ACTIVIDAD PRESENTADA POR: SANDRA MILENA CUELLAR NUÑEZ

UNIDAD 3.
PROCESO DE AUDITORÍA

ACTIVIDAD: DE LA AUDITORÍA INTERNA AL PROCESO ORGANIZACIONAL

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1)

proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:

A. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos
(objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura
y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA:

Laboratorio de Alimentos del Sena

Dirección: Avenida Centenario Km 30 Armenia
Cargo: Subdirector Regional Quindío
Correo naladino@misena.com.co
De: Equipo Auditor Área Gerencia Calidad smcuellar9@misena.edu.co
Para: Coordinación laboratorio de Ensayos e Investigación
Juan David Martínez
Fecha: Marzo 20 de 2014

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa
de Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio de Alimentos, en los procedimientos
de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos.
Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigación
del departamento Aseguramiento de la Calidad de la Centro agroindustrial Regional
Quindío- Laboratorio de Control de Calidad en Alimentos.

AUDITORIA

o Norma ISO 9001:2008 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002

Versión Marzo de 2014
o Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002
o Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-
DR-005
o Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión Junio de 2013
o Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de Junio 15 de 2013
o Tipo de Auditoria: PRE-AUDITORIA, OTORGAMIENTO, SEGUIMIENTO,
EXTRAORDINARIA, AMPLIACION, RENOVACION, OTRO,

Reunión de Apertura: 15 de Marzo 2014

Hora 7:45 am
Reunión de Cierre: 17 de Marzo 2014
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia
de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace
mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están
aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del
Laboratorio de Investigación y Ensayos de Alimentos del SENA consignados en cada uno
de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por
un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por
el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de Análisis y
Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoquímico, el día 15 de Marzo del
presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de
Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o
aclaración a la presente comunicación, por favorcomunicarnos.
Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción
Sandra Milena Cuéllar Nuñez

Auditor Líder:
Luis Fernando Mejia C
Correo electrónico lmejia@misena.edu.co
Experto Tecnico Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas
que van a recibir la auditoria, al E-mail smcuellar9@misena.edu.co. Cualquier duda
comunicarse al celular: 3107829797. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4
(control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3
(comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de
datos), se auditaran en todas las áreas y procesos aplicables. Los nombres de los
procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se
cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la
auditoria anterior y que están pendientes.

Revisión documental durante la realización de la auditoría

N° DOCUMENTO REVISADO OBSERVACIONES DEL DOCUMENTO

1 Manual de Procedimientos de M-PC-002 Versión Junio de 2013.

Laboratorio
2 Instructivos de desarrollo de I-EL-002 Carpetas de Protocolos e
Ensayos de laboratorio Instructivos.
3 Manual de Documentos de M-DR-005 Libros de registro de muestras
Retención y Archivo del
Laboratorio de Ensayos
4 Manual de Formatos y Registro M-FR-03 Versión Junio de 2013.
de Ensayos
5 Tarjetas de Datos y Resultados LAL- REG 01 Pruebas

6 Manual de Calidad M-AM-001 Versión Junio de 2013

 7 Libros de Registro Recepción de muestras y solicitud de
Análisis Verificación II Semestre

Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de
Chequeo)

LISTA DE CHEQUEO

Lista de Verificación:
CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

Manual de Calidad (Documentación nivel I): Si, copias controladas del manual de calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo?: Si,
claramente señaladas en el manual de calidad.

Se encuentran comunicadas las responsabilidades a cada uno de los empleados del

laboratorio de Ensayos?: Si, no hay evidencia de la comunicación.

Procedimientos operativos (Documentación nivel II):

Existen manuales, instructivos, y/o procedimientos que unifiquen los criterios en la
realización de actividades?:Si

Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas, instructivos y

procedimientos de laboratorio?: No, Se da por entendido que cada uno conoce sus
funciones pero no se documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III): Si

Están identificados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del área de control
de calidad?: No, Tacitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo de laboratorio
están ordenadas por los formatos solicitud de análisis de producción.
Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?: Si.

Formatos y registros (Documentación de nivel IV): Si.

Se lleva una bitácora de análisis con sus respectivos registros?: Si.
Existe una metodología definida para el almacenamiento y retención de los documentos
que evidencian los análisis?: Si, Documentación completa.

Son los protocolos, manuales, instructivos y métodos vigentes y actuales?:Si, La

información está en desorden.

Está debidamente almacenada, compilada y ordenada la información que se maneja en

el Laboratorio de Ensayos e Investigación?: No, Hay riesgo de perder información debido
al desorden respecto del servicio.

Existen registros de las verificaciones o calibraciones realizadas?: No

Están definidas las pautas de actuación cuando se observa que las medidas han sido
erróneas?: No, exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Existen definidos procesos para realizar el seguimiento, medición, análisis y mejora?: Si,
verbalmente conocen el procedimiento, pero no está documentado.

Se emplean técnicas estadísticas?: No, satisfacción del cliente.

Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema de gestión de
calidad del laboratorio de medición y ensayos?: No.

Se emprenden acciones para conocer y realizar un análisis de satisfacción del cliente?:

No

Generación de hallazgos de auditoría:

AUDITOR(ES): GRUPO AUDITOR

FECHA:12 DE MARZO DE 2014
GERENCIA DE CALIDAD
PROCESO AUDITADO: LABORATORIO DE AUDITADO(S): ):PERSONAL DE
ENSAYOS E INVESTIGACION LABORATORIO
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
 1 Instructivos de Existen varias copias
desarrollo de de manuales no se
I-EL-002 X
Ensayos de conoce cuál es el más
laboratorio reciente
2 Se diligencia a mano,
Manual de Formatos en diferentes tintas,
y Registro de M-FR-03 lo hace poco X
Ensayos entendible en
ocasiones
3 Formato de registro No se escriben los
de ensayo nombres de los
Manual de Formatos M-FR-03 ensayos se usan siglas X
y Registro de internas no
Ensayos codificadas
4 Libros de Registro
Recepción de Se omite información
Libro de recepción
muestras y de la procedencia de X
de muestras
solicitud de la muestra
Análisis
5 Libros de Registro
Recepción de Dependiendo de la
Libro de realización
muestras y carga laboral se llena X
de ensayos.
solicitud de completamente o no
Análisis

Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Conclusiones de la Auditoria:

o Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento

para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.
o Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno
solo.
o Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
 o Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los
libros de registros de muestras.
o Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las
tarjetas de datos y resultados de análisis.
o Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de
investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medición, análisis y mejora.
o Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores
que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

Conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad:

o La auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o

incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la
conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua).

o La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para

obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener un buen
procedimiento para la realización de las mismas y contar con una frecuencia
adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así
la calidad de la labor que desempeña en su campo económico.