad en la elaboración de la presente
instrucción.

• Del Área de Calidad

- Colaborar con la elaboración de la presente instrucción y mantenerla. actualizada en

intranet.
- Verificar el cumplimiento de esta instrucción mediante auditorias internas.

7. DOCUMENTACIÓN

No aplicable.

8. FLUJOGRAMAS

No aplicable.

9. ANEXOS

No aplicable.

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