MANUAL

MICROSOFT PROJECT

Diseñado por:
Nelson Armando Agudelo V.
Mg. Ingeniería de Sistemas

Junio de 2008

Diseñado por: Nelson Armando Agudelo Vanegas. Nelson_agudelo@hotmail.com

Basado en: Microsoft project 98 paso a paso / AMJ. Catapult (Empresa comercial). C. (Autor corporativo). España :
McGraw-Hill Interamericana, 1998
 1. INTRODUCCIÓN Y CONCEPTOS BÁSICOS

PROYECT: Microsoft Project es un programa de gestión de proyectos poderoso y

flexible que le ayuda a planificar, gestionar y comunicar eficientemente la
información acerca de los proyectos de manera eficaz, combinando la potencia de
la programación del Método de la Ruta Crítica (CPM) con la facilidad de un
ambiente gráfico como Windows.

PROYECTO: Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos, actividades

o tareas con un principio y un final identificados y se centra en alcanzar un objetivo
claro, basándose en parámetros tales como tiempo, costo y recursos.

ADMINISTRAR PROYECTOS: En esencia, la administración de proyectos es

simplemente la planificación, organización y administración de las tareas y
recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo definido, normalmente con
limitación de tiempo y costos.

CAMPO DE APLICACIÓN: La Administración de proyectos tiene cabida en

cualquier aspecto del desarrollo empresarial. Ya sea en lo referente a proyectos
de adecuaciones físicas tales como construcciones civiles, montajes de
maquinaria y equipos o en cualquier proyecto de tipo administrativo o gerencial en
el cual intervengan varios responsables de las tareas y recursos para el logro de
objetivos y resultados dentro de unos parámetros de tiempo y costos
predeterminados mediante un análisis previo.

Otra manera de considerar la administración de proyectos es en razón de las

respuestas a las preguntas que le ayuden a responder:

Qué hay que hacer?.

Quien o que lo realizará?.

2
 Para cuando debe estar realizado?.
Cuanto costara?.
Que sucederá si no se termina a tiempo el trabajo?.

FASES EN LA ADMINISTRAClÓN DE UN PROYECTO

ƒ Planificación del Proyecto y creación de una programación.

Antes de comenzar un proyecto, necesitas definir el objetivo y la definición de

tareas necesarias para el desarrollo del mismo, sus duraciones, asignación de
recursos a las tareas, relación entre las tareas y determinación de los costos. Es
la fase más importante de la administración de proyectos. También se deben
definir los hitos (¡), los cuales representan un evento o condición que marca la
finalización de uno de los objetivos de un proyecto, la finalización de un grupo de
tareas relacionadas ó la finalización de una fase del proyecto, Los hitos le ayudan
a organizar las tareas en grupos lógicos o secuencias. En Project los hitos suelen
tener una duración de cero, ya que un hito marca un punto específico del plan que
designa la finalización de una fase del proyecto.

Todas las fases posteriores del proyecto se basan en la información que se le

proporciona cuando se planifica y crea la programación.

ƒ Gestión o administración del proyecto

Esta etapa se extiende desde la creación y definición del proyecto hasta que el
mismo quede completamente realizado. Esta etapa del proyecto incluye el
seguimiento y ajuste de las tareas de tal forma que se vayan reflejando los
cambios que ocurran en el progreso del mismo de acuerdo con lo planeado y
conseguir que todo continúe adelante hacia el objetivo del proyecto, usando

3
Microsoft Project, usted puede gestionar y coordinar eficazmente un proyecto,
desde su concepción hasta su finalización.

ƒ Presentación de los informes del proyecto

La presentación de informes periódicos destinados a diferentes interesados en el

proyecto y a distintos niveles de detalle constituye una actividad importante para el
sentimiento adecuado de las etapas del proyecto.

El usuario tiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el

contenido de los informes, con el fin de mostrar la información deseada en un
formato conveniente para el usuario.

ƒ Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado

A medida que progresa un proyecto, Project recopila y almacena toda la

información relativa a tareas, recursos y costos, Al final del proyecto, esta
información puede ser utilizada para evaluar la efectividad del plan original y hacer
recomendaciones sobre como mejorar la planificación y el desarrollo en proyectos
futuros.

IDENTIFICACIÓN DE LOS TRES COMPONENTES DE UN PROYECTO

Todo proyecto tiene tres componentes fundamentales que son los siguientes:

Las tareas
Los calendarios
Los recursos

4
¯ Las Tareas tienen unas secuencias y se relacionan unas con otras de ciertas
formas especiales, lo que hace que cualquier variación en una actividad pueda
afectar las otras tareas relacionadas con esta, adicionalmente las tareas deben
organizarse en orden jerárquico o esquema, también llamada Estructura de
Descomposición del Trabajo (EDT), la EDT lista las tareas a realizar en una
secuencia determinada por la naturaleza del proyecto, las tareas tiene a su vez
tres componentes;

ƒ Nombre de la tarea: Debe ser concreto, específico y mesurable.

ƒ Duración: Se puede dar en horas, minutos, días, semanas.
ƒ Precedencia: Todas las tareas de un proyecto no comienzan en forma
simultaneas sino que algunas se deben desarrollar antes que otras, o terminar
al mismo tiempo según la lógica del proyecto, por lo tanto es necesario
vincularlas para determinar su relación, existen diversos tipos de
precedencias que mostraremos en la tabla siguiente:

Figura 1. Precedencias

5
Ejemplos;

Fin a comienzo: Es necesario realizar primero los banqueos del terreno (A) para
poder construir un edificio (B). Primero se capacitan los vacunadores y a la
comunidad (A) para comenzar las actividad de vacunación (B).

Comienzo a comienzo: En un edificio se pueden realizar simultáneamente las

tareas de instalación de luz (A) y la colocación del acueducto (B). Las actividades
de llevar los vacunadores a la comunidad (A) y llevar los equipos ó biológicos (B)
se puede hacer simultáneamente siempre y cuando haya dos vehículos.

Fin a fin: Para el ensamble de un vehículo los motores (A) deben estar al mismo
tiempo que los demás componentes (B) de ensamble.

Comienzo a fin: La actividad de aplicación de una vacuna a la comunidad (B)

termina por que se ha inventado otra vacuna mas eficaz (A).

Dentro de las tareas también se enuncia unos conceptos que se aplican una vez
se haya realizado la vinculación y permiten modificar su precedencia y a la vez
modificar la duración del proyecto estos son:

ƒ Posposición: Consiste en el comienzo de una tarea un tiempo más

haya del tiempo especificado para dar una holgura o tiempo para que se
realicen otras tareas. (Este procedimiento se hace con las tareas
vinculadas,

ƒ Adelanto: Consiste en superponer una tarea antes de que finalice otra

vinculada con ella.

6
 Figura 2. Posposición y Adelanto

¯ Los Calendarios definen, para todo el proyecto o para un grupo de recursos o

para un recurso particular, los días hábiles de trabajo y los horarios. Existe el
calendario para todo el proyecto (Calendario base) y el Calendario de
Recursos.

¯ Los Recursos de un proyecto son las personas, equipos y materiales

involucrados en el desarrollo de las tareas.

MODELOS TRADICIONALES DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Los siguientes modelos han influido en el desarrollo del software de gestión de

proyectos

Diagrama de GANTT

Es un modelo para representar gráficamente las tareas a lo largo de una escala

temporal. Se puede utilizar para presentar una programación o para hacer
seguimiento.

7
 Figura 3. Diagrama de Gantt

Técnica de revisión de evaluación del programa (PERT)

Este método fue desarrollado en los años 50 por la compañía Lockheed, cuando
por encargo de la marina de los EE.UU., se enfrentó al desafío del proyecto del
submarino Polaris.

EL PERT es un método que utiliza probabilidades para calcular la duración

esperada de las tareas. Hoy en día un diagrama PERT (también llamado diagrama
de red) hace referencia a la representación gráfica de las relaciones entre tareas,

Figura 4. Diagrama de Pert

8
Método de la ruta crítica: (CPM)

Es un modelo matemático que permite calcular la duración de un proyecto, basado

en la duración individual de las tareas, sus dependencias y cualquier posible
restricción que afecte a la disponibilidad de los recursos, identificando cuales de
ellas son críticas en el proyecto. Este modelo es el más utilizado en el software de
administración de proyectos, incluido Microsoft Project .

La ruta crítica es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que
un proyecto finalice conforme a la programación. La mayoría de las tareas de un
proyecto normal presentan alguna demora y, por tanto, se pueden retrasar
ligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Las tareas que no se pueden
retrasar sin que se modifique la fecha de fin del proyecto se denominan tareas
críticas. Si modifica las tareas para resolver sobre asignaciones u otros problemas
de la programación, tenga cuidado con las tareas críticas y recuerde que los
cambios que realice en ellas afectarán a la fecha de fin del proyecto.

La ruta crítica se visualiza tanto en el Diagrama de Gantt, como en el diagrama

PERT, y se puede identificar en Microsoft Project porque está predeterminada con
color rojo y se puede visualizar en el asistente para Diagrama de Gantt, el cuál se
verá más adelante.

9
 2. MANEJO DEL ENTORNO DE PROJECT

Para iniciar una sección de Project se sigue el siguiente procedimiento

1. En la barra de tareas, pulse inicio. (Se abre el menú inicio)

2. En el menú inicio, apunte a programas y luego pulse Microsoft Project.
3. Si accede al cuadro de dialogo Bienvenido a Microsoft Project, pulse el botón
Cerrar.
4. Se abre la ventana de programa de Project con un archivó de proyecto en
blanco.

Microsoft Project esta compuesto por la barra de menú, las barras de herramientas
(estándar y formato), la barra de vistas y el cuerpo del documento donde se sitúan
las diferentes vistas. A continuación se explicara el funcionamiento del programa
teniendo en cuenta sólo las utilidades básicas del Project ya que el manejo de las
demás es similar a la de cualquier programa de Microsoft como Word y Excel.

10
 Barras de
herramientas
Escala
Barra temporal
de
vistas

Cuadricula

Figura 5. Presentación de PROJECT

Por medio de la barra de menú se realiza la mayoría de las operaciones

necesarias para el manejo del Project. (Archivo, Edición, Ver, Insertar,
Herramientas, Ventana, Formato)

Figura 6. Barra de Menú

La barra estándar permite realizar en forma directa acciones que igualmente se

realizan con la barra de menú tales como se muestra a continuación;

Notas
de la
Nuevo proyecto, tarea
abrir y guardar. Vincular y Dividir Información Alejar y
desvincular tarea de la tareas Asignar acercar
recursos

Figura 7. Barra Estándar Ir a tareas

Asistente para

11
Abrir un proyecto

1. Pulse el botón Abrir en la barra de herramientas estándar o seleccione Abrir en

el menú Archivo (Accedemos al cuadro de dialogo Abrir archivo)
2. Pulse el cuadro Buscar en: (Se presentan todas las carpetas contenidas en su
PC).
3. Pulse dos veces la carpeta en la que tiene su archivo.
4. Pulse dos veces el archivo que desea abrir.

Guardar un proyecto

Guardar su trabajo cada vez que realice cambios importantes en el proyecto es

una buena idea. Para almacenar un archivo usando el nombre existente, pulse el
botón guardar de la barra de herramientas estándar o pulse la orden guardar del
menú Archivo.

Al almacenar un archivo en Project, le pregunta si desea almacenar el proyecto

con línea de base. Una línea de base es una grabación o foto del proyecto que
resulta útil para comparar la ejecución actual con la programación inicial.

1. Para guardar un archivo existente con un nuevo nombre, siga el siguiente

procedimiento:
2. Pulse el botón Guardar como en el menú Archivo (Aparece el cuadro de
dialogo Guardar archivo)
3. Pulse el cuadro Buscar en: (Se presentan todas las carpetas contenidas en su
PC).

12
4. Pulse dos veces la carpeta en la que va a guardar su archivo.
5. En el cuadro Nombre de Archivo introduzca el Nuevo nombre, no se requiere la
extensión (MPP).
6. Pulse el botón Guardar.

Vincular o desvincular tareas

Si las tareas que desea vincular están en forma secuencial realice.

ƒ Señale las tareas secuenciales arrastrado el mouse o aplicando

simultáneamente las teclas SHIF + FLECHA

Si las tareas que desea vincular no están en forma secuencial realice.

ƒ Deje presionado la tecla CTRL y con el mouse haga clic en las tareas a
vincular.

Nota: Por defecto la vinculación es Fin a Comienzo para modificarla haga clic en la
líneas de vinculo y elija la precedencia.

Figura 8. Vinculo

13
Dividir tarea

Se puede dividir una tarea de forma que se interrumpa y se vuelva a reanudar más
adelante en la programación. Esta posibilidad resulta útil cuando se necesita
interrumpir temporalmente el trabajo en una tarea para trabajar en otra. La división
de una tarea en varias partes no es lo mismo que especificar una tarea repetitiva
programada para que se repita a intervalos regulares, como puede ser una
reunión de personal.

1. Haga clic en Dividir tarea.

2. Desplace el puntero sobre la barra de tareas que desee dividir y después haga
clic en el punto de la barra de tareas donde ha de ocurrir la división.

Sugerencia:

Puede crear una división mayor haciendo clic en la barra de tareas y arrastrándola
a la derecha.
Nota: Si arrastra una parte de una tarea dividida de forma que entre en contacto
con otra parte, la división desaparecerá.

Información de la tarea

Permite observar información general de cada tarea, posponer y adelantar,

observar los recursos que tienen asignado y colocar notas a las tareas la
cuál consiste en una opción que permite escribir notas importantes sobre las
tareas.

14
Asignación de recursos

Permite asignar recursos a una o varias tareas seleccionadas en el Diagrama de

Gantt, su explicación se realizará posteriormente.

Alejar y acercar

Permite alejar y acercar la información de las diferentes vistas de Microsoft

Project,

Ir a tarea

Cuando se manejan proyectos muy extensos es difícil ver la información en forma

global, entonces para indicar que queremos ver la información de una tarea en
específico la seleccionamos en el Gantt hacemos clic en Ir a tarea.

Asistente para diagrama de Gantt

El Asistente para diagramas de Gantt consiste en una serie de cuadros de diálogo

interactivos con opciones para aplicar formato al Diagrama de Gantt, por ejemplo,
para resaltar la ruta crítica. Cuando termine de seleccionar las opciones, el
Asistente para diagramas de Gantt se encargará de aplicar formato al Diagrama
de Gantt.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .

2. Haga clic en el Asistente para diagramas de Gantt .
3. Siga las instrucciones del Asistente para diagramas de Gantt.

15
Sugerencia:

Para deshacer el formato elegido mediante el Asistente para diagramas de Gantt,

haga clic en Asistente para diagramas de Gantt y elija las opciones
predeterminadas para devolver al Diagrama de Gantt la configuración
predeterminada.

La barra de formato permite estructurar las tareas en un esquema lógico, es

decir agruparlas en un orden lógico dividiéndolas en tareas resumen y subtareas
al igual que permite realizar filtros.

Aplicar y
quitar sangría Mostrar y ocultar
subtareas Aplicar filtro

Ocultar
asignaciones Mostrar todas
las subtareas

Figura 9. Barra de formato

Aplicar ó anular sangría

Una vez que ha especificado la lista de tareas, tal vez descubra que algunas de
ellas resumen el trabajo de tareas más pequeñas. Puede establecer una jerarquía
para reflejar exactamente cómo se relacionan. Los esquemas pueden resultar de
gran ayuda para organizar las tareas en tareas de resumen y subtareas. De forma
predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas
aparecen con sangrías debajo de ellas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea

16
de resumen se determinan en función de las fechas de comienzo y fin de su
primera y última subtarea.

ƒ En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .

ƒ En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea en la que desee aplicar o
anular la sangría.
ƒ Haga clic en Aplicar sangría para aplicar una sangría a la tarea o haga clic en
Anular sangría para eliminar la sangría de la tarea.

Notas

• Si necesita crear una tarea nueva para hacer una tarea de resumen, haga clic
en Nueva tarea en el menú Insertar.
• Utilizando el mouse (ratón) puede aplicar o anular una sangría rápidamente en
una tarea. Sitúe el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea.
Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia la
derecha para aplicar la sangría o arrastre hacia la izquierda para anularla.
• Para deshacer un esquema, anule las sangrías de todas las subtareas hasta
que todas las tareas tengan el mismo nivel.

Mostrar y ocultar subtareas: oculta o visualiza las subtareas.

Ocultar asignaciones: oculta o visualiza las asignaciones de recursos.

Mostrar todas las subtareas: Muestra todos el esquema completo de tareas

de resumen y tareas subordinadas.

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Aplicar filtro: Permite especificar la información que se
quiere mostrar en pantalla (todas las tareas, sólo las taras críticas, sólo la tareas
completas etc.)

VISTAS DE MICROSOFT PROYECT

Una vista es un formato en el que puede introducir y visualizar información en

Project.
La vista por omisión es la del Diagrama de Gantt. Las vistas en Project se
clasifican en tres categorías: vistas de hojas, vistas gráficas y de diagramas, y
vistas de formularios. Cada vista muestra combinaciones de información del
proyecto de formas distintas. Las vistas pueden mostrarse en un formato
individual o combinado.

El programa le permite utilizar en la administración de sus proyectos una amplia

gama de 26 vistas predeterminadas. Cada vista puede ser mostrada usando el
menú Ver o la barra de vistas situada en el lado izquierdo de su vista, en esta
barra. Se presenta las 8 vistas mas utilizadas en Proyect.

El programa Project tiene varias Vistas en el menú VER. Estas presentaciones

consisten en las herramientas tradicionales de graficación para la administración
de proyectos tales como gráficos de GANTT, PERT, Histogramas de recursos, así
como también pantallas que tienen filas 'y columnas con el formato familiar de las
hojas de cálculo, tales como la hoja de tareas y la hoja de recursos.

El programa también suministra formularios especiales para entrar ó editar tareas

y recursos (muestra información detallada, por cada recurso o tarea). Tales como

18
el Formulario de tareas y el Formulario de Recursos. Usted puede trabajar con
cualquiera de esas vistas, o crear sus propias vistas,

A continuación se hace un resumen y una ilustración de las vistas principales, con

la idea de ambientar al usuario. en las diferentes presentaciones de Microsoft
Project.

Diagrama de GANTT

El diagrama de Gantt consiste en una tabla de información sobre las tareas y un

gráfico de barras que muestra el cronograma del proyecto, es la vista por defecto
de inicialización de Project.

Usted puede cambiar las columnas de la tabla, aplicando una tabla diferente del
menú de tablas o usando el comando de definición de tablas.
El Gráfico muestra cada actividad como una barra, la cual a su vez indica la fecha
inicial, fecha final y duración de la actividad en una escala de tiempo. Puede
cambiar la apariencia de las barras a su gusto con el comando FORMATO
ESTILO DE BARRAS, además mostrar diferentes escalas de tiempo con el
Comando Zoom del menú Ver

Diagrama de PERT

La Gráfica PERT suministra una vista de la red de tareas y sus interrelaciones.

Usted puede aplicar la opción de ZOOM +/- para reducir o ampliar el tamaño de
los nodos del diagrama y permitir ver más número de tareas en la vista.

Presenta un diagrama semanal de las tareas del período, facilitando así un control
permanente de las tareas que deben estar en ejecución en cada período de tiempo.

19
Hoja de Recursos

La hoja de Recursos es una tabla para entrar y revisar información de los recursos
y crear reportes de texto.

Usted puede cambiar las columnas de información en la hoja de recursos

aplicando una tabla diferente.

Histograma de Recursos

El histograma de Recursos es un gráfico de barras para mostrar los picos de

utilización de un recurso a través del tiempo.

Esta vista se usa para mostrar disponibilidad y sobreasignación de recursos.

Usted puede utilizar esta vista para un recurso común de varios proyectos que
estén abiertos y que compartan recursos.

Vista Uso de Recursos

La Vista de Uso de Recursos muestra el total de trabajo asignado a cada recurso,

porcentaje de asignación, o costo para el período mostrado.

Usted puede ver la asignación de recursos para uno o varios proyectos abiertos si
estos están compartiendo recursos. Los recursos sobre asignados pueden
resaltarse con diferentes colores.
Pueden cambiarse las columnas de información en la porción de la tabla de la
vista, aplicando una tabla diferente del menú de tablas, o usando el comando VER
TABLAS Más tablas.

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Formulario de recursos

En el Formulario de Recursos se entran o visualizan detalles tales como tarifas,

información de costos y códigos contables. Usando los comandos del MENÚ
FORMATO, usted puede cambiar la parte de abajo del Formulario mostrar y entrar
notas o modificar la cantidad de trabajo programado o la información de costos
para el recurso.

Vista entrada de Tareas

Es una vista combinada, consistente en un gráfico GANTT mostrado encima del

Formulario de Tareas,

El Formulario de Tareas muestra la información acerca de las tareas que se

seleccionan en el Gráfico de GANTT. Use esta vista combinada para entrar
información de las tareas,

Formulario de Tareas

En el Formulario de Tareas, se entran o visualizan detalles de tareas tales como

tareas precedentes y subsiguientes, restricciones de fechas, asignación de
recursos, porcentajes de ejecución. Usando comandos del menú de formatos,
usted puede cambiar la parte inferior del Formulario para mostrar y entrar notas,
relaciones entre las tareas o información de trabajo, costos y recursos asignados a
las tareas.

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Gráfico Actividad PERT

Este gráfico muestra relaciones entre las tareas una a la vez, Presenta
únicamente las tareas precedentes y subsiguientes a la actividad seleccionada.

Hoja de Tareas

Esta es una tabla de información de las tareas que usted puede utilizar para crear
el proyecto, esquematizar tareas y crear reportes de texto. Ud. puede cambiar las
columnas de información en la hoja de tareas aplicando una tabla diferente del
menú de tablas o usando el comando TABLAS Más Tablas.

Uso de una tabla para mostrar diferentes columnas

Para cualquier vista que muestre información en un formato de fila y columna, la

tabla aplicada determina cuáles columnas se muestran.

Los gráficos GANTT, hoja de tareas y vista de uso de recursos vienen con una
tabla por defecto aplicada, pero usted puede fácilmente aplicar otra escogiéndola
del menú de tablas.

Con el comando de definición de tablas, usted puede personalizar las tablas

suministradas en el Project o crear sus propias tablas. Cuando se personalizan o
crean tablas, usted especifica las columnas que quiere, el orden de las columnas,
su ancho y el alineamiento de información dentro de las columnas.

Cualquier tabla que usted diseñe puede adicionarse al menú de tablas. De esta
forma tendrá disponibles las tablas que usted más utiliza.

22
Mostrar una vista

La mayoría de las pantallas suministradas son pantallas individuales, cuando

usted escoge una de ellas, un panel o tablero la sección de la ventana que
contiene la vista ocupa la ventana entera. Por ejemplo, si usted escoge la vista de
Gráfica de GANTT, usted verá solamente la Gráfica de GANTT en su pantalla.

Usted puede combinar dos pantallas individuales para conformar una vista
combinada.

En una vista combinada, hay dos paneles en la ventana de Project situados uno
encima del otro. Cada tablero contiene una vista separada. La vista de abajo
muestra información detallada acerca de las tareas o recursos seleccionados en la
vista de encima.

Por ejemplo, la Vista de entrada de Tareas es una vista combinada consistente en

una Gráfica Gantt en el tablero superior y una Formulario de Tareas en el tablero
inferior. La gráfica de Gantt muestra la duración de cada actividad en el gráfico de
barras, y el formulario de Tareas muestra información detallada únicamente de las
tareas seleccionadas en el Gráfico Gantt.

Usando el menú de pantallas, usted puede cambiar de una vista a otra para ver su
proyecto desde diferentes perspectivas.

Cuándo usted quiera mostrar una vista combinada diferente a la de la Gráfica

Gant y de formulario de tareas, o si usted quiere cambiar de una vista sencilla a
una combinada, escoja la vista de entrada de tareas u otra cualquiera de las
pantallas combinadas que usted haya adicionado al menú de pantallas. Para
hacer esto, active el tablero que contiene la vista que usted quiere reemplazar y
escoja cualquier vista de tablero sencillo del menú de pantallas. Para cambiar de

23
una vista combinada a una vista sencilla, mantenga presionado SHIFT y escoja
una vista sencilla del menú de pantallas.

Usted también puede cambiar de una vista combinada a una sencilla, usando el
Mouse y arrastrando el cuadro de división (SPLIT BOX) hacia arriba o hacia abajo
excepto en pantallas sencillas, o presionando SHIFT + F6 y usando las teclas de
dirección para mover la barra de separación (SPLIT BAR).

Cuando cambia de una vista sencilla a una vista combinada arrastrando el cuadro
de división (SPLIT BOX) o presionando SHIFT + F6, Project96 automáticamente
pone una formulario de tareas o una formulario de recursos en el panel inferior,
dependiendo de como separe usted la vista de tareas o recursos.

Por ejemplo, si usted separa la ventana cuando está trabajando con el gráfico de
Gantt, el formulario de tareas aparece en el panel inferior. Si usted abre la
ventana cuando está trabajando con el histograma de recursos el formulario de
recursos aparece en el panel inferior. Si usted no quiere el formulario de recursos
o de tareas en el panel inferior, se puede cambiar fácilmente; solamente hay que
activar el panel inferior y escoger otra vista sencilla del menú de pantallas.

OTROS COMPONENTES DE LA BARRA DE MENÚ

Tareas repetitivas

Puede establecer que una tarea repetitiva se realice diaria, semanal, mensual o
anualmente. Asimismo, puede especificar la duración para cada vez que se
realice, cuándo se realizará y cuántas veces o durante cuánto tiempo se repetirá.
Las tareas repetitivas resultan útiles para administrar tareas del mismo tipo que
suceden a intervalos regulares, por ejemplo, reuniones semanales. Puede

24
modificar los campos de una aparición individual de una tarea repetitiva sin que
ello afecte a las demás apariciones.

1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila sobre la que desea insertar

una tarea repetitiva.
2. En el menú Insertar, haga clic en Tarea repetitiva.
3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la tarea.
4. En el cuadro Duración, escriba la duración de la tarea.
5. En Esto sucede, seleccione el intervalo en el que se debe repetir la tarea.

La opción en la que haga clic determinará si se muestran las opciones

Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente.

6. En Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, especifique la

frecuencia de la tarea.
7. En Plazo, escriba una fecha en el cuadro Desde y otra fecha en el cuadro
Hasta, o escriba el número de veces que la tarea se repetirá en el cuadro
Repetir.

Si no especifica una fecha en el cuadro Desde, Microsoft Project utiliza las fechas
de comienzo y fin del proyecto para determinar el número de repeticiones.

• Nota: Las tareas se vuelven a numerar automáticamente después de insertar

una tarea.

• Sugerencia: Para ver todas las apariciones de una tarea repetitiva, haga clic
en junto a la tarea repetitiva principal.

25
Crear un hito

Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventos
significativos en la programación, como puede ser la finalización de una fase
principal.
Si escribe una duración de cero días para una tarea, Microsoft Project mostrará el
símbolo de hito en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese día.

1. En el campo Duración, seleccione la tarea que desea cambiar y escriba 0 días.

2. Presione la tecla ENTRAR.

• Sugerencia: También puede marcar una tarea como hito sin cambiar la
duración. Haga clic en Información de la tarea , haga clic en la ficha Avanzado
y luego active la casilla Marcar la tarea como hito.

Escala temporal

La escala temporal es la que nos permite visualizar la duración de cada una de las
tareas en el Diagrama de Gantt y por lo tanto la duración de todo el proyecto. La
podemos visualizar haciendo doble clic sobre la misma ó en el menú Formato
haga clic en Escala Temporal.

En el cuadro de dialogo se presenta la forma de modificar las escalas temporales

(principal y secundaria), tales como la unidad de tiempo de cada escala, el formato
de la etiqueta que se le da a cada escala, la alineación de la etiqueta y el intervalo
de los periodos de tiempo consecutivos que se presenten. La opción ampliar
corresponde al ancho porcentual de las columnas que conforman la escala
temporal.

26
 Figura 10. Escala Temporal

Informes

Project suministra cinco formatos de informes para los reportes del proyecto, usted
puede imprimir informes tales como Project los suministra, o cambiarlos de
acuerdo a sus necesidades y editando los informes seleccionando diferentes
opciones.

Seleccione en el MENU VER el comando INFORMES, Project presenta el cuadro

de diálogo Informes; presione sobre la opción personalizados y escoja el informe
que desee modificar y haga clic sobre modificar para cambiar la información que
muestra el informe.

Para la mayoría de los informes, en el separador Definición, especifique las

columnas que serán incluidas en el informe escogiendo una tabla.. Puede hacer
un reporte con todas las tareas o recursos, seleccionar un filtro del cuadro de
diálogo y reportar información únicamente de tareas o recursos filtrados.

En el separador Detalles, además puede controlar la forma de presentación de la

información.

27
También puede crear informes nuevos, o copiar y luego editar cualquiera de los
informes originales listados en el cuadro de diálogos de VER INFORMES. Esto le
permite conservar la versión original del informe.

La forma de editar cada uno de los informes es básicamente igual, aparece con
ligeras variaciones, dependiendo del informe que usted esté editando.

Cuando usted está listo para imprimir su informe, usted puede establecer
márgenes y cualquier encabezamiento y pié de página.

A continuación se explican los cinco tipos de informes que pueden producirse.

Figura 11. Informes

Informes Generales

Este informe presenta información detallada de las tareas, incluyendo información

sobre fechas programadas, costos, trabajo de los recursos asignados y notas de
las tareas. Usted puede ver esa misma información en el formulario de tareas,
escogiendo formatos diferentes del menú de vistas.

28
Informe de asignaciones

Un informe de recursos presenta información detallada de los recursos en su

proyecto, incluyendo información tal como fechas programadas, trabajo y costos
para las tareas. Usted puede ver esa misma información en la parte de abajo del
formulario de recurso.

Informe actividades actuales

El informe periódico de tareas lista las tareas programadas para cada periodo de
tiempo dentro un rango especifico. Usted señala un período escogiendo años,
trimestres, meses, semanas o días en el cuadro de diálogo de edición para
informes periódicos de tareas. Usted puede también especificar la frecuencia para
presentar los datos en el informe.

Luego, cuando se imprime el informe, usted entra dos fechas para especificar el
rango de tiempo que se quiere abarcar con el informe. Usted también puede
incluir información detallada de la asignación de recursos en el informe.

Informe Cargas de trabajo

El informe de recursos lista los recursos que están asignados a las tareas para
cada período de tiempo dentro de un rango determinado. Usted especifica el
período de tiempo, escogiendo años, trimestre, meses, semanas, días. Usted
puede especificar la frecuencia con la cual se agrupa la información en los
listados. También puede escogerse imprimir o no las tareas a las cuales los
recursos están asignados.

29
Informe de costos

El informe de costos presenta datos del presupuesto general del proyecto, cuadros
de flujos de inversión y demás costos del proyecto.

Informes personalizados.

De los informes presentados anteriormente, todos ellos pueden ser personalizados

para agrupar diferente información deseada por el usuario, tal como un flujo de
inversión presentado en diferentes períodos de tiempo ya sea semanas, meses,
años o otra unidad de tiempo definida por el usuario, de igual forma se puede
configurar la información mostrada en un reporte de usos de los recursos.

Impresión de una vista

Adicionalmente a los informes brevemente descritos anteriormente se puede

imprimir las vistas tal como aparecen en su computador, estableciendo una vista
con filtros, clasificaciones y opciones de formato, crear informes personalizados
que puede luego imprimir en cualquier momento durante el proyecto. Utilice los
comandos del menú de tablas para cambiar el contenido, ancho, alineamiento y
títulos de las columnas de las tablas.

Para fijar las márgenes de sus informes o adicionar encabezamientos y pies de

página, utilice el comando PREPARAR PAGINA del menú ARCHIVO.

Cuando la vista aparece como usted desea imprimirla, use el comando IMPRIMIR

del menú ARCHIVO; si hay una vista combinada en ese momento, Project
solamente imprimirá la vista que esté activa.

30
 3. CREACION DE UN PROYECTO

PROYECTO NUEVO

En esta opción se da la instrucción para crear un archivo nuevo, es decir Project/

crea una nueva área de trabajo.

1. En el menú Archivo - Nuevo

INFORMACIÓN GENERAL

El primer paso para crear una programación consiste en abrir un nuevo archivo y
designar la fecha de comienzo o de fin del proyecto, así como el resto de la
información general del proyecto. Si no escribe una fecha de comienzo o de fin,
Microsoft Project utilizará la fecha actual como fecha de comienzo. Para obtener
más información acerca de cómo programar a partir de una fecha de fin realice;

1. Haga clic en Proyecto - Información del Proyecto

2. Escriba una fecha de comienzo o de fin.

ƒ Para escribir una fecha de comienzo, escriba o seleccione la fecha en la que

desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo. Si no está seguro de
la fecha, puede elegir un día del calendario desplegable en cualquier cuadro.

ƒ Para escribir una fecha de fin, haga clic en Fecha de fin del proyecto en el
cuadro Programar a partir de y, a continuación, escriba o seleccione una fecha
de fin para programar el proyecto en el cuadro Fecha de fin.

31
ƒ Sugerencia Si los planes del proyecto cambian, puede modificar la
información en cualquier momento haciendo clic en Información del proyecto
en el menú Proyecto.

Figura 12. Información del Proyecto

Cada proyecto se compone de un conjunto único de elementos: las tareas que

conlleva, las personas que las realizan y el objetivo del proyecto que se espera
alcanzar. Como ayuda para recordar y comunicar detalles importantes, puede
escribir información acerca del proyecto y consultarla o imprimirla cuando la
necesite.

1. En el menú Archivo, haga clic en Propiedades.

En la ficha Resumen, escriba información acerca del proyecto, por ejemplo, las
personas que administrarán el proyecto y que se encargarán del mantenimiento
del archivo de proyecto, el objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto.

Sugerencia Si lo desea, puede imprimir esta información cuando imprima el

archivo de proyecto.

32
 Figura 13. Propiedades del Proyecto

Es recomendable también preparar la página para una posterior impresión de

informes, hojas, formularios y gráficos, indicando márgenes, encabezados y píe de
páginas, encuentre estas opciones por;

1. En el menú Archivo, pulse Configurar pagina.

2. Pulse Márgenes ó encabezado y pie de página.
3. Elija las opciones pertinentes para la márgenes
4. Pulse el botón fecha para los pié o encabezados.
5. Pulse el botón Hora ú otras opciones que desee,
6. Pulse aceptar.

La hora y la fecha son mostradas como un código en el cuadro de texto, la fecha y

hora actual del sistema es mostrada en el cuadro de muestra.

Puede cambiar los días y horas laborables del calendario del proyecto para reflejar
la programación de trabajo de todas las personas que trabajan en el proyecto.

33
Puede especificar los días y horas no laborables normales, como fines de semana
y noches, así como los días festivos excepcionales, como las vacaciones.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

Para cambiar todo el calendario, seleccione cada día de la semana en la parte
superior.

2. Para cambiar un solo día, seleccione la fecha en el calendario.

3. Haga clic en Período no laborable para indicar los días libres, o en Período
laborable para cambiar las horas de trabajo.

Si ha hecho clic en Período laborable en el paso 3, escriba las horas de comienzo

y fin de trabajo en los cuadros Desde y Hasta.

Figura 14. Calendario de Actividades

34
PARÁMETROS INICIALES

En este paso se dan los datos iniciales de configuración y parámetros para el

ingreso de los datos al desarrollar una programación, estos datos los defino por:

1. Herramientas - Opciones - Vista

2. Herramientas - Opciones - Programación

Algunos parámetros que se definen son:

Ficha Vista: formato fecha, símbolo de moneda, decimales para costos, tarea de
resumen del proyecto, mostrar número o símbolo en esquema.

Figura 15. Opciones - vista

Ficha Programación: se definen en esta ficha tipo de duración predeterminado

(Condicionada por el esfuerzo), mostrar duración en: (Unidad de programación,
Project solo permite programar en: horas, minutos, días, semanas), mostrar
trabajo en: (Unidad de trabajo, Project solo permite trabajar en: horas, minutos,
días, semanas, recomendado horas).

35
 Figura 16. Opciones - programación

TAREAS DURACIÓN Y PRECEDENCIAS:

Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que son los
bloques que constituyen la programación. Una tarea debe representar una
cantidad de trabajo significativa con una fecha de entrega definida pero, a la vez,
debe ser lo suficientemente corta para permitir el seguimiento regular de su
progreso y la identificación temprana de los problemas. En líneas generales, una
tarea debe tener entre 1 y 2 semanas de duración. Sin embargo, las tareas
también pueden especificarse en minutos (como 30m), horas, días o semanas, en
función de la medida que resulte más exacta en cada caso. Escriba las tareas en
el orden general en el que vayan a realizarse. Posteriormente, puede reorganizar
o eliminar estas tareas, o agregar otras nuevas si es necesario.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .

2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea.
3. Presione la tecla ENTRAR.

36
4. En el campo Duración, escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo
30m), horas, días o semanas. Escriba los incrementos menores, como medio
día, con el formato 0,5 días. Microsoft Project utiliza las duraciones para
calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea. Si es necesario,
puede revisar estas estimaciones más adelante.

• Nota: No escriba fechas en los campos Comienzo y Fin. Microsoft Project

calculará las fechas de comienzo y fin en función de las dependencias entre
tareas que especifique.

• Sugerencia: Puede agregar a una tarea una nota con explicaciones

detalladas, supuestos o indicaciones acerca del origen de la tarea. En el
campo Nombre de tarea, seleccione la tarea y luego haga clic en Notas de
tareas . Escriba la información en el cuadro Notas.

Figura 17. Introducción de tareas

PERSONALIZAR

Es la opción por la cual se da toda la presentación general al programa,

tales como:

ƒ Cuadricula, escala temporal de tiempo, estilo de texto, estilo de

barras, asistente para diagramas de Gantt, diseño de la información
asociada a las barras.

37
Para llamar la atención sobre todas las tareas de una categoría determinada,
puede cambiar el formato de las barras de Gantt que representan a dicho tipo de
categoría en el Diagrama de Gantt. Por ejemplo, una categoría puede incluir todas
las tareas del proyecto o sólo tipos específicos como las tareas hito o las tareas
críticas y no críticas.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .

2. En el menú Formato, haga clic en Estilos de barra.
3. En el campo Nombre, seleccione la categoría (por ejemplo, Tarea o Hito) que
desee cambiar y, a continuación, haga clic en la ficha Barras.
4. En Forma inicial, Barra central y Forma final, seleccione las formas, los tipos o
tramas y los colores de la barra.

En este tema también entra las personalización del Diagrama de Gantt por medio
de su asistente.

• Nota: Algunas categorías tienen únicamente una forma inicial (por ejemplo,
los hitos), mientras que otras tienen forma inicial, barra central y forma final
(por ejemplo, las tareas de resumen).

• Sugerencia: Para cambiar el formato de una barra de Gantt individual,

seleccione la tarea y haga clic en Barra en el menú Formato. Haga clic en la
ficha Forma de la barra y después cambie el formato de la barra de Gantt.

Todas estas opciones las encuentro por el Menú Formato.

Además puedo personalizar las tablas para el ingreso de información o

para los diferentes informes que requiero por el Menú Ver - Tablas - Mas
Tablas. Recuerde que toda tabla debe tener en la primera columna, el

38
número de identificación de la tarea, y que el nombre de la tarea siempre
debe estar alineado a la izquierda para permitir la presentación de los
diferentes

Estos pasos son los necesarios para la creación de un proyecto, pero la mayoría
de los proyectos necesitan recursos para su realización y claro esta los proyectos
también necesitan una actualización y seguimiento porque pueden existir
limitaciones ó inconvenientes que conllevan a que el plan tenga que ajustarse a
nuevas circunstancias por lo tanto los siguientes capítulos expresan los pasos que
se deben realizar para la asignación de recursos y llevar un seguimiento del
proyecto.

39
 4. ASIGNACION DE RECURSOS

CREAR UNA LISTA DE RECURSOS

Antes de comenzar a asignar recursos, puede especificar de una vez toda la

información de recursos para el proyecto, como grupos de recursos y costos,
mediante la creación de una lista de recursos. Este procedimiento ahorra tiempo a
la hora de asignar recursos a las tareas. También puede crear una lista al agregar
y asignar recursos a su proyecto. Las listas de recursos incluyen los nombres de
los recursos y el número máximo de unidades como porcentaje de la
disponibilidad de cada recurso.

Figura 18. Hoja de Recursos

1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Entrada.
3. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre del recurso.
4. Si desea designar un grupo de recursos, escriba un nombre en el campo
Grupo.
5. Si es necesario, escriba el número de unidades disponibles de ese recurso en
el campo Capacidad máxima, en forma de porcentaje.

40
 Por ejemplo, escriba 300% para indicar tres unidades a tiempo completo de un
recurso determinado.

6. Si es necesario, cambie la información predeterminada que aparece en los

demás campos.
7. Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso.

Sugerencia: Cuando trabaje en la vista Diagrama de Gantt u otras vistas de

tareas, puede agregar nombres de recursos adicionales. Para asignar nuevos
recursos, haga clic en Asignar recursos del comando Recursos del Menú

Herramientas, o en la barra de herramientas pulse , y escriba un nombre de

recurso en el campo Nombre. También puede hacer clic en Dirección y

seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo electrónico.

ASIGNAR RECURSOS A LAS TAREAS

La asignación de recursos a las tareas puede ser una parte importante del éxito en
la administración del proyecto. Debe asignar recursos a las tareas cuando desee:

• Llevar a cabo un seguimiento de los costos y de la cantidad de trabajo

realizado por el personal y el equipamiento asignado a las tareas.
• Garantizar un alto grado de responsabilidad. Cuando las responsabilidades
están claras, existe un menor riesgo de pasar por alto alguna tarea.
• Disponer de mayor flexibilidad a la hora de planear la duración de las tareas.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que va a asignar un

recurso y luego haga clic en Asignar recursos .

41
3. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea o
haga clic en Dirección para seleccionar un recurso de su libreta de direcciones
de correo electrónico.

• Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior a 100

en el campo Unidades.
• Para asignar varios recursos diferentes, presione la tecla CTRL para
seleccionar recursos no adyacentes o presione la tecla MAYÚS para
seleccionar recursos adyacentes.
• Para asignar más de una unidad del mismo recurso, escriba un porcentaje
superior a 100 en el campo Unidades, por ejemplo 200 por ciento, para
especificar dos carpinteros.

Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre.

4. Haga clic en Asignar.

Una marca de verificación que aparece a la izquierda del campo Nombre indica
que el recurso está asignado a la tarea seleccionada. El nombre del recurso
también aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt.

Nota: Si no especifica información acerca de los recursos, Microsoft Project

calcula la programación utilizando sólo la información de la duración de las tareas
y la dependencia entre tareas.

Sugerencias

• Al programar los cambios, puede reemplazar un recurso por otro. En el cuadro

de diálogo Asignar recursos, seleccione el recurso asignado y haga clic en

42
 Reemplazar. Seleccione uno o más recursos para asignarlos y luego haga clic
en Aceptar.
• Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la
programación, puede mantener en pantalla el cuadro de diálogo Asignar
recursos mientras trabaja con el Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft
Project.
• A medida que asigna más recursos a una tarea, la duración se reduce para
reflejar este hecho. Si desea que la duración de la tarea se mantenga
invariable, independientemente de los recursos que asigne, seleccione la tarea,

haga clic en Información de la tarea y elija la ficha Avanzado. Desactive la

casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo.

CAMBIAR LA PROGRAMACIÓN DE TRABAJO DE LOS RECURSOS

De forma predeterminada, las horas y los días no laborables definidos en el

calendario del proyecto son los predeterminados para cada recurso. Si los
recursos van a trabajar los mismos días y las mismas horas, puede utilizar este
calendario para todos los recursos. Sin embargo, si necesita especificar diferentes
períodos laborables para cada recurso, puede modificar los calendarios de
recursos individuales para dichos recursos.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

2. En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar.
3. En el calendario, seleccione los días que desee cambiar.

Para cambiar un día de la semana en todo el calendario, seleccione el día que

aparece en la parte superior del calendario.

43
4. Haga clic en Predeterminado, Período no laborable o Período laborable.
5. Si en el paso 4 hizo clic en Período laborable, escriba las horas en las que
desea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que
desea que el trabajo termine en los cuadros Hasta.

Sugerencia: Si un grupo de recursos ha de tener el mismo horario laboral especial

y los mismos días no laborables, puede crear para ellos un calendario base nuevo.
Haga clic en Nuevo de Cambiar Calendario Laboral, y escriba un nombre para el
calendario base. Haga clic en Crear nuevo calendario base para comenzar con un
calendario predeterminado. Si desea tomar como base un calendario existente,
haga clic en Hacer una copia del calendario y después elija el nombre del
calendario en el cuadro Calendario. Haga clic en Aceptar y después modifique los
días y las horas en el calendario. Haga clic en Hoja de recursos y seleccione el
nuevo calendario base en el campo Calendario base para cada recurso al que
desee asignarlo.

VER LAS TAREAS A LAS QUE ESTÁN ASIGNADOS LOS RECURSOS

La vista Uso de recursos muestra los recursos del proyecto y, agrupadas debajo
de ellos, las tareas que tienen asignadas. Con la vista Uso de recursos puede
averiguar cuántas horas de trabajo tiene programadas cada recurso en tareas
específicas y ver qué recursos están sobre asignados. También puede determinar
el tiempo disponible de cada recurso para asignarle trabajo adicional.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de recursos.

Para ver información diferente acerca de las asignaciones de recursos, como

trabajo y costo, en el menú Ver, seleccione Tablas y luego haga clic en la tabla
que desee ver en la vista Uso de recursos.

44
2. En el campo Nombre de recurso, revise las asignaciones de recursos.

Nota: El cambio de vista o de tabla no agrega ni quita información en el proyecto,

únicamente cambia el tipo de información del proyecto que se muestra en pantalla.

ASIGNAR TASAS DE PAGO A LOS RECURSOS

Microsoft Project permite asignar tasas a los recursos para poder administrar los
costos del proyecto con precisión. Puede asignar varias tasas estándar, tasas de
horas extra o tasas por uso a los recursos, así como las fechas de entrada en
vigor de cada tasa.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos.

2. En los campos Tasa estándar, Tasa de horas extra o Costo por uso, escriba
las tasas que desee.
3. Presione la tecla ENTRAR.

Sugerencias

• Puede asignar hasta cinco grupos de tasas de costos para hacer frente a
diferentes tipos de trabajo o a cambios de tasas en el futuro, por ejemplo,
aumentos salariales. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso y

haga clic en Información del recurso . Haga clic en la ficha Costos y luego
especifique las tasas en Tablas de tasas de costo.
• Puede asignar tasas por uso a los recursos (por ejemplo, el costo de
equipamiento cada vez que se utiliza). En el campo Costo por uso, escriba un
costo por uso para el recurso.

45
• Puede cambiar las tasas estándar y de horas extra predeterminadas para
todos los recursos nuevos que especifique. En el menú Herramientas, haga clic
en Opciones y, a continuación, en la ficha General. En los cuadros Tasa
estándar predeterminada y Tasa predeterminada para horas extra, escriba las
tasas nuevas. Para definir esta configuración como valor predeterminado para
futuros proyectos, haga clic en Predeterminar.

ESTABLECER UN COSTO FIJO

Cuando conozca el costo exacto de los materiales (por ejemplo, equipamiento o

suministros) y no esté asignando recursos a una tarea, puede especificar un costo
fijo para la tarea.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Costo.
3. En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el costo.
4. Presione la tecla ENTRAR.

Sugerencia: La tabla Costo también permite cambiar la acumulación del costo fijo
seleccionado un método de acumulación en el campo Acumulación de costos fijos.

Nota: A diferencia de los costos fijos de un recurso, los costos fijos de las tareas
no requieren asignaciones de recursos.

CAMBIAR EL MOMENTO EN EL QUE SE ACUMULAN LOS COSTOS

En Microsoft Project, los costos por recurso se prorratean de manera

predeterminada y su acumulación se basa en el porcentaje de finalización de la

46
tarea y se distribuye a lo largo de su duración. Sin embargo, puede cambiar el
método de acumulación en el caso de los costos por recurso para que tenga
efecto al comienzo o al final de la tarea.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso cuyo método de
acumulación desea cambiar.

3. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, haga clic en la

ficha Costos. En el cuadro Acumulación de costos, haga clic en un método de
acumulación.

Notas

• Cuando realice cambios de tasas relativas al tiempo en un recurso y utilice el

método de acumulación de costos prorrateado, los costos se calcularán
utilizando las tasas de los períodos de tiempo adecuados y pueden variar
durante la realización de la tarea.
• No se pueden prorratear ni acumular los costos de recursos por uso al final de
la asignación de la tarea; se acumulan siempre al comienzo de la asignación.

ACTUALIZAR O AGREGAR OTRA TASA DE PAGO

Para poder realizar cambios en las tasas de pago de los recursos, como aumentos
o reducciones, puede asignar diferentes tipos de tasas para aplicarlas en el
momento que especifique el administrador. Puede guardar hasta cinco grupos de
tasas distintos por cada recurso para afrontar los cargos de diferentes tipos de
trabajo.

47
1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos.
2. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desea asignar
tasas de pago diferentes.

3. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, haga clic en la

ficha Costos.
4. En Tablas de tasas de costo, escriba la fecha efectiva y la nueva tasa de costo
estándar, por horas extra o por uso, en los campos correspondientes de la
primera fila en blanco.

Sugerencias

• Desde cualquier vista de tareas puede abrir el cuadro de diálogo Información

del recurso haciendo doble clic en el recurso en el cuadro de diálogo Asignar
recursos.
• En los campos de tasas de las tablas de tasas de costo puede incluir aumentos
o reducciones de tasas escribiendo tasas nuevas o porcentajes, por ejemplo,
+10% o –10%. Cuando escriba los porcentajes, Microsoft Project calculará la
nueva tasa.

COMPROBAR EL COSTO DE TAREAS O RECURSOS

Una vez asignadas las tasas a las tareas o los recursos, probablemente desee
comprobar el costo total de estas asignaciones para asegurarse de que se ajustan
a sus expectativas.
Si el costo total de una tarea o un recurso no se ajusta al presupuesto, tendrá que
examinar los costos de cada tarea individual y las asignaciones de tareas de cada
recurso para ver dónde pueden reducirse costos.

48
1. Para ver los costos de las tareas, haga clic en Diagrama de Gantt en la Barra
de vistas.

Para ver los costos de los recursos, haga clic en Hoja de recursos en la Barra
de vistas.

2. En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Costo.

3. En el Diagrama de Gantt, arrastre la barra de división hacia la derecha para ver
el campo Costo total.

Sugerencias

• También puede ver cómo se distribuyen los costos a lo largo de la duración de

una tarea en la vista Uso de tareas mostrando los detalles de los costos. En la
Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas . En el menú Formato, señale
Detalles y, a continuación, haga clic en Costo.
• Para ver los costos por recurso con más detalle, haga clic en Uso de recursos
en la Barra de vistas, señale Detalles en el menú Formato y, a continuación,
haga clic en Costo.
• Para ver los costos totales por recurso de forma gráfica, haga clic en Gráfico
de recursos en la Barra de vistas, señale Detalles en el menú Formato y, a
continuación, haga clic en Costo.

Comprobar el costo del proyecto completo

Puede mostrar los costos previstos, reales y los costos restantes del proyecto para
determinar si se ajustan al presupuesto global. Estos costos se actualizan cada
vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto.

1. En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto.

49
2. Haga clic en Estadísticas.
3. En el campo Actual situado bajo el campo Costo, se muestra el costo total
planeado para el proyecto.

Sugerencias

• Una vez que ha establecido una línea de base y ha comenzado a realizar el

seguimiento de los costos reales, puede comparar los campos Previsto y Real
para determinar si los costos totales del proyecto se ajustan a las previsiones.

• A medida que progresa el trabajo real, también puede comparar la variación

entre los campos Actual y Restante para comprobar si va a tener suficiente
dinero para completar el proyecto.

50
 5. SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO

El progreso de un proyecto debe ser seguido periódicamente y a lo largo de todo

el proyecto, la periodicidad de este seguimiento lo define la complejidad del
proyecto y su importancia ante cada empresa. Cuando se introducen los datos de
seguimiento, el proyecto es recalculado automáticamente y las tareas que no han
progresado son reprogramadas con base en los datos actuales, las precedencias,
los recursos y las restricciones.

Uno de los pasos del seguimiento es la actualización del proyecto cada que
avanza alguna tarea, lo cuál se indica con una línea interna dentro de las barras
en el Gantt y se hace arrastrando en dicha barra el porcentaje deseado ó, en la
Información de la tarea, en General elegir el porcentaje completado.

Por Herramientas - Seguimiento, también puede actualizar la duración de todo el

proyecto ó de la tarea seleccionada.

También se suministran estadística para evaluar el seguimiento del proyecto y

compararlo con una linea de base en Proyecto - Información del proyecto -
Estadísticas.

En Project se manejan tres tipos de fechas para cada tarea, las cuales se
explican en la siguiente tabla:

51
TIPO DE FECHA DESCRIPCION
Prevista Tareas que aun no han comenzado o están en progreso. Estas fechas
cambian a medida que progresa el proyecto. Una vez iniciadas las tareas,
se introduce información real sobre ellas.
Real Tareas que están en progreso o han terminado. Estas fechas no cambian
una vez realizado el seguimiento de una tarea, a menos que sean
editadas.
Actual Fechas planificadas originalmente. Estas fechas se usan para comparar el
plan original con las fechas reales y las fechas previstas. Las fechas
actuales no cambian.

Figura 19. Estadísticas del Proyecto

COMPROBAR LAS DELIMITACIONES EN LAS TAREAS

Las delimitaciones de tareas pueden ayudarle a crear una programación más

exacta, modificando el momento en el que las tareas han de realizarse con
relación a las fechas. Por ejemplo, puede especificar que una tarea no debe
comenzar antes de una fecha determinada o no debe finalizar más tarde de una
fecha determinada. Puede cambiar la delimitación de una tarea, desde la

52
predeterminada Lo antes posible a cualquiera de las ocho delimitaciones posibles,
o restablecer la opción predeterminada con el fin de reflejar mejor cómo se
realizará la tarea.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .

2. En el menú Ver, señale Tabla y elija Más tablas.
3. En la lista Tablas, haga clic en Fechas de delimitación y, a continuación, elija
Aplicar.
4. Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver los campos Tipo de
delimitación y Fecha de delimitación.
5. En cada tarea cuya delimitación no sea la predeterminada, Lo antes posible,
observe las tareas predecesoras y sucesoras en el Diagrama de Gantt para
determinar si la delimitación es necesaria.

Notas

• Si escribe la fecha de comienzo de una tarea o arrastra una barra de Gantt

para cambiar esta fecha, Microsoft Project establecerá la delimitación No
comenzar antes del (NCAD), según la nueva fecha de comienzo. Si escribe la
fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignará automáticamente una
delimitación del tipo No finalizar antes del (NFAD).
• Si está realizando la programación del proyecto a partir de una fecha de fin,
cuando escriba una fecha de comienzo para una tarea o arrastre una barra de
Gantt para cambiar una fecha de comienzo, se establecerá una delimitación No
comenzar después del (NCDD). Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft
Project asignará automáticamente una delimitación No finalizar después del
(NFDD).

53
REDUCIR LA DURACIÓN DE LAS TAREAS AGREGANDO MÁS RECURSOS

Una vez que ha asignado recursos a una tarea, Microsoft Project calculará su
duración cada vez que agregue o quite recursos. Por ejemplo, si agrega otro
recurso a una tarea de 4 días de duración que tiene asignado un recurso, la tarea
se reducirá a 2 días. Si tiene más flexibilidad con la asignación de recursos que
con las fechas límite de la programación, puede ser un método eficaz de reducir la
programación.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar más

recursos y haga clic en Asignar recursos .

3. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea o
haga clic en Dirección para seleccionar un recurso de la libreta de direcciones
de correo electrónico.
4. Haga clic en Asignar.
Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre.

Una marca de verificación que aparece a la izquierda del campo Nombre indica
que el recurso está asignado a la tarea seleccionada. El nombre del recurso
también aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt.

Nota: A medida que asigna más recursos a una tarea, la duración se reduce para
reflejar este hecho.

54
Sugerencias

• Si no sabe qué recursos están disponibles para aceptar trabajo extra, puede
ver las asignaciones de recursos actuales haciendo clic en Uso de recursos
en la Barra de vistas.
• Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior al
100% en el campo Unidades para representar el porcentaje de trabajo que
desea que el recurso dedique a esa tarea.
• Para asignar varios recursos diferentes, presione la tecla CTRL para
seleccionar recursos no adyacentes, o presione la tecla MAYÚS para
seleccionar recursos adyacentes.
• Para asignar más de una unidad del mismo recurso, por ejemplo, dos
carpinteros, escriba un porcentaje superior al 100% en el campo Unidades.

APLICAR UN FILTRO A UNA VISTA DE HOJA

Si desea concentrarse únicamente en determinadas tareas o recursos de la vista

activa, puede aplicar un filtro a dicha vista. Puede especificar que el filtro muestre
o resalte sólo aquellas tareas o recursos que cumplan sus criterios.

1. En el menú Proyecto, señale Filtro para y después haga clic en el filtro que

desee aplicar, o en la barra de herramientas pulse .

Si desea aplicar un filtro que no se encuentra en el submenú Filtro para o un

filtro para resaltar, haga clic en Más filtros.

2. Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro o en Resaltar para aplicar un filtro para
resaltar

55
3. Si aplica un filtro interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en
Aceptar.

Nota: No se pueden aplicar filtros de tareas a vistas de recursos ni filtros de

recursos a vistas de tareas.

Sugerencia: Para desactivar un filtro, señale Filtro para en el menú Proyecto y

haga clic en Todas las tareas o en Todos los recursos.

GUARDAR UNA LÍNEA DE BASE DE LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO

Cuando haya especificado toda la información necesaria para el proyecto y esté

preparado para comenzar el trabajo real, puede guardar una línea de base de la
información del proyecto para compararla con el progreso real de éste. Con la
línea de base, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto y realizar
las correcciones que estime necesarias. Por ejemplo, puede comprobar las tareas
que han comenzado más tarde de lo planeado, la cantidad de trabajo que han
realizado los recursos o realizar un seguimiento del presupuesto. Después de
guardar una línea de base, puede guardar hasta diez planes provisionales para
comparar los métodos de planeación o como puntos de control durante el
progreso real del proyecto.

1. En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en

Guardar línea de base.
2. Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para agregar
nuevas tareas a una línea de base existente.

56
Sugerencia: Si desea crear un presupuesto, escriba primero toda la información
de asignación de recursos y de tasas y después guarde una línea de base. Esta
información no se puede guardar en un plan provisional.

GUARDAR UN PLAN PROVISIONAL

Después de guardar una línea de base de la información del proyecto, puede

guardar hasta 10 planes provisionales como puntos de control durante el progreso
real del proyecto.

1. En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en

Guardar línea de base.
2. Haga clic en Guardar plan provisional.
3. En el cuadro Copiar, haga clic en el nombre del plan que desee guardar.
4. En el cuadro En, haga clic en el nombre con el que desea guardar el plan.
5. Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para guardar la
parte de la programación que desee.

Nota: Un plan provisional guarda las fechas de comienzo y fin de las tareas. Los
datos de los recursos o de las asignaciones no se guardan en el plan provisional.

GUARDAR UN PRESUPUESTO

Si ha especificado asignaciones de recursos y las tasas asignadas a éstos, o ha

especificado costos fijos para las tareas, puede guardar un plan previsto de la
información del proyecto para utilizarlo como presupuesto. Con un plan previsto a
modo de presupuesto, puede realizar un seguimiento de los costos del proyecto y
ver la cantidad de trabajo que han realizado los recursos, así como otra
información del proyecto, como las tareas que han finalizado más tarde de lo

57
esperado. Puede utilizar la información de la línea de base para realizar
estimaciones de costos y compararlas con el costo real del proyecto, lo cual puede
ayudarle a detectar posibles desfases de costos antes de que se conviertan en un
factor crítico.

1. En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en

Guardar línea de base.
2. Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para agregar
tareas a una línea de base existente.

COMPARAR LA INFORMACIÓN REAL DE LAS TAREAS CON LA LÍNEA DE

BASE

Al guardar un plan previsto y actualizar la programación, puede comparar el plan

previsto con el progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones
advierten acerca de las áreas del proyecto que no se están desarrollando como
estaba planeado. Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la
programación, es necesario asegurarse de que, en la medida de lo posible, las
tareas comiencen y terminen a tiempo. En todo proyecto se producen variaciones,
pero es importante detectar lo antes posible aquellas tareas que se desvían del
plan previsto, de modo que se puedan ajustar las dependencias entre tareas,
reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas límite.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Gantt de seguimiento.

La vista Gantt de seguimiento muestra las variaciones de las tareas

gráficamente, lo que facilita la detección de variaciones en la programación.

2. En el menú Ver, señale Tabla y, a continuación, elija Variación.

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3. Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver los campos de variación.

Nota: Antes de que aparezcan variaciones, tendrá que actualizar las fechas de
comienzo y fin reales de las tareas, los valores reales de trabajo o las duraciones
reales. Microsoft Project calculará otros datos de las tareas tomando como base la
información que escriba.

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