Manual de uso para tu CRM Colaborativo inTeam

1. Lo primero que debes hacer con tu cuenta de CRM después de haber dado de alta
a los y crear grupos (departamentos); es reconocer como tal a tu equipo de
trabajo para poder así asignar roles y responsabilidades.
Roles: administrador de red, administrador de CRM y vendedor.
- El administrador de red, es aquella persona en quien recae dicha responsabilidad a
nivel global de la red. Esta se le otorga a la persona automáticamente a quien
activo el producto, a menos que la persona solicite el cambio a través de nuestra
mesa de servicio.
- Administrador de CRM: es aquella persona que se le brindan privilegios para poder
editar las etapas, metas, ver y descargar reportes.
- Vendedor: no tiene permisos previos (de administrador) su etiqueta servirá como
reconocimiento ante los demás usuarios de la red, se les puede asignar metas
personalizadas; sí puede crear cuentas, oportunidades y modificar aquellas en las
que sea incluido.

¿Dónde puedo otorgar estas categorías o roles? Muy fácil en la siguiente liga te
mostramos: Roles
2. Decide quién podrá ver reportes, ¿Todos? o ¿solo los administradores? ; selecciona
el tipo de moneda; rango de fecha que serán medidas las metas y si estas serán
generales o individuales para cada integrante. Veamos un ejemplo:
Configuración de CRM y Metas
Recuerda: las metas solo pueden asignarse a las personas categorizadas como
vendedores.

3. Productos y servicios: integra todos los productos y servicios de tu empresa para

que estos puedan ser identificados rápidamente por tus vendedores. Los costos no
pueden establecerse predeterminadamente.
A continuación un ejemplo:
Productos y Servicios

4. ¿Cómo género una cuenta dentro de mi CRM para llevar el seguimiento de mis
clientes, proveedores, prospectos, etc.?
Crear una cuenta en mi CRM

La cuenta es el nombre de la empresa u organización; el contacto es la persona que labora en

dicha organización y con la que tienes contacto.

5. ¿Que podré ver dentro de la cuenta?

Dentro de las cuentas de tus clientes se encuentran 3 secciones: Comentarios Internos,

Expediente y Colaboración.

Comentarios internos: todos los participantes de la cuenta pueden interactuar en este muro,
puedes etiquetar personar, agregar archivos y documentar toda la colaboración interna
referente a este cliente.

Expediente: Dentro de expediente puedes ver el resumen de oportunidades, contactos con los
que tratas de la organización de tu cuenta, participantes (internos) para otorgar tareas, listado
de pendientes donde se consolidaran todas las tareas realizadas así como las ya terminadas.
Fechas de creación de la cuenta así como quien es el representante; y por último todos los
datos de contacto (dirección, teléfonos, correos, sitio web, usuario Skype, usuario Facebook, y
todos los usuarios sociales que te lleven a ell@s.

Colaboración: al ingresar a colaboración pueden empezar a interactuar con tus clientes de

manera directa, ¿qué sucede cuando yo le mando un mensaje desde mi plataforma al cliente?

Lo que sucede es que se crea un ticket con un folio. El ticket le llega a su correo electrónico
y podrá seguirlo desde su bandeja de entrada quedando el historial de servicio o seguimiento
en la plataforma y no perdido en un correo electrónico.

Colabora desde el CRM con tus Contactos

6. ¿Cómo doy de alta una oportunidad?

Las oportunidades son cualquier etapa dentro de tu proceso de preventa. ¿Quieres aprender a
crear una oportunidad y convertirla oportunidad ganada para que se refleje en él reporte de
ventas? Sigue el siguiente video:

Como crear una oportunidad.

Si tú eres dueño de la cuenta pero alguien más te está apoyando, puedes agregar participantes
y así indicar si alguien más logro la oportunidad o asignarle tareas especiales referentes a la
cuenta.

Agrega participantes a tus cuentas y asigna tareas

7. ¿Puedo modificar las etapas de las oportunidades?

Es posible, si no tienes ninguna etapa ligada a las oportunidades ya generadas, aquí te

mostramos como: Modifica las etapas según tu proceso de ventas

8. Tickets

Los tickets son solicitudes de servicio estás sirven tanto de colaboración interna como externa.
Dentro de tickets puedes integrar todos aquellos procesos que actualmente se llevan a través
de correo electrónico. En tu CRM colaborativo se sugieren algunos tópicos o temas que puedes
tratar con esta herramienta pero puedes editar, borrar o generar nuevos tópicos para brindar
el mejor servicio a todos tus clientes.
¿Cómo debo configurar tickets?

El administrador de la red es la única persona con privilegio para configurar tickets inicialmente
cuando edites la configuración puedes asignar supervisores, quienes tendrán poder de
cambiar la misma configuración de la aplicación. Los supervisores deben estar dentro de los
grupos disponibles que actives.

a. Selecciona los campos que el creador de ticket debe completar.

b. Define si requieres alguna de las configuraciones adicionales y decide que grupos dentro
de tu red estarán disponibles para la asignación de algún tópico.
Ej. Ventas, compras, soporte técnico, etc.

No olvides guardar tus cambios.

 c. Administrar tópicos

Continuamos en configuración > tickets > administrar los tópicos

¿Ya decidiste que procesos administrativos vas a incorporar a tu CRM Colaborativo?

¿Cotizaciones? ¿Solicitud de compra? ¿Vacaciones? ¿Solicitud de recibo de nómina?¿Uso de
Garantía? Estos y más son temas que puedes solucionar desde inTeam.

Nota: Es muy importante que administres los tópicos ya que una vez que los usuarios hayan creado
un ticket ligado a alguno de los tópicos no podrás eliminarlo. Empieza por borrar aquellos que
estén duplicados o que simplemente no estén relacionados a tu organización.

Ahora sigue este video para ver la creación de un nuevo tópico y a su vez la creación del ticket.

Crea un tópico y un ticket ligado a dicho tópico

El tipo de tópico que seleccionamos para “Uso de Garantía” fue AMBOS, esto indica que tanto
usuarios internos como externos tendrán la opción de crear un ticket para hacer uso de su
garantía.
 d. Tickets para tus clientes… ¿Desde dónde pueden crear tus clientes o proveedores tickets
de los tópicos externos y ambos?

En tu propia mesa de servicio. Para ir a tu mesa de servicio tienes que salir de tu sesión e
ingresar la liga correspondiete a tu red en el explorador. Esta liga se la proporcionaras a todos
tus clientes o simplemente la puedes anexar en tu website.

La liga de tu mesa de servicio se conforma de la siguiente manera:

“http://NOMBREDETURED.inteam.com/servicedesk”

¡Hagamos un ejemplo!
Mi red se llama MK, si has comprendido tickets ingresa a la siguiente liga y crea un ticket con el
tópico: “Ha quedado claro!”

Y si no, crea uno con el tópico: “Necesito ayuda!”

http://MK.inteam.com/servicedesk

Cada uno de las organizaciones que trabaja con inTeam cuenta con su propia liga, es única, e
intransferible.

e. ¿Se pueden crear flujos de procesos con tickets?

Si, puedes crear flujos genéricos para cada departamento y asignarlos posteriormente a cada
tópico según la secuencia que estés buscando.

Aquí el video de como: ¿Cómo hacer un flujo y asignarlo?