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Manualparaunidadesdealmacen Vers1 0 PDF
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VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
VERSIÓN 1.0
Esta Versión 1.0, fue adaptada a los lineamientos exigidos por el Ministerio de
Finanzas, a través del Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas
Públicas (SIGECOF).
Para efectos de actualización, este Instrumento será evaluado cada año por esta
Dirección, con el objetivo de mantener la pertinencia y apego de las Normas a la
legislación vigente y evitar así su rápida obsolescencia.
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VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
Código: R-CGA-03-01-1
DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
Pág.: 4
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA Fecha: Enero 2009
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
SEGURIDAD Y PROTECCIÓN
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA Fecha: Enero 2009
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TABLA DE CONTENIDOS
PÁG.
VIGENCIA Y APROBACIÓN…………………………………………………..…….. 2
SEGURIDAD Y PROTECCIÓN……………………………………………….…….. 3
OBJETIVO Y ALCANCE…….………................................................................... 5
BASE LEGAL……………………………………………………………………..…… 6
GLOSARIO…………………...……………………………………………..…..…….. 7
NORMAS……………………………………………………………………………..... 9
Para la Recepción y Despacho de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina.. 9
Para la Recepción de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina.……………… 12
PROCEDIMIENTOS…………………………………………………………..……… 17
Para la Recepción de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina………………. 17
Para el Despacho de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina.……..……….. 20
ANEXOS………………………………………………………………………………. 24
Formularios...……………………………………………………………………......... 24
- Forma: Requisición de Materiales………………………….……..……..…… 24
- Forma: Orden de Compra……………………………………..………….…… 27
Flujogramas…………...……………………………………..………………………… 31
- Procedimientos para la Recepción de Equipos, Materiales y Artículos de
Oficina………………………………………..…………………………………… 31
- Procedimientos para el Despacho de Equipos, Materiales y Artículos de
Oficina….……………………………………………………….……..…………. 32
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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OBJETIVO Y ALCANCE
El presente Manual tiene como propósito establecer de una forma clara y concisa
los criterios, las políticas, las normas y los procedimientos administrativos
aplicables a las actividades de almacenaje que se realizan en la Universidad de
Oriente en el marco de las regulaciones legales vigentes y en especial adaptar
dichas actividades a los lineamientos establecidos por el SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PÚBLICAS “SIGECOF” del
Ministerio de Finanzas.
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BASE LEGAL
LEY DE UNIVERSIDADES
(Gaceta Oficial Nº 1.429 de fecha 08 septiembre de 1970)
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GLOSARIO
Manual de Normas: “Indican al trabajador los límites entre los cuales puede actuar;
su propósito es dar información para orientar al personal en las decisiones que se
deben tomar en el cargo que desempeñan”. (DUHALT, 1968: p.48)
Normas: “Indican los lineamientos generales para llevar a cabo una determinada
actividad, con la finalidad de que todos los entes involucrados se rijan por ella,
logrando de esa manera uniformidad en la ejecución de las actividades”. (BENÍTEZ,
1990: p.6)
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GLOSARIO
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NORMAS
2. Todos los equipos, materiales y artículos de oficina solicitados por las Unidades
Administrativas, deben ingresar a la Institución a través de las Unidades de
Almacén. (Salvo lo establecido en el numeral 3)
3. Las Unidades Administrativas ubicadas fuera del área geográfica del respectivo
Núcleo podrán recibir, sólo en situaciones de manifiesta urgencia, materiales y
artículos de oficina cumpliendo con lo establecido en el presente Manual. El
Jefe de la Unidad receptora, será responsable de realizar el control perceptivo,
así como enviar toda la documentación necesaria a la Unidad de Almacén del
Núcleo de su competencia, para el correspondiente registro y control.
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NORMAS
17. No se le debe dar conformidad a ninguna Factura sin antes abrir los bultos
recibidos y verificar que el contenido esté en óptimas condiciones, bien sea a
través de compras realizadas por la Institución, donaciones recibidas y todos
aquellos aportes contemplados en la vigente Ley Orgánica de Ciencia y
Tecnología e Innovación (LOCTI).
18. Los aspectos no contemplados en este conjunto de Normas serán resueltos por
el Consejo Universitario, oída la opinión del Vicerrector Administrativo.
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NORMAS
19. Una vez sancionadas por el Consejo Universitario, estas Normas derogarán
cualquier Disposición, Procedimiento y/o Resolución Administrativa que esté
vigente a la fecha.
21. Cuando una vez llegada la mercancía se presente las situaciones señaladas a
continuación, se debe proceder de la siguiente manera:
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NORMAS
• En caso de que el Proveedor haga entrega parcial del material y/o equipo
debe hacerlo con una Nota de Entrega. La Unidad de Almacén debe
mantener en custodia los materiales y/o equipos sólo si se tiene la
convicción y exigir el compromiso del Proveedor por escrito, de que
despachará en corto tiempo el material y/o equipo faltante. El Jefe de la
Unidad de Almacén informará a la Unidad de Compras y Unidad Solicitante
la mencionada situación. Recibida la parte faltante, se procede como lo
indicado en el Primer Caso. Se exceptúa esta Disposición cuando por
necesidad manifiesta, por escrito, se deba despachar la mercancía a la
Unidad Solicitante.
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NORMAS
21.3. Tercera Situación: Cuando se reciba sin abrir los Bultos de Mercancías.
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NORMAS
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NORMAS
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PROCEDIMIENTOS
ARTÍCULOS DE OFICINA
OBJETIVO
Describir los pasos a seguir para la recepción de equipos, materiales y artículos de
oficina en las Unidades de Almacén de la Universidad de Oriente.
ALCANCE
Aplicable a la recepción de equipos, materiales y artículos de oficina por parte de
las Unidades de Almacén de la Universidad de Oriente, desde la recepción de la
copia de la Orden de Compras, hasta el cierre del Expediente de Compras.
PASOS A SEGUIR:
UNIDAD DE ALMACÉN
Secretaria
1. Recibe la 3ª copia de la Orden de Compras y tres (3) Informes de Recepción
(4ª,5ª y 6ª copias de la Orden de Compras) y los archiva temporalmente hasta
que llegue el material solicitado.
Almacenista
2. Recibe el material solicitado, pide al Proveedor la Factura en original y dos (2)
copias y Orden de Compras original.
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PROCEDIMIENTOS
Jefe de Almacén
8. Recibe documentación, verifica que todo este en orden, firma y sella todos los
documentos en señal de conformidad. Caso contrario va al paso Nº 5.
Secretaria
10. Recibe Documentación.
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PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE FINANZAS
Secretaria
13. Recibe Factura original y 4ª copia del Informe de Recepción.
UNIDAD DE COMPRAS
Secretaria
15. Recibe copia de la Factura y 6ª copia del Informe de Recepción.
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PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO
Describir los pasos a seguir para el despacho de equipos, materiales y artículos de
oficina por parte de las Unidades de Almacén, hacia las Dependencias de la
Universidad de Oriente.
ALCANCE
Aplicable al despacho de equipos, materiales y artículos de oficina por parte de las
Unidades de Almacén hacia las Dependencias de la Universidad de Oriente, desde
la elaboración de la Requisición de Materiales, hasta la recepción de los equipos,
materiales y artículos de oficina en las Unidades Solicitantes
PASOS A SEGUIR:
UNIDAD SOLICITANTE
Secretaria
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PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ALMACEN
Secretaria
Almacenista
Jefe de Almacén
Secretaria
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PROCEDIMIENTOS
Almacenista
UNIDAD SOLICITANTE
Secretaria
20. Verifica que lo recibido coincida con lo solicitado. De no ser así, devuelve al
Almacén. Si se ajusta a lo solicitado, Firma y sella la Constancia de Despacho y
la entrega al Almacenista.
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PROCEDIMIENTOS
Almacenista
UNIDAD DE ALMACEN
Secretaria
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ANEXOS
FORMULARIOS
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ANEXOS
4. Renglón: Coloque el número que identifica a cada uno de los ítems que
se están solicitando.
5. Descripción del bien o material: Indique claramente la descripción del
bien o material que se está solicitando. Una descripción por cada ítems.
6. Cantidad Solicitada: Coloque la cantidad solicitada en cada uno de los
diferentes ítem.
7. Cantidad Despachada: (para ser llenado por las Unidades de Almacén)
De ser positivo el despacho, coloque la cantidad de unidades que
fue realmente despachada.
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ANEXOS
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ANEXOS
Objetivo: Ordenar la compra de los bienes y/o materiales solicitados por la Unidad
Solicitante para el desarrollo de sus actividades.
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ANEXOS
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ANEXOS
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ANEXOS
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ANEXOS
FLUJOGRAMAS
5 7 8 3 1
INICIO
I.R. 4to
O/C 1
COMPARA Y VERIFICA LA FACT. 2
FACTURA CON LA O/C Y I.R. 5to
CON LA MERCANCÍA FACT. 0
I.R. 6ta
FACT. 1
O/C 0
NO ¿CUMPLE CON
ESPECIFICA-
CIONES? ENVÍA
DOCUMENTOS
DEVUELVE SI
PARA
CORRECCIONES 6
ENVÍA
DOCUMENTOS
4 1
NO 7
¿ES ACTIVO?
ENVÍA
DOCUMENTOS
RECIBE SI
CONFORME LA
8
MERCANCÍA
FIN
5 INFORMA
SOBRE LOS
ACTIVOS INICIA PROCEDIMIENTO
DE DESPACHO DE
MERCANCÍA
3
ABREVIACIONES:
FACT.: FACTURA
O/C: ORDEN DE COMPRA
I.R.: INFORME DE REQUISICIÓN
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ANEXOS
INICIO 1
RECIBE R.M. RECIBE R.M.
ELABORA
REQUISICIÓN DE R.M. R.M. RECIBE R.M.
MATERIALES (R.M)
BUSCA EN EL SISTEMA
FIRMA Y SELLA
ENVÍA R.M. ENVÍA R.M. DE CONTROL DE
CONFORME
INVENTARIO
ENVÍA R.M.
3 5 NO VERIFICA SELLADA
APROBACIÓN
SI 1
RECIBE MERCANCÍA Y
ENVÍA R.M.
LA C.D.
ENVÍA R.M.
ACCESA AL SISTEMA
DE CONTROL DE
NO ¿COINCIDE LA INVENTARIO
MERCANCÍA?
REGISTRA EL EGRESO
RECIBE C.D.
DEVUELVE SI DE LA MERCANCÍA
MERCANCÍA
IMPRIME FORMATO
FIRMA Y SELLA
“CONSTANCIA DE
CONFORME LA C.D.
DESPACHO” (C.D) 3 4
ENTREGA C.D. Y
ENVÍA LA C.D. PROCEDE A PERMITIR
LA SALIDA DE LA
MERCANCÍA RECIBE MERCANCÍA
6
REALIZA CORRECCIÓN
DE LAS
ESPECIFICACIONES DE
RECIBE LA C .D. LOS MATERIALES
ANEXA LA C.D. A LA
R.M. Y ARCHIVA 5 6
PERMANENTEMENTE
R.M.
RECIBE LA C.D.
C.D.
P
ABREVIACIONES:
R.M.: REQUISICIÓN DE MATERIALES
C.D.: CONSTANCIA DE DESPACHO Versión 1.0
001