Manual de Buzón

INTRODUCCIÓN

Este manual es una guía del proceso del módulo de buzón.

Incluye elementos visuales, para un mejor entendimiento del usuario. Tales

como imágenes que corresponden al desarrollo de todo el proceso de manera
ordenada.

Asimismo se indican los procesos a los que pueden acceder tanto alumnos
como empleados y administradores.
Índice
Tipo de retroalimentación ...................................................................................................................... 1
Servicios por departamentos ................................................................................................................ 2
Responsable por servicio ...................................................................................................................... 3
Retroalimentación .................................................................................................................................. 5
Clasificar retroalimentación ................................................................................................................... 7
Reporte por retroalimentación .............................................................................................................. 9
Tipo de retroalimentación
1. Administrador de buzón ingresará a Buzón > Catálogos >
tipo de retroalimentación

2. El sistema mostrará la siguiente pantalla, en ella podrá dar de alta los tipos de
retroalimentación con los que contará el sistema.

3. Ingresará el nombre del tipo de retroalimentación, en caso de que desee que

este activo marcará la casilla de activo , caso
contrario la casilla permanecerá desactivada.

4. Dará clic en lo que mostrará en pantalla el siguiente mensaje

5. En caso de que se desee cancelar o comenzar de nuevo a ingresar un tipo de

retroalimentación dará clic en .

6. Sí desea modificar el nombre o activar/desactivar un tipo de retroalimentación:
i. Dará clic en el nombre del tipo de retroalimentación a cambiar (del
listado de tipo de retroalimentación) lo que mostrará el nombre y sí está
activo.

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 ii. Una vez concluidas las modificaciones dará clic en el botón lo
que mostrará el siguiente mensaje en pantalla

iii. Sí desea cancelar la modificación dará clic en

7. Sí desea eliminar el tipo de retroalimentación

i. Dará clic en el nombre del tipo de retroalimentación a cambiar

(del listado de tipo de retroalimentación).

ii. Dará clic en lo que mostrará en pantalla el siguiente

mensaje .

Servicios por departamentos

1. Administrador de buzón ingresará a Buzón > Catálogos
> Servicios por departamento

2. El sistema mostrará la siguiente pantalla, en esta

plantilla ingresará los nuevos servicios que tendrá el
área y departamento seleccionado.

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 3. Seleccionará el área, departamento , ingresará el nombre del nuevo servicio y
activará la casilla en caso de que el servicio este activo desde el principio.

4. Con la información completa se dará clic en .

5. En caso de desear modificar un registro seleccionará el nombre del listado
que aparecerá en la parte inferior de la pantalla, lo que colocará los datos del
mismo en la parte superior de la pantalla, una vez realizados los cambios dará

clic en .

6. Sí desea cancelar la modificación dará clic en .

Responsable por servicio

1. Administrador de buzón ingresa a Buzón > Catálogos >
Responsable Servicio

2. El sistema mostrará la siguiente pantalla, en esta pantalla

se agregan los responsables de cada servicio y sus
clientes (es decir las personas que tendrán acceso al
servicio).

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3. Seleccionará el área, departamento, servicio y sí estará activo o no.
4. Una vez seleccionada la información debajo del título de Agregar
responsables del servicio aparecerá , dará clic a él lo
que mostrará un listado con los empleados del sistema.

5. Dentro del listado seleccionará el(los) responsable(s) del servicio, para esto
deberá activar la casilla que estará situada en la parte izquierda del nombre
del empleado, una vez seleccionado(s) dará clic en

6. Una vez seleccionados los responsables, dará clic en lo que

almacenará el servicio y su (o sus) responsable (s) correspondiente(s).

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 7. En la parte inferior de la pantalla principal activará las casillas del cliente que
tendrá acceso al servicio.

8. Una vez seleccionados los clientes dará clic en .

Retroalimentación

1. Usuario ingresará a Buzón > Buzón >

retroalimentación.

Nota: solamente las personas que tengan activado este módulo serán capaces de enviar
retroalimentaciones independientemente de que sean alumnos, docentes o personal administrativo.

2. El sistema mostrará la siguiente pantalla, en esta pantalla se crean las

retroalimentaciones que serán enviadas a las diferentes áreas que contiene el
sistema.

Nota: Sí es la primera vez que envía una retroalimentación el sistema pedirá que ingrese su correo
electrónico, en caso contrario el sistema mostrará el correo electrónico que ingreso por primera vez.

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 3. Seleccionará él área y servicio al que irá dirigido el correo, ingresará la fecha
del incidente, seleccionará él asunto e ingresará él mensaje que quiere enviar,

una vez completada la información dará clic en , en caso de querer

cancelar el envió dará clic en .

Nota: Solamente aparecerán las áreas y servicios habilitados por el administrador del sistema.

4. El administrador de buzón podrá agregar nuevos servicios por departamentos:

I. Dará clic en lo que mostrará la siguiente
pantalla.

II. Seleccionará el área y el departamento, igualmente ingresará el

nombre y sí el servicio estará o no activo.

III. Dará clic en , en caso de cancelar el registro dará clic en .

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Clasificar retroalimentación
1. El Administrador de buzón ingresará a Buzón > Buzón >
Clasificar Retroalimentación

2. El sistema mostrará la siguiente pantalla, esta pantalla

sirve para catalogar las retroalimentaciones que tiene el
sistema.

3. Seleccionará el rango de fechas, para esto dará clic en el calendario que

estará situado en la parte derecha de los campos donde aparece la fecha

4. Seleccionará el departamento.

Nota: Solamente aparecerán los departamentos que tienen retroalimentaciones en el periodo

seleccionado.

5. Seleccionará el servicio.
Nota: Solamente aparecerán los servicios que tienen retroalimentaciones en el periodo seleccionado.

6. Seleccionara el tipo de retroalimentación.

7. Una vez completa la información anterior mostrará la pantalla el listado de las
retroalimentaciones.

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8. Para clasificar la retroalimentación.

i. Activará la casilla colocada en la parte izquierda del tipo de

retroalimentación.

ii. En la parte inferior del listado buscará la opción que dice

y seleccionará de la lista el tipo de
asunto.

iii. Dará clic en la opción o en el botón .

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Reporte por retroalimentación
1. Administrador de buzón ingresará a Buzón > Reportes >
Reporte Retroalimentación.
2. Sistema mostrará la siguiente pantalla, en ella consultara
las retroalimentaciones del departamento, servicio y tipo
seleccionado.

3. Seleccionará el rango de fechas, para esto dará clic en el calendario

que estará situado en la parte derecha de los campos donde aparece la
fecha.

4. Seleccionará el departamento.

Nota: Solamente aparecerán los departamentos que tienen retroalimentaciones en el periodo de

fechas seleccionado.

5. Seleccionará el servicio.

Nota: Solamente aparecerán los servicios que tienen retroalimentaciones en el periodo de fechas
seleccionado.

6. Seleccionará el tipo de retroalimentación.

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 7. Sí se desea imprimir el reporte.

i. Dará clic en la opción situada en la parte superior de

la pantalla, dependiendo del navegador utilizado serán las
opciones de impresión que le aparecerán.

8. Sí desea exportar a un archivo

Nota: Los datos se exportan en un archivo de tipo Excel

ii. Dará clic en la opción , lo que mostrará una ventana

emergente (dependiendo del navegador utilizado)

iii. Sí desea abrir el archivo dará clic en abrir, mientras que sí desea
guardarlo dará clic en la opción guardar.

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