SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJES

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DNI: 14181165
 CONFECCIONES S.A
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas
de vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo
estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b.  Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b.  Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d.  Acabados

3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano.
Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de
revisar y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los
coordinadores de área tienen la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para
determinar la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la
fecha de emisión también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la
Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información
documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos
que no han sido formalizados para el sistema de gestión.
1. Si us ted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el
procedimiento de control de la información documentada o montar los
procedimientos operativos?
RESPUESTA:
La Norma ISO 9001:2015 define a la información documental de una
organización como aquella que debe aportar valor a sus propósitos a fin de tener
una gestión documental por lo que es necesario definir el valor que aportara cada
documento, es decir que la información documentada debe ser en función de los
procesos operativos o técnicos y sus objetivos para un control posterior a dichos
procedimientos.
Basado en lo anterior iniciaría con la verificación de la información suministrada
de los procesos operativos o técnicos de la empresa y de manera simultánea
realizaría ambas acciones ya que el diseño del control de la información
documentada supondrá una herramienta de seguimiento, trazabilidad y
demostración de las diferentes fases o actuaciones, por ese motivo será necesario
realizar las operaciones descritas a continuación de forma general para poder
cumplir con los requisitos de la norma sobre el control y seguimiento.
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique s u respuesta.

RESPUESTA:
El proceso que corresponde es el Proceso de Elaboración de Procedimientos e
Instrucciones de Trabajo, en el cual se detalla de forma minuciosa y documentada
los pasos para realizar los diferentes procesos y procedimientos de la
organización, su alcance, así como los responsables de cada una de las
actividades a ejecutar. La norma ISO 9001:2015 establece la obligatoriedad de
documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual de calidad,
Procedimientos, Instrucciones de trabajo, y Registros.
3. Diseñe un proc edimiento sencillo para el c ontrol de la inform ación
documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requis itos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la ident ificación y for mato,
y a su vez que incluya la descripció n de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

RESPUESTA:
 1. Administrador del Sistema de Gestión de Calidad
 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.
 Mantener actualizado el “Listado maestro de  documentos Sistema de Gestión
de Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en
los puntos de uso.
Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención
documental  – TDR 2)
2. Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma
3. Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y
apropiación
Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no
generan cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del
Sistema de Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su
aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el
control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:
 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo
Desarrollo:
 Inicio

Necesidad de crear y/o modificar

un documento

Solicitar elaboración y/o

modificación de documentos

Archivos

Explicar causas

¿Solicitud
aprobada?

1
Presentar documento
al comité operativo

¿Documento
No
aprobado?

Si

Aprobar documentos
antes de su emisión

Incluir documentos
y/o actualizar su
versión

Divulgar y entregar
documentos a cargos
involucrados
2