Perfil y Manual de Funciones EVALUCION

FECHA DE
07/10/2013
ELABORACIÓN
ASESORIAS ACTUALIZACIÓN
v.1
GESTION PLUS Tecnología Gestión del 1 De 17

PAGINA:
Talento Humano 518373
Ficha:
EVALULACIÓN ESCRITA
Ficha: 518373 Fecha: 07 de octubre de 2013
Integrantes: Diana Álvarez
Diana Calderón
Stefania Garcés
Luz Elena Usuga
Natalia Martínez
Objetivo: Consolidar avances en el proceso formativo propios de las competencias,

estructurar cargos y Elaborar manual de funciones, mediante un cuestionario que
permita clarificar asuntos puntuales para la formulación de la evidencia de fin de
fase.
Instrucciones: Por grupos colaborativos argumentar cada uno de los criterios

indicados a continuación
A. Procedimiento para estructurar cargos y elaborar manual de funciones por

competencias
1. Contactar en la empresa
R/ Realizar llamada a la persona encargada del proceso
2. Establecer perfil y diagnostico organizacional.
R/ Para establecer el perfil se debe hacer una identificación del cargo definir
responsabilidades, y condiciones de trabajo, el D.O se realiza mediante un análisis
de la situacion real de la organización.
3. Determinar cargo a estructurar.
R/ Se verifica que el cargo a estructurar no este creado en la organización

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
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Ficha:
4. Definir técnicas a utilizar.
R/ Se puede realizar una lista de chequeo
5. Levantar instrumentos para la recolección de información
R/ Técnica a utilizar cuestionario
6. Aplicar instrumentos para la recolección de información (identificar-describir)
R/ Se realizara una entrevista con preguntas abiertas y cerradas
7. Analizar información.
R/ se hace mediante la revisión y organización de la información
8. Diseñar instrumento para PERFIL DE CARGO
R/ Los instrumentos para realizar el perfil de cargo son: Nombre, ubicación

Organizacional, propósito, funciones, competencias y líneas de comunicación ya
sean internas o externas.
9. Almacenar información analizada
R/ Se puede realizar una base de datos.
10. Presentar propuesta de perfil de cargo y manual de funciones elaborados.
R/ Se utiliza con el fin de dar un orden a la organización y una mejor efectividad es

sus procesos ya sea internos o externos, el manual de funciones tiene como fin
definir funciones y responsabilidades de cada área de la empresa
11. Archivar documento Perfil de cargo y manual de funciones
R/. Se realiza mediante un documento y debe llevar estos tres aspectos importantes
quien lo elabora, quien lo revisa y por ultimo quien lo aprueba
B. Variables fundamentales para la identificación y descripción de cargos por

competencias.
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IDENTIFICACION DE CARGOS
Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los

deberes y las responsabilidades que comprende.
EJEMPLOS
I. Identificación de Cargo
Nombre del Cargo: AUXILIAR DE GESTION HUMANA

Código del Cargo: 1031709685
Tipo de Cargo: AUXILIAR
Empresa: INVERSIONES JV
Área de
dependencia: RECURSOS HUMANOS Y ADMÓN. DE PERSONAL
Asignación salarial: $1.200.000
Cargo del Jefe JEFE DE GESTION HUMANA
Inmediato:
Disponibilidad del COMPLETO
Tiempo:
Jornada de Trabajo: 8 HORAS DIARIAS
Tipo de contrato: INDEFINIDO
Objetivo – Misión del Cargo
Responsable por el proceso de contratación y el archivo del área debe apoyar

operativamente todos los procesos de Talento Humano.
Lugar que ocupa en el Organigrama
Requerimientos de experiencia
Entre uno y dos años
Requerimientos de Formación
Técnico o Tecnólogo en Recursos Humanos. Formación: Con conocimientos en

condiciones contractuales, Manejo y Dominio de la Seguridad Social.
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Conocimiento técnicos requeridos
Conocimientos generales de los diferentes procesos de Gestión Humana.
Manejo de software
Word,Excel,power point,acces,internet explorer
2. ESTRUCTURA JERARQUICA
PRESIDENCIA
GERENTE
CONTADOR JEFE DE GESTION

HUMANA
AUXILIAR DE
GESTION
HUMANA
3. DESCRIPCION DEL CARGO
Son tareas y responsabilidades que diferencian un cargo de otro.
Funciones
Realizar, Diligenciar Afiliaciones en Seguridad Social físicas y a través de internet.
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Ficha:
Recepción de llamadas telefónicas por parte de Empleados. Realizar y solucionar

inconsistencias ante las diferentes entidades de seguridad social. Elaboración de
contratos de trabajo. Seguimiento terminación de Contrato de trabajo para informe
a Jefe de Gestión Humana. Seguimiento terminación de Contrato de trabajo para
informe a Jefe de Gestión Humana. Realización y envío de cartas. Realizar
Mensualmente la solicitud de papelería para el área de Gestión Humana a
Servicios generales. Atención a Asesores de las diferentes entidades de Seguridad
Social. Diligenciar rutina de ingreso y archivo en hoja de vida.
Competencias laborales
Generar nóminas, pagos e informes de acuerdo las normas nacionales e

institucionales vigentes.
 Preparar informes y documentos relacionados con las actividades del
personal.
 Apoyar los procesos de convocatoria y selección de aspirantes.
 Tramitar, verificar y registrar información relacionada con el personal, como
selección, ingreso, entrenamiento y evaluación del desempeño.
Competencias comportamentales
 Entender y aplicar los conocimientos técnicos del área de desempeño y

mantenerlos actualizados.
 Capta y asimila con facilidad conceptos e información.
 Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales.
 Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas. Es
práctico, creativo.
Responsabilidades
 Apoyar la gestión de la compañía

 Representar a los empleados
 Diseñar y fomentar programas de bienestar
 Jornadas de capacitación a los empleados continuamente.
EJEMPLO DE UNA ESTRUCTURA COMPLETA DE GESTION HUMANA

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Ficha:
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Ficha:
Cuestionario para la construcción de perfil del cargo

Auxiliar de Gestión Humana
Fecha de aplicación:
Objetivo: obtener datos en el área de los deberes, tareas, propósito del PUESTO,
distribución física, requisitos para realizar el trabajo (habilidades, educación,
experiencia, exigencias físicas y mentales), el equipo y material que se utilizará,
además de temas de interés especial en materia de salud y seguridad.
Instrucciones: Para responder el cuestionario es necesario tener a la mano lápiz y

borrador, en las preguntas abiertas responder con sinceridad y claridad a la
pregunta y con las preguntas cerradas solo responder Si o No según sea el caso,
realizar las observaciones al finalizar.
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Ficha:
Cuestionario:
Cuáles son las principales funciones de
su cargo?
cuanto tiempo de experiencia tiene en el

cargo?
que competencias laborales posee?
Que competencias comportamentales

posee?
Cuáles son sus responsabilidades en el

cargo?
Tiene personal a cargo?
Posee manejo de algún tipo de

software?
tiene habilidades para el manejo de

otros idiomas?
Que estudios posee?
Cree usted que es necesario obtener

conocimientos contables para el
desempeño de sus funciones?
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Ficha:
Cree usted que cuenta con los

materiales ofimáticos adecuados para el
desarrollo de sus funciones?
Cuál es su disponibilidad de tiempo para

el desarrollo de sus funciones?
Observaciones:
Responsable:
D. Diligenciar con tres funciones asociadas al cargo de auxiliar de gestión humana,

el cuadro del mapa funcional.
Nombre del cargo: Auxiliar de gestión humana
Estructura jerárquica:
PRESIDENCIA
GERENCIA
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Ficha:
JEFE DE GESTION
AUXILIAR DE
HUMANA
GESTION HUMANA
VARIABLE PREGUNTA ASOCIADA INFORMACION

IDENTIFICADA
Función Qué hace? Elaboración de nomina
Actividad Como lo hace? Elaborar la nómina

correspondiente al pago
de los empleados de
acuerdo a la empresa o
centro productivo
asignado, ingresando y
generando todas las
novedades enviadas.
Frecuencia Cada cuanto lo hace? Depende de la empresa

puede ser semanal,
quincenal o mensual
Responsabilidad Que implica lo que Debe realizar efectiva y

(información hace? oportunamente la
confidencial-manejo de liquidación de nomina,
personal-económica) prestaciones sociales e
impuestos asociados al
proceso del personal de
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Ficha:
la compañía y las
empresas asociadas al
grupo, asegurando su
administración y pago
oportuno.
Herramientas Que necesita para Personal adecuado

lograrlo?
Herramientas ofimáticas
que ayudan para que el
trabajo sea mas optimo
Autoridad A quien le entrega? Jefe de gestión humana
De quien recibe?
Puesto de trabajo Donde lo realiza? En la empresa o a través

de terceros
VARIABLE PREGUNTA ASOCIADA INFORMACION

IDENTIFICADA
Función Qué hace? Realizar capacitaciones
Actividad Como lo hace? Desarrollando

habilidades del personal
en todos los niveles
Frecuencia Cada cuanto lo hace? Cuando sea requerido

por la empresa. Ejemplo
cuando se
implementaran nuevas
herramientas
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Ficha:
Responsabilidad Que implica lo que  mejora el

(información hace? conocimiento del puesto
confidencial-manejo de a todos los niveles
personal-económica)
 eleva la moral de la
fuerza de trabajo
 ayuda al personal a
identificarse con los
objetivos de la
organización
 crea mejor imagen
 ayuda a mantener
bajos los costos en
muchas áreas
 se promueve la
comunicación a toda la
organización
Herramientas Que necesita para  Conocimientos

lograrlo? previos
 Material didáctico
para la
capacitación
 Evaluaciones de
calificación
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Ficha:
De quien recibe? Jefe de gestión humana
Puesto de trabajo Donde lo realiza? Dependiendo del tema

de la capacitación, lo
puede realizar en el
auditorio, en el puesto de
trabajo del colaborador,
en un espacio al aire
libre, entre otros.
VARIABLE PREGUNTA INFORMACION IDENTIFICADA

ASOCIADA
Función Qué hace? Selección de personal
Actividad Como lo hace? Mediante unas convocatorias,

entrevistas y pruebas
sicotécnicas
Frecuencia Cada cuanto lo hace? Cuando la empresa lo requiera y

hayan vacantes
Responsabilidad Que implica lo que Toma de decisiones en el que se

(información hace? analizan las características y
confidencial-manejo de requisitos del puesto de trabajo
personal-económica) ofertado en relación con las
características que presentan los
candidatos. Objetivo obtener
información sobre los candidatos
para elegir a la persona más
adecuada para el desempeño
del puesto de trabajo y de
integración en la empresa.
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PAGINA:
Ficha:
Herramientas Que necesita para Personal adecuado para

lograrlo? realizarlas entrevistas, material
para las pruebas como
lápices,borradores,pupitres,hojas
en blanco
De quien recibe? Jefe de gestión humana
Puesto de trabajo Donde lo realiza? En la empresa o a través de

terceros
E. Realice en un cuadro que permita encontrar diferencias y semejanzas entre los

dos instrumentos utilizados en la estructuración de perfiles y elaboración de manual
de funciones por competencias. Teniendo en cuenta que estos instrumentos son:
 Instrumento para la identificación, descripción y análisis de cargo.

 Instrumento para documentar un perfil de cargo.
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PAGINA:
Ficha:
INSTRUMENTO PARALA INSTRUMENTO PARA

IDENTIFICACION, DESCRIPCION Y DOCUMENTAR UN PERFIL DE
ANALISIS DE CARGO CARGO
DIFERENCIAS
 La descripción y análisis  El perfil es un resumen

se utilizan como de las funciones y
herramienta para dependencias que tiene
definirlas atribuciones, un cargo, su utilidad
funciones y tareas de un restringida al
cargo(que hace, como lo reclutamiento y a la
hace y para que lo hace) selección de personal.
 Su utilidad es dirigida a  En este caso es muy
la selección y utilizado las listas de
reclutamiento de chequeo, ya que
personal, administración facilitan la revisión y
de salarios y verificación de las
evaluaciones de tareas que se están
desempeño. realizando
 En este caso se utiliza el  También son utilizadas
instrumento de las entrevistas, pues
observación directa, que facilitan el proceso de
nos permite evidenciar selección y
que hace y como la hace reclutamiento al
 Y para complementar se verificar si el aspirante
utiliza un cuestionario cumple con las
mediante el cual se condiciones necesarias
realizan preguntas para el puesto.
concretas que permitan
levantar o ajustar el
cargo.
SEMEJANZAS
 Ambos son documentos necesarios para los procesos de la

organización
 En los dos casos se utilizan para el reclutamiento y selección de
personal
ASESORIAS GESTION
 Utilizan instrumentos como ayudas para sus procesos
PLUS Son objetivos `para el planteamiento de sus diseños enfocados al
15
quehacer de la organización.

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Integrantes: Diana Álvarez

Luz Elena Usuga

Objetivo: Consolidar avances en el proceso formativo propios de las competencias,

Instrucciones: Por grupos colaborativos argumentar cada uno de los criterios

A. Procedimiento para estructurar cargos y elaborar manual de funciones por

R/ Realizar llamada a la persona encargada del proceso

2. Establecer perfil y diagnostico organizacional.

3. Determinar cargo a estructurar.

R/ Se verifica que el cargo a estructurar no este creado en la organización

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4. Definir técnicas a utilizar.

R/ Se puede realizar una lista de chequeo

5. Levantar instrumentos para la recolección de información

R/ Técnica a utilizar cuestionario

6. Aplicar instrumentos para la recolección de información (identificar-describir)

R/ Se realizara una entrevista con preguntas abiertas y cerradas

R/ se hace mediante la revisión y organización de la información

8. Diseñar instrumento para PERFIL DE CARGO

R/ Los instrumentos para realizar el perfil de cargo son: Nombre, ubicación

9. Almacenar información analizada

R/ Se puede realizar una base de datos.

10. Presentar propuesta de perfil de cargo y manual de funciones elaborados.

R/ Se utiliza con el fin de dar un orden a la organización y una mejor efectividad es

11. Archivar documento Perfil de cargo y manual de funciones

B. Variables fundamentales para la identificación y descripción de cargos por

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los

Nombre del Cargo: AUXILIAR DE GESTION HUMANA

Objetivo – Misión del Cargo

Responsable por el proceso de contratación y el archivo del área debe apoyar

Lugar que ocupa en el Organigrama

Entre uno y dos años

Técnico o Tecnólogo en Recursos Humanos. Formación: Con conocimientos en

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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Conocimiento técnicos requeridos

Conocimientos generales de los diferentes procesos de Gestión Humana.

Word,Excel,power point,acces,internet explorer

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3. DESCRIPCION DEL CARGO

Son tareas y responsabilidades que diferencian un cargo de otro.

Realizar, Diligenciar Afiliaciones en Seguridad Social físicas y a través de internet.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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Recepción de llamadas telefónicas por parte de Empleados. Realizar y solucionar

Generar nóminas, pagos e informes de acuerdo las normas nacionales e

 Entender y aplicar los conocimientos técnicos del área de desempeño y

 Apoyar la gestión de la compañía

EJEMPLO DE UNA ESTRUCTURA COMPLETA DE GESTION HUMANA

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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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Cuestionario para la construcción de perfil del cargo

Instrucciones: Para responder el cuestionario es necesario tener a la mano lápiz y

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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cuanto tiempo de experiencia tiene en el

que competencias laborales posee?

Que competencias comportamentales