MANUAL DE PRESELECCIÓN

MANUAL DE PRESELECCIÓN

COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LA PRESENTACION

-CENTRO-

MANUAL DE PRESELECCION

APRENDICES:
JULIETH STEFANIA LUGO ROBAYO
WILLIAM VERA RAMIREZ

INSTRUCTOR:
LUZ NANCY GIRALDO

SENA – REGIONAL CUNDINAMARCA

FECHA: 03-06-2019
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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVOS ............................................................................................................................ 6
1.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................ 6
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS........................................................................................................... 6
2 PRESELECCION DE CANDIDATOS............................................................................................. 7
2.1 VACANTE Y REQUISICION DE PERSONAL ....................................................................................... 7
2.1.1 Formato requisición de personal ............................................................................................ 8
2.2 CONVOCATORIA .....................................................................................................................10
2.3 ANALISIS DE HOJA DE VIDA ....................................................................................................10
2.3.1 Formato análisis hoja de vida................................................................................................11
2.4 BASE DE DATOS ......................................................................................................................13
3 FLUJOGRAMA ...................................................................................................................... 14
4 CONCLUSION ....................................................................................................................... 15
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INTRODUCCIÓN

En las empresas actuales, es necesario implementar elementos teóricos de la

administración con el fin de aumentar la eficiencia de los procesos. Preseleccionar es
un proceso muy importante para cualquier empresa y es un componente vital para la
estructura organizacional que se realiza de acuerdo a las necesidades que cada área
presente con los requisitos de perfil y personal adecuado.

Esta manual proporcionará mejoras dentro del marco del funcionamiento del proceso
y de las relaciones que posee la empresa ya que le brindará información directa
necesaria para mejorar las funciones del personal así como obtener el candidato
idóneo para las diferentes vacantes que puedan existir dentro de ésta.
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JUSTIFICACION

El COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LA PRESENTACION – CENTRO se enfoca

en la satisfacción del cliente, y confía en el talento humano altamente capacitado, para
lograr este objetivo se debe implementar un manual de preselección de candidatos.
La investigación que se plantea tendrá gran importancia ya que dotará a la institución
de una herramienta técnica y moderna de fácil manejo para la persona responsable
de reclutar el personal necesario para cubrir la vacante. Esto implica diseñar el
proceso de preselección y de candidatos definiendo en primer lugar las fuentes más
adecuadas y las técnicas que permitan determinar en la práctica la idoneidad de las
personas que optan por el cargo.

En la siguiente guía se presentan los resultados y las propuestas de mejoras para la

institución. En general dicho manual está orientado a actualizar el proceso de
preselección de candidatos. Cabe aclarar que las propuestas presentadas para
mejorar el proceso constituyen la mejor forma de lograr este objetivo
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1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Poner en práctica la aplicación del manual de preselección de candidatos, en el cual

se establecen los procedimientos para la escogencia de los candidatos idóneos que
deban llenar las vacantes de la empresa.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Conocer los procedimientos para el proceso de preselección de personal.

 Diagnosticar el proceso de preselección de personal de la empresa

 Proponer mejoras en el proceso de preselección de personal a la empresa.

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2 PRESELECCION DE CANDIDATOS

La búsqueda de personas es un desafío para el área de preselección de cualquier

organización. Toda organización opera dentro de un sistema o ambiente en el que
existen diferentes organizaciones y personas. Del ambiente organizacional obtiene
datos e información para la toma de decisiones, insumos para su operación, recursos
financieros, recursos humanos y restricciones impuestas por el ambiente, asimismo
las personas y las organizaciones conviven en un continuo e interactivo proceso de
atracción, al tiempo que los individuos atraen y seleccionan las organizaciones,
informándose y formándose opiniones acerca de ellas.

Así, el ambiente organizacional puede ser analizado desde dos categorías: primero,
desde el mercado de trabajo, el cual funciona en términos de la oferta, o la
disponibilidad de empleo realizada por las empresas y la demanda de empleos que
realizan los trabajadores; segundo, desde el mercado de recursos humanos, que se
constituye por el conjunto de personas aptas para el trabajo en un determinado lugar
y en determinada época (Chiavenato 2007, 134).

2.1 VACANTE Y REQUISICION DE PERSONAL

Hace referencia a los puestos que se encuentran sin ocupar, los que están por
desocupar o nuevos puestos que se generen en la institución. Una mediana empresa
provoca en sus procesos productivos una serie de rotaciones de puesto y estas son
motivadas por diferentes circunstancias como lo son Jubilaciones, ascensos,
despidos, traslados y son cubiertos de diferentes maneras ya sea promociones dentro
de la misma compañía o realizando contrataciones externas.

En algunas ocasiones las empresas buscan que sean los mismos empleados que
ocupen estos puestos que han quedado libres de esta manera se puede lograr que
los colaboradores se sientan motivados y se genere sentido de pertenencia para con
la organización lo que se debe realizar primero es definir el puesto de trabajo a cubrir
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como la experiencia, las habilidades que se necesitan las condiciones particulares de

dedicación de tiempo y salario. Muchas empresas optan por la posibilidad de las
vacantes internas ya que esto reduce gastos destinados para este fin, es importante
que el área de talento humano sea siempre imparcial en estos procesos y es claro que
debe tener una transparencia con los candidatos sin agentes externos que
condicionen cualquier decisión.

Al momento de tener la vacante pasara por aprobación de la administración

verificando que exista el presupuesto para cubrir el puesto de trabajo

El jefe de área de la vacante tendrá que hacer la requisición de la vacante mediante

el formato establecido para tal proceso

2.1.1 Formato requisición de personal

 Código: GTH-005
FORMATO DE REQUISICIÓN DE PERSONAL Versión: 0
Fecha: 18/1/2018
INFORMACIÓN SOBRE EL CARGO
Fecha de solicitud Fecha de Fecha de Ingreso Clasificación de
del área: entrega: prevista: riesgo ARL:
Área solicitante: Nombres y apellidos del solicitante:
Centro de Costos: Nivel del cargo:
Estado del cargo: Vacante Nuevo Reemplazo Reemplaza a:
Tipo de Prestación de
Labor Indefinido Fijo
vinculación: servicios:
Duración del Ciudad Trabajo en
Si No
contrato: sede: alturas:
Nombre del cargo
REMUNERACIÓN
CONTRATO LABORAL PRESTACIÓN DE SERVICIOS (CONTRATISTA)
Salario Básico Tarifa diaria
Bono alimentación Tarifa Mensual
Bono
Disponibilidad Otros
Bono desempeño
OBSERVACIONES:

FIRMA SOLICITANTE FIRMA QUIEN APRUEBA LA REQUISICION

FIRMA TALENTO HUMANO

2.2 CONVOCATORIA

La convocatoria en términos generales es el anuncio o un escrito con el cual se cita a

un determinado evento o acontecimiento que se producirá pero se debe contextualizar
hacia la parte de talento humano siendo la publicación de la vacante que se encuentra
disponible en la institución.

La importancia de una convocatoria es lograr la preselección del personal pero este

depende mucho de que la redacción de dicha citación sea clara y específica, de esta
manera se evita que se preseleccionen personas con falsas expectativas referentes
al cargo y así mismo los candidatos tengan claro las condiciones de la vacante; con
esto también evitamos reprocesos que generan más gastos para la institución y en
ocasiones se afecte la operación del área que solicita al candidato.

Existen dos clases de convocatoria una que es la convocatoria interna, esta va dirigida
a los mismos trabajadores de la institución para que ellos participen dentro del proceso
de preselección y la convocatoria externa es aquella que va dirigida a personal externo
de la institución.

Los medios más utilizados para publicar las convocatorias son el internet (páginas de
empleo), el voz a voz, instituciones educativas, las cajas de compensación familiar,
ferias de empleo y universidades.

2.3 ANALISIS DE HOJA DE VIDA

El análisis de la hoja de vida consiste en analizar y estudiar más detalladamente las

pautas de la hoja de vida según la actividad que va a realizar en la institución, se debe
profundizar en aspectos como competencias técnicas, estudios académicos y
experiencia laboral.

Es importante para la institución realizar un estudio o análisis minucioso y detallado

de la hoja de vida, ya que este es el primer filtro que se realiza al candidato, esto
puede traer ventajas a la hora de llevar el proceso; para esto se diligencia el formato
de análisis de hoja de vida y de acuerdo al concepto se le concede un puntaje al
candidato; Llevando un control organizado del estudio de la hoja de vida podemos
evaluar el desempeño a nivel individual de los posibles candidatos a seleccionar, se
puede analizar de forma más exacta quien va resaltando dentro del grupo
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preseleccionado, para de esta forma el proceso que continua en adelante para la

compañía no sea dispendioso y no se genere pérdida de tiempo en la compañía.

2.3.1 Formato análisis hoja de vida

 Código: GTH-006
FORMATO ANALISIS HOJA DE VIDA Versión: 1
Fecha: 18/1/2018
CANDIDATO CANDIDATO CANDIDATO CANDIDATO CANDIDATO
PUNTAJE
1 2 3 4 5
FORMACION PROFESIONAL /
ESTUDIOS
Formación Técnica 1
Formación Tecnológica 2
Formación Profesional 3
Especialización y/o maestría 4
EXPERIENCIA LABORAL EN EL
CARGO
Menos de 1 año 1
de 1 año a 2 años 2
de 2 años a 3 años 3
más de 3 años 4
FORMACION

Si el aspirante cuenta con 2 o más de

los requisitos de formación solicitados, 4
bien sea en curso o finalizados.

FIRMA TALENTO HUMANO

2.4 BASE DE DATOS

Dentro de la gestión del talento humano la base de datos juega un papel muy
importante dentro del proceso de preselección del personal de la institución, esta es
un sistema de almacenamiento y acumulación de datos que deben ser calificados u
ordenados de una forma específica, debe ser fácil acceso para el procesamiento y
obtención de la información.

El manejo de las bases de datos dentro del proceso de lección es de vital ayuda al
departamento ya que en la misma podemos encontrar la información básica de los
candidatos, tales como

 Nombre del Candidato.

 Contacto del candidato.
 De donde se recluto la hoja de Vida.
 Citación a entrevista y pruebas.
 Estado del candidato.
 Responsable del proceso.

La base puede estar compuesta por muchas variables, esto dependen de la compañía
y de quien la administre agregarle más información, las ventajas que puede traer el
manejo de las bases, es llevar el control actualizado de que personal se ha llamado y
cual se ha citado, esto conlleva que no se llame más de dos veces al mismo personal,
podemos analizar que personas son las más aptas para el proceso o a quienes se han
ido quedando dentro del mismo ya que no cumplen con los requisitos mínimos para la
aplicación al cargo.

Es importante recalcar que hoy en día el departamento de talento humando y más

específicamente el área de selección le debe apuntar a minimizar sus tiempos y a
llevar unos controles más rigurosos de los procesos internos y más en el proceso de
selección, ya que como bien ya lo hemos mencionado es el primer filtro dentro de la
compañía.
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3 FLUJOGRAMA
Necesidad de
una vacante

Jefe del área

de vacante

Diligencia el formato Gestion Verifica que haya

de requisición administrativa y presupuesto para la vacante
financiera

Revisa el manual Se notifica al jefe

de funciones del Gestion Del talento ¿Existe el de área de la
SI NO
cargo Humano toma la presupuesto vacante la no
solicitud ? contratación

¿Existe el ¿Convocatori
SI Se elabora y difunde a interna o Fin
manual de
la convocatoria externa?
funciones
?
INTERNA EXTERNA

Se difunde la información Se publica la vacante en las

NO
entre el personal trabajador páginas web de empleo

Se procede a hacer el
diseño, descripción y
análisis del cargo

Recibe hojas de vida de

candidatos

Se corrobora que las hojas

de vida cumplan con los
requisitos exigidos

Listado de personal
preseleccionado

Llamar a entrevista
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4 CONCLUSION

La correcta ejecución de los procesos es un medio indispensable a nivel

organizacional ya que permite desarrollar efectivamente las tareas propias de la
institución con un mayor grado de eficiencia sin desperdicios de tiempo y recursos lo
cual conllevan a la apropiación de las actividades y redunda en beneficio de la
organización.