SIG-PR-05

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GESTIÓN DEL CAMBIO Fecha: 14/01/2019
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1. OBJETIVO

Evaluar el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo, ambiente y calidad del servicio
que puedan generar los cambios internos (introducción de nuevos procesos, cambio en los
métodos de trabajo, cambios en instalaciones, entre otros) o los cambios externos
(cambios en la legislación, evolución del conocimiento en seguridad y salud en el trabajo,
entre otros) e implementar de las medidas de prevención y control derivadas de la gestión
del cambio.

2. ALCANCE

Aplica a todas las sedes, centros de trabajo o contratos de INTERSUPPLY CORP SAS
que requieran alguna transformación y/o cambios que sobrevengan con ocasión de sus
actividades propias y que puedan afectar la Seguridad y la Salud en el Trabajo de los
colaboradores y en el ambiente.

3. DEFINICIONES

Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.

Centro de trabajo: Se entiende por Centro de Trabajo a toda edificación o área a cielo
abierto destinada a una actividad económica en una empresa determinada.

Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya existente.

Cambio Interno: Introducción de nuevos procesos, cambios de métodos de trabajo,

cambio en instalaciones, cambio de maquinaria, equipos o herramientas y cambio de
mobiliario.

Cambio Externo: Cambio en la Legislación y evolución del conocimiento en seguridad y

salud en el trabajo

Gestión del Cambio: Aplicación sistemática de medidas de prevención y controles a los

cambios que se puedan presentar en la organización.

Identificación del peligro1: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las
características de este.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los
trabajadores, en los equipos o en las instalaciones.

1
Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.2.
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Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos

peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos.

Seguridad y salud en el trabajo (SST): La Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) es la

disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las
condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores.

Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST): El Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) consiste en el desarrollo de un
proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la
organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de
mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan
afectar la seguridad y la salud en el trabajo.

Valoración del riesgo: Consiste en emitir un juicio sobre la tolerancia o no del riesgo
estimado.

4. Responsabilidades

Gerencial
 Generar recursos necesarios para la implementación de la gestión del cambio.
 Brindar los espacios de participación del Vigía en la gestión del cambio.

Trabajadores
 Registrar e informar la gestión del cambio a los directores de proceso.
 Recibir la capacitación transmitida antes de ser introducido los cambios a los
colaboradores.

5. Generalidades

Los cambios para los cuales se aplica el presente procedimiento son:

 Cambios a nivel organizacional o corporativo

 Cambios en maquinaria y equipos
 Cambios en materiales e insumos
 Cambios en elementos de protección personal y Dotación de Trabajo
 Infraestructura
 Legislación
 Personal
 Sistema de Gestión
 Procesos
 Actividades
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 Uso de materiales
 Accidentes de trabajo (fatales )

5.1 Cambios a nivel Organizacional o Corporativo: Cuando al interior de la organización

se presenten novedades tales como:

 Ampliación de la estructura organizacional

 Adquisición de nuevas tecnologías o sistemas de información
 Traslado de sedes de trabajo o creación de sedes nuevas
 Modificaciones considerables a las instalaciones físicas de las sedes de trabajo
 Requisitos Legales, contractuales y/o Normatividad que afecte directa o indirectamente
la prestación de los servicios de la compañía
 Cambios de los métodos de trabajo
 Cambios en las instalaciones
 Nuevas versiones de la NTC-ISO 45001:2018
 Nuevas versiones de la NTC ISO 14001
 Nuevas versiones de la NTC ISO 9001
 Cambio de cargos críticos
 Implementar y mantener un procedimiento para evaluar el impacto en SST que puedan
generar los cambios internos de:
 Cambios externos (legislación)

5.2 Cambios de maquinaria y equipos: Cuando sea necesario cambiar un equipo de

trabajo (maquinaria, herramientas, accesorios, etc.) se debe contemplar en conjunto
con el Director Gestión Sostenible y el Gerente, el impacto que esta modificación
ocasionará a la operación, identificar los peligros y niveles de riesgos asociados al
cambio y determinar los entrenamientos y capacitaciones que sea necesario brindar al
operario o usuario final del equipo antes de utilizar el nuevo equipo, con el fin de
asegurar la correcta utilización del mismo y la prevención de incidentes y daños a la
propiedad.

5.3 Cambios en materiales e insumos: Los productos, materiales o insumos nuevos en

las operaciones de la empresa y que tengan efectos potencialmente nocivos para la
salud y seguridad de los empleados, deben ser consignados en el formato SIG-F-20
Inventario sustancias peligrosas.

5.4 Cambios en los Elementos de Protección Personal y Dotación: Los cambios de

elementos de protección personal pueden surgir después de realizarse la Investigación
de incidentes donde se demuestre que el EPP utilizado presenta fallas o no es
adecuado para la tarea, en los casos en donde realizando las mismas actividades se
detecte un incremento en los niveles de riesgo que obliguen a utilizar EPP que
garanticen una mayor protección o como recomendación por mediciones higiénicas.
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Nota: Los peligros asociados a los cambios presentados se contemplan en el formato SIG-
MA-01 Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos.
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6. DESARROLLO

No Descripción Responsable Registro

Gerente y/o Coordinador N.A.
Identificar y comunicar el cambio a Gerente y/o HSEQ.
Coordinador HSEQ. Si el cambio se da por un accidente
1
de trabajo grave o fatal para la revisión y aprobación de la
gestión del cambio participan el Gerente y/o representante
de la alta dirección y el equipo investigador del accidente.
Gerente y/o Coordinador SIG-F-21 Gestión del
Registrar el cambio e identificar qué tipo de cambio es. De HSEQ. Cambio
acuerdo a la magnitud del cambio se establece si el
2
gerente y/o representante de la alta dirección deben
participar de la revisión y aprobación de la gestión del
cambio.
Director del proceso SIG-F-21 Gestión del
3
Registrar los antecedentes del cambio. Cambio
Director del proceso SIG-F-21 Gestión del
4
Hacer una descripción del cambio a realizar. Cambio
Director del proceso SIG-F-21 Gestión del
5
Justificar el Cambio Cambio
Director del proceso SIG-F-21 Gestión del
6 Determinar los recursos necesarios para implementar el Cambio
cambio (económico, humano, físico, logístico).
Gerente y/o Coordinador SIG-F-21 Gestión del
7 Identificar los elementos que componen el cambio. HSEQ.VÍGIA Cambio SIG-F-22 Acta
VÍGIA
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No Descripción Responsable Registro

Director de Gestión SIG-F-21 Gestión del
Realizar la identificación de peligros y la evaluación de Sostenible Cambio SIG-F22 Acta
8
riesgos que puedan derivarse de los elementos que VÍGIA VÍGIA
componen el cambio.
Director de Gestión SIG-F-21 Gestión del
Identificar las medidas de prevención y control de Sostenible Cambio SIG-F-22 Acta
9
seguridad y salud en el trabajo para los elementos del VÍGIA VÍGIA
cambio. Coordinador HSE
VÍGIA SIG-MA-01 Matriz de
Si se requiere, actualizar la matriz de identificación de Coordinador HSE identificación de
10
peligros y valoración de riesgos. peligros y valoración
de riesgos
VÍGIA SIG-F-23Plan de
Si se requiere, actualizar el plan de trabajo anual en Coordinador HSE trabajo anual
11
seguridad y salud en el trabajo y cronograma de SIG-F-24 Cronograma
capacitaciones. de capacitaciones
Coordinador HSE SIG-F-21 Gestión del
12 Identificar los aspectos ambientales y valorar los impactos Cambio
ambientales para los elementos del cambio.
Coordinador HSE SIG-F-21 Gestión del
13 Identificar las medidas de prevención y controles Cambio
ambientales para los elementos del cambio
Coordinador HSE SIG-MA-02 Matriz de
Si se requiere, actualizar la matriz de identificación de identificación de
14 aspectos ambientales y valoración de impactos aspecto y valoración
ambientales. de impactos
ambientales
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No Descripción Responsable Registro

Gerente y/o SIG-F-21 Gestión del
15 Determinar los responsables de la implementación de las representante de la alta Cambio
medidas de prevención y control. dirección
Gerente y/o Coordinador SIG-F-21 Gestión del
Determinar las fechas de ejecución de las medidas de HSEQ. Cambio
16
prevención y control. Se deben llevar a cabo antes de la Coordinador HSE
implementación de los elementos del cambio.
Líder proceso SIG-F-24 Cronograma
Antes de introducir los cambios internos, informar y Coordinador HSE de capacitaciones
17 capacitar a los trabajadores relacionados con estas SIG-F-25 Evaluación
modificaciones. eficacia capacitación
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7. REFERENCIAS TÉCNICAS

 NTC ISO 45001:2018

 NTC ISO 9001:2015
 NTC ISO 14001:2015
 Decreto 1072 de 2015
 Resolución 312 de 2019

8. REGISTROS

 SIG-F-21 Gestión del Cambio

 SIG-F-22 Acta VÍGIA
 SIG-MA-01 Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos
 SIG-F-23Plan de trabajo anual
 SIG-MA-02 Matriz de identificación de aspecto y valoración de impactos
ambientales
 SIG-F-24 Cronograma de capacitaciones
 SIG-F-25 Evaluación eficacia capacitación

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción Fecha

1 Creación del documento. 14/01/2019