ACTIVIDADES DE REFLEXION INICIAL

Solución de la guía de aprendizaje #2

1.¿Qué importancia revisten los documentos en las organizaciones?

Se entiende como el conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar
los documentos de una empresa u organización. El sistema apunta también al
proceso de búsqueda y organización de los documentos, así como de datos e
información general en sus diversos formatos.
2. ¿Qué clases documentos conoce y qué procesos para su administración
conoce?
Archivo de Gestión: Permanecen en una oficina mientras están en trámite, pueden
estar en un lapso de 1 a 5 años.
Archivo Central: se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
Archivo Histórico: es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo
central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de
archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura.
3. ¿Qué entiende por tipología documental?
Es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una
competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogéneo. La tipología documental en
pocas palabras, son los tipos diferentes de documentos que se pueden encontrar.
4. ¿Por qué considera importante la administración documental en las
empresas, tanto públicas como privadas?

Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar el

almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora
sustancial en varios aspectos de la administración de una empresa. El sistema
apunta también al proceso de búsqueda y organización de los documentos, así
como de datos e información general en sus diversos formatos.

Implementando tecnologías de gestión documental, su empresa podrá hacer más

eficiente el uso de la información, contando con información oportuna y reduciendo
costos. Gestionar de mejor forma la documentación existente sin duda
incrementará la productividad de su organización.
 EVIDENCIA #2

6 Ejemplos: “Valoración documental y disposición final de los documentos”

VALORACION Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUEMNTOS

TIPOS DOCUMENTALES Valoración Documental Disposición Final

Documentos que manifiestan los contratos Su disposición es de 20
realizados por la entidad en ejercicio de sus años, cumplido el tiempo
Convenios
funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable de retención se pueden
y administrativo. eliminar.

Licitaciones Documentos que reflejan los contratos Su disposición es de 20

realizados por la entidad en ejercicio de sus años, cumplido el tiempo
funciones. Poseen valor legal, fiscal, contable de retención se pueden
y administrativo. eliminar

Estos documentos son de carácter contable, Se conservaran por el

legal y jurídico. Establecida la obligación se tiempo que dure el
conservaran. Ya que las obligaciones deben compromiso que
Obligaciones ser registradas en la escritura y en el respaldan. Previniendo y
Hipotecarias certificado de la libertad. sin poner en riesgo o
peligro en el archivo
central. Después de este
tiempo se pueden eliminar.

Actas de Comité de Son documentos que reflejan decisiones de Conservación total. Al

Gerencia carácter administrativo, legal y fiscal. Forman cumplir su tiempo de
parte de la remembranza institucional. retención se microfilman
para consulta y
conservación del original.

Actas de Junta Directiva Son documentos que reflejan decisiones de Conservación total. Al
carácter administrativo, legal y fiscal. Forman cumplir su tiempo de
parte de la memoria institucional. retención se microfilman
para consulta y
conservación del original.

Estos documentos reflejan el seguimiento y Valor histórico. Se

Informes a Entes de la evaluación de la gestión de la entidad por conservaran como parte
Control parte de los organismos de control. Son de la memoria
considerados de carácter misional. institucional.
 EVIDENCIA #3
PARALELO: “CLASES DE DOCUMENTOS”

DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRONICO

Lugar donde se encuentra toda la Se entiende como toda información

información producida en cualquier fecha,
generada, enviada, recibida y almacenadas
lenguaje, forma o soporte, por una entidad
pública o privada. por medio electrónico.

Es una expresión testimonial de carácter Estas se conservan y transmiten medios

autentico, objetivo e imparcial, es
electrónicos luego de efectuar algunas series
interdependiente ya que está condicionado
a los demás. con medida de autentificación.

En cumplimiento de sus funciones jurídicas Énfasis en la naturaleza de los documentos,

o administrativas, conservando como
creados, utilizados y conservados en
prueba de información continuidad de
gestión. entornos tecnológicos.

El valor documental se puede determinar

Función archivística global que la integra.
por su autenticidad, entre ellas por firma.

Los documentos se mantienen en carpetas

Permite fácil acceso a la información.
tangibles, que se archivan en archivadores.

El contenido no se puede separar de su Controla el acceso a la información por

soporte, por lo cual se garantiza la
niveles de seguridad y conservación a largo
integridad de la información en el
documento. plazo.

El registro se encuentra en un medio cuya Los documentos se archivan en carpetas

información es accesible a través de la electrónicas virtuales y se conservan en
escritura manual y se mantiene en papel. formatos digitales.