BEXAP - Guia de Contabilidad

SAP BUSINESS ONE: GUÍA DE
CAPACITACIÓN
ESTÁNDAR
MÓDULO DE
FINANZAS
SAP BUSINESS ONE VERSIÓN 9.0 PLX
Dirección de Consultoría
Contenido
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 2
MODULO DE FINANZAS ................................................................................................ 3
CONEXIÓN CON OTROS MÓDULOS ....................................................................... 3
CONCEPTOS GENERALES EN LA ADMINISTRACIÓN DE FINANZAS ................. 4
DETERMINACIÓN DE CUENTAS DE MAYOR ....................................................... 4
CÓDIGOS DE IMPUESTOS ......................................................................................... 4
PLAN DE CUENTAS / TRATAR PLAN DE CUENTAS ............................................ 8
OPERACIONES FINANZAS .......................................................................................... 11
ASIENTO ..................................................................................................................... 11
DOCUMENTOS PRELIMINARES ............................................................................. 13
USO DE PLANTILLAS DE CONTABILIZACIÓN Y CONTABILIZACIONES
PERIÓDICAS ................................................................................................................... 15
PLANTILLAS DE CONTABILIZACIÓN .................................................................. 15
CONTABILIZACIONES PERIÓDICAS ..................................................................... 17
ASIENTO MANUAL CON PLANTILLAS O MODELOS ........................................ 20
ANULAR Y CANCELAR TRANSACCIONES ............................................................. 21
CANCELAR TRANSACCIONES ............................................................................... 23
ANULAR TRANSACCIONES .................................................................................... 25
PRINCIPALES REPORTES ............................................................................................ 27
REPORTE: CUENTAS LM Y SOCIO DE NEGOCIOS ............................................. 27
REPORTE: LIBRO MAYOR ....................................................................................... 28
REPORTE: DIARIO DE DOCUMENTOS ................................................................. 30
REPORTE: INFORME DE RETENCIÓN DE IMPUESTOS ..................................... 32
REPORTE: VENTAS APLAZADAS Y LIBRO DE COMPRAS ............................... 34
REPORTE: INFORME DE VENTAS Y COMPRAS.................................................. 35
REPORTE: BALANCE ................................................................................................ 36
REPORTE: BALANCE PROVISIONAL .................................................................... 37
REPORTE: CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS ........................................... 38
Bexap, S.A. de C.V.

Ave. De la Palma #8, Tercer Piso
Colonia San Fernando la Herradura
52787, Huixquilucan, Edo. de México Página 1 de 38
INTRODUCCIÓN
El presente documento constituye la guía de capacitación de los procesos generales para
el módulo de finanzas de SAP Business One versión 9.0 estándar.
Este documento no considera campos de usuarios, tablas de usuarios, add ons, desarrollos
especiales, validaciones, mensajes de prueba, búsquedas formateadas ni ningún otro
elemento que no pertenezca a la base demo de SAP para la localización México.
VERSIÓN DEL DOCUMENTO
DESCRIPCIÓN VERSIÓN
Última Fecha de actualización 16-jun-14
Elaboró Gerardo Olivares
Aprobó Paola Zacarías
Versión de SAP para pantallas y procesos 9.0 pl x
Bexap, S.A. de C.V.

MODULO DE FINANZAS
CONEXIÓN CON OTROS MÓDULOS
El módulo de finanzas concentra la información de las transacciones contables que se

originan desde los otros módulos.
OPORTUNIDADES
VENTAS
DE VENTAS
GESTION
GESTION DE
FINANZAS INVENTARIOS
BANCOS
SOCIOS DE
NEGOCIO
COMPRAS PRODUCCIÓN
Finanzas / Gestión.- En el módulo de gestión se parametrizan las cuentas contables a

utilizar y la numeración de documentos.
Finanzas / Ventas.- El módulo de Ventas crea las transacciones de entrega de mercancía y

facturas de ventas.
Finanzas / Compras El módulo de Compras crea transacciones para la entrada de

mercancías y facturas de compras.
Finanzas / Inventarios.- El módulo de Finanzas identificará las operaciones realizadas

desde el módulo de inventarios que tienen afectación contable, y se encargará del registro
de las mismas.
Finanzas / Producción.- El módulo de producción se encarga de ensamblar artículos

terminados partiendo de componentes almacenables. Producción saca del inventario
existencias de materia prima y después agrega existencias de productos terminados.
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CONCEPTOS GENERALES EN LA ADMINISTRACIÓN DE

FINANZAS
En la administración del módulo de finanzas existen tres temas principales a explicar:
DETERMINACIÓN DE CUENTAS DE MAYOR
Las reglas de contabilización principalmente están basadas en la determinación de

cuentas de mayor, las cuales fijan la contabilización general de las operaciones de ventas,
compras, manejo de inventarios y contabilidad general.
La determinación de cuentas de mayor se realiza por el consultor implementador al inicio

de operaciones de la empresa, y por regla general, no se recomienda hacer
modificaciones.
CÓDIGOS DE IMPUESTOS
Los códigos de impuestos deben ser configurados de acuerdo a las obligaciones de cada
sociedad. Se definen códigos de impuestos tanto para ventas como para compras.
Se crean diferentes códigos de impuestos para el IVA, IEPS y retenciones de impuestos.
Para la configuración de códigos de impuestos se realiza el procedimiento en dos

pantallas:
a) Clases de impuesto.- En esta pantalla se define el nuevo código fiscal y las

cuentas principales a ser afectadas al utilizar el código de impuesto.
RUTA
 Gestión
 Definiciones
 Impuestos
 Clases de Impuesto
FUNCIÓN
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Crea el código de impuesto.
EFECTO CONTABLE
n/a.
CAMPOS RECOMENDADOS
Clases de impuesto- criterios de selección

Categoría fiscal.- Seleccionar la categoría fiscal a la que pertenece el impuesto.
DAR CLIC EN EL BOTÓN OK
Tipo de impuesto Tasas
Código.- Escribir la clave del impuesto, esta clave debe ser única.
Nombre.- Escribir el nombre o descripción del impuesto.
Tarifa.- escribir el porcentaje del impuesto.
Cuenta de impuestos de ventas/compras.- cuenta contable del impuesto
efectivamente cobrado o pagado
Cuenta de impuestos trasladados.- cuenta de impuesto por cobrar o pagar.
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b) Códigos fiscales.- En esta pantalla se definen reglas de impuesto en las que

intervienen dos o más códigos de impuesto, también sirve para definir reglas de
cálculo de impuesto de impuesto sobre impuesto como en el caso del IEPS.
RUTA
 Gestión
 Definiciones
 Impuestos
 Códigos fiscales
FUNCIÓN
Crea el código de impuesto.
EFECTO CONTABLE
n/a.
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CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Código.- Seleccionar el código fiscal al que pertenece el impuesto.
Válido para Ventas / Compras.- Definir si el impuesto es aplicable a transacciones
de ventas o compras al marcar la casilla
Contenido
Categoría fiscal.- Seleccionar la categoría del impuesto.
Código.- Seleccionar la clave del impuesto.
Impuesto sobre impuesto.- Si el renglón del código de impuesto se calcula sobre
otro renglón, seleccionar en esta casilla el código de impuesto que corresponda.
Nota.- Para configurar un código de impuesto de IEPS, se deberá crear un código de IVA
especial, y en esta pantalla se seleccionarán dos impuestos, el del IVA en el renglón uno,
y el del IEPS en el renglón dos. En el renglón del IVA se deberá llenar en la columna de
Impuesto sobre impuesto el código del IEPS.
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PLAN DE CUENTAS / TRATAR PLAN DE CUENTAS
Las pantallas plan de cuentas y tratar plan de cuentas sirven para crear, eliminar
modificar y administrar el catálogo de cuentas. La estructura del plan de cuentas en SAP
Business One está basada en cajones, es decir, en categorías específicas para las cuentas
contables separando Activos, Pasivos, Capital contable, Ingresos, costos de ventas,
Gastos, Financieros, y Otros ingresos y egresos.
a) Plan de cuentas.- Sirve para crear una cuenta contable nueva.
RUTA
 Finanzas
 Plan de cuentas
FUNCIÓN
Crea nuevas cuentas contables ya sean a nivel título o cuentas de transacción.
EFECTO CONTABLE
n/a.
CAMPOS RECOMENDADOS
Seleccionar el cajón de cuentas.

Dar clic en el ícono de nuevo.
Seleccionar si es de Título o Cuenta activa
Escribir la clave de la cuenta contable
Escribir el nombre de la cuenta contable.
Seleccionar el nivel de la cuenta.
Seleccionar si es una cuenta asociada
Seleccionar si es una cuenta monetaria
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AL FINALIZAR DAR CLIC EN CREAR.
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b) Tratar plan de cuentas.- Sirve para cambiar el orden del plan de cuentas.
RUTA
 Finanzas
 Tratar plan de cuentas
FUNCIÓN
Cambia el orden de las cuentas contables.
EFECTO CONTABLE
n/a.
CAMPOS RECOMENDADOS
Seleccionar el cajón y dar clic en el botón OK

Seleccionar la cuenta contable a modificar.
Seleccionar el cajón.
Seleccionar el artículo superior
Seleccionar posición en el cajón
AL FINALIZAR DAR CLIC EN ACTUALIZAR.
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OPERACIONES FINANZAS
Desde el módulo de finanzas únicamente se registran pólizas contables, existen diferentes
tipos de pólizas y diferentes pantallas por las que se pueden registrar.
ASIENTO
Se pueden crear entradas directas a contabilidad que no provengan de las pantallas de

registro de otros módulos, por ejemplo pólizas de ajuste y pólizas de reclasificación. De
manera natural el sistema previene el uso de cuentas contables asociadas (cuentas de
balance donde se registran las operaciones de clientes y proveedores).
RUTA
 Finanzas
 Asiento
FUNCIÓN
Crea una póliza manual.
EFECTO CONTABLE
Este documento tiene la siguiente afectación contable:
CUENTA DEBE HABER

Cuenta de Cargo XXX
Cuenta de Abono XXX
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CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Seleccionar fechas
Contenido
Cuenta de Mayor.- Seleccionar la cuenta contable que corresponda.
Débito.- Escribir el monto de débito.
Crédito.- Escribir el monto de crédito.
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DOCUMENTOS PRELIMINARES
La pantalla de documentos preliminares se utiliza con dos propósitos. El primero es la

elaboración de pólizas que, por su complejidad, tardan varias horas en realizarse, el
segundo es considerar el contenido de las pólizas preliminares en los reportes financieros
previo al registro de dicha póliza.
Los documentos preliminares pueden grabarse sin la necesidad de estar ponderados, es

decir que la suma de débitos puede ser distinta a la suma de créditos.
Los documentos preliminares no se contabilizan por sí mismos, al finalizar el registro y

validar que sea correcto, el usuario deberá dar la instrucción de contabilizar el asiento
preliminar. Al contabilizar el asiento preliminar este desaparecerá de la lista de
documentos preliminares pendientes y se registrará como un asiento.
RUTA
 Finanzas
 Documentos preliminares
FUNCIÓN
Crea asientos preliminares que posteriormente se contabilizarán.
EFECTO CONTABLE
CUENTA DEBE HABER

Cuenta de Cargo XXX
Cuenta de Abono XXX
CAMPOS RECOMENDADOS
Dar clic al botón agregar un nuevo documento para crear un nuevo asiento, o dar clic al
botón agregar a un documento existente para modificar un documento preliminar
previamente creado.
Al dar clic en estas opciones se abrirá automáticamente la pantalla de entrada de
documentos diarios.
Encabezado
Llenar campos de fechas
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Llenar campos de referencias.

Contenido
AL FINALIZAR DAR CLIC EN AÑADIR A DOCUMENTO.
DAR CLIC EN EL BOTÓN CONTABILIZAR
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USO DE PLANTILLAS DE CONTABILIZACIÓN Y

CONTABILIZACIONES PERIÓDICAS
SAP Business One permite el uso de plantillas de contabilización y contabilizaciones
periódicas para facilitar la elaboración de asientos contables.
PLANTILLAS DE CONTABILIZACIÓN
Crea modelos de contabilización basado en relaciones porcentuales entre las diferentes

cuentas de una transacción.
RUTA
 Finanzas
 Plantillas de contabilización
FUNCIÓN
Crea una plantilla porcentual.
EFECTO CONTABLE
CUENTA DEBE HABER

Cuenta de Cargo XXX %
Cuenta de Abono XXX %
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CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Código.- Asignar un identificador único o clave a la transacción
Descripción del modelo.- Asignar la descripción de la plantilla.
Contenido
Débito.- Escribir el porcentaje de débito.
Crédito.- Escribir el porcentaje de crédito.
Esta pantalla únicamente crea los modelos o plantillas, para crear una póliza se debe
seleccionar desde la pantalla de asiento.
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CONTABILIZACIONES PERIÓDICAS
Crea modelos de contabilización que pueden tener una temporalidad, es decir, que se
ejecutan cada cierto tiempo; también, se pueden crear pólizas modelo que pueden ser
ejecutadas en cualquier momento. A diferencia de la plantilla de contabilización en la que
se capturan porcentajes, en esta pantalla se capturan montos.
RUTA
 Finanzas
 Contabilizaciones periódicas
FUNCIÓN
Crea una plantilla de pólizas modelo o con periodicidad.
EFECTO CONTABLE
CUENTA DEBE HABER

Cuenta de Cargo XXX %
Cuenta de Abono XXX %
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CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Código.- Asignar un identificador único o clave a la transacción
Descripción del modelo.- Asignar la descripción de la plantilla.
Referencias.- llenar la información de referencias.
Contenido
Débito.- Escribir el porcentaje de débito.
Crédito.- Escribir el porcentaje de crédito.
Pie de formato
Frecuencia.- Seleccionar la periodicidad si se desea ejecutar automáticamente, o
seleccionar modelo si se desea grabar sin periodicidad.
Segundo campo de frecuencia.- Seleccionar el día del mes que se desea ejecutar la
póliza.
Próxima ejecución.- definir la fecha de primer ejecución de la póliza.
Válido hasta.- Escribir la fecha de la última ejecución de la póliza
Esta pantalla únicamente crea las contabilizaciones periódicas que se ejecutan de manera
semiautomática, para ejecutar las pólizas que se encuentran pendientes dar clic al botón
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lista de confirmaciones para visualizar todas las pólizas periódicas que están pendientes
de ser ejecutadas, seleccionar de la lista las pólizas a ejecutar.
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ASIENTO MANUAL CON PLANTILLAS O MODELOS
Desde la pantalla de asiento se puede seleccionar un modelo que no tenga periodicidad o

una plantilla de contabilización.
RUTA
 Finanzas
 Asiento
FUNCIÓN
Crea una póliza manual.
EFECTO CONTABLE
CUENTA DEBE HABER

Cuenta de Cargo XXX
Cuenta de Abono XXX
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CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Seleccionar fechas
En tipo de modelo seleccionar:
A) Porcentaje.- Se visualizan las plantillas de contabilización disponibles
B) Contabilización periódica.- Se visualizan únicamente las
contabilizaciones periódicas marcadas como modelo.
Contenido
El contenido se llena con la información correspondiente al modelo seleccionado,
se pueden agregar nuevas partidas y editar las existentes.
ANULAR Y CANCELAR TRANSACCIONES

En el caso de que existan errores, o que se requiera reversar el efecto de una póliza se
pueden utilizar dos alternativas:
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Cancelar transacciones.- crea la cancelación del documento.

Anular transacciones.- se especifica la fecha en la que se debe crear la anulación, y a
partir de esa fecha se puede ejecutar.
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CANCELAR TRANSACCIONES
Desde la pantalla de asiento se puede cancelar la contabilización.
Nota.- si el asiento se generó desde un módulo se deberá cancelar desde el módulo,

debido a que esta opción sólo cancela el nivel contable de la transacción y no tiene
afectación en saldos de clientes/proveedores, existencias de artículos ni documentos de
marketing.
RUTA
 Finanzas
 Asiento
FUNCIÓN
Crea la cancelación de la póliza manual.
EFECTO CONTABLE
CUENTA DEBE HABER

Cuenta de Cargo -XXX
Cuenta de Abono -XXX
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CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Seleccionar la póliza a cancelar
Dar clic derecho y seleccionar la opción: Cancelar
DAR CLIC EN EL BOTÓN CREAR
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ANULAR TRANSACCIONES
Desde la pantalla de asiento se puede seleccionar la anulación de la póliza, al seleccionar

la anulación se habilita el campo de fecha de anulación.
Nota.- si el asiento se generó desde un módulo se deberá cancelar desde el módulo,

debido a que esta opción sólo cancela el nivel contable de la transacción y no tiene
afectación en saldos de clientes/proveedores, existencias de artículos ni documentos de
marketing.
RUTA
 Finanzas
 Asiento
FUNCIÓN
Crea la anulación de la póliza manual.
EFECTO CONTABLE
CUENTA DEBE HABER

Cuenta de Cargo -XXX
Cuenta de Abono -XXX
CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Seleccionar la póliza a anular
Marcar la casilla anular
Especificar la fecha de anulación
DAR CLIC EN EL BOTÓN MODIFICAR
RUTA
 Finanzas
 Anular transacciones
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En pantalla aparecerán las pólizas que son sujetas a ejecutar su anulación.
Seleccionar las pólizas a anular

DAR CLIC EN EL BOTÓN EJECUTAR
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PRINCIPALES REPORTES
SAP Business One es una solución creada para satisfacer las demandas de información de
diferentes tipos de industria. Por esta razón, tiene integrados reportes estándar que no
necesariamente son útiles a todas las empresas.
En esta sección se revisarán los principales reportes que de acuerdo al expertise de Bexap
forman los reportes mínimos necesarios para poder controlar la operación.
Además de los reportes aquí explicados, se recomienda que los usuarios clave determinen
si algún otro reporte estándar será ejecutado con regularidad.
REPORTE: CUENTAS LM Y SOCIO DE NEGOCIOS
Este reporte muestra el saldo actual de las cuentas contables y de los socios de negocio.
RUTA
 Finanzas
 Reportes financieros
 Finanzas
 Cuentas LM y socio de negocios
FUNCIÓN
Muestra los saldos actuales de acuerdo al criterio seleccionado.
EFECTO CONTABLE
Sin afectación contable.
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REPORTE: LIBRO MAYOR
Este reporte muestra el saldo de las cuentas contables y de los socios de negocio a una
fecha determinada.
RUTA
 Finanzas
 Finanzas
 Libro mayor
FUNCIÓN
Muestra la información de cuentas contables y socios de negocio de acuerdo a los

criterios seleccionados.
EFECTO CONTABLE
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REPORTE: DIARIO DE DOCUMENTOS
Este reporte muestra el detalle de las operaciones (débitos y créditos) de todas las
transacciones registradas.
RUTA
 Finanzas
 Finanzas
 Diario de documentos
FUNCIÓN
Este reporte muestra los débitos y créditos de todas las transacciones registradas de
acuerdo a la selección de criterios.
EFECTO CONTABLE
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REPORTE: INFORME DE RETENCIÓN DE IMPUESTOS
Este reporte muestra el detalle de las retenciones de impuesto pagados o cobrados.
RUTA
 Finanzas
 Finanzas
 Impuesto
 Informe de retención de impuesto
FUNCIÓN
Este reporte muestra el detalle de las retenciones de impuesto pagados o cobrados.
EFECTO CONTABLE
Bexap, S.A. de C.V.

Bexap, S.A. de C.V.

REPORTE: VENTAS APLAZADAS Y LIBRO DE COMPRAS
Este reporte muestra el detalle de las transacciones con IVA registrados en un periodo de
tiempo.
RUTA
 Finanzas
 Finanzas
 Impuesto
 Ventas aplazadas y libro de compras
FUNCIÓN
Este reporte muestra el detalle de las transacciones con IVA registrados en un periodo de
tiempo.
EFECTO CONTABLE
Bexap, S.A. de C.V.

REPORTE: INFORME DE VENTAS Y COMPRAS
Este reporte muestra el detalle de las transacciones pagadas y cobradas con IVA
registrados en un periodo de tiempo.
RUTA
 Finanzas
 Finanzas
 Impuesto
 Informe de ventas y compras
FUNCIÓN
Este reporte muestra el detalle de las transacciones pagadas y cobradas con IVA
registrados en un periodo de tiempo.
EFECTO CONTABLE
Bexap, S.A. de C.V.

REPORTE: BALANCE
Este reporte muestra el balance general a una fecha determinada.
RUTA
 Finanzas
 Financiero
 Balance
FUNCIÓN
Este reporte muestra el balance general a una fecha determinada.
EFECTO CONTABLE
Bexap, S.A. de C.V.

REPORTE: BALANCE PROVISIONAL
Este reporte muestra el balance provisional o balanza de comprobación a una fecha

determinada.
RUTA
 Finanzas
 Financiero
 Balance provisional
FUNCIÓN
Este reporte muestra el balance provisional o balanza de comprobación a una fecha

determinada.
EFECTO CONTABLE
Bexap, S.A. de C.V.

REPORTE: CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
Este reporte muestra el estado de resultados a una fecha determinada.
RUTA
 Finanzas
 Financiero
 Cuenta de pérdidas y ganancias
FUNCIÓN
Este reporte muestra el estado de resultados a una fecha determinada.
EFECTO CONTABLE
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VERSIÓN DEL DOCUMENTO

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El módulo de finanzas concentra la información de las transacciones contables que se

Finanzas / Gestión.- En el módulo de gestión se parametrizan las cuentas contables a

Finanzas / Ventas.- El módulo de Ventas crea las transacciones de entrega de mercancía y

Finanzas / Compras El módulo de Compras crea transacciones para la entrada de

Finanzas / Inventarios.- El módulo de Finanzas identificará las operaciones realizadas

Finanzas / Producción.- El módulo de producción se encarga de ensamblar artículos

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CONCEPTOS GENERALES EN LA ADMINISTRACIÓN DE

DETERMINACIÓN DE CUENTAS DE MAYOR

Las reglas de contabilización principalmente están basadas en la determinación de

La determinación de cuentas de mayor se realiza por el consultor implementador al inicio

Se crean diferentes códigos de impuestos para el IVA, IEPS y retenciones de impuestos.

Para la configuración de códigos de impuestos se realiza el procedimiento en dos

a) Clases de impuesto.- En esta pantalla se define el nuevo código fiscal y las

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Crea el código de impuesto.

Clases de impuesto- criterios de selección

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b) Códigos fiscales.- En esta pantalla se definen reglas de impuesto en las que

Crea el código de impuesto.

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PLAN DE CUENTAS / TRATAR PLAN DE CUENTAS

a) Plan de cuentas.- Sirve para crear una cuenta contable nueva.

Crea nuevas cuentas contables ya sean a nivel título o cuentas de transacción.

Seleccionar el cajón de cuentas.

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AL FINALIZAR DAR CLIC EN CREAR.

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Cambia el orden de las cuentas contables.

Seleccionar el cajón y dar clic en el botón OK

AL FINALIZAR DAR CLIC EN ACTUALIZAR.

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Se pueden crear entradas directas a contabilidad que no provengan de las pantallas de

Crea una póliza manual.

Este documento tiene la siguiente afectación contable:

CUENTA DEBE HABER

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AL FINALIZAR DAR CLIC EN CREAR.

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La pantalla de documentos preliminares se utiliza con dos propósitos. El primero es la

Los documentos preliminares pueden grabarse sin la necesidad de estar ponderados, es

Los documentos preliminares no se contabilizan por sí mismos, al finalizar el registro y

Crea asientos preliminares que posteriormente se contabilizarán.

Este documento tiene la siguiente afectación contable:

CUENTA DEBE HABER

Bexap, S.A. de C.V.

Llenar campos de referencias.

AL FINALIZAR DAR CLIC EN AÑADIR A DOCUMENTO.

DAR CLIC EN EL BOTÓN CONTABILIZAR

Bexap, S.A. de C.V.

USO DE PLANTILLAS DE CONTABILIZACIÓN Y

Crea modelos de contabilización basado en relaciones porcentuales entre las diferentes

Crea una plantilla porcentual.

Este documento tiene la siguiente afectación contable:

CUENTA DEBE HABER

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AL FINALIZAR DAR CLIC EN CREAR.

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