Estructura de desglose de trabajo: elaboración y consejos prácticos

La estructura de desglose de trabajo (EDT) es, tal y como define el texto, A Guide
to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide), "una
descomposición jerárquica orientada al trabajo que será ejecutado por el equipo
del proyecto para lograr los objetivos del mismo y crear los entregables
requeridos". Su gran contribución a la planificación radica en su capacidad para
organizar y definir el alcance total del proyecto.

Propósito de la estructura de desglose de trabajo

Existen varios motivos para no lanzarse a la ejecución del proyecto sin más y, en
vez de eso, invertir un poco de tiempo en la planificación y creación de la
estructura de desglose de trabajo:

 Contribuye a aumentar la precisión en la definición y organización del

alcance del proyecto. Su estructura facilita la obtención de una visión
segmentada del conjunto total de unidades de trabajo que componen el
proyecto.
 Facilita en gran medida la asignación de responsabilidades y la distribución
de recursos, así como el seguimiento y control del proyecto. Además, al
propiciarse una perspectiva mucho más específica y concreta sobre los
entregables, cada equipo de proyecto conoce lo que se espera de él.
 Permite una mejor estimación de los costos, riesgos y tiempo, ya que
facilita abordar el trabajo desde las unidades más pequeñas hasta el nivel
global de proyecto.
 Minimiza el riesgo y disminuye los errores, ya que cuando se cuenta con
esta herramienta es posible llevar a cabo una revisión más en profundidad
de cada entregable con los grupos de interés para asegurarse de que no
hay nada que falta o que no existen solapamientos en actividades o tareas
críticas.

Elaboración de la estructura de desglose de trabajo

Los pasos a seguir para la creación de una estructura de desglose de
trabajo son los siguientes:
1. Organizar una reunión y puesta en común con las principales partes
interesadas: los miembros del equipo son uno de los activos más valiosos en
el proceso de creación de la estructura de desglose de trabajo. Ellos cuentan
con los conocimientos, la experiencia y la creatividad necesaria para definir cada
entregable llegando a los detalles más específicos.
2. Completar la definición de todos los entregables del proyecto: se trata de ir
un paso más allá del nivel alcanzado en la planificación y completar al 100% la
información sobre todos los entregables del proyecto, incluyendo internos y
externos, asociando cada uno a su plazo de compleción estimado.
3. Descomponer cada entregable en pequeñas partes más manejables: se
trata de alcanzar un nivel de planificación del trabajo realista por parte del director
del proyecto, que garantice que, sin interferir en el plazo total de proyecto
estimado y el plan general, pueda ser completado por los equipos de trabajo. Se
trata de determinar los paquetes de trabajo. Estas unidades constituyen el nivel
más bajo de la EDT y son piezas de trabajo que se asignan específicamente a una
persona o un equipo de personas para ser completado, bajo la supervisión
del Director de Proyecto. Es recomendable que se centren en un único punto de
responsabilidad. Los paquetes de trabajo servirán para, más adelante, definir las
actividades y tareas en que se divide el proyecto.
4. Revisar los resultados obtenidos: con los grupos de interés, tanto en el
momento de finalizar la elaboración de la estructura de desglose de
trabajo, como cuando se incluyan modificaciones o actualizaciones, si es el caso.
Es fundamental evitar solapamientos.

Trucos que facilitan la creación de una estructura de desglose de trabajo

Tanto si es la primera vez que un Director de proyecto se enfrenta a la tarea de
elaborar una estructura de desglose de trabajo, como si ya tiene experiencia en
esta actividad, existen algunas recomendaciones que suelen ser de gran utilidad:

 Si ya se ha llevado a cabo un proyecto de similares características al

presente, puede buscarse la estructura de desglose de trabajo entonces
utilizada y emplearla como plantilla. De esta forma se evitan olvidos y se
reduce el tiempo necesario para la preparación de la EDT.
 Cuando sea la primera vez que hay que enfrentarse a determinado tipo de
proyecto, conviene tener presente que la EDT creada puede tener que ser
recuperada en el futuro.
 La técnica del Post It está muy extendida por su simplicidad, comodidad
fuerza visual. Se trata de escribir cada resultado en un post-it que se pega a
una pared. Cada uno se irá desglosando en componentes, los cuales se
recogerán en sendos Post Its formando una estructura de árbol que permite
ver fácilmente lo que se ha logrado y hacia dónde se dirige, simplificando la
introducción de cambios, cuando se considere necesario.
 La estructura de desglose de trabajo puede aumentar su utilidad si se
acompaña de un glosario. Este documento tiene la función de describir
cada componente de la EDT, haciendo posible aclarar la información y
evitar errores.
El Diccionario de tareas, complementario de la EDT , contiene información
específica de cada Paquete de trabajo.
Apuntes del Foro:
DICCIONARIO DE LA EDT
El Diccionario de la EDT describe los Trabajos a realizar por cada paquete de
trabajo de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) y ayuda a asegurar que el
trabajo resultante coincida con lo que se necesita. Por lo tanto, un Director del
Proyecto (Project Manager) puede utilizar esta herramienta para evitar la
Corrupción del Alcance, mediante el uso de habilidades de gestión e inspección
constante.
El Diccionario de la EDT es una salida del proceso Crear la EDT. Se puede utilizar
como parte de un sistema de autorización de trabajo para informar a los miembros
de equipo sobre cuándo sus paquetes de trabajo se ejecutarán. La Estructura de
Desglose del Trabajo (EDT) también se puede utilizar para controlar el trabajo que
se está haciendo, para evitar la Corrupción del Alcance, y para entender mejor el
esfuerzo a realizar por cada paquete de trabajo. El Diccionario de la EDT ayuda al
proyecto poniendo límites sobre qué está incluido en el paquete de trabajo.
Algunas de las entradas al Diccionario de la EDT pueden ser completadas durante
las iteraciones (por ejemplo: duración, interdependencias, etc.)

Método de Ruta Crítica – CPM (Critical Path Method)

En la planeación de una obra, es necesario contar con una herramienta que me
permita a través de un diagrama, esquematizar todas las actividades en la que se
divide el proyecto; especificando el tipo de relación entre una y otra así como su
duración.

Una herramienta que me permita estimar el tiempo más corto en el que es posible
completar un proyecto es el método de la ruta crítica (CPM-Critical Path Method) o
del camino crítico. Este es un algoritmo utilizado para el cálculo de tiempos y
plazos en la planificación de proyectos. El objetivo principal es determinar la
duración de un proyecto, donde cada una de las actividades del mismo tiene una
duración estimada. La duración de las actividades que forman la ruta crítica
determina la duración del proyecto entero y las diferencias con las otras rutas que
no sean la crítica se denominan tiempos de holgura. Un proyecto puede tener más
de una ruta crítica.

El método de la ruta crítica usa tiempos ciertos o estimados y consiste

prácticamente en:

-Identificar todas las actividades que involucra el proyecto

-Establecer relaciones entre las actividades. Decidir cuál debe comenzar antes y
cuál debe seguir después.

-Construir una red o diagrama conectando las diferentes actividades a sus

relaciones de precedencia.

-Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.

-Identificar la ruta crítica y las holguras de las actividades que componen el

proyecto.

-Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto.

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el

tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un
tiempo total determinado. A pesar de esto, el diagrama de Gantt no indica las
relaciones existentes entre actividades
Se puede elaborar un diagrama de Gantt con una hoja de cálculo de una manera
muy sencilla, marcando determinadas celdas para formar la representación de
cada tarea. Existen macros que automatizan esta elaboración en MS Excel y
Libre/OpenOffice Calc.
Sin embargo, existen herramientas de gestión de proyectos dedicadas a la
planificación y seguimiento de tareas que utilizan el diagrama de Gantt como
pantalla principal. Se introducen las tareas y sus procesos son capaces de
producir una representación de dichas tareas en el tiempo en el formato del gráfico
de Gantt. También existen herramientas de licencia libre y software gratis,
capaces de llevar a cabo dicho tipo de operación. Se deben valorar, por último, el
uso de herramientas que usan una página web y el navegador para realizar el
seguimiento de proyectos.

Las Técnicas de Revisión y Evaluación de Programas (o Proyectos),

comúnmente referidas con la abreviatura PERT (del inglés, Program Evaluation
and Review Techniques), es una técnica estadística y modelo para la
administración y gestión de proyectos inventado en 1957 por la Oficina de
Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de
EE. UU. como parte del proyecto Polaris de misil balístico móvil lanzado desde
submarino. Este proyecto fue una respuesta directa a la crisis del Sputnik.

PERT es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en

completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e
identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total.

Este modelo de proyecto fue el primero de su tipo, y supuso un nuevo impulso

para la administración científica, fundada por el fordismo y el taylorismo. No son
muy comunes otros tipos de modelos de proyectos, prácticamente todos se basan
en PERT de algún modo. Solo el método de la ruta crítica (CPM) de la
Corporación DuPont fue inventado casi en la misma época que PERT.

La parte más famosa de PERT son las Redes PERT, diagramas de líneas de
tiempo que se interconectan.