MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS DITRIBUIDORA LA VAQUITA

LUISA MARÍA SEGURA GARCÍA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ESPECIALIZACIÓN TECNOLOGICA: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO POR
COMPETENCIAS
JUNIO DE 2019
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JUSTIFICACIÓN

El presente manual de funciones por competencias establece las políticas y normas del
área de Gestión de Talento Humano, así como la descripción de perfil y funciones de los
cargos de la empresa Distribuidora la Vaquita. Con el fin de dar claridad a los integrantes
de la misma sobre sus tareas, responsabilidades, actitudes y comportamiento esperados.
Asimismo, brinda una guía para los procesos conexos de Gestión de Talento Humano,
aportando a una mejor selección y desarrollo de personal que beneficie a sus integrantes
y al crecimiento organizacional.
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CONTENIDO

CONTEXTUALIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN .............................................................................................. 4

Historia ...................................................................................................................................................... 4
Misión ....................................................................................................................................................... 4
Visión......................................................................................................................................................... 4
Valores ...................................................................................................................................................... 4
Organigrama ............................................................................................................................................. 5
METODOLOGÍA ............................................................................................................................................. 6
POLITICAS Y NORMAS ................................................................................................................................... 7
DICCIONARIO DE COMPETENCIAS ................................................................................................................ 8
Organizacionales: ...................................................................................................................................... 8
Especificas: ................................................................................................................................................ 8
DEFINICIÓN MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE CARGOS ....................................................... 10
BENEFICIOS ................................................................................................................................................. 19
PERIODICIDAD ............................................................................................................................................. 20
INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN ................................................................................................................... 21
INSTRUCTIVO .............................................................................................................................................. 22
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CONTEXTUALIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Historia

En el año 1996, en el corregimiento de Barragán se inician operaciones con la

elaboración de 2.000 libras de dulce manjar blanco como pedido para una empresa.
Posteriormente, en 1999 se consolida y formaliza “Lácteos la vacada” en la ciudad de
Tuluá hasta finalmente, radicarse en el municipio de Andalucía; dando inicio a la
producción industrial de leche condensada y dulce de leche durante el año 2004.
Actualmente, se conoce como Distribuidora la Vaquita. Desde hace más de diez años
expandió su mercado a regiones como el eje cafetero, Caribe, Antioquia, Cauca, Tolima
y Huila y se están aunando esfuerzos para llegar al mercado internacional.

Misión
Distribuidora la vaquita se dedica a brindar momentos placenteros elaborando leches
concentradas de excelente sabor lácteo.
Visión
Distribuidora la vaquita diseña estrategias para ampliar su participación en el mercado
de las leches concentradas a nivel nacional e internacional.

Valores
Compromiso Respeto
Lealtad Rectitud
Confianza Integridad
Responsabilidad
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Organigrama
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METODOLOGÍA

Fase Fuente Técnica Participantes

1 Secundaria Revisión de documentación Consultor
sobre perfiles y funciones Administrador
existente en la organización
2 Primaria Entrevista para revisión de lasConsultor
competencias organizacionales Gerente general
Administrador
3 Primaria Entrevista semiestructurada Consultor
con empleados para verificar y Un empleado por
completar el manual de cargo
funciones
4 Primaria Entrevista semiestructura con Consultor
líderes de proceso que tienen Líder de cada
personas a cargo para revisar proceso y
las competencias y empleados con
requerimientos específicos personas a cargo
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POLITICAS Y NORMAS

- Política de requisición y reclutamiento: Toda requisición de personal debe ser

expuesta ante la administración y esta elegirá el medio (bolsas de empleo,
referidos) para convocar los posibles candidatos según el perfil y las funciones del
cargo.

- Política de selección de personal: Todo candidato según su desempeño debe

avanzar dentro de las etapas del proceso de selección: Entrevista, verificación d
antecedentes y referencias, pruebas de conocimiento y aptitud y exámenes
médicos.

- Política de contratación de personal: Para vincular al candidato seleccionado

es necesario contar con los siguientes documentos: Hoja de vida, registro del
proceso de selección, resultado exámenes médicos, afiliaciones a seguridad
social. Una vez listo lo anterior, se procede a firmar el contrato según las
condiciones estipuladas.

- Politica de inducción: Todo personal vinculado debe pasar por las etapas de
inducción: Bienvenida, inducción general a la empresa, Inducción al cargo (para
lo cual se le presentará el MFPC) y evaluación.

- Política de evaluación de desempeño: Todo empleado será evaluado por su

jefe y subordinados (en caso de tener personas a cargo) mediante una
herramienta establecida y una vez obtenidos los resultados, se hará la respectiva
retroalimentación y plan de acción dado el caso. (María, 2019)
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DICCIONARIO DE COMPETENCIAS

Organizacionales:

- Comunicación efectiva: Capacidad para escuchar, entender y valorar

empáticamente información, ideas y opiniones; siendo capaz de retroalimentar
asertivamente el proceso comunicativo.

- Proactividad: Actitud en la que se asume el pleno control de su conducta de modo

activo, lo que implica la toma de iniciativa en el desarrollo de acciones creativas y
audaces para generar mejoras.

- Trabajo en equipo: Implica la intención de colaborar y cooperar con otros, formar

parte del grupo, trabajar juntos.

Especificas:

- Análisis numérico: Capacidad para analizar, organizar y presentar datos

numéricos de manera exacta.

- Atención al detalle: Combinación de ir a un ritmo moderado y la repetición que

permite captar pequeños errores y gestionar los detalles de lo que se está
trabajando.

- Calidad del trabajo: Conocimiento propio y cumplimiento de los estándares de

calidad establecidos para su rol, proceso y entregables.

- Capacidad de análisis: Capacidad para identificar, analizar, organizar y

presentar información significativa con el fin de tomar mejores decisiones.

- Capacidad de gestión: Habilidad para gestionar las tareas y procesos a su cargo

en forma rápida y confiable; haciendo uso de la recursividad y dinamismo.

- Desarrollo de personas: Capacidad para dirigir el proceso de aprendizaje y/o

desarrollo de los demás a partir de un apropiado análisis de sus necesidades y
las de la organización. (Pinilla, S.F.)
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- Iniciativa: Capacidad para actuar proactivamente ante determinada situación,

incluye saber identificar un obstáculo u oportunidad y tomar acciones al respecto.

- Integridad: Capacidad para mantenerse dentro de las normas éticas y morales,

incluye comunicar intenciones e ideas y actuar según estas.

- Liderazgo: Capacidad para dirigir a las personas y lograr que contribuyan de

forma efectiva a la consecución de objetivos.

- Orientación al cliente: Implica un deseo de ayudar o servir a los clientes, de

satisfacer sus necesidades y dirigir sus acciones en la búsqueda de la satisfacción
de los mismos.

- Orientación al resultado: Es la preocupación por realizar bien el trabajo, cumplir

con un objetivo propuesto o por realizar algo único y excepcional.

- Planificación y organización: Capacidad para establecer eficazmente un orden

apropiado de actuación personal o para terceros con el objetivo de alcanzar una
meta. (Pinilla, S.F.)
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DEFINICIÓN MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE CARGOS

Cargo: Administrador

Área de trabajo: Cargo al que reporta: Gerencia general

Administrativa Cargos que le reportan: Auxiliar administrativa - conductor

Misión del cargo: Gestionar actividades relacionadas con el Talento Humano, logística y apoyar los
diferentes procesos de la organización según se requiera.

Requisitos

Educación: Profesional en administración de empresas o ingeniería industrial

Conocimientos complementarios: Salud y seguridad en el trabajo, Gestión de Talento Humano,

procesos administrativos y contables.

Competencias organizacionales Competencias especificas

Comunicación efectiva Liderazgo

Proactividad Desarrollo de personas
Trabajo en equipo Capacidad de gestión
Experiencia: Dos años en cargos similares y relacionados con los conocimientos complementarios

Funciones:

 Realizar cuadres de caja

 Coordinar logística y rutas de entrega
 Apoyar los diferentes inventarios
 Administración de proveedores (negociación, compras y pagos)
 Manejo de cartera y atención a clientes
 Ejercer como encargada de SST
 Realizar reportes a diferentes entidades
 Realizar las actividades concernientes a la Gestión de Talento Humano
 Coordinar actividades del comité de convivencia

Situaciones críticas:

 Indicadores GTH: rotación de personal, ausentismo y enfermedades.

 Indicadores financieros: Liquidez, rentabilidad, ahorros
 Indicadores logísticos: tiempos de entrega, devoluciones

Toma de decisiones: A tomar y proponer

Relaciones directas: área de producción, área de bodega, proveedores, clientes, entes de

regulación, comunidad

Manejo de información: Historias laborales, comprobantes de pago, datos de clientes y

proveedores

Riesgos asociados: Ergonómico

Elaboró Aprobó:

Fecha: Fecha:
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Cargo: Auxiliar administrativo

Área de trabajo: Cargo al que reporta: Administradora

Administrativa Cargos que le reportan: N/A

Misión del cargo: Apoyar la gestión de actividades relacionadas con clientes y proveedores,
generar reportes, análisis de datos y documentación administrativa y financiera.

Requisitos

Educación: Tecnólogo en gestión empresarial, finanzas o tributaria

Conocimientos complementarios: Dominio de office, contabilidad, servicio al cliente

Competencias organizacionales Competencias especificas

Comunicación efectiva Análisis numérico

Proactividad Planificación y organización
Trabajo en equipo Orientación al resultado
Orientación al cliente
Experiencia: un año en cargos relacionados

Funciones:

 Elaborar facturas
 Realizar conciliaciones bancarias
 Liquidar horas extras
 Organizar, disponer y archivar documentos contables
 Realizar seguimiento y control a las relaciones con clientes y proveedores
 Generar y diligenciar solicitudes bancarias como referencias, extractos y estados de cuenta

Situaciones críticas:

 Brindar un apoyo oportuno

Toma de decisiones: A proponer

Relaciones directas: Área de producción, proveedores, clientes, entidades bancarias

Manejo de información: Información contable y financiera, información bancaria, datos de clientes

y proveedores

Riesgos asociados: Ergonómico

Elaboró Aprobó:

Fecha: Fecha:
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Cargo: Gerente de producción

Área de trabajo: Cargo al que reporta: Gerencia general

Producción Cargos que le reportan: Jefe de producción, Operario de

bodega, auxiliar de calidad

Misión del cargo: Garantizar el óptimo funcionamiento del proceso productivo cumpliendo con
lineamientos para la inocuidad y procurar por la formulación y ejecución de nuevos proyectos de alto
impacto

Requisitos

Educación: Ingeniero en alimentos – ingeniero industrial

Conocimientos complementarios: BPM

Competencias organizacionales Competencias especificas

Comunicación efectiva Liderazgo

Proactividad Capacidad de gestión
Trabajo en equipo Orientación al resultado
Experiencia: De uno a tres años en cargos similares en el sector alimentos

Funciones:

 Analizar resultados microbiológicos

 Liderar procesos de control y evaluación de proveedores
 Gestionar los productos no conformes
 Velar por el mejoramiento de del proceso productivo
 Proponer, evaluar e implementar cambios y proyectos de infraestructura, producto,
procesos

Situaciones críticas:

 Encontrar nuevos métodos y productos que contribuyan al crecimiento de la empresa

 Tiempos de producción
 Volumen de productos no conformes y devoluciones

Toma de decisiones: A tomar y proponer

Relaciones directas: área de bodega, proveedores, administración

Manejo de información: Formulas, análisis, datos de proveedores

Riesgos asociados: Ergonómico y químico

Elaboró Aprobó:

Fecha: Fecha:
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Cargo: Jefe de producción

Área de trabajo: Cargo al que reporta: Gerente de producción

Producción Cargos que le reportan: Operario de producción – operario de

envasado

Misión del cargo: Gestionar la producción diaria de la planta, asegurando el cumplimiento del
programa de producción y el abastecimiento de materias primas

Requisitos

Educación: Tecnólogo o profesional en ingeniera industrial, ingeniería de alimentos o ciencias de la

administración

Conocimientos complementarios: BPM

Competencias organizacionales Competencias especificas

Comunicación efectiva Planificación y organización

Proactividad Liderazgo
Trabajo en equipo Orientación al resultado
Experiencia: un año en empresas del sector alimentos

Funciones:

 Pesar y alistar materias primas e insumos

 Coordinar y revisar las actividades de limpieza y desinfección
 Llevar control e inventarios de materia prima
 Velar por el cumplimiento de BPM
 Gestionar los periodos de mantenimiento
 Propender por el trabajo en equipo y clima laboral ameno en el área

Situaciones críticas:

 Cantidad y características de lotes producidos

 Nivel de desperdicios
 Tiempos de producción

Toma de decisiones: A tomar y proponer

Relaciones directas: área de bodega, administración

Manejo de información: Reportes de producción, formulas

Riesgos asociados: Ergonómico, mecánico y químico

Elaboró Aprobó:

Fecha: Fecha:
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Cargo: Operario de producción

Área de trabajo: Cargo al que reporta: Jefe de producción

Producción Cargos que le reportan: N/A

Misión del cargo: Elaborar los distintos productos y recibir las materias primas para lograr el
programa de producción

Requisitos

Educación: Bachiller o Técnico en producción/ alimentos

Conocimientos complementarios: BPM, Procesos productivos

Competencias organizacionales Competencias especificas

Comunicación efectiva Calidad del trabajo

Proactividad Iniciativa
Trabajo en equipo Orientación al resultado
Experiencia: seis meses en el sector alimentos

Funciones:

 Encender la caldera
 Recibir la leche liquida
 Realizar el montaje de tuberías, filtros y otros accesorios
 Medir la acidez de la leche
 Mezclar insumos
 Tomar los grados brix
 Agregar los ingredientes a lar marmitas
 Realizar la limpieza y desinfección de equipos

Situaciones críticas:

 Obtención de productos en proceso según los estándares

 Cumplimiento de tiempos de producción

Toma de decisiones: A proponer

Relaciones directas: Área de bodega, conductores

Manejo de información: Análisis de productos en proceso, formulas

Riesgos asociados: Físico, Mecánico, ergonómico

Elaboró Aprobó:

Fecha: Fecha:
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Cargo: Operario de envasado

Área de trabajo: Cargo al que reporta: Jefe de producción

Envasado Cargos que le reportan: N/A

Misión del cargo: Realizar las actividades del área de envasado con el fin de entregar el producto
con las condiciones adecuadas de higiene y presentación

Requisitos

Educación: Bachiller o técnico en alimentos/ producción

Conocimientos complementarios: BPM

Competencias organizacionales Competencias especificas

Comunicación efectiva Atención al detalle

Proactividad Calidad del trabajo
Trabajo en equipo Orientación al resultado
Experiencia: Seis meses en el sector alimentos

Funciones:

 Alistar la maquinaria y tuberías del área

 Operar las máquinas de envasado
 Verificar pesos
 Diligenciar formato de sección de envasado
 Realizar la limpieza y desinfección del área

Situaciones críticas:

 Desperdicios
 Productos fuera del estándar
 Tiempos de envasado

Toma de decisiones: A proponer

Relaciones directas: Área de producción, área de bodega, auxiliar de calidad

Manejo de información: Registros de gramaje y sección de envasado

Riesgos asociados: Mecánico, ergonómico, físico

Elaboró Aprobó:

Fecha: Fecha:
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Cargo: Operario de bodega

Área de trabajo: Cargo al que reporta: Gerente de producción

Bodega Cargos que le reportan: N/A

Misión del cargo: Realizar las actividades del área de bodega, propendiendo por una óptima
entrega de producto terminado y embalado a los transportadores y clientes

Requisitos

Educación: Bachiller o técnico en logística

Conocimientos complementarios: BPM, cadena de suministro

Competencias organizacionales Competencias especificas

Comunicación efectiva Orientación al cliente

Proactividad Calidad del trabajo
Trabajo en equipo Orientación al resultado
Experiencia: Seis meses en cargos similares

Funciones:

 Colocar código a las cajas

 Recibir producto de las bandas transportadora
 Codificar producto terminado
 Verificar condiciones del producto a embalar
 Ayudar en el cargue y descargue de productos
 Estibar cajas
 Realizar la limpieza y desinfección del área

Situaciones críticas:

 Desperdicios en material de embalaje

 Adecuado almacenamiento de producto
 Rotación de inventarios

Toma de decisiones: A proponer

Relaciones directas: Área de envasado, transportadores, clientes y proveedores

Manejo de información: Registros de producto terminado, remisiones, ordenes de despacho

Riesgos asociados: Mecánico, Ergonómico

Elaboró Aprobó:

Fecha: Fecha:
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Cargo: Auxiliar de calidad

Área de trabajo: Cargo al que reporta: Gerente de producción

Laboratorio y producción Cargos que le reportan: N/A

Misión del cargo: Velar por la calidad de los insumos, materia prima, producto en proceso y
producto terminado

Requisitos

Educación: Tecnólogo en alimentos

Conocimientos complementarios: BPM, Análisis, Normas de calidad

Competencias organizacionales Competencias especificas

Comunicación efectiva Capacidad de análisis

Proactividad Calidad del trabajo
Trabajo en equipo Orientación al resultado
Experiencia: Seis meses en el sector alimentos

Funciones:

 Realizar pruebas de la leche liquida

 Inspeccionar los insumos que ingresan a la planta
 Verificar condiciones de almacenamiento de materia prima, producto terminado
 Preparar muestras para análisis microbiológico y fisicoquímico
 Tomar muestras de lotes producidos
 Realizar ensayos de producción

Situaciones críticas:

 Estándares de inocuidad
 Análisis fuera de norma

Toma de decisiones: A proponer

Relaciones directas: Gerente de producción, área de producción, bodega, envasado

Manejo de información: Análisis de laboratorio, reportes de muestras

Riesgos asociados: Ergonómico, físico

Elaboró Aprobó:

Fecha: Fecha:
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Cargo: Conductor

Área de trabajo: Cargo al que reporta: Administradora

Planta y carreteras Cargos que le reportan: N/A

Misión del cargo: Realizar las actividades de logística de materia prima, producto terminado,
garantiza oportunas entregas

Requisitos

Educación: Bachiller o técnico

Conocimientos complementarios: Licencia de conducción BPM

Competencias organizacionales Competencias especificas

Comunicación efectiva
Proactividad
Trabajo en equipo
Experiencia: Un año de experiencia como conductor y repartidor

Funciones:

 Recoger insumos y materias primas de los proveedores

 Realizar labores de cargue y descargue
 Entregar pedidos a clientes
 Recibir averías y realizar el debido procedimiento
 Realizar la limpieza y desinfección de vehículos
 Recibir dinero efectivo de algunos clientes

Situaciones críticas:

 Trancones
 Alto trafico
 Accidentes
 Preservación de las condiciones de los productos

Toma de decisiones: A tomar y proponer

Relaciones directas: Área de bodega, clientes, proveedores

Manejo de información: Reportes de averías y devoluciones, dinero, remisiones, facturas

Riesgos asociados: Ergonómico, psicosocial y físico

Elaboró Aprobó:

Fecha: Fecha:
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BENEFICIOS

El presente manual beneficia a Distribuidora la Vaquita y sus integrantes de las

siguientes maneras:

 Brinda claridad en perfiles y manuales de cargos, impactando una mejora en

procesos conexos como la selección, desarrollo y evaluación de personal

 Concede mayor comprensión acerca de la estructura organizacional y relaciones

de mando y comunicación

 Establece y divulga la distribución de procesos, actividades y responsabilidades

 Contribuye a la eficiencia en el desarrollo de tareas

 Otorga objetividad en las evaluaciones de desempeño

 Permite evaluar cargas laborales y tomar acciones al respecto

 Permite identificar riesgos asociados a las actividades y es un insumo para su

prevención y mitigación

 Aporta a la detección de necesidades de capacitación y desarrollo

 Contribuye a la mejora continua

De manera general, el manual es una herramienta significativa para la adecuada

atracción y conservación de personal idóneo dentro de la organización, que a su vez
permite el crecimiento de sus empleados y de la empresa como tal.
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PERIODICIDAD

Este manual deberá actualizarse inmediatamente cuando se presenten los siguientes

casos:
1. Modificación de la estructura organizacional (adición o sustracción de cargos)
2. Modificación formal y notificada de funciones
3. Modificación formal y notificada de perfiles

Independientemente de que se presenten estos casos, el manual debe revisarse al

menos una vez al año con el ánimo de constatar que sigue vigente según la realidad de
la empresa.
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INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

Con la finalidad de mejorar los procesos y el desempeño de los integrantes de la

organización, se realizará cada año una evaluación bidireccional: de jefe a empleado y
de empleados a jefe en los casos que aplique.

Dicha evaluación estará enfocada en las competencias de cada cargo y se realizará de

la siguiente manera:

Escala de calificación
1. Insuficiente
2. Aceptable
3. Bueno
4. Excelente
Caso 1: Empleados sin personal a cargo
Evaluación
Competencia Autoevaluación jefe Promedio
inmediato
A
Organizacionales B
C
Resultado
A
Especificas B
C
Resultado

Caso 2: Empleados con personal a cargo

Evaluación
Competencia Autoevaluación empleado Promedio
A
Organizacionales B
C
Resultado
A
Especificas B
C
Resultado

En todos los casos, se hará una retroalimentación de la evaluación y en base a los

resultados, se plantea un plan de acción.
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INSTRUCTIVO

Para que este manual sea útil tenga en cuenta las siguientes indicaciones:

1. Revise el contexto histórico de la empresa.

2. Analice como se identifica su rol con la misión y visión
3. Observe los valores corporativos y determine si cumple con ellos o debe
fortalecerlos.
4. Sitúese en el organigrama general de la empresa: ubique su cargo, revise las
relaciones de mando (quien es su jefe) y (de quien es jefe, si aplica) asimismo,
que cargos son conexos o tendría relación.
5. Lea las políticas y normas para tener mayor claridad acerca de varios procesos
de Gestión de Talento Humano y comportamientos esperados.
6. Una vez realizado esto, diríjase a la descripción de perfiles de cargo y funciones,
analizando lo siguiente:
- Cumple con todos los requisitos de formación, experiencia y demás o necesitan
desarrollo y refuerzo
- En este punto, diríjase al diccionario de competencias, inicie con las
organizacionales y encuentre las específicas de su cargo e interiorice las
definiciones.
- Entérese de sus actividades, funciones, responsabilidades, indicadores y
situaciones que puede encontrarse en un día a día laboral.
- Por último, revise los riesgos a los que estará expuesto debido a sus labores
diarias, teniendo en cuenta que la empresa brindará las condiciones para
mitigarlos y junto con su disposición para prevenir enfermedades y otras
consecuencias.
Finalmente, infórmese acerca de los casos en que puede contribuir a la actualización de
este manual, los beneficios que tienen para usted y la empresa la implementación y
divulgación del mismo y su vigencia.

En caso de tener dudas sobre lo contenido en este manual, puede dirigirse a su jefe
directo y/o a la administración.
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BIBLIOGRAFIA

María, L. S. (Abril de 2019). Diseño del macroproceso Planificación y organización del área de Talento
Humano para la empresa Distribuidora la Vaquita. Tuluá, Valle del Cauca, Colombia: Universidad
del Vale.

Pinilla, M. D. (S.F.). Diccionario de competencias laborales para Latinoamerica. Colombia: Fundación

Gestión Humana Colombia.