Actividad De Aprendizaje OA 2

Presentado por : Juan de Jesus Montenegro Susa

Para el desarrollo de esta actividad debe responder los 2 planteamientos: El estudio de caso y el
informe. (Puede desarrollar los dos puntos en este mismo documento)

1. ESTUDIO DE CASO

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya determinó

el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS

 Gestión Gerencial
 Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES

 Diseño y patronaje
 Extendido, marcado y corte
 Confección, revisado y etiquetado
 Acabados

3. PROCESOS DE APOYO

 Clientes
 Compras
 Mantenimiento
 Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar la
documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen la misma
autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la codificación
unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario

documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues ya se cuenta con
instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados para el sistema de gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de

la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la calidad ya que

la norma ISO 9001 nos pide llevar este control
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa
Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la
identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de Gestión de Calidad
(SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los puntos
de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención documental –
TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación

4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan cambio de

versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de Gestión, sin embargo
el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la mejora realizada,
siempre deberán registrarse en el control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios
menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.

Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al procedimiento
mencionado en el punto anterior.

Desarrollo punto 1:
 2. INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego de

investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de
Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted
mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser claro,
conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación.

Desarrollo punto 2:

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e identificación

de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de
prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte
de todos los usuarios

2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado
desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o
modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento por parte del responsable del
proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los

líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la documentación
del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la revisión
incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos los acuerdos con el
líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento, presenta para aprobación a la
Directora de Recursos Humanos, Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación de la

presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre
la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y

manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos
de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
DOCUMENTO
ASOCIADO
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que
requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del
proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones, para su
correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa empleará los
inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o
resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al proceso
correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales)
y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al
respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son
registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son registros
electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que
constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas susceptible a las
modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los registros
impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que
se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por
otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran
(historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados
de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

  Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Elaborar borrador del

Identifica necesidad de
creación o mejora de
1 documento
documento y enviar por correo a
la Directora del Departamento
Líder del proceso de Biblioteca con copia al
Profesional de Apoyo de
corrección de estilo para su
respectiva revisión.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Las correcciones de ortografía y

sintaxis se hacen de manera
directa en la documentación en
Revisa la adecuación de la los casos donde la mejora sea
documentación evidente. Sin embargo, en los
casos problemáticos para la
interpretación del sentido el
corrector enviará sugerencias y
2 Corrector de Estilo comentarios al líder del proceso
para que intervenga en el texto
antes de su envío como versión
final al Sistema de Gestión de la
Calidad.

De cualquier manera el corrector

hará llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
En caso de requerir ajustes en
SI partes problemáticas para la
La Modifica y envía interpretación el líder del
documentaci nuevamente al
3 corrector
proceso hará las modificaciones
ón requiere Líder del proceso
ajustes?
en las partes indicadas por el
corrector y le enviará
nuevamente el documento
NO
modificado al corrector de estilo.

Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12

Enviar por correo al Coordinador
mejora o anulación de Solicitud de
documento creación, mejora
de Salud, Seguridad e Higiene
o anulación de en el trabajo con copia a la
documentos Profesional de Apoyo del SG-
4 QHSE el formato Solicitud de
Líder del proceso
Creación, Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12 junto
con el documento sometido a
consideración (Resultado de la
1 revisión del corrector de estilo)

1
Profesional de
Apoyo SG-QHSE Revisar la solicitud y evaluar la
5 necesidad de crear, modificar o
Revisa solicitud y verifica
necesidad
Auxiliar del anular el documento.
SG-QHSE
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Si es una solicitud de anulación,

se registra y el proceso termina
NO Informa al Coordinador del
Aprobada líder del Área de Salud,
la proceso
Solicitud? Seguridad e Higiene
en el Trabajo Cuando se considere necesario
define la intervención de un
SI 3 experto a fin de retroalimentar el
6 documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se presenta

al Consejo Directivo para que
autorice la creación, mejora o
anulación.

Se diligencia la Parte 2 del

Registra aprobación en la
registro Solicitud de Creación,
Solicitud de creación,
Mejora o Anulación de Mejora o Anulación de
7 Documentos Documento F-SO-OH-12,
Auxiliar del marcando la casilla de
SG-QHSE aprobado, diligenciando la fecha
de implementación del cambio.

Profesional de
Para el caso de creación de
Codifica y/o actualiza la Apoyo SG-QHSE
8 documentos se realiza la
versión
respectiva codificación y para
Auxiliar del
mejora se actualiza la versión.
SG-QHSE

Coordinador del Al editar los documentos se

Área de Salud, deben registrar las firmas de
9 Emite y Aprueba Seguridad e Higiene elaboró, revisó y aprobó, si
Documento
en el Trabajo aplica. El coordinador del Área
de Salud Ocupacional informa al
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Profesional de líder sobre la aprobación del

Apoyo SG-QHSE documento.

Auxiliar SG-QHSE Una vez firmados los

documentos se identifican con
Copia No Controlada, se graban
en PDF (No Aplica para
formatos) y se adaptan en el
aplicativo disponible.

Se publican los nuevos

documentos en la intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos
Profesional de Al documento físico se le coloca
10
Apoyo SG-QHSE el sello de original, se archiva en
la carpeta del proceso que
corresponda y se destruye la
versión anterior.

Profesional de
Apoyo SG-QHSE
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de Actualizar Listado Maestro
11 Control de Documentos Control de
Documentos Auxiliar del Control de Documentos F-SO-
OH-013
F-SO-OH-013 SG-QHSE

2
2
Coordinador del
Área de Salud, Se comunica al líder que el
12 Seguridad e Higiene documento se encuentra
Socializa con el líder del
proceso y/o funcionario en el Trabajo liberado y se autoriza su uso.
que realizó solicitud

Libera Documento
Informar los cambios de la
Aplica documento en el documentación a los
proceso correspondiente Líder del proceso participantes del proceso.
13
3
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar
FIN
su debida aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 INICIO

Identificar los registros a

controlar
Coordinador de Los líderes de proceso con
Gestion en Salud, apoyo del coordinador del Área
Seguridad e Higiene de salud, seguridad e Higiene en
2 en el Trabajo el trabajo identifican los registros
incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e
Líderes de procesos Higiene en el trabajo

Enviar por correo al Coordinador

NO de Gestion en Salud, Seguridad
Hay solicitud
o 1 e Higiene en el Trabajo con
necesidades copia a la Profesional de Apoyo
de registros del SG-QHSE el formato
3 SI Líderes de procesos
Solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de Documento
F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a
consideración

Coordinador de
Revisar solicitudes o Revisar la solicitud y evaluar la
Gestion en Salud,
4 necesidades de registros necesidad de crear, modificar o
Seguridad e Higiene
anular el documento.
en el Trabajo

Si es una solicitud de anulación,

se registra y el proceso termina.
NO Informa al
Aprobación de solicitud líder del Cuando se considere necesario
o necesidad de proceso define la intervención de un
registros Coordinador de
experto a fin de retroalimentar el
Gestion en Salud,
5 documento antes de su
SI Seguridad e Higiene
aprobación final.
en el Trabajo
Según corresponda se presenta
al Consejo Directivo para que
autorice la creación, mejora o
anulación.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

El Coordinador de Gestion en
Salud, Seguridad e Higiene en el
Se autoriza y controla los
Coordinador de Trabajo actualiza los registros
registros
Gestion en Salud, que se generaron cambios y
6
Seguridad e Higiene controla los cambios o nuevos
en el Trabajo documentos relacionados con la
estructura de los documentos
del SG-QHSE

Establecer criterios de
control de registros El Coordinador de Gestion en
Coordinador de
Salud, Seguridad e Higiene en el
Gestion en Salud,
7 Trabajo establece criterios de
Seguridad e Higiene
control sobre los registros del
en el Trabajo
SG-QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
maestro Documentos Actualizar Listado Maestro
8 Coordinador de Control de Documentos F-SO-
Gestion en Salud, OH-013
Seguridad e Higiene
en el Trabajo

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Se comunica al líder que el

Coordinador de documento se encuentra
9 Libera Documento Gestion en Salud, liberado y se autoriza su uso.
Seguridad e Higiene
1 en el Trabajo

1 Informar los cambios de la

Líder del proceso
13 documentación a los
participantes del proceso.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Socializa el contenido de los

Aplica documento en el
documentos a fin de garantizar
proceso correspondiente
su debida aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

SOLICITUD DE Coordinador de Gestion

Intranet /Proceso Gestión en
CREACIÓN, MEJORA O en Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Salud, Seguridad e Higiene en el
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
Trabajo y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso

Coordinador de Gestion Intranet / Proceso Gestión en

LISTADO MAESTRO
en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en el
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ Trabajo y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo
7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la

universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo
PHVA de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad para
ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o Plantilla
prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los
documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura
amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de
Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema
sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en
una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas
en términos de precisión o claridad en su redacción.
Nota: Debe enviar el desarrollo de los dos puntos por el enlace del menú del curso que dice: Actividad
2 y adjuntar el archivo dando clic en el título del enlace: Caso AA2 e Informe AA2. Por favor no enviar
al correo personal de la tutora todo por la plataforma.