UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

“EZEQUIEL ZAMORA”
VICERRECTORADO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL
PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES Y JURÍDICAS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL

CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Caso de Estudio: Tienda Socialista Agro patria S.A., ubicada en el Municipio Antonio
José de Sucre del Estado Barinas.

Autores:
Arias Kelys Yojana
Rojas Cuellar Dany Ricardo
Siva Peña Carlos Jesús

Tutor de Contenido:
Tania Ramírez
Tutor Metodológico:
Danny Gutiérrez

Socopó, Junio, 2014

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 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LOS LLANOS OCCIDENTALES
“EZEQUIEL ZAMORA”
VICERRECTORADO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL
PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES Y JURÍDICAS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL

CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Caso de Estudio: Tienda Socialista Agro patria S.A., ubicada en el Municipio Antonio
José de Sucre del Estado Barinas.

Trabajo de Aplicación para optar al Título de Licenciado en Contaduría

Autores:
Arias Kelys Yojana
Rojas Cuellar Dany Ricardo
Siva Peña Carlos Jesús

Tutor de Contenido:
Tania Ramírez
Tutor Metodológico:
Danny Gutiérrez

Socopó, Junio, 2014

ii
 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LOS LLANOS OCCIDENTALES
“EZEQUIEL ZAMORA”
VICERRECTORADO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL
PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES Y JURÍDICAS

ACEPTACION DEL TUTOR

Por medio de la presente hago constar que he leído el Trabajo de Aplicación,

titulado: PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL DE
LAS CUENTAS POR COBRAR. Caso de Estudio: Tienda Socialista Agro patria
S.A., ubicada en el Municipio Antonio José de Sucre del Estado Barinas,
presentado por los Bachilleres: Arias Kelys Yojana; Rojas Cuellar Dany Ricardo y
Siva Peña Carlos Jesús, para optar al título de Licenciado en Contaduría, estoy
dispuesto asesorar y supervisar en calidad de tutor, durante la etapa de desarrollo del
trabajo hasta su presentación y evaluación. En tal sentido, solicito la aprobación de la
Comisión Asesora del Programa Ciencias Sociales.
Así mismo, hago constar que he leído las normas para la elaboración y
presentación del Trabajo de Aplicación para la Carrera de Licenciatura en Contaduría
del Programa de Ciencias Sociales de la UNELLEZ y estoy conforme con la
responsabilidad que me corresponde asumir.
En la Ciudad de Socopó, a los _____ días del mes de Julio del 2014

_________________________
Lcda. Tania Ramírez
C.I. Nº ______________

iii
 ÍNDICE DE CONTENIDO
pp.
ÍNDICE DE CONTENIDO iii

CAPITULO
I EL PROBLEMA 4
Planteamiento del Problema 4
Objetivos de la Investigación 8
Justificación de la Investigación 9
Delimitación 9

II MARCO TEÓRICO 11
Antecedentes de la Investigación 11
Bases teóricas 16
Definición de Términos Básicos 31
Bases Legales 29
Operacionalización de variables 34

III MARCO METODOLÓGICO 35

Tipo de Investigación 35
Descripción de la metodología 36
Población y Muestra 36
Instrumentos de Recolección de Datos 37
Validez de los Instrumentos 38
Técnica y análisis de datos 38

iv
 CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Durante el transcurso de los diversos años se ha venido observando la

importancia que tiene la contabilidad en las distintas organizaciones, es por ello que
deben familiarizarse con la materia administrativa, contable y financiera. Por lo tanto,
es una actividad de servicio cuya función, es la de proporcionar información
cuantitativa acerca de la identidad mercantil, siendo esta primordialmente de
naturaleza financiera y de utilidad para seleccionar la mejor alternativa en el curso de
acción al realizar la toma de decisiones en toda empresa u organización.
Dentro de las actividades contables y administrativas que se realizan resaltan
las cuentas existentes, entre las que hay cuentas reales que a su vez se clasifican en:
Activo, Pasivo y Capital; dentro de la categoría de activo circulante están las cuentas
exigibles, que son las cuentas por cobrar, las cuales juegan un papel importante
dentro de la rentabilidad de toda empresa. Para poder establecer estas últimas son
fundamentales las herramientas contables para el desenvolvimiento de los recursos
humanos que integran las organizaciones en sus distintas áreas, especialmente en la
parte contable y específicamente en las cuentas por cobrar.
Dichas cuentas por cobrar son igual que cualquier activo o recurso económico
que le generan beneficios a la empresa, se originan en las ventas a crédito y además
tiene saldo deudor, en algunas ocasiones, están cuentas pueden ser de tipo incobrables
porque no hay posibilidad de recuperar el capital, sin embargo, Gitman (2003) dice
que: "Existen varias alternativas que las empresas pueden emplear para antes de
declarar la incobrabilidad de sus cuentas, siendo algunas de estas simples pero otras
poseen un grado más alto de complejidad y de tiempo para que puedan verse los

1
resultados" (s/p).
Se destaca que las cuentas por cobrar o créditos constituyen la clave en el éxito
de las organizaciones, es dinero que se encuentra en manos de terceros esperando la
mayor disponibilidad para formar parte del efectivo en caja. Dichas cuentas por
cobrar nacen cuando se otorga un crédito a un cliente y se le estipula el tiempo que se
le ha de conceder para cancelar dicho crédito. Para esto, es necesario que la empresa
posea fuentes de información de créditos de forma adecuadas y que utilice métodos
de análisis para saber a qué clientes se le otorgan estos beneficios y los plazos que se
pueden dar acorde al tamaño del crédito, puesto que todos estos aspectos son
indispensables para lograr el manejo eficiente de las cuentas por cobrar.
En este sentido, la Tienda Socialista Agropatria S.A., es una empresa que
trabaja con los productores agrícolas a nivel nacional, con la venta de insumos
necesarios para la realización de las respectivas siembras y mantenimiento de las
cosechas de la zona, la misma otorga una variedad de créditos a clientes que cumplen
con los trámites exigidos para aprobarles los mismos, acorde a los productos que
requiere, el tamaño del terreno de la siembra y el tipo de cosecha se calculan los
posibles beneficios, así como la posibilidad del agricultor de pagar el crédito que
solicite, no obstante hay clientes que no cumplen con los pagos requeridos y pasan
desapercibidos ante la empresa de estudio porque no poseen procedimientos
administrativos adecuados que le permitan tener un control eficiente de las cuentas
por cobrar.
Esta situación ocasiona que de forma frecuente se produzcan pérdidas en el
capital de la empresa, debido a que algunas cuentas por cobrar se han atrasado, al
punto que extienden su valor a la deuda total por no pagar en los plazos establecidos,
situación que convierte las cuentas en incobrables, por lo que se requiere con carácter
de urgencia de organizar sus actividades relativas a los créditos otorgados, porque
cuando un cliente adquiere el crédito y no cumple con la responsabilidad de cancelar
a corto o a mediano plazo, sino que se extiende a largo plazo, trae como consecuencia
que los ingresos no sean suficientes para adquirir materia prima; a diferencia que los

2
proveedores exigen sus pagos a corto o mediano plazo, esto genera un descontrol
administrativo y financiero, por lo que es importante el empleo de procedimientos
administrativos para el control de las cuentas por cobrar de la Tienda Socialista Agro
patria S.A.
En base a lo expuesto, surgen las siguientes interrogantes: ¿Cuál es el proceso
de control administrativo actual de las cuentas por cobrar de la Tienda Socialista Agro
patria S.A.?; ¿Cuáles son los aspectos del proceso de control administrativo actual de
las cuentas por cobrar de la Tienda Socialista Agro patria S.A., que requieren
mejoras?; ¿Cómo es un plan de procedimientos administrativos para el control de las
cuentas por cobrar de la Tienda Socialista Agro patria S.A.

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Proponer procedimientos administrativos para el control de las cuentas por

cobrar de la de la Empresa Propiedad Social Agropatria S.A ubicada en el Municipio
Antonio José de Sucre del Estado Barinas.

Objetivos Específicos

Diagnosticar el proceso de control administrativo actual en el reconocimiento

de las cuentas por cobrar de la empresa propiedad social en estudio
Identificar los aspectos del proceso de administración que se llevan a cabo en la
cancelación de las cuentas cobrar de la empresa propiedad social en estudio
Determinar los registros operativos vigentes del proceso de control
administrativo actual de las cuentas por cobrar
Elaborar un plan de procedimientos administrativos para el control de las
cuentas por cobrar de la empresa propiedad social Agropatria S.A

3
 Justificación de la Investigación

Es imprescindible resaltar el por qué y para qué es importante el control de las

cuentas por cobrar desde el punto de vista administrativo de una empresa,
especialmente en la Tienda Socialista Agro patria S.A., porque si no se aplican
procedimientos administrativos efectivos traerá como consecuencia la falta de
efectivo o dinero para la compra de materia prima. Entre esos procedimientos que
pueden ser aplicados están las condiciones que se le ofrece al cliente para cancelar su
deuda, estás pueden ser a corto o mediano plazo, con recompensas al cliente como
porcentajes de descuentos por pagos efectivos y puntuales. Si se trata el problema a
tiempo se logra el sostenimiento de la empresa a nivel comercial.
La investigación que se plantea tendrá una importancia desde el punto de vista
teórico porque proporciona a la empresa de estudio una herramienta necesaria para el
proceso administrativo interno, enfocándose en el empleo de teorías y precedentes
que de una u otra manera ayudan a fortalecer el área contable y administrativa, esto
como aporte directo a la investigación que beneficiará tanto a la empresa involucrada
como a la comunidad donde se encuentra anclada.
Desde el punto de vista metodológico, se combinan los métodos deductivos -
inductivos, porque la experiencia incluye la generalidad de la inducción a la
normativa partiendo de los principios administrativos y contables. Esto se puede
realizar porque se definen todos los elementos involucrados en los procedimientos
administrativos de una forma coherente y racional, aportando soluciones al problema
detectado.
Desde el enfoque práctico, realzan las actividades realizadas sobre los
contenidos tratados en la parte de los procedimientos administrativos para el control
de las cuentas por cobrar en la empresa de estudio, lo que ayuda a establecer un orden
sistemático, describe los procesos empleados por la empresa, proceso de cobros,
como una forma de establecer un control administrativo que será la clave para el
funcionamiento idóneo de la misma.

4
 Por último, se basa en las líneas de investigación propuesta para la carrera de
Licenciatura en Contabilidad de la Universidad Experimental de los Llanos "Ezequiel
Zamora" (UNELLEZ); ya que se enfoca en el área administrativa, correspondiente al
control de las cuentas por cobrar, donde los procesos contables ayudan a conformar la
veracidad de la propuesta.

Alcances y Delimitaciones
Alcances

La finalidad de este trabajo de aplicación se basa en proponer procedimientos

administrativos para el control de las cuentas por cobrar de la Tienda Socialista Agro
patria S.A., ubicada en el Municipio Antonio José de Sucre del Estado Barinas, para
encaminar la empresa a tener una mejor rentabilidad, logrando por medio de un
control detallado de los pagos de las cuentas por cobrar, cumplir con los objetivos
propuesto, porque dicha empresa es parte fundamental del desarrollo económico de la
localidad.

Delimitación

Con este trabajo de aplicación se busca desarrollar un plan de procedimientos

administrativos para el control de las cuentas por cobrar de la Tienda Socialista Agro
patria S.A., ubicada en la troncal 5 del Municipio Antonio José de Sucre del Estado
Barinas. Organización que proporciona beneficios al sector agrícola de la comunidad
y a su vez genera empleo y marca una pauta fundamental en el avance
socioeconómico del Estado.

5
 CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

En el marco referencial se detallan todos aquellos antecedentes y bases teóricas

bien sean generales o específicas, que son fundamentales en el desarrollo de los
hechos concernientes a las situaciones dadas, que son motivos de estudio. En este
sentido, todo marco teórico se elabora a partir de una entidad o de una teoría. Para
esta labor se ha realizado la exploración de los temas de investigación, para dar
respuestas a ciertas interrogantes que son de suma importancia en las diferentes
perspectivas.

Antecedentes de la Investigación

Para llevar a cabo la investigación se encontraron varios estudios realizados que

hacen énfasis en las cuentas por cobrar, sin embargo existen análisis de estudios que
permiten obtener información para la elaboración de la indagación teórico - práctico,
es así como se enfoca la problemática que origina la búsqueda hacia nuevos
conocimientos, que sustenten el problema de investigación que otros observadores
pueden utilizar como fuente de información para nuevas y actualizadas
investigaciones.
En principio, Tovar (2004) en el trabajo de grado de la Universidad de Oriente,
denominado: "Análisis del Sistema de Control Interno Aplicado a las Cuentas
por Cobrar en el Hotel Stauffer Maturín", en Monagas, el mismo fue presentado
en la Escuela de Ciencias Sociales y Administrativas como trabajo de grado para
optar al título de Licenciado en Contaduría Pública, en dicha investigación se utilizó
una metodología basada en la información proveniente de fuentes primarias con un
nivel de carácter descriptivo y un tipo de investigación documental y de campo,

6
conformado por una población de tres empleados relacionados con la partida de
estudio.
Derivado del análisis se originaron evaluaciones que generaron conclusiones y
recomendaciones que se centran en el departamento de cuentas por cobrar, donde no
se cobra intereses, el cobrador no utiliza recibos de cobros, entre otras deficiencias.
Es decir, por medio de este análisis realizado al sistema de control interno de las
cuentas por cobrar, permitió conocer acerca de la protección y salvaguarda de la
partida de estudio, y la obtención de un grado de confiabilidad de los procedimientos
utilizados para controlar dicha partida, con la finalidad de detectar posibles
desviaciones o por el contrario corroborar las existentes.
Por lo anterior, la investigación sirve como base para el estudio actual, ay que
propone una serie de estrategias y políticas para mejorar los sistemas de control,
interno referente a las cuentas por cobrar, ya que al no ser cobradas a tiempo la
empresa las puede dar por incobrables, surgiendo una perdida para la misma. Es por
ello que la autora de la investigación presentada proponen descuentos pronto pago
para incentivar a los clientes al pago oportuno de las facturas, al igual que
implementar unos formatos de cobros que deben ser manejados por todos los
vendedores de la empresa, es por esto, que este tipo de estrategias son de interés para
el actual trabajo de investigación.
Por otra parte, se presenta el trabajo de grado de Arráez (2007) en Maracay
Estado Aragua, titulado "Sistema de Control Interno de las Cuentas por Cobrar
para la Empresa Inversiones Victorino C.A.", donde se realizo un trabajo
descriptivo, documental y con un diseño de campo y se empleo una metodología muy
práctica como fue la revisión bibliográfica y la elaboración de una encuesta en un
formato de cuestionario como instrumento de recolección de datos.
Su descripción se basa en el estudio del Departamento de Cobranzas de la
Empresa Victorino C.A., con relación al control interno de las cuentas por cobrar. A
tal efecto se considera, que las cuentas por cobrar son una de las cuentas más
importantes de cualquier empresa independientemente de su dedicación, a su vez,

7
conforman el capital de la misma.
El presente antecedente se considera importante porque establece como
metodología una investigación descriptiva y de campo, utilizando como instrumento
de recolección de datos el cuestionario que es parte de la metodología y como técnica
de recolección se empleo la encuesta que también se usará en la presente
investigación. Además, Arráez en su investigación propone un sistema de control
interno, que permita llevar una inspección detallada que garantice confiabilidad en la
recuperación de las cuentas por cobrar de las empresas, lo cual tiene pertinencia con
el objetivo de la investigación en curso.
Seguidamente, Gómez, Pereira y Tarazona (2009) en su trabajo de grado
presentado en la UNELLEZ – Barinas, titulado: “Estrategias para las Cuentas por
Cobrar de los Créditos de vivienda otorgados por la fundación para el desarrollo
del estado Táchira (FUNDATACHIRA)”. Exponen que la investigación tuvo como
objetivo elaborar estrategias para las cuentas por cobrar de los créditos de vivienda
otorgados por la Fundación para el desarrollo del Estado Táchira
(FUNDATACHIRA), siendo sus objetivos específicos; Realizar un diagnóstico de los
procesos realizados en el Departamentos de Cobranzas para identificar las fortalezas
y debilidades; Establecer los elementos externos que inciden en el estado actual de
morosidad que presentan los créditos y; Definir los elementos claves para el diseño de
estrategias para las cuentas por cobrar en la búsqueda de disminuir el porcentaje de
morosidad.
El estudio fue realizado bajo un diseño de campo con fases descriptivas. La
población estuvo conformada por el personal que labora en la mencionada
dependencia y por los beneficiarios que presentan estados de cuentas morosos. Como
instrumentos de recolección de datos se diseñaron dos cuestionarios, con preguntas de
carácter cerrado, dicotómicas y con alternativas de respuestas, Sí y No. Una vez
aplicados los instrumentos y analizados los datos de manera cuantitativa y cualitativa,
se encontró que existe mayor número de debilidades con respecto a las fortalezas
relacionadas con un control deficiente de los procesos de información y notificación

8
de deuda a los beneficiarios, así como poco seguimiento de los casos.
Igualmente, se encontró obsolescencia de los equipos utilizados y un número
insuficiente de personal. Por otro lado, la evaluación externa evidencio que los
beneficiarios están en disposición de honrar su deuda con la institución. Sin embargo,
se considera necesario aplicar las medidas propuestas de forma inmediata para
solventar la situación del departamento en la búsqueda de disminuir la morosidad.
El estudio anterior, demuestra la importancia de un sistema efectivo para el
manejo de las cuentas por cobrar en toda institución, esto garantiza la permanencia de
dichas empresas en el mercado y por ende una margen de ganancias que les permiten
ser cada día más competitivos y a su vez ofrecer mejores precios a su cartera de
clientes.
También Fuentes, Liscano, Nieves y Guillen (2010), en el trabajo titulado:
"Análisis del Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la Empresa
Inversiones el Caimito C.A.", Municipio Barinas Estado Barinas, año 2010, trabajo
de grado presentado como requisito parcial para optar al título de Licenciado en
Contaduría Pública de la UNELLEZ, el estudio estuvo enmarcado bajo la modalidad
de investigación de campo de carácter descriptivo, donde se tomó como muestra
representativa a tres trabajadores que laboraban en el departamento de cobranza de la
empresa Inversiones el Caimito C.A.
Su objetivo fue determinar que el control interno de las cuentas por cobrar, se
establece para asegurar que estas se encuentran correctamente registradas, valoradas y
clasificadas en los estados contables y así poder diagnosticar la situación actual del
departamento de cobranzas en cuanto al control interno. Por consiguiente, este trabajo
de investigación recalca la importancia del tema, ya que, se hace indispensable en
toda empresa llevar un buen control interno de las cuentas por cobrar, pues sin este no
se cuenta con una seguridad para el patrimonio de la organización.

Reseña Histórica de Agropatria

La Empresa Agropatria, anteriormente era conocida como Agroisleña, la cual

9
era una empresa privada, fundada por Enrique Fraga Alfonso. Tuvo sus inicios como
un pequeño negocio de cebollas, tres años más tarde, el 28 de mayo de 1.958, junto
con cuatro socios procedentes de las Islas Canarias al igual que él, fundan Agroisleña,
C.A., sucesora de Enrique Fraga Alfonso, en Palo Negro, estado Aragua. Para la
época se dan cuenta que además de otros insumos de vital importancia para el buen
desarrollo de los cultivos.
La empresa estaba conformada por 64 agencias, 3 depósitos y 8 silos,
distribuidos a lo largo del territorio nacional, su mercado estaba dirigido a pequeños,
medianos y grandes productores y a asociaciones de productores y distribuidores. La
cadena de distribución era manejada por las compañías anónimas asociadas, como:
Proyefa, Sehiveca, Verica, Venezolana de Riego, Semillas Híbridas e Inica, está
última no estaba registrada. Sin embargo, el 4 de octubre de 2010 el presidente Hugo
Chávez decidió expropiar la empresa de suministros agrícolas Agroisleña, y pasó a
llamarse Agropatria la cual quedo bajo supervisión y manejo de CVAECISA contando
todavía con la misma cadena de producción que tenía Agroisleña. Asegurando que
pasaba a "ser de la patria" y que el objetivo era asumir el control de la misma para
convertir a Venezuela en "una potencia agroindustrial".
Esta empresa tiene como propósito principal garantizar a los pequeños y
medianos productores del campo el abastecimiento adecuado y permanente de
insumos de calidad para el desarrollo óptimo de sus cosechas y cuidado adecuado de
sus animales, a los mejores precios del mercado con la prestación de asesoramiento
técnico en cuanto al manejo integral fito y zoo sanitario, lo que le permitirá al
productor alcanzar los rendimientos deseados, coadyuvando al normal abastecimiento
de alimentos. Para la población, en armonía con el medio ambiente mediante el
impulso de prácticas de conservación del suelo, agua, aire impulsando la seguridad
alimentaria integral de la nación.
Dentro de las actividades propuestas por las Tiendas Agropatria S.A., resaltan:
(a) Incentivar el registro masivo de todas y todos los venezolanos con posibilidades
de producir alimentos. (b) Garantizar el apoyo financiero tanto de la Banca pública

10
como de la privada. (c) Proveer todos los insumos agrícolas y medios de
mecanización. (d) Disponer de un batallón de técnicos y técnicas que velen por el
buen desarrollo de la producción de alimentos. (e) Incorporar todas las tierras en
manos del Estado, a la producción. (f) Fomentar la agricultura urbana como un nuevo
esquema de producción masiva de alimentos en las ciudades.

Bases Teóricas

Es conveniente inicial la discusión con la definición de contabilidad y la de

administración, a su vez clasificarla de acuerdo al tipo de cuenta a la cual pertenece.
La misma se elabora en función del contexto de las Ciencias Sociales en el que
operan, en este caso la Contaduría Pública enmarca el trabajo administrativo,
financiero y contable de diversas empresas. De allí se deriva la diferencia en la
selección de los distintos procedimientos que pueden utilizarse para su manejo.

Administración

Para Chiavenato (2004), la administración es "el proceso de planear, organizar,

dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales".
Para Stephen y Coulter (2005), la administración es la "coordinación de las
actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras
personas y a través de ellas" (p. 25). Por otra parte, Hitt, Black y Porter (2006),
definen la administración como "el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de
recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un
entorno organizacional" (p. 589).
Para Díaz, García, Martín y Periáñez (2001), la administración es "el conjunto
de las funciones o procesos básicos (planificar, organizar, dirigir, coordinar y
controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma positiva en la
eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organización" (p. 45). También,

11
para Koontz y Weihrich (2004), la administración es "el proceso de diseñar y
mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan
eficientemente objetivos específicos" (p. 85). Finalmente, Da Silva (2002), define la
administración como "un conjunto de actividades dirigido a aprovechar los recursos
de manera eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o
metas de la organización" (p. 42).
En este punto, y teniendo en cuenta las anteriores propuestas, planteo la
siguiente definición de administración: Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y
controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr
los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz. Por ende, el
término de “administración” puede definirse como el empleo de las diferentes
técnicas administrativas, con el fin de rendir cuentas en términos monetarios y
cuantificables de todos aquellos recursos con los que cuenta una empresa o
institución para su desarrollo.

Procedimientos

Las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera efectiva necesitan
poner en práctica ciertas técnicas y métodos que conllevan a desarrollar
coordinadamente las operaciones. Son como el “seccionamiento” funcional del acto
administrativo, y se dan en todos los niveles de la empresa, por lo que para Gómez
(1993) se define como “Un plan de trabajo, preciso y minucioso, previamente
elaborado y verificado en la práctica experimentalmente” (p.3-4).
Por consiguiente, los procedimientos tienen una actuación muy importante en la
consecución de los objetivos de toda organización progresista, puesto que ellos
indican la manera de ejecutar las diferentes rutinas, laborales que allí se llevan a cabo,
facilitando las funciones administrativas. En este sentido, Gómez (1993), dice que las
características de los procedimientos son:
1.- No son de aplicación general; son específicos, es decir pueden elaborarse

12
diferentes procedimientos para una misma labor dependiendo de las necesidades y
características particulares de cada organización.
2.- Son continuos y sistemáticos; por lo tanto son de gran aplicación en los
trabajos que se repiten, y de esta manera se evita a la gerencia a tomar decisiones
cada vez que tenga que ejecutarse ese trabajo.
3.- Son estables; porque siguen una misma secuencia elaborada con antelación.
4.- Son flexibles; esto es, que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas
situaciones y circunstancias; como estos son instrumentos, medios para alcanzar
objetivos, su condición está supeditada a tales situaciones, lo que significa que sus
modificaciones y alteraciones, dependen en lo esencial, del curso de los objetivos, por
eso, los procedimientos deben tomar en cuenta para su implantación y aplicación los
elementos disponibles: el personal, trabajo, objetivos, materiales, otros, (Melinkoff,
1990:28-29).

Importancia de los Procedimientos

Su importancia radica en que son medios utilizados para facilitar la realización

de las labores específicas y reiterativas que conforman funciones administrativas y
productivas. Ninguna empresa puede lograr éxito continuo sin prestar atención a
mantener buenos sistemas de procedimientos actualizados por escrito que sirvan de
guía a todos los interesados en la ejecución de sus asignaciones de trabajo.

Procedimientos Administrativos

Gómez (1993), define los procedimientos administrativos como: “Norma

detallada de comportamiento a la cual deben administrarse o adecuarse todos los
elementos y recursos para que el sistema en su conjunto, funcione con eficiencia”
(p.3). Dentro de las características de los procedimientos administrativos están:
1.- Enfocar el efecto completo de una decisión por anticipado. Suministrando

13
datos completos, exactos y oportunos para los procesos de planeación y toma de
decisiones.
2.-Emplea datos y métodos ordinarios en la preparación de planes de largo y
corto plazo.
3.- Reduce el tiempo y volumen de información requerida mediante una
información de cada nivel de dirección, de sólo los grados de detalles necesarios.
4.- Satisface las necesidades de cada unidad de la organización, con un mínimo
de duplicación sirviendo al mismo tiempo a la organización como un todo.
5.- Presenta los datos a quienes son responsables de la toma de decisiones y
planeación, en forma tal que disminuye al mínimo el tiempo o esfuerzo necesario
para su análisis e interpretación.

Proceso Administrativo de una Empresa

El proceso administrativo de toda empresa implica diversas

fases: Planificación, organización, Dirección y Control (todos coordinados)

Ilustración: esquema del proceso administrativo Fuente: Stephen y Coulter

(2000)

14
 Fases del Proceso de Administración de una Empresa

La Planificación o planeación, es un proceso racional de toma decisiones por

anticipado, que incluye la selección de los cursos de acción que debe seguir una
empresa y cada unidad de la misma para conseguir determinados objetivos del modo
más eficiente.
La Organización, comprende el establecimiento de una estructura global,
formalizada, permanentemente y roles para las personas que integran la empresa.
La Dirección, es la función administrativa que trata de influir en las personas
de la organización, para que, de forma voluntaria y con interés, contribuyan al logro
de su unidad funcional y los objetivos de la empresa
El Control, es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las
desviaciones que puedan darse al respecto de los objetivos. El control se ejerce con
referencia a los planes, mediante la comparación regular y sistemática de las
previsiones habidas respecto de los objetivos. Estas definiciones se subdivide en
cinco partes fundamentales que se explican a continuación: Proceso de planear,
organizar, dirigir, ejecutar y controlar: Es decir, realizar un conjunto de actividades o
funciones de forma secuencial, que incluye:
Planeación, Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de
la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas,
procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para
alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre
diversos cursos de acción futuros. En pocas palabras, es decidir con anticipación lo
que se quiere lograr en el futuro y el cómo se lo va a lograr.
Con respecto a lo anterior Reyes (2002) explica que: "La planeación consiste en
fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que
habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación
de tiempos y números necesarios para su realización"(p. 35) En otras palabras la
planeación es paso prioritario en el proceso administrativo a través del cual se

15
conceptúa un problema, se examinan las costumbres pasadas y se mejoran planes y
programas
Organización, consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace,
cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.
"Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones,
autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas
unidades debe existir" (Sixto S/F). En tal efecto, la organización es la combinación de
actividades de todas las personas que integran una empresa con la finalidad de lograr
el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y
humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.
Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor
del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración. Scanlan (2009)
Consiste en: “… coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las
metas de la organización” (p. 114). Es decir se trata de dirigir las operaciones
mediante la colaboración del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles
de productividad mediante la motivación y supervisión.
Ejecución: Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los
pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que
inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten
la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en
acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a
mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación
a esto se le llama ejecución.
Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la
medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones
respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas. El control es un

16
proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con
lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los
ajustes o correcciones necesarios. El control tiene como objeto cerciorarse de que los
hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. (Sixto (S/F).
Por ende, la administración, resulta una herramienta esencial para el desarrollo
de las personas y la sociedad que componen. Generalmente es mucha la gente que no
tiene idea de cómo algunos actos irresponsables que se cometen en la administración
contable de una entidad contribuyen al deterioro de ésta, incluso ha quedado
demostrado que desde que el hombre comenzó a involucrarse en cuestiones
financieras y empresariales, se ha visto un uso desprolijo e inconsciente de la
administración contable y debido a esto, han surgido grupos de profesionales
capacitados para poder emplear la correcta administración en cada empresa o
institución, ayudando así, al alcance de los objetivos planteados por la misma.
Tal es la importancia de la administración, que en la actualidad se ejercen
distintas presiones por parte de los inversionistas para que cada entidad empresarial o
institucional lleve a cabo un correcto procedimiento administrativo, dado que la
degradación de la administración conlleva a una pérdida de calidad no solo en los
productos que comercialice la misma, sino también en el desarrollo de los recursos
empleados para lograr cada meta, por ello se han ido buscando diferentes mecanismos
que puedan ayudar su mejoramiento y especialmente a su recuperación, considerando
que este la administración contable y su incorrecto empleo, es un problema que afecta
a toda una realidad empresarial.

Contabilidad

Contabilidad se ha ido desarrollando con el progreso de la comunidad

financiera, como un resultado de las necesidades de perfeccionamiento de la actividad
comercial y del volumen creciente de las inversiones que esta han ido solicitando.

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Según el profesor Cañibano (citado por Sotero y Cervera, 2000)

La contabilidad es una ciencia de naturaleza económica que tiene por

objeto producir información para hacer posible el conocimiento pasado,
presente y futuro de la realidad económica en términos cuantitativos en
todos sus niveles organizativos, mediante la utilización de un método
específico apoyado en bases suficientemente contrastadas, con el fin de
facilitar la adopción de las decisiones financieras externas y las de
planificación y control internas (p. 1).

La misma, para Sotero y Cervera (2000) constituye un sistema informativo que

emite datos estructurados y relevantes de los distintos entes que componen la realidad
económica, como son las familias, las empresas, el sector público y la nación. Estos
datos, tras ser analizados e interpretados, son empleados por los sujetos económicos
para controlar los recursos con los que cuentan y toman las medidas oportunas para
hacerlos más fructíferos y, en todo caso, para evitar una situación deficitaria que
pondría en peligro su supervivencia.

Cuentas Contables

Para Hernández (2003) son un: "medio contable con instrumentos de operación,
mediante el cual podemos subdividir, el activo, pasivo y capital, agruparlos de
acuerdo a características de afinidad, lo que permite graficar los aumentos y
disminuciones que ocurren en los elementos de la ecuación" (s/p).
Para ello se debe realizar descripciones de las cuentas contables que conforman
el activo, el pasivo y el capital, estas cuentas son importantes para toda empresa, sea
de tipo pública o privada, porque ayudan a tener un control interno sobre las
actividades financieras o económicas, para Hernández (2005) "Las cuentas contables
que conforman los dos grandes grupos, las cuentas reales y las cuentas nominales"
(s/p)

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Clasificación de las Cuentas Contables

Las cuentas se clasifican en dos grandes grupos: (a) Cuentas reales y (b)
Cuentas nominales
(a) Cuentas Reales: Están representada por los bienes, derecho y obligaciones
de la empresa, es decir, lo integran el activo, pasivo y el capital, se denomina cuentas
reales porque el saldo de esta cuenta representa lo que tiene una empresa en un
momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado
por el bien o por el documento existente. Además, las cuentas reales tienen las
características de ser cuentas de carácter permanente es decir, que su saldo se traspasa
de un saldo a otro. Dentro de la clasificación de las cuentas reales exaltan las que
tiene que ver con el activo, como son las cuentas por cobrar
(b) Cuentas Nominales: Tienen como característica principal es que son
cuentas temporales, estas duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la
empresa, y al finalizar este, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta
capital quien es en definitiva la cuenta que va ser afectada por los beneficio o pérdida
del negocio. Estas cuentas permiten registrar los ingresos, los costos, gastos, pérdidas
y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa.

Cuentas por Cobrar

Son al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una

empresa que generarán un beneficio en el futuro. Forman parte del activo circulante.
Entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se encuentran: (a)
Clientes. (b) Documentos por cobrar. (c) Funcionarios y empleados. (d) Deudores
diversos.
Asimismo, pueden existir algunas otras cuentas tales como intereses por cobrar,
dividendos por cobrar, renta por cobrar y otros conceptos más por cobrar. Las cuentas
por cobrar a clientes representan la suma de dinero que corresponde a la venta de

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mercancías, o la prestación de servicios a crédito a un cliente. La cuenta por cobrar
llamada funcionarios y empleados son partidas por cobrar originadas por préstamos a
funcionarios de la compañía. El interés acumulado sobre documentos por cobrar y los
anticipos a empleados se registran por separado como “Intereses por cobrar”. De los
varios tipos de partidas por cobrar que existen, las dos más conocidas son los
documentos por cobrar y los clientes.

Cuentas por Cobrar y Efectos por Cobrar

Las Cuentas y Documentos por Cobrar representan derechos exigibles que tiene
una empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión de
préstamos o cualquier otro concepto análogo. Están constituidas por créditos a favor
de las empresas, correspondientes a las ventas, prestación de servicios y demás
operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes no garantizadas, efectos o
documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y montos acumulados o no
facturados por los cuales pueden expedirse o no facturadas con posterioridad.
En la mayoría de las empresas, las cantidades por ventas de contado se
acumulan todos los días en una o más cajas registradoras y la suma se registra por
medio de un asiento de diario al final del día. Todos estos asientos son iguales; todos
tienen un cargo repetitivo a la misma cantidad en la caja que en las ventas, ejemplo:
Caja 56.000; Ventas 56.000.
El crédito se ha extendido en los negocios modernos, y ya es casi imposible
sostener un volumen razonable de ventas sin concederlo. El vendedor tiene que
financiar a su comprador y la deuda debe permanecer en los libros hasta que se cobre
o se cancele por incobrable. Las cuentas por cobrar se incluyen en el activo circulante
solamente los montos a cobrar nacidos de las operaciones del negocio, los cuales se
espera convertir en dinero durante el ciclo operativo.
El origen de esta partida es la venta a crédito de mercancías, las empresas
mercantiles y manufactureras, o de servicios en las empresas de servicios públicos y

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profesionales, hoteles e instituciones similares. Se carga a la cuenta del cliente el
precio de las mercancías despachadas o de los servicios prestados, y se le abonan los
pagos recibidos. El saldo representa un derecho legítimo de la empresa a percibir el
dinero por él expresado. Los saldos acreedores que pudieran existir en algunas
subcuentas, deben mostrarse en el pasivo circulante, bajo el título de "Saldos
acreedores de cuentas por cobrar". Para los efectos de la presentación en el balance
general, los saldos acreedores en las cuentas por cobrar no se deben deducir del
monto bruto de éstas.

Clasificaciones de las Cuentas por Cobrar

Las cuentas por cobrar se clasifican generalmente en tres grupos que son:
Cuentas por cobrar al cliente: está compuesto de los montos que acuerdan los
clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta.
Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los
funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos,
anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su salario.
Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones tales
como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o perdidas
entre otros.
Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo
corriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más
pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de
operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses estas
deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes, es decir en el de otros
activos.

La Cuenta de Clientes y su Interrelación con el Ciclo de Ventas y Cobros

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 La importancia que tienen las ventas a crédito en cualquier empresa, porque en
la mayoría de las veces, si no se da crédito disminuye en gran proporción el nivel de
ventas, pero lo más relevante de dar crédito consiste en administrar correctamente los
cobros para evitar quedarse sin efectivo disponible. El negocio adquiere una cuenta
por cobrar cuando vende a clientes mercancías o servicios, a crédito. El término por
cobrar significa la promesa del cliente de pagar en una fecha futura, con dinero, el
importe que fue cargado por mercancías o servicios. Por lo general, en los negocios
esta promesa se expresa con el importe del efectivo que se efectuará dentro de los
próximos 30 días o más, según el periodo el periodo de pago acordado.
Las cuentas por cobrar, a veces ignoradas, otras veces descuidadas, constituyen
hoy en día la clave en el desarrollo exitoso de los negocios, son “Dinero esperando a
ser tomado” son además el activo de mayor disponibilidad después del efectivo en
caja y bancos ya que a diferencia del inventario estas ya no deben pasar por procesos
de manufactura, almacenaje, traslado y colocación con los clientes.
Las cuentas por cobrar están ahí, simplemente esperando a que usted cambie su
visión acerca del manejo de las ventas a crédito. Y es que las ventas a crédito
representan un promedio del 80% de las ventas totales de una empresa lo cual no es
cosa menor, hoy en día el correcto manejo de las cuentas por cobrar representa la
diferencia entre ganar mayores utilidades o perder.
Con todo lo anterior resulta curioso que el empresario aun siga considerando el
crédito como un mal necesario y la cobranza como la “parte sucia de la venta” en
lugar de invertir en profesionalizar y desarrollar al máximo nivel el área de manejo de
cuentas por cobrar. El área de crédito y cobranza es en ocasiones como el basurero de
la empresa, donde termina todo lo que sale mal en cualquiera de las otras áreas, si el
vendedor se comprometió a algo que no podía cumplir, eso será una razón para que el
cliente detenga su pago, si el área de embarques no programó el envío a tiempo se lo
dirán al representante de crédito y cobro cuando los contacte, si la factura está mal
hecha, lo mismo.

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Cuentas Incobrables

Una cuenta suele considerarse incobrable cuando la obtención de este capital es

de difícil consecución, también se considera incobrable después de 180 días, o seis
meses, de pagos perdidos. Luego de ese período, la compañía considera el dinero que
se debe como una "pérdida". La compañía puede reclamar su dinero como una
pérdida en su declaración de impuestos.
A pesar de la cuenta ser declarada incobrable, el deudor sigue siendo
responsable por la cuenta. Una vez que una cuenta es incobrable, suele ser enviada a
una agencia de recolección o al departamento de recolecciones dentro de la compañía.
La agencia de recolección intentará persistentemente recolectar esta deuda.
Dependiendo del tamaño y el tipo de deuda, la agencia de recolección podría requerir
su pago completo, aceptar a sacar una parte de la deuda o permitirte hacer pagos para
liquidar la cuenta incobrable.

Provisión de Cuentas Incobrables

Una provisión para cuentas incobrables es un tipo de cuenta de salvaguardia
establecidas por muchas empresas. La función principal de este tipo de cuenta es
proporcionar un colchón contra las facturas de clientes que estén pendientes de pago
durante períodos prolongados de tiempo. La mayor parte de las ventas se realizan a
crédito, en muchos casos respaldadas por facturas que están registradas dentro de las
"Cuentas por Cobrar". Si se hace imposible el cobro de algunas de estas facturas
(quiebra del cliente, muerte o cambio de domicilio del mismo) hay que traspasarlas a
los Gastos del Ejercicio, ya que la incobrabilidad de las mismas constituye una
pérdida para el negocio.
Las ventas a crédito se registran como ingreso del ejercicio donde se producen,
por lo que cuando se producen pérdidas por Cuentas por Cobrar (por las Ventas a
Crédito que se convierten en incobrables) se deben registrar dentro del mismo
Ejercicio. Generalmente en la fecha de cierre no se tiene la certeza de cuáles facturas

23
se perdieron definitivamente y como hay que registrar la pérdida de Cuentas por
Cobrar por posible incobrabilidad hay que proceder a hacer una estimación sobre las
posibles pérdidas (lo más adaptado a la realidad que se pueda) y crear una Cuenta de
Provisión para absorber esas posibles pérdidas.

Control
Según, Holmes (1981), el control “es un proceso por medio del cual las
actividades de una organización quedan ajustadas a un plan preconcebido de acción
que se ajusta a las actividades de la organización” (p. 56). Es una forma de organizar
una institución, de que esta se guié por unas normas y procedimientos específicos, a
través de los cuales se procura llegar a las metas propuestas. Asimismo, Contreras
(2002), define el control como “la evaluación y medición de la ejecución de los
planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas
correctivas necesarias dentro de las organizaciones” (p. 98).

Importancia del Control

Uno de los mayores problemas que presentan las empresa de la actualidad, es la
falla de herramientas útiles permitan evaluar de manera constante las posibles
desviaciones que se presentan dentro de su núcleo de operaciones, por ello es preciso
crear un conjunto de herramientas que le ayuden a mejorar su labor frente al conjunto
de la empresa como la que en la investigación se ofrece, para, Contreras (2002):

Se deben establecer medidas para corregir las actividades de tal forma que
se enlacen los planes exitosamente. Se aplica a todo, a las cosas, personas
y actos. También, determina y analiza rápidamente las causas que pueden
originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas. Proporciona
información a cerca de la situación de la ejecución de los planes, Su
aplicación incide directamente en la racionalización de la administración
y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos
de la empresa. (p. 115)

24
 Debido a los avances tecnológicos, la competencia, el desarrollo económico, los
efectos inflacionarios y los riesgos a que están sujetas las organizaciones hoy en día,
el éxito o fracaso de los mismos dependen en gran parte del establecimiento previo de
controles y su implementación. La práctica ha demostrado que la ausencia de
controles tiene implícito la ocurrencia de ciertos comportamientos no previstos,
acciones compulsivas y esfuerzos no coordinados que producen y generan la
formación de puntos débiles que dificultan el cumplimiento de los objetivos
previamente fijados.
La importancia del control radica en que las actividades se ajusten de acuerdo a
lo planificado y en caso de desviaciones, proceder a las correcciones respectivas, en
pro de una información más rápida y precisa, necesaria para la toma de decisiones y
el logro de los objetivos y metas organizacionales.

Razones por las Cuales se Emplea el Control

Crear Mejor Calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se

corrige para eliminar errores.
Enfrentar el Cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece
productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y
tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La
función de control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están
afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
Producir Ciclos Más Rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy
distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos
y servicios nuevos a los clientes. Los clientes actuales no solo esperan velocidad, sino
también productos y servicios a su medida.

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 Agregar Valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener
ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración
japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos
de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte,
en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser “agregar valor” a
su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo
sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma
de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.
Facilitar la Delegación y el Trabajo en Equipo: La tendencia contemporánea
hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar
autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no
disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole
del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente
controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en
el trabajo.

Tipos de Control
Control Interno: El Comité sobre Procedimientos de Auditoria del Instituto
Americano de Contadores públicos Titulados ha definido el Control Interno de la
siguiente manera:

El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos

y medidas coordinados adoptados dentro de una empresa para
salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud y veracidad de los datos
contables, promover la eficiencia operante y estimular la adhesión a los
métodos prescritos por la gerencia. (p. 56).

Expuesto en otras palabras, y en el sentido más estricto de las operaciones

financieras y contables, el control interno es una función de la gerencia que tiene por
objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos
indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin

26
autorización. El Instituto Americano de Contadores Públicos ha clasificado el control
interno en dos categorías:
Controles Internos Administrativos: Consisten en procedimientos y registros
que ayudan a la gerencia en el logro de los objetivos de la empresa y es el punto de
partida para establecer el control contable de las transacciones.
Controles Contables: Consisten en procedimientos y record que tienen que ver
principalmente con la confiabilidad de los registros e informes financieros y la
salvaguarda de activos.
Este control interno tiene el propósito de dar razonable seguridad en cuanto a
que las transacciones sean ejecutadas de acuerdo con autorización general o
específica de la gerencia. a) Las transacciones sean registradas como necesarias: para
permitir la preparación de estados financieros de conformidad con principios
contables generalmente aceptados o cualesquiera otros criterios aplicables a tales
estados, y para mantener la contabilidad de los activos. b) El acceso a los activos
solo sea permitido por autorización de la gerencia. c) La contabilidad de los activos
registrados sea chequeada con los activos existentes a intervalos razonables y se
adopte la acción apropiada respecto a cualesquier discrepancia.

Principios Básicos de Control

Los procedimientos de comprobación y control interno varían en cada

compañía. Sin embargo, los principios cardinales del control interno pueden
exponerse en la forma siguiente:
Las responsabilidades deben quedar claramente establecidas. Es decir, crear un
sistema eficaz de control interno que defina y fije claramente la responsabilidad por la
autorización y la conclusión de cada una de las actividades de la empresa. División de
las responsabilidades dentro de la estructura de la organización. En un eficaz control
interno deben distinguirse tres tipos de funciones: operaciones, custodia física y
registro o informes. La responsabilidad en una transacción o serie de transacciones

27
debe dividirse entre empleados o departamentos, de tal manera que el trabajo de uno
vigile y verifique el trabajo del otro. Esto no significa que pueda haber duplicación de
trabajo. Los controles mutuos o recíprocos que implican la distribución de
responsabilidades entre varios departamentos no duplican el esfuerzo; las operaciones
de cada departamento, según los documentos que este maneja, deben encajar
perfectamente con aquellas preparadas por los departamentos conexos.
Segregación de las operaciones y la contabilidad, este principio fundamental de
control interno requiere que la persona que tiene acceso o es responsable de un activo
no debe llevar el registro contable de ese activo; la separación de estas dos funciones
reduce las posibilidades de errores y desfalcos.
Creación de mecanismos adecuados para la recolección de la información
contable de las transacciones. Esto precisa el diseño de formatos, la elección de
equipos el establecimiento de una vía o flujo para el proceso ordenado de datos,
incluyendo registro de las aprobaciones y acciones emprendidas por los individuos
responsables de las distintas etapas de la transacción.

Control de los Créditos

El crédito es un plazo concedido para un pago. Cantidad que se puede cobrar

como acreedor. La palabra crédito tiene diferentes definiciones y usos: crédito
significa reputación, buen nombre, digno de ser creído. Para efectos de llegar a un
concepto general lo definiremos de la siguiente forma: El derecho de obtener un valor
presente (bienes, servicios, efectivo) mediante la promesa futura de un pago. Existen
tres condiciones para su otorgamiento: (a) Se estipula un tiempo para el pago. (b) Un
interés o ganancia para el vendedor. (c) Intercambio de servicios o bienes
(Contraprestación)
La importancia de la utilización del crédito radica en permitir el desarrollo de
la vida económica en los países, ya que permite y facilita la rápida movilización de
capitales y la aceleración de los medios de producción. Permite que las empresas

28
produzcan más bienes, muevan sus inventarios, obtengan ganancia, conserven y
ofrezcan nuevas fuentes de trabajo

Elementos Inherentes del Crédito

El otorgar crédito tiene dos elementos inherentes: si no hay confianza no hay

crédito y si se otorga el crédito hay riesgo en él. Vale la pena enfatizar que la
recuperación del crédito proviene de la viabilidad en la empresa y de la solvencia
moral y económica del solicitante. Las garantías no constituyen sino un refuerzo
adicional para la decisión del crédito pero en ningún momento sustituye la capacidad
de pago del sujeto de crédito. Es preferible declinar una operación que basarla
exclusivamente en garantías
Para efectos de esta investigación se revisa lo concerniente a los créditos
comerciales, referidos a créditos entre empresas, industrias y microempresas:
fundamental para la vida económica de un país o una región. Asimismo, para los
créditos se manejan diversidad de plazos, no obstante los más generalizados son: (a)
Corto plazo (30-180 días). (b) Mediano Plazo: Mayor a tres meses, menor a 8 meses.
(c) Largo plazo (mayor a un año)

Control y Seguimiento del Crédito

Se debe analizar la forma en que se desarrollan los créditos para conocer de la

evolución financiera de la empresa y, sobre la base de esta información es detectar la
necesidad de realizar un estudio más efectivo acerca de la posibilidad de pago de la
empresa en cuestión. Para ello debe cumplirse con ciertos requisitos:
- Informes Periódicos: A la luz de los cuales se compara la evolución real con la
esperada por el cliente. Este tipo de informe no requiere la realización de visitas
programadas
- Visitas al Cliente: Se deben realizar en forma periódica. Se considera este tipo

29
de control para realizar informes de gestión con un grado mayor de estudio. La
definición de las fechas de las visitas se canaliza en la etapa de negociación.
- Verificación Física de las Garantías: Debe estar acordada en la etapa de
negociación, pero, además la institución financiera se debe reservar el derecho de
efectuar verificaciones no anunciadas (No es necesario en casos de créditos con
valores monetarios relativamente pequeños, ni para los créditos a corto plazo). Las
visitas periódicas a la empresa deudora o cliente permiten que la institución
financiera obtenga una apreciación real de la situación del negocio, y, por lo tanto, la
probabilidad de pago de créditos. También estas visitas periódicas al cliente, logran
que se identifique la posibilidad de nuevos negocios entre el cliente y la institución.
Ante situaciones que indiquen que la persona o empresa deudora no podrá hacer
frente a créditos en los términos establecidos, el comité de créditos, puede verse
obligado a tomar medidas especiales de control tales como: (a) Aumentar garantías,
con el fin de mejorar la posible recuperación de créditos, a través de su tercera fuente
de pago. (b) Disminuir la exposición o cuantía de montos otorgados al cliente, por
medio de no renovar los créditos de corto plazo. (c) Exigir la entrega de informes
periódicos de la gestión de la empresa y nombrar a un auditor o interventor. (d)
Realizar la ejecución de garantías, como última de las medidas que puede adoptar la
institución financiera.
Las actividades que pueden llegar a implementar el comité de créditos no tienen
por qué seguir algún orden establecido; ellas serán dependientes del nivel del
problema en que se encuentre y, en algunas oportunidades, se podrá llevar adelante
más de una de las medidas señaladas. Cabe recordar que una vez que se entregan los
fondos al cliente, la acción de control no termina, sino todo lo contrario. Sin embargo,
la intensidad de su ejecución dependerá única y exclusivamente del comportamiento
que presente el cliente respecto a la recuperación de los montos invertidos durante el
período establecido para la operación. Un adecuado control de las cuentas por cobrar
o créditos otorgados permite mantener una cartera de clientes sana y selecta, e influye
de forma decisiva en una recuperación de los créditos otorgados en los plazos y

30
condiciones inicialmente establecidos.

Bases Legales

Los parámetros legales son un eje central dentro de las transacciones de un país,
ya que permiten el manejo de los distintos aspectos fundamentales que fortalecen el
desarrollo económico, político y cultural de las diversas áreas del desempeño
democrático y participativo en la cual se ubica la República Bolivariana de
Venezuela. A continuación se presentan los artículos relativos al Régimen Socio
Económico y de la Función del Estado en la Economía plasmados en la Constitución
de la República Bolivariana de Venezuela (1999) referentes al mismo.

Artículo 299. El régimen socioeconómico de la República Bolivariana de

Venezuela se fundamenta en los principios de justicia social, democracia,
eficiencia, libre competencia, protección del ambiente, productividad y
solidaridad, a los fines de asegurar el desarrollo humano integral y una
existencia digna y provechosa para la colectividad. El Estado
conjuntamente con la iniciativa privada promoverá el desarrollo armónico
de la economía nacional con el fin de generar fuentes de trabajo, alto
valor agregado nacional, elevar el nivel de vida de la población y
fortalecer la soberanía económica del país, garantizando la seguridad
jurídica, solidez, dinamismo, sustentabilidad, permanencia y equidad del
crecimiento de la economía, para lograr una justa distribución de la
riqueza mediante una planificación estratégica democrática participativa y
de consulta abierta.

Artículo 300. La ley nacional establecerá las condiciones para la creación

de entidades funcionalmente descentralizadas para la realización de
actividades sociales o empresariales, con el objeto de asegurar la
razonable productividad económica y social de los recursos públicos que
en ellas se inviertan.

Artículo 301. El Estado se reserva el uso de la política comercial para

defender las actividades económicas de las empresas nacionales públicas
y privadas. No se podrá otorgar a personas, empresas u organismos
extranjeros regímenes más beneficiosos que los establecidos para los
nacionales. La inversión extranjera está sujeta a las mismas condiciones

31
 que la inversión nacional.

Artículo 302. El Estado se reserva, mediante la ley orgánica respectiva, y

por razones de conveniencia nacional, la actividad petrolera y otras
industrias, explotaciones, servicios y bienes de interés público y de
carácter estratégico. El Estado promoverá la manufactura nacional de
materias primas provenientes de la explotación de los recursos naturales
no renovables, con el fin de asimilar, crear e innovar tecnologías, generar
empleo y crecimiento económico, y crear riqueza y bienestar para el
pueblo.

Todos los artículos anteriores reflejan el interés del Estado por mantener la
organización comercial de la nación, exaltando la importancia de mantener principios
de justicia social, protección del ambiente y solidaridad con todas las personas que
requieran de este intercambio de bienes, buscando con ello asegurar el desarrollo de
las comunidades, en busca de la obtención de la Suprema Felicidad Social.
Por otra parte, el Código de Comercio (1955), que es un cuerpo legal que tiene
por objeto regular las relaciones mercantiles del comercio en Venezuela, además de
establecer la obligatoriedad a los comerciantes de llevar la contabilidad, pero sin
entrar en detalles de la forma y manera que se debe hacer. El Código de Comercio
solo posee normas generales para la contabilidad, en base a esto plantea que existen
una serie de normas y leyes que regulan el funcionamiento de toda actividad
efectuada en el país, para la investigación presente se tomaran en cuenta los artículos
32, 33, 34 y 35 relacionados con la contabilidad mercantil, estos expresan: .
Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderá, obligatoriamente, el Libro Diario, el Libro Mayor y el de Inventarios,
estos no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al
Tribunal o Registrador Mercantil a fin de poner en primer folio de cada libro nota de
los que éste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador
Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.
En el libro diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el
comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y

32
quién es el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente.
Así mismo, al comenzar y finalizar cada año, hará en el libro de inventarios una
descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de
todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas;
ésta debe demostrar con evidencia y verdad los bienes obtenidos, así como
cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con la anotación
de la respectiva contrapartida.
Lo anterior, refleja que es necesario desde el punto de vista contable establecer
cuáles son las cuentas que se cancelan diariamente y cuáles son las que se realizan a
crédito, estableciendo de esta forma un control de todas las actividades comerciales
que se efectúan, estableciendo las ganancias y pérdidas de la misma, permitiendo que
los encargados del negocio organicen nuevas formas para controlar sus pérdidas y
mejorar sus ganancias. Seguidamente, en la Ley del Plan de la Patria (2013) se
expone en su Segundo Objetivo Histórico, que dice:

Continuar construyendo el socialismo bolivariano del siglo XXI, en

Venezuela, como alternativa al sistema destructivo y salvaje del
capitalismo y con ello asegurar “la mayor suma de felicidad posible, la
mayor suma de seguridad social y la mayor suma de estabilidad política”
para nuestro pueblo (p.11).

De allí se desprenden otros objetivos como es el Objetivo Nacional 2.1, que

establece: "Propulsar la transformación del sistema económico, en función de la
transición al socialismo bolivariano, trascendiendo el modelo rentista petrolero
capitalista hacia el modelo económico productivo socialista, basado en el desarrollo
de las fuerzas productivas" (p.11). Para luego presentar los Objetivos Estratégicos y
Generales de este Plan de la Nación, definidos como:

2.1.2. Desarrollar un sistema de fijación de precios justos para los bienes

y servicios, combatiendo las prácticas de ataque a la moneda,
acaparamiento, especulación, usura y otros falsos mecanismos de fijación

33
 de precios, mediante el fortalecimiento de las leyes e instituciones
responsables y la participación protagónica del Poder Popular, para el
desarrollo de un nuevo modelo productivo diversificado, sustentado en la
cultura del trabajo (p.11).

2.1.3. Expandir e integrar las cadenas productivas, generando la mayor

cantidad de valor agregado y orientándolas hacia la satisfacción de las
necesidades sociales para la construcción del socialismo, promoviendo la
diversificación del aparato productivo (p.11).

La nación busca a través de estos objetivos plasmados en la ley, poder organizar

las actividades comerciales del país, en beneficio de las colectividades, con un apoyo
especial a las personas que impulsen el modelo económico productivo socialista, el
cual se basa principalmente en la producción endógena, por lo que se requiere de
organismos dispuestos a ayudar a los pequeños y medianos productores agrícolas a
obtener financiamientos para la adquisición de los insumos necesarios para la
realización de siembras de las distintas cosechas, situación que las Tiendas Agropatria
S.A., ayudan a fomentar.
Igualmente, en la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (1981),
se establece en sus artículos la forma idónea de proceder para mejorar las actividades
administrativas en una empresa. Por ende, en el artículo 30 se plantea que: "La
actividad administrativa se desarrollará con arreglo a principios de economía,
eficacia, celeridad e imparcialidad..." (p.6). Esto en concordancia con lo estipulado en
la Carta Magna del País.
También, en el artículo 31, aparece la forma correcta de organizar las
actividades comerciales de la empresa, tal es el caso de la concesión de créditos: "De
cada asunto se formará expediente y se mantendrá la unidad de éste y de la decisión
respectiva..." (p.6). La continuidad de este tema se refleja en el siguiente artículo, el
32: "Los documentos y expedientes administrativos deberán ser uniformes de modo
que cada serie o tipo de ellos obedezca a iguales características..." (p.7). Todo lo
mencionado es parte fundamental para la conformación de un archivo de clientes que
en este caso soliciten créditos.

34
 Sistema de Variables y Operacionalización

La operacionalización sistema de variables es un proceso que se inicia con la

definición de las variables en función de factores estrictamente medibles a los que se
les llama indicadores. El proceso obliga a realizar una definición conceptual de la
variables para romper el concepto difuso que ella engloba y así darle sentido concreto
dentro de la investigación, luego en función de ello se procese a realizar la definición
operacional de la misma para identificar los indicadores que permitirán realizar su
medición de forma empírica y cuantitativa, al igual que cualitativamente llegado el
caso. Según Tamayo y Tamayo (2006):

Se denomina variable a un aspecto o dimensión de un fenómeno que

tiene como característica la capacidad de asumir distintos valores, ya sea
cuantitativa o cualitativamente. Es la relación causa – efecto que se da
entre uno o más fenómenos estudiados. En toda variable el factor que
asume esta condición debe ser determinado mediante observaciones y
estar en condiciones de medirse para enunciar que de una entidad
observaciones a otra, el factor varía y por lo tanto cumple con sus
características (p. 109).

En ese sentido, las variables son consideradas como características o

propiedades que poseen las personas, animales, objetos o cosas, y que pueden variar
de unos a otros. En este orden de ideas, la operacionalización de la variable, de
acuerdo a Ramírez (2005) es:

Es una tarea importante y necesaria. Se trata de descomponer, luego de

una definición nominal (conceptual), cada una de las variables en estudio
en los aspectos que las componen a fin de facilitar la recolección, con un
alto grado de precisión, de los datos necesarios (p.124).

De esta manera, se tiene que la definición operacional de la variable representa

el desglosamiento de la misma en aspectos cada vez más sencillos que permiten la
máxima aproximación para poder medirla, estos aspectos se agrupan bajo las
denominaciones de dimensiones, indicadores y de ser necesario subindicadores.

35
 Operacionalización de las Variables

Objetivo General: Proponer procedimientos administrativos para el control de las

cuentas por cobrar de la Tienda Socialista Agro patria S.A., ubicada en el Municipio
Antonio José de Sucre del Estado Barinas.

Variable Nominal Definición Operacional Dimensiones Indicadore

Procedimientos Es la diversidad de Control - Otorgamiento
Administrativos actividades financieras créditos
destinadas a sistematizar y - Plazos
simplificar las tareas cancelación de cr
administrativas ayudando a - Seguimiento de
tener un control real del de créditos
efectivo de la empresa.
- Planeación
Administración - Organización
- Dirección
- Ejecución
- Control
Cuentas por cobrar Son al igual que cualquier Registros - Efectos
activo, recursos económicos - Clasificación
propiedad de una empresa - Clientes
que la generarán un - Cuentas incobra
beneficio en el futuro.
Fuente: Arias, Rojas y Siva (2014)

36
 CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

En este Capítulo del trabajo se enunciaron una serie de procesos necesarios para
lograr el objetivo de proponer procedimientos administrativos para el control de las
cuentas por cobrar de la Tienda Socialista Agro patria S.A., ubicada en el Municipio
Antonio José de Sucre del Estado Barinas; de allí que corresponde detallar de manera
ordenada y lógica, cada uno de los aspectos relacionados con la metodología
seleccionada para desarrollar el estudio, dichos aspectos que deben estar justificados
y sustentados sobre la base de la literatura pertinente, que va desde el diseño hasta el
análisis de datos.

Naturaleza de la Investigación

La investigación se inscribió dentro del método cuantitativo, puesto que se

recoger información objetivamente mesurable, los datos requeridos para el logro de
los objetivos aquí propuesto se requiere del apoyo matemático que luego serán
cuantificados en los resultados. Puesto que en este estudio se trabaja con primarios
sobre todo de características, y conocimientos. De allí Muñoz (2007) lo define como:
Los métodos cuantitativos han sido desarrollados más directamente para la
tarea de verificas teorías, mientras que los cualitativos fueron
deliberadamente desarrollados para la tarea de descubrir o generar teorías.
Además, la diferencia fundamental entre ambos estriba en que la
investigación cuantitativa se centra en el estudio de las elaciones entre
variables cuantificadas, mientras que la investigación cualitativa lo hace en
contextos estructurales y situacionales (p. 8).

Es pertinente subrayar, que el proceso de esta investigación comprende el uso

del método cuantitativo; el cual comprende la determinación de la muestra,

37
elaboración del cuestionario para la recopilación de la información, determinación de
la confiabilidad, gráficos y análisis de la información.

Tipo de Investigación

Cada investigación es distintiva de las otras en función de los objetivos que

persigue y las técnicas que aplica para conseguirlos. En tal sentido, los autores se han
encargado de clasificarlas en función de ofrecer orientaciones para su desarrollo y
aportes a estudios subsiguientes. Chávez (2004) indica que el tipo de investigación se
determina de acuerdo al problema que se desea solucionar, a los objetivos de estudio
y a la disponibilidad de recursos con los cuales se cuenta. Así, tomando como
referencia los objetivos de la investigación.
Por consiguiente, este estudio se ubicó en la categoría descriptiva, puesto que se
limita al estudio de las variables: Procedimientos administrativos y las cuentas por
cobrar, partiendo de la observación de los hechos. Continua afirmando Chávez
(2004), que: “…el estudio descriptivo sólo pretende describir los resultados en
función de un grupo de variables” (p. 135). Por tanto, son criterios sistemáticos que
permitan poner de manifiesto su estructura o comportamiento de las cuentas por
cobrar. De esta forma se pueden obtener las notas que caracterizan a la realidad
estudiada
Asimismo, la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL, 2006)
la define como:
El análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien
sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores
constituyentes, explicaran sus causas y efectos, o predecir su ocurrencias,
haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas
o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo los datos de interés
son recogidos en forma directa de la realidad… (p. 18).

Es por ello, que la presente investigación se limitó a describir los resultados en

38
función de la variable de estudio, considerando sus dimensiones, contenido,
especificaciones y elementos recolectados con las técnicas aplicadas en el proceso de
estudio, en forma precisa y objetivo. Igualmente, está dirigido a buscar un
conocimiento general o aproximado a la realidad, cuando el propósito es examinar un
tema o problema de investigación poco estudiado o que no ha sido abordado antes.

Diseño de la Investigación

Se realizó mediante la recopilación de la información en el lugar de donde se

evidencia el problema detectado de manera directa a la realidad del entorno donde se
proyecta, en tal sentido se empleó como diseño la investigación de Campo. Para
Arias (2006), la investigación de campo se define como: “Aquella que consiste en la
recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde
ocurren los hechos, es decir, el investigador obtiene la información pero no altera las
condiciones existentes” (p.31). De lo expuesto anteriormente, en la investigación, los
datos relacionados con la propuesta de procedimientos administrativos para el control
de las cuentas por cobrar de la Tienda Socialista Agropatria S.A., se obtendrán
directamente de los miembros de la organización bajo estudio, permitiendo un mejor
desenvolvimiento de la investigación ante la comunidad y los funcionarios de dicha
empresa.
Este diseño se refiere metodológicamente a los diversos procedimientos que
requieren la indagación, para que se cumpla con el propósito establecido en el
estudio. Los datos se recopilaron sobre la muestra extraída de los sujetos de estudio a
través de un instrumento de recopilación de información. Partiendo de allí se destaca
que el diseño también incluye la modalidad de Proyecto Factible, que según Arias,
(2006), “consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un
modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de
organización o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas,
programas, tecnologías, métodos o procesos” (p.86).

39
 En atención a la modalidad de la investigación se desarrollará en tres fases o
etapas de estudio a fin de cumplir con los requisitos involucrados en un Proyecto
Factible, en la primera de ellas, se desarrollará inicialmente un diagnóstico de la
situación existente en la realidad objeto de estudio. En la segunda fase, se verifica la
factibilidad de aplicación de una propuesta como un medio para solucionar la
necesidad detectada.
En esta fase, es imperativo que establecer la factibilidad institucional y técnica
de la misma; para lo cual se establecen una serie de acciones que demuestran su
operacionabilidad. La factibilidad institucional estará garantizada por el apoyo y
colaboración brindada por la empresa objeto de estudio, representada por su personal
administrativo y empleados, quienes ofrecen su colaboración con la información
necesaria para la ejecución de la propuesta. Seguidamente, la factibilidad técnica e
institucional se logrará con la participación activa del personal administrativo quienes
asumen el reto de aportar ideas e interactuando para el logro de los objetivos.
Finalmente, en la tercera fase o etapa se atiende a los resultados del diagnóstico,
se formulará una propuesta de modo operativo viable que permita a los involucrados
tener herramientas disponibles para solventar la necesidad de estudio, establecida
como procedimientos administrativos para el control de las cuentas por cobrar de la
Tienda Socialista Agro patria S.A.

Población

La población según Balestrini (2006) se define como “cualquier conjunto de

elementos de lo que se quiere conocer o investigar algunas características” (p.126).
En tal sentido, para la investigación la población estuvo constituida por la parte
administrativa y los empleados de las Tiendas Agro patria S.A., conformada por un
total de dieciséis (16) sujetos de estudio, lo que indica que es parte de la población
todas las unidades de análisis de la investigación.

40
 Muestra

La muestra, según Balestrini (2006) indica que “es cada unidad representativa
de la población, atendiendo a un criterio específico y en condiciones controladas por
el investigador” (p. 138). La muestra de esta investigación es la misma población
porque estuvo representada por todo el personal administrativo y los empleados de las
Tiendas Agro patria S.A., conformada por un total dieciséis (16) sujetos de estudio.
En base a esto, Lerman (2006) dice que: “…cuando una población es relativamente
pequeña entre (1-49 individuos) se toma como un muestreo a su totalidad, esto con el
fin de efectuar la actividad muestral” (p. 33). Esto permite decir que el estudio por
contar con una población pequeña se tomará en su totalidad.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

La técnica es visualizada por Mejías (2007) como: “…el mecanismo para la

obtención de informaciones, según un esquema predispuesto” (p.6); es decir, el
conjunto de herramientas con las que el investigador puede acceder a la realidad del
estudio. En atención a la operacionalización de la variable.
La técnica que se utilizó es la encuesta, la cual según Tamayo y Tamayo (2006)
señala que “…la encuesta es una técnicas cuantitativa de investigación mediante la
cual el investigador recogerá datos para el estudio a través del cuestionario” (p.22).
El instrumento para la recolección de la información, fue un cuestionario que
según Sabino (2006), aporta lo siguiente: “…un instrumento de recolección de datos
es, en un principio, cualquier recurso del que se vale el investigador para acercarse a
los fenómenos y extraer de ellos la información” (p. 67). De esta manera, el presente
trabajo hizo uso del presente recurso para describir el fenómeno en estudio y así sacar
información relevante.
Asimismo Hernández y otros (2006) dicen que: “…el cuestionario es un
conjunto de ítems presentados en forma de afirmaciones o juicios ante los cuales se

41
pide la reacción de los sujetos a los que se les administra" (p. 236). Esta herramienta
es muy valiosa al momento de obtener información para el desarrollo de la
investigación.

Validez del Instrumento

Una vez estructurados los instrumentos en su primera versión se procedió a un

reconocimiento para su efectividad. En tal sentido, se acudió a comprobar la
funcionalidad del mismo, sometiéndolo a la prueba de validez, que según Hernández,
Fernández, Baptista (2006), se refiere “al grado en el que el instrumento realmente
mide lo que se pretende medir” (p. 346).
Para el desarrollo de la presente investigación se tomó en cuenta la validez de
criterio o juicio de experto con el propósito de obtener información y comprobar si
los ítems reflejan de forma adecuada y veraz los objetivos que pretende la
investigación, así como comprobar si los instrumentos de medición están
relacionados con los objetivos y el marco teórico general, por lo que se solicitó a tres
expertos su opinión para lograr la depuración de los instrumentos y se puedan
considerar aptos para su respectiva aplicación.

Análisis de los Datos

Obtenida la validez, se aplicó el instrumento definitivo a la muestra

seleccionada, determinando las frecuencias y porcentajes representado por cuadros y
gráficos, para la interpretación de los resultados se utilizó la estadística descriptiva
(análisis descriptivo). El descriptivo se basa en la interpretación porcentual, para ello
se procedió a la utilización del programa Excel 2007. Es importante destacar, que el
análisis de los resultados se realizo atendiendo a las variables y dimensiones
detalladas en la operacionalización de variables.

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 BIBLIOGRAFÍA

Cervera M, y Romano J (2000) Introducción a la contabilidad. Madrid España.

Universidad Autónoma de Madrid.

Hernández, H (2002), Procedimientos Administrativos de las Cuentas por Pagar.

Editorial Trillas. Buenos Aires.

Hernández, J (2003), Las Cuentas por Pagar, causas y consecuencias. Editorial

McGraw - Hill Interamericana, S.A. Bogotá

Hernández, J. (2005), Importancia de los controles interno de una organización,

Editorial Episteme. Caracas.

Reyes P. (2002) Administración de empresas teoría y práctica: 2a. edición.

México: Editorial Limusa.

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