Valoración documental: proceso que analiza la información de los documentos desde

diferentes puntos de vistas y a partir de ese análisis se establece una utilidad o valor mientras
cumple su ciclo de vida,. Su proceso es establecer la permanencia de los documentos en las
diferentes etapas del ciclo vital, asignándoles tiempo o espacio de conservación.
Disposición final: es la decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital
del documento, basándose en las tablas de retención y en las tablas de valoración documental
si existen para esta valoración co miras a la conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción, su principal función es garantizar la legalidad y perdurabilidad de la
información.

EJEMPLOS:

 Tipos documentales
Convenios
Valoración documental
Documentos que manifiestan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus
funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo.
Disposición final
Su disposición es de 20 años. Cumplido el tiempo de retención se pueden eliminar.

 Tipos documentales
Licitaciones
Valoración documental
Documentos que reflejan los contratos realizados por la entidad en ejercicio de sus funciones.
Poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo.
Disposición final
Mandato es de 20 años. Cumplido el tiempo de retención se pueden eliminar.
 Tipos documentales
Obligaciones hipotecarias
Valoración documental
Estos documentos son de carácter contable, legal y jurídico. Establecida la obligación Se
conservarán. Ya que las obligaciones deben ser registradas en la escritura y en el Certificado
de Libertad.
Disposición final
Se conservarán por el tiempo que dure el compromiso que respaldan. Previniendo y sin poner
en riesgo o peligro en el Archivo Central. Después de este tiempo se pueden eliminar.
 Tipos documentales
Actas de Comité de Gerencia
Valoración documental
Son documentos que reflejan decisiones de carácter administrativo, legal y fiscal. Forman
parte de la remembranza institucional.
Disposición final
Conservación total. Al cumplir su tiempo de retención se microfilman para consulta y
conservación del original.

 Tipos documentales
Actas de Junta Directiva
Valoración documental
Son documentos que reflejan decisiones de carácter administrativo, legal y fiscal. Forman
parte de la memoria institucional.
Disposición final
Conservación total. Al cumplir su tiempo de retención se microfilman para consulta y
conservación del original

 Tipos documentales
Informes a Entes de Control
Valoración documental
Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación de la gestión de la Entidad por
parte de los organismos de control. Son considerados de carácter misional.
Disposición final
Valor histórico. Se conservarán como parte de la memoria institucional.