LINEAMIENTOS PARA LA

ELABORACIÓN DE MANUALES
DE PROCEDIMIENTOS

Subsecretaría de Desarrollo, Control de la Gestión

Pública y Recursos Humanos - Dirección de
Modernización Administrativa

PRIMERA VERSIÓN
Oaxaca - Junio 2015
 Lineamientos para la Elaboración de Manuales de Procedimientos

Secretaría de Administración

Subsecretaría de Desarrollo, Control de la Gestión Pública y Recursos Humanos

Dirección de Modernización Administrativa

AUTORIZÓ:

EL SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN

LIC. ALBERTO VARGAS VARELA

Tlalixtac de Cabrera, Oax., Junio de 2015

 ÍNDICE Pág.

Introducción 3

I. Objetivo de los lineamientos 3

II. Marco teórico 3

1) Definición de procedimiento 3
2) Definición de Manual de Procedimientos 3
3) Objetivos del Manual de Procedimientos 4

III. Proceso de elaboración, revisión y autorización 4

del Manual de Procedimientos

1) Elaboración del proyecto 4

2) Envío y recepción del proyecto 4
3) Revisión 4
4) Autorización 5
5) Publicación y difusión 6

IV. Formato general 6

1) Páginas 6
2) Tipografía 7
3) Apartados 7

V. Diseño del procedimiento 8

1) Delimitación del procedimiento 8
2) Criterios básicos para establecer un procedimiento 8
3) Recolección de la información 8
4) Análisis y diagnóstico 8
5) Redacción del procedimiento 8

VI. Integración del procedimiento 9

1) Identificación e información complementaria 9
del procedimiento
2) Formato para la descripción del procedimiento 11
3) Representación gráfica del procedimiento 12

PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página 1

 Pág.

a) Diagrama de flujo 12
b) Simbología 12
c) Criterios para su elaboración 14
d) Formato para el diagrama de flujo 16

VII. Integración del Manual de Procedimientos 18

1) Portada 18
2) Contenido 18
3) Introducción 18
4) Objetivo del manual 18
5) Marco jurídico 18
6) Simbología 19
7) Procedimientos 19
8) Directorio 19
9) Foja de firmas 19
10) Control de cambios 19

VIII. Disposiciones Generales 20

PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página 2

 INTRODUCCIÓN
La Secretaría de Administración a través de
la Dirección de Modernización Administrati-
va, en uso de las facultades que le confiere
el artículo 46 fracción XXVIII de la Ley Orgá-
nica del Poder Ejecutivo del Estado de
Oaxaca, ha emitido los Lineamientos para
la Elaboración de Manuales de Procedimien-
tos, cuyo propósito es proporcionar a las
Dependencias y Entidades de la Administra-
ción Pública Estatal, las herramientas que
faciliten la elaboración de estos instrumen-
tos administrativos útiles en su quehacer
cotidiano.
Los presentes Lineamientos también tienen
el propósito de unificar y homogenizar la
presentación y contenido de los Manuales
de Procedimientos, mismos que mediante
su observación, facilitará el desarrollo de
las actividades, operaciones y tareas de los
servidores públicos, además de servir de
apoyo para la mejora continua de los
procesos que se realizan en la
Administración Pública Estatal.
I. OBJETIVO DE LOS LINEAMIENTOS
Los Lineamientos tienen como objetivo
principal, proporcionar a los servidores públi-
cos del Gobierno del Estado de Oaxaca, la
metodología necesaria para facilitar el
PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015
proceso de elaboración, revisión y actualiza-
ción de los Manuales de Procedimientos de
cada una de las Dependencias y Entidades,
ayudando a evitar la discrepancia de presen-
tación y contenido.
Así mismo, establece las políticas específi-
cas de coordinación institucional entre la
Secretaría de Administración, a través de
la Dirección de Modernización Administrati-
va, con los Enlaces encargados de coordi-
nar e integrar la elaboración del Manual de
Procedimientos.
II. MARCO TEÓRICO
1) Definición de procedimiento
Es una serie de actividades relacionadas
entre sí y ordenadas cronológicamente, que
muestran la forma establecida en que se
realiza un trabajo determinado, explicando
en forma clara y precisa quién, qué, cómo,
cuándo, dónde y con qué se realiza cada
una de las actividades.
2) Definición de Manual de
Procedimientos
Instrumento de apoyo administrativo integrado
por procedimientos específicos que sustentan
la realización de las funciones, atribuciones
y/o facultades de las diferentes áreas
administrativas de una Dependencia o
Entidad.
Página 3
 3) Objetivos del Manual de
Procedimientos
Constituye una fuente formal y perma-
nente de información para servidores
públicos y ciudadanos.
Mejora los procedimientos de trabajo.
(sirviendo como base para la realización
de estudios y sistemas, con la finalidad
de lograr la agilización, simplificación,
automatización o desconcentración de
las actividades que se llevan a cabo en
las Dependencias o Entidades).
Sirve como medio de orientación al
personal de nuevo ingreso.
Evita la duplicidad de funciones y pasos
innecesarios dentro de los procedimientos.
Facilita las labores del control interno y
auditoría administrativa.
III. PROCESO DE ELABORACIÓN,
REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1) Elaboración del proyecto
En términos del Artículo 30 de la Ley Orgáni-
ca del Poder Ejecutivo del Estado de
Oaxaca, es obligación de los titulares de las
Dependencias y Entidades elaborar sus
Manuales de Procedimientos, a través de los
Enlaces; este proceso inicia una vez autoriza-
da su Estructura Orgánica, Reglamento
Interno y Manual de Organización.
PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015
El Enlace será la persona que designe el
titular de la Dependencia o Entidad, notifi-
cando por oficio su designación a la Secreta-
ría de Administración; el Enlace tendrá la
responsabilidad de coordinar e integrar el
proyecto del Manual de Procedimientos de
su Dependencia o Entidad, con base en los
presentes Lineamientos.
2) Envío y recepción del proyecto
Los Enlaces enviarán el proyecto de Manual
de Procedimientos por medio de oficio
firmado por el titular de la Dependencia o
Entidad que representen, a la Secretaría de
Administración, con atención a la Dirección
de Modernización Administrativa, de
manera impresa en blanco y negro, así
como de manera electrónica en CD o a la
siguiente dirección:
manualdeprocedimientos@oaxaca.gob.mx
3) Revisión
La Dirección de Modernización Administrati-
va será la encargada de revisar el proyecto
del Manual de Procedimientos, designando
a un Revisor para tal efecto. El Revisor, se
coordinará con el Enlace para programar
reuniones de trabajo en las que dará a cono-
cer las observaciones necesarias, en un
término no mayor a cuatro días hábiles
después de su revisión; los Enlaces se
encargarán de hacer las correcciones seña-
ladas. Este proceso se llevará a cabo de
manera consecutiva hasta llegar a la
versión definitiva.
Página 4
 4) Autorización
Una vez solventadas las observaciones
ante la Dirección de Modernización Adminis-
trativa, el Revisor solicitará al Enlace las
firmas de aprobación de los Manuales de
Procedimientos, de la siguiente forma:
Serán los Titulares de las Dependencias
y los Órganos Auxiliares quienes emitan
su Manual y la validación será suscrita
por el Secretario de Administración.
Serán los Titulares de los Órganos
Desconcentrados quienes darán el
Vo.Bo., el Titular de la Dependencia a la
que pertenece lo emitirá y la validación
será suscrita por el Secretario de Admi-
nistración.
Será el titular de la Entidad quien emita
el Manual, el Secretario de Administra-
ción la validación y el Órgano de Gobier-
no autorizará su publicación en el Periódi-
co Oficial del Gobierno del Estado.
La Dependencia o Entidad, se encargará de
enviar mediante oficio dirigido al Secretario
de Administración, la versión definitiva del
Manual de Procedimientos, impreso a color
para firma del Secretario de Administración.

Ejemplo: Foja de Firmas

Dependencias y Órganos
Órganos Auxiliares desconcentrados

Vo.Bo Emitió

____________
Emitió Validó Titular de la
Dependencia a la
____________ que pertenece
Titular del Órgano
____________ _____________ Desconcentrado
Titular de la Secretario de
Dependencia u Administración
Órgano Auxiliar
Validó
_____________
Secretario de Administración

Fecha, mes y año Fecha, mes y año

PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página 5

 Ejemplo: Foja de Firmas como las actualizaciones que se realicen al
mismo, difundiéndose a través de la página
electrónica oficial y en la página electrónica
de transparencia gubernamental.

Los titulares de las Dependencias o Entida-

des deberán realizar la difusión del Manual
Entidades paraestatales de Procedimientos al interior de las mismas,
asegurándose de que todo su personal
Emitió Validó
conozca y tenga acceso a este documento.

IV. FORMATO GENERAL

Con el propósito de unificar la presentación

y el contenido de los Manuales de Procedi-
mientos, se deberán considerar los siguien-
(Nombre del titular) Lic. Alberto Vargas Varela
tes elementos:
(Cargo del titular) Secretario de Administración
1) Páginas

En el encabezado del lado izquierdo lleva-

Se autorizó la publicación del presente Manual de Procedimientos por el (nombre del
Órgano de Gobierno) en sesión (ordinaria o extraordinaria) de fecha (día, mes y año). rá el escudo oficial del Estado de Oaxaca,
acompañado del nombre de la Dependen-
cia o Entidad con el color oficial.
En el encabezado del lado derecho lleva-
5) Publicación y difusión rá el logotipo y slogan del Gobierno del
Estado.
En la parte superior central del encabeza-
La Dependencia o Entidad, enviará el do, irá el nombre del documento, en
Manual de Procedimientos con las firmas fuente Constantia, tamaño 14 en mayús-
originales respectivas, así como en CD a la culas y minúsculas.
Consejería Jurídica del Gobierno del Estado
para su publicación en el Periódico Oficial. Ejemplo del encabezado:

De acuerdo a la Ley de Transparencia y

Acceso a la Información Pública para el
Estado de Oaxaca, será obligación de la Manual de
Procedimientos
Dependencia o Entidad poner a disposición
del público, el Manual de Procedimientos así

PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página 6

 2) Tipografía 3) Apartados

El texto general del documento deberá ser en
mayúsculas y minúsculas fuente arial,
tamaño 11, color negro, sin negritas (excepto
los títulos y subtítulos de los apartados asi
como las alternativas de las decisiones del
procedimiento) el tamaño de los títulos y
subtítulos será número 12. Los párrafos debe-
rán ser justificados, con interlineado de 1.15,
margen de 3 cm a la izquierda, 3 cm a la
derecha, 3 cm superior y 2 cm inferior.
Los apartados se identificarán mediante
números romanos (I, II, III); en el contenido
y en el cuerpo del documento, los títulos
irán alineados al lado izquierdo y los subtítu-
los de la misma forma con tabulador de 1.5
centímetros.

Ejemplo:

Manual de Procedimientos

PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página 7

 V. DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO
1) Delimitación del procedimiento
Para delimitar el procedimiento se deben
contestar las siguientes preguntas ¿cuál es
el proceso que se va a analizar?, ¿dónde
inicia?, ¿dónde termina?, para fijar el objetivo
de estudio; éste servirá de guía para la inves-
tigación, análisis y diseño del procedimiento.
2) Criterios básicos para establecer
un procedimiento
Para elaborar un procedimiento, se deberá
tomar en cuenta los siguientes criterios:
Debe derivar de las facultades y/o atribucio-
nes sustantivas establecidas en el Regla-
mento Interno de la Dependencia o
Entidad y que sean de impacto en la Admi-
nistración Pública Estatal.
Debe tener como mínimo ocho activida-
des.
Los procedimientos deben dar una proyec-
ción general en forma clara y cronológica
de las actividades.
El nombre del procedimiento debe dar una
idea clara de su contenido.
3) Recolección de la información
Se deberá recurrir a los archivos documen-
tales, en los que se localizan las bases
jurídico-administrativas que rigen el funcio-
PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015
namiento y actividades de la Dependencia o
Entidad, como la Estructura Orgánica, el
Reglamento Interno y Manual de Organiza-
ción; entrevistar a los servidores públicos que
puedan aportar información adicional, así
como a las áreas de trabajo que implementan
estos procedimientos, para tener la visión
real de las condiciones, medios y personal
que opera los mismos; siguiendo todo el
procedimiento, desde el inicio hasta su fin.
4) Análisis y diagnóstico
Se deberá analizar la información que se
integró durante la recolección de informa-
ción, con el propósito de diagnosticar la
situación de los procedimientos actuales de
la Dependencia o Entidad; para el análisis
de la información recabada, es conveniente
responder las siguientes preguntas: ¿qué
trabajo se hace?, ¿quién lo hace?, ¿cómo
se hace?, ¿cuándo se hace?, ¿dónde se
hace?, ¿con qué se hace? y ¿en qué
tiempo se hace?.
5) Redacción del procedimiento
Para la redacción de los Procedimientos se
deberán observar las siguientes reglas:
La descripción del procedimiento debe
redactarse en un lenguaje común, claro y
sencillo.
La redacción de la descripción de cada activi-
dad debe iniciar con un verbo en tiempo
presente, en tercera persona de singular.
Ejemplo: Elabora, recibe, emite, etc.
Página 8
 La redacción será tipo libreto, es decir en
el orden en que las áreas administrativas
van apareciendo en el desarrollo de las
actividades y así la redacción tendrá un
orden secuencial y lógico.
Deberán describirse los canales de
comunicación, los mecanismos y medios
utilizados (oficios, memorándums,
formatos e instructivos) para el trámite.
Cada actividad del procedimiento debe
indicarse en números arábigos (1,2,3…)
de forma consecutiva.
Cuando se requiere aclarar o recalcar
alguna instrucción se usarán notas en el
procedimiento, éstas deben ser breves e
irán al final de la actividad referida, no
incluir demasiadas.
Se usará paréntesis, para hacer
referencia a alguna actividad del
procedimiento, indicar el retroceso o
avance de una actividad, el orden o color
de la copia de un formato o para
proporcionar información adicional que
se juzgue conveniente.
Se utilizarán comillas cuando se
transcriba textualmente un párrafo de
algún documento, para alguna leyenda o
para resaltar alguna referencia.
Cuando el flujo de la actividad retroceda o
avance a otra actividad dentro del mismo
procedimiento se señalará con las
palabras “retorna” o “continúa” y el
número de la actividad donde se dirige.
Se indica entre paréntesis al final de la
actividad donde sea requerida. Ejemplo:
No aprueba solicitud, (retorna a la
actividad No. 3)
PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015
Las decisiones o alternativas que se
deriven de una actividad, deberán
describirse en el procedimiento en
letras negritas.
VI. INTEGRACIÓN DEL
PROCEDIMIENTO
Para la integración de un procedimiento
deberá considerarse los siguientes elementos:
Nombre
Objetivo
Marco jurídico
Responsables
Políticas de operación
Formatos e instructivos
Descripción del procedimiento
Diagrama de flujo
Anexos
1) Identificación e información
complementaria del procedimiento
Para identificar un procedimiento, se deberá
conocer el nombre, el área administrativa
responsable del procedimiento, área de
adscripción, fecha de elaboración y de actua-
lización, tiempo de ejecución, clave y el total
de páginas del procedimiento.
Con el fin de dar sustento jurídico y adminis-
trativo a la operatividad del procedimiento,
debe considerarse su objetivo, marco jurídi-
co, responsables involucrados, políticas de
operación y formatos e instructivos utiliza-
dos en el mismo. Para su descripción se
usará el formato siguiente:
Página 9
 Formato “A”
1. Nombre del procedimiento:
Área administrativa responsable del procedimiento:
Área de adscripción:
Fecha: Tiempo de ejecución:
Total de Páginas:
De elaboración: De actualización: Clave:

2. Objetivo:

3. Marco jurídico:

4. Responsables:

5. Políticas de operación:

6. Formatos e instructivos:

Instructivo de llenado del formato “A”

Nombre del campo Se anotará

Nombre del procedimiento: Nombre del procedimiento que se escribe.

Área administrativa responsable Nombre del área que desarrolla el procedimiento.

del procedimiento:

Área de adscripción: El nombre de la Unidad, Coordinación, Dirección de área, Subse-

cretaría o equivalente a la que pertenece el área administrativa
responsable del procedimiento.

Fecha de elaboración: El mes y año en que se elabora el procedimiento.

Fecha de actualización: El mes y año en que se actualiza o modifica el procedimiento.

Tiempo de ejecución: El tiempo total efectivo en que se desarrolla el procedimiento

expresado en horas y minutos.

Clave: Las siglas de la Dependencia o Entidad, las siglas de la Dirección

de área responsable o su equivalente, la letra P de procedimiento
seguida por el número consecutivo. Todos los elementos separa-
dos por un guión (-).
Ejemplo: SA-DRH-P001

Total de páginas: El número total de páginas del procedimiento.

PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página 10

 Nombre del campo
Objetivo:
Marco jurídico:
Responsables:
Políticas de operación:
Formatos e instructivos:
2) Formato para la descripción del procedimiento
Para la descripción del procedimiento se utilizará el formato siguiente:
7. Descripción del procedimiento
Responsable
PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015
Se anotará
El propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.
En forma de lista los ordenamientos jurídicos administrativos vigentes, que
regulan al procedimiento.
Ejemplo:
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.
Publicada el 01 de diciembre del 2010.
Última reforma publicada el 22 de abril del 2015.
Artículo 46, fracción XVIII.
Las áreas administrativas y/o actores responsables que participan en el
desarrollo del procedimiento.
Los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma
explícita para facilitar el ámbito de responsabilidad de las áreas administrati-
vas que participan en los procedimientos.
Una lista del nombre y clave (en su caso) de las formas impresas que se
utilizan en el procedimiento. Ejemplo:
Nombre Clave
1. Formato de incidencias.
2. Comisión.
3. Prórroga de contrato.
4. Permiso económico.
Formato “B”
Descripción de la actividad Tiempo (min/hrs)
Página 11
 Instructivo de llenado del formato “B”

Nombre del campo Se anotará

Responsable: Áreas administrativas y/o actores responsables que participan en

el procedimiento.

Descripción de la actividad: En forma narrativa y secuencial las operaciones que se realizan en

un procedimiento, enumerando cada una de éstas.

Tiempo (min/hrs): El tiempo en que se ejecuta cada una de las operaciones del
procedimiento expresado en minutos y/o horas según la naturaleza
de cada una de las actividades del procedimiento.

3) Representación gráfica del

procedimiento

a) Diagrama de flujo b) Simbología

Los diagramas de flujo representan en Los símbolos que a continuación se seña-

forma gráfica la secuencia en que se lan, son los que convencionalmente se han
realizan las operaciones y/o recorrido de las tomado para representar las operaciones de
personas, formas o los materiales. Muestran un procedimiento, por lo que deberán aplicar-
las áreas administrativas responsables de la se en todas las Dependencias o Entidades.
atribución y puestos que intervienen para
cada operación descrita y pueden indicar, el
equipo que se utiliza en cada caso. Se
emplean principalmente en el análisis de los
procedimientos.

PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página 12

 Simbología ANSI para diagramas de flujo

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Inicio o término del Señala donde inicia o termina un procedi-

diagrama de flujo miento. Se escribe dentro del símbolo la
palabra “inicio o fin”.

Actividad Describe una actividad por medio de una

frase breve y clara dentro del símbolo.

Documento Representa cualquier tipo de documento

que entre, se utilice, se envíe, se reciba,
se genere o salga del procedimiento.

Documento múltiple Representa cualquier documento con

copia.

Decisión o Indica un punto dentro del flujo las

alternativa alternativas derivadas de una decisión,
es decir, en una situación en la que
existen opciones y debe elegirse entre
alguna de ellas.

Conector de Representa la conexión o enlace de una

operación parte del diagrama de flujo con otra parte
lejana del mismo.

Conector de Representa una conexión o enlace con

página otra hoja diferente, en la que continúa el
diagrama de flujo.

PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página 13

 SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Archivo definitivo Representa un archivo de oficina, donde

se guarda un documento en forma
permanente.

T Archivo temporal Representa la guarda o almacenamiento

de documentos de forma temporal.

Nota Describe dentro del símbolo de manera

breve alguna aclaración o instrucción
dentro del procedimiento.

Flujo o línea Conecta los símbolos señalando el

de unión orden en que se deben realizar las distin-
tas operaciones.

El símbolo de actividad u operación,

c) Criterios para su
elaboración
Para su elaboración se deberán considerar
los siguientes criterios:
Comienza y concluye con un “Inicio/Fin”;
El diagrama deberá iniciarse en la parte
superior, de arriba hacia abajo y de izquier-
da a derecha.
Cada símbolo de actividad deberá nume-
rarse consecutivamente, dentro del
mismo de acuerdo a la descripción del
procedimiento.
contendrá los datos asentados en la
descripción del procedimiento de manera
breve y sencilla; iniciar con verbo conjuga-
do en presente en tercera persona de
singular, ejemplo: turna, supervisa, regis-
tra, etc.
El símbolo de documento, debe contener
el nombre del documento o formato que
se esté usando.
Cuando se mencionen en el procedimien-
to, varios documentos, estos se indicarán
en un solo símbolo documento, anotando
dentro de éste el término “anexos”.

PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página 14

 En el símbolo de documento, cuando se
trate de originales, se deberá señalar
con la letra “O” de original, seguido por
una diagonal que significa el número de
copias del documento.
Ejemplo:
-Elabora oficio
La unión entre símbolos se representará
con líneas rectas, horizontales y verticales
o la combinación de ambas, evitando su
cruce, con excepción de los conectores,
que podrán entrar en cualquier parte del
procedimiento.
A cada conector de salida de página le
corresponde un conector de entrada a
página, marcado con la misma letra.
Ejemplo:

Oficio O/3 Sale Entra

A A

En la distribución o destino del documen-

to, las copias se marcarán con el número A cada conector de salida de actividades
que les corresponda señalando su desti- le corresponde un conector de entrada,
no, ya que ningún documento debe marcado con la misma letra. Ejemplo:
quedar suelto.

A
Ejemplo:
(Entrada) (Salida) A

Dirección Dirección de Recursos Sobre el símbolo de decisión, la opción de

Administrativa Humanos
la situación se escribirá dentro del símbolo
de manera resumida y en forma interroga-
Departamento de Unidad de
Dirección tiva. La respuesta a la pregunta planteada
Recursos Humanos Servicios al Personal
será generalmente SI o NO y deberán
1- Elabora
escribirse sobre las líneas de flujo, que
señalan los diferentes caminos. Ejemplo:
oficio
Oficio O 2- Recibe
oficio
Oficio 1 Oficio O

Finanzas Oficio 2
3- Recibe
oficio
SI
Oficio 3 Datos
Oficio 1
correctos?

NO

PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página 15

 No debe haber más de una línea de entra-
da a cada símbolo y más de una línea de
salida de cada uno de ellos, con excep-
ción de la entrada y salida de un conector
y símbolos de decisión, que podrán entrar
en cualquier parte del procedimiento;
Por cuestiones de presentación los símbo-
los que se utilicen deberán ser de un
mismo tamaño;
El símbolo “Nota” se indica sobre la activi-
dad que se quiere hacer alguna aclara-
ción o instrucción.
Ejemplo:
Nota:
-Elabora oficio
Para la elaboración de los diagramas de
flujo se sugiere utilizar el siguiente softwa-
re: Visio, Word, Power Point o Excel, o
cualquier otro programa siempre y cuando
se cumpla con los criterios señalados en
los presentes Lineamientos.

d) Formato para el diagrama de flujo

Formato “C”

8.-Diagrama de Flujo

(Responsable) (Responsable) (Responsable)

Elaboró: Vo. Bo. Aprobó:

Responsable del procedimiento Jefe inmediato Jefe superior inmediato

PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página 16

 Instructivo de llenado del formato “C”

Nombre del campo Se anotará

Responsable: Áreas administrativas y/o actores responsables que participan en el

procedimiento, reflejando en cada una de las columnas los símbolos
correspondientes al diagrama de flujo de las operaciones que se
desarrollan.

Elaboró: El nombre completo, cargo y firma del responsable del procedimiento.

Vo. Bo.: El nombre completo, cargo y firma del jefe inmediato del responsable
del procedimiento.

Aprobó: El nombre completo, cargo y firma del jefe inmediato superior del que
da el visto bueno al procedimiento.

Para continuar el diagrama de flujo en otra
hoja, se utilizará la primera columna del
formato describiendo nuevamente al área
involucrada, aun cuando sea la misma de la
columna y hoja anterior.
Al final de los diagramas de flujo de cada
procedimiento, se anexarán los formatos
que se utilicen en el mismo, con su corres-
pondiente instructivo de llenado.

PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página 17

 VII. INTEGRACIÓN DEL MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
1) Portada
Contiene los datos de identificación del
Manual, en la parte central de una hoja en
blanco se anotará el nombre “MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS” con fuente constantia
tamaño 28, en letras mayúsculas y color
institucional y abajo el nombre de la
Dependencia o Entidad, misma fuente
tamaño 20, en letras mayúsculas y
minúsculas. En la parte superior izquierda
deberá ir el escudo del Gobierno del Estado
y en la parte superior derecha el logotipo y
slogan del mismo. Centrado a pie de página
se indicará la fecha de elaboración, la
versión correspondiente y el número de
ejemplares impresos en fuente arial,
tamaño 11, en letras mayúsculas y en
minúsculas.
2) Contenido
Es una lista ordenada de los apartados que
integran el Manual de Procedimientos,
mismos que se describirán del lado
izquierdo con números romanos.
3) Introducción
Es una síntesis del contenido del Manual,
en la que deberá explicarse de forma clara
PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015
y concisa, los objetivos que se pretenden
alcanzar a través de este, su alcance,
cómo utilizarlo, cuándo y cómo se harán
sus revisiones y actualizaciones. Su
redacción será en una cuartilla.
4) Objetivo del Manual
Se indicará en forma clara y concreta la
finalidad que se pretende alcanzar al utilizar
el Manual; se iniciará con un verbo en
infinitivo, evitando el uso de adjetivos
calificativos, señalando el qué se hace,
como se hace y para qué se hace, sin
exceder un párrafo de cuatro renglones.
5) Marco Jurídico
Es una relación de los ordenamientos jurídi-
cos administrativos vigentes, que regulan
las facultades y funcionamiento de la Depen-
dencia o Entidad, enlistados de manera
jerárquica, de acuerdo al siguiente orden:
Nivel Federal: Constitución, Tratados,
Leyes, Decretos, Reglamentos, Convenios,
Acuerdos y Circulares.
Nivel Estatal: Constitución política local,
Leyes, Códigos, Decretos, Reglamentos,
Acuerdos y Circulares.
Para cada uno de los ordenamientos se
deberá describir:
Página 18
 El nombre completo del ordenamiento
jurídico administrativo.
Fecha de publicación o expedición en el
Periódico Oficial.
Última reforma (si existiera).
Ejemplo:
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del
Estado de Oaxaca.
Publicada el 1 de diciembre de 2010.
Última reforma publicada el 22 de abril
del 2015.
6) Simbología
Se intregrará la simbología previamente
establecida en el apartado VI, punto 3, inciso b,
de los presentes Lineamientos.
nombre, cargo, dirección de oficina,
municipio, entidad, código postal, correo
electrónico, número telefónico de oficina y
extensión. En caso de las entidades
paraestatales, se incluirán los miembros del
Órgano de Gobierno.
9) Foja de firmas
En este punto, se plasmarán las firmas
correspondientes a lo establecido en el apar-
tado III, punto 4, de los presentes Linea-
mientos. En la parte inferior se establecerá
la fecha de autorización del Manual, el
número y fecha de actualización, nombre y
cargo del servidor público encargado de la
integración del Manual de Procedimientos.

7) Procedimientos 10) Control de cambios

En este punto se integrarán los Procedimien-

tos en el orden en que aparecen las Áreas
Administrativas responsables en la Estructura
Orgánica indicada en el Reglamento Interno
de la Dependencia o Entidad correspondiente.
Para la integración de los Procedimientos se
utilizarán los Formatos “A”, “B” y “C” descritos en
el apartado VI, de los presentes Lineamientos.
Se registrará el número de las revisiones, la
fecha de actualización del Manual y la
descripción clara y breve de los cambios
que se hayan realizado al mismo. El control
de cambios se presentará en una tabla.
Ejemplo:

8) Directorio

Es una relación de los servidores públicos

con nivel de mandos medios y superiores,
de la Dependencia o Entidad
correspondiente, se deberá ordenar la
información de la siguiente manera:

PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página 19

 Control de cambios

Nombre y clave
Número de revisión Fecha de actualización Justificación del cambio
del procedimiento

Rev. 01 Agosto 2015 Autorización de Se modificaron las actividades del

Estructuras Orgánicas
SA-DMA-P005
número 12 al 16, derivado de la
última reforma a la Ley Orgánica
del Poder Ejecutivo del Estado de
Oaxaca en su artículo 46 fracción
XIV.

Instructivo de llenado de la Tabla

Nombre del campo Se anotará

Número de revisión: El número de veces revisado.

Fecha de actualización: Es la fecha en la cual se aprueba la actualización del Manual.

Nombre y clave del

El nombre del o de los procedimientos a modificar con su clave respectiva.
procedimiento:

Justificación del cambio: Es el motivo de la actualización del Manual, redactado de manera breve.

VIII. DISPOSICIONES GENERALES

La interpretación y aplicación de los Los Lineamientos entrarán en vigor a

presentes Lineamientos, corresponde a la partir de la fecha de su publicación en el
Dirección de Modernización Administrati- Periódico Oficial del Gobierno del
va. Para el caso en que algún documento Estado de Oaxaca.
por sus características particulares no sea Los presentes Lineamientos para la
viable su aplicación, también la Dirección elaboración de Manuales de
de Modernización Administrativa será la Procedimientos, dejan sin vigencia los
facultada para autorizar lo que proceda. Lineamientos de esta naturaleza

PRIMERA VERSIÓN, Junio 2015 Página 20