Manual del Usuario

I. Carátula.
II. Tabla de contenidos.
III. Responsable de la aplicación.
 Analista.
 Fecha de creación del documento.
 Fecha de actualización.
 Nombre del Sistema.
IV. Acerca del Manual.
 Propósito.
 Conocimientos necesarios.
V. Introducción.
VI. Visión global.
 Especificaciones.
 Conceptos generales.
 Acceso.
 Instalación y configuración básica.
 Menú principal.
 Opciones.
 Teclas.
 Iconos.
 Pantallas.
 Reportes.

Carátula.

Tabla de contenidos.

Responsable de la aplicación.

 Analista: Richar Franklin Caicedo Medrano

 Fecha de creación del documento: 01 de noviembre del 2001
 Fecha de actualización:
 Nombre del Sistema: FACTURACIÓN COMERCIAL EN AMBIENTES
CLIENTE/SERVIDOR

CONTENIDO
Acerca del Manual.

 Propósito.

El presente manual tiene como finalidad ser una guía básica de

operación del sistema; permitiendo al lector del mismo adquirir las
destrezas y conocimientos indispensables para una operación adecuada
del sistema, y ser una herramienta de consulta de primera mano a la
cual puede recurrir el usuario en cualquier momento.

Se pretende dar una idea mas detallada de los alcances y ventajas

del sistema, que permite una facturación y atención al cliente en
tiempos mínimos; mediante la optimización de los recursos
involucrados en el proceso, de compraventa de productos de consumo
masivo.

Cualquier comentario o sugerencia el desarrollador el sistema esta

dispuesto a recibirla con todo agrado y solventar en el menor tiempo
posible; mediante correo electrónico a rfcm@hotmail.com; gracias por
su confianza.

 Conocimientos necesarios.

 Conocer previamente el funcionamiento de un computador.

 La situación o procesos inmersos en la actividad económica en

la cual se desenvuelve la empresa.

 La configuración de la red, para saber determinar el

desempeño del sistema con otros sistemas existente.

 El sistema operativo o sistema básico con el cual se ejecuta la

aplicación FCACS.

 Los principios básicos de administración y manejo de

inventarios.
Otras habilidades inherentes a su destreza y agilidad para sacar
mayor ventaja de la información que se encuentra en la base de datos
que maneja el sistema.

CONTENIDO
Introducción.

El sistema de Facturación Comercial en Ambientes Cliente/Servidor fue

credo con el objetivo de ser una herramienta administrativa, para el sector
comercial en el área de supermercados, abastos, tiendas y locales
mercantiles dedicados a la venta de productos al detal.

Una de las formas simples de atención al cliente es cubrir sus

necesidades en el menor tiempo posible; lo cual se consigue con una
automatización de los procesos de cálculos, de precios de productos de
consumo masivo, en el menor tiempo evitando de esa forma la formación de
largas colas.

La utilización de las computadoras y software de forma adecuada brindan

la posibilidad de comercializar mayores volúmenes de productos y mejorar
los márgenes de ganancia; con satisfacción para el cliente y para el personal
que se encuentra frente a un mostrador.

Los clientes y su negocio se lo agradecerán si usted, como usuario de

este producto lo aprovecha y obtiene una ventaja competitiva frente a sus
competencia; solo esta el deseo y en sus manos el poder en funcionamiento
esta novedosa herramienta de trabajo.

El desarrollador.

CONTENIDO
Visión global .

 Especificaciones .

Los requisitos básicos del sistema son:

Clientes o Estación de trabajo PC 486 o superior, con tarjeta de red

10/100 MBP, teclado y mouse, monitor de 14’, impresora de 40 columnas
y sistema operativo Win 9.x o WinNt 4.0.

Servidor Pemtium o superior, con tarjeta de red 10/100 MBP; teclado y

mouse, monitor de 14’,impresora de 40 columnas, sistema operativo Win
9.x o WinNt 4.0 y la configuración de la red mediante cacle directo o
mediante un hat.

 Conceptos generales .

Los conocimientos básicos para el manejo del sistema son los siguientes:

 La configuración de la red y su administración.

 Políticas de seguridad y respaldos en este tipo de sistemas.
 Seguir al pie de la letra las indicciones del presente manual.
1 2

1,2 y 3 son los botones de minixación, maximización y salida de una

pantalla respectivamente y 4 barra de menú principal del sistema.

CONTENIDO
 Acceso .

El acceso al
sistema luego
del proceso
de instalación
y
configuración
básica del
sistema es a través de las barras disponibles del Windows como se
detalla en las siguientes figuras. Lo cual permite el ingreso directo del
usuario al sistema en su pantalla principal, la cual se encuentra presente
durante toda la ejecución del sistema, la misma que se puede apreciar en
la gráfica siguiente.

El botón SALIR o X abandonan el sistema de inmediato finalizando su

utilización y volviendo al sistema operativo respectivo.

CONTENIDO
 Instalación y configuración básica .

El proceso de instalación es el siguiente:

1. Haga clic en la barra estándar del Windows.

2. Presenta la pantalla siguiente.

3. Elija el botón Aceptar tras lo cual obtenemos la pantalla de

instalación del sistema. Siga las instrucciones que se presentan
hasta obtener una pantalla como la siguiente.
4. La cual presenta la licencia
de aceptación marque la
casilla de verificación si
esta de acuerdo; caso
contrario no lo marque y se
procederá a cancelar la
instalación del sistema. Con
lo cual se borran todas los
componentes básicos del
sistema. Vaya a la barra
estándar del Windows,
Inicio, Programas y localice
el sistema bajo el nombre
SUPERMERCADO. Con lo
cual se llamara a la pantalla
principal del sistema.

CONTENIDO

 Menú principal .

a. Archivo brinda todas las facilidades en cuanto a la administración

del sistema en si.
b. Consultas presenta información detallada de acuerdo a la
necesidad del usuario del sistema.
c. Nuevo nos permite ingresar los datos por primera vez.
d. Inventario la actualización de los datos de productos y cuentas de
los clientes y otros.
e. Reportes permite obtener la información por medio de la
impresora en varias paginas.
f. Facturación nos permite emitir las facturas respectivas y cobros
se en efectivo o a crédito emitiendo la misma.
g. Ayuda nos brinda una ayuda de funcionamiento del sistema y como
resolver alguna pequeña dificultad a causa de la mala manipulación
o errores involuntarios del usuario.

CONTENIDO
  Opciones . CONTENIDO

Las opciones del sistema son 3 que se determinan en el momento que se

ingresan los usuarios; de la siguiente forma:

Nive descripción
l
1 Acceso total al sistema como administrador del mismo.
2 Ingresos parcial de datos, actualización, reportes y consultas como
cliente.
3 Solo consultas como cliente.

 Teclas . CONTENIDO

Las teclas usadas en el sistema son:

tecla descripción
F1 Ayuda del sistema en cualquier momento que el usuario la solicite.
F2 Dentro de facturación crea una nueva factura.
F3 Borra un item durante la facturación
F4 Cobro en efectivo de la factura e imprime la misma.
F5 Cobro a crédito de la factura, habilita y controla los créditos.
(imprime)
F6 Busca información de los productos en cualquier momento.
Esc Sale de la pantalla actual o presente en ese momento.

 Iconos. CONTENIDO

Los iconos utilizados son los estándares que acepta el Windows como son
los punteros tipo flecha o tipo mano y botones muy familiares en toda
aplicación.

 Pantallas .

Las principales pantallas que presenta el

sistema son:

Pantalla de inicio de cesión o trabajo, tras

el ingreso de la clave de usuario
respectivo se abilita los niveles de acceso
al sistema; de
conformidad con la tabla que consta en opciones.
Si la clave de usuario es incorrecta o no ingreso nada se presenta la
pantalla siguiente, si presiona sobre el botón si vuelve a pedir su clave
caso contrario sale del sistema sin ningún problema.

Si la clave es correcta se presenta la siguiente pantalla. CONTENIDO

Presione el botón Aceptar o la tecla Enter, con lo cual

se presenta la pantalla inicial del sistema y tendrá
acceso al menú principal y submenús respectivos
dependiendo del nivel de usuario que tenga asignado.

Tenga presente que los niveles de ingreso al sistema se

establecen en el menú NUEVO con la opción de usuarios
y es responsabilidad del administrador del sistema.

La configuración inicial del sistema se puede

establecer a través del menú Archivo con la
opción Empresa, la cual presenta una
pantalla como se aprecia en la parte inferior.

En la cual tan sólo se puede actualizar los datos de IVA y si los precios
incluyen o no este impuesto. Los demás datos son establecidos durante
la instalación ya que se trata de un sistema de uso exclusivo.

Hay que tener presente que el IVA se presenta como 1.400 % lo cual
representa el 14% real por el uso de la coma o el punto para el trabajo
con decimales por restricciones técnicas.
El trabajo con decimales es de la siguiente forma:

##, ## es 14,0 pero si escribe ##.00 nos da como resultado 140 por
tratarse de número con porcentaje.

Con esta aclaración tenga cuidado en los lugares donde la información

requerida sea del formato (##,## )%.

Presentamos a continuación unas pantallas que merecen de su atención al

momento de trabajar con ellas.

Si elige del menú principal la opción CONSULTAS, se

presenta una pantalla como la siguiente.

CONTENIDO
Presione Aceptar para
volver al menú principal y
poder trabajar con otras
opciones.

Si por omisión no introdujo un texto de

consulta se presentara una pantalla como la
siguiente, la cual le permite continuar o
cancelar la consulta según sea el caso
requerido.

CONTENIDO

Esta es la opción NUEVOS del menú principal en el cual

se pueden elegir varias opciones, que dependiendo de
cual se presentan pantallas como la siguiente.
La

cual permite el ingreso de datos por primera vez, elija el botón Agregar
para ingresar un nuevo y luego Actualizar para grabar, caso contrario
Cerrar para cancelar y volver al menú principal.

CONTENIDO
 La opción INVENTARIO y sus
subopciones permiten mantener el
control y alimentación de los datos
pertinentes; según sea la necesidad del
usuario.
CONTENIDO

Si elige la opción se presenta la pantalla de facturación

respectiva que se aprecia al detalle en la siguiente pantalla.

Luego de presionar la tecla F2, procedemos a generar la factura

respectiva; ingresado el nombre del cliente o dándolo de alta si este no
existe tan solo con presionar la tecla Enter; si tenemos o conocemos el
nombre del cliente y previamente ya lo hemos ingresado en el sistema,
este lo localizara y presentara sus datos respectivos. Tras lo cual
debemos presionar la tecla TAB para ir hasta el lugar del código en
nuestra factura y comenzar la facturación de los diferentes producto, una
vez que se haya terminado la petición del cliente presione las teclas F4 y
F5 según sea el caso.

Si por algún motivo desiste de facturar presione la tecla Esc para salir de
la factura actual sin ningún problema.

CONTENIDO
Si presiona F4 se envía a la impresora la factura y si no hay un conflicto
en la misma se presenta un mensaje como el siguiente.

Si presiona F5 se presenta la respectiva pantalla de control de créditos y

luego se imprime.

Si presiona la tecla Esc vuelve al menú principal.

CONTENIDO
  Reportes . CONTENIDO

Son ejecutados con la opción Reportes del

menú principal la cual se aprecia a
continuación. Por el momento presentamos la
pantalla que surge luego de elegir en la
pantalla presente la subopción Clientes, tras
lo cual se presenta una pantalla como la que
consta en la parte inferior.

Las demás opciones de ese submenú presentan pantallas similares, por lo

cual para muestra un botón.

impresora
Vista automatizado y
200 %

Imprime en un archivo

Barra de
desplazamiento
Información a ser
vertical
impresa

# de paginas
Barra de desplazamiento horizontal

CONTENIDO

# de paginas Barra de desplazamiento horizontal