INFORME

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e

identificación de los documentos y registros

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir

con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos los
usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,guías,

registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos parael adecuado
desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de lanecesidad de crear o
modificar un documento y finaliza con la divulgación del documentopor parte del responsable del
proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los

líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de ladocumentació
n del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la revisión
incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos los acuerdos con
el líder del proceso e incorporados los ajustes finales
deldocumento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos,Representante de
la dirección.

3.2 Asistente

– Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación de la

presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación. Apoya a los líderes de los
procesos para garantizar que:- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se
aprueben nuevamente.- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles
en la Intranet.- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.- Se socialicen los
documentos.- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.- El control de los
documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la información- Mantener una
codificación única, según las directrices que se dan en este documento.- Se mantenga actualizados
los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre
la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de l

a empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir

se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor
cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle

mapa de procesos

procedimientos
politica

instructivos

manual-matrices

protocolos-
programas
formatos-ficha-
guia
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que
requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del
proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones,
para su correspondiente reproducción. Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de s
u aprobación la empresaempleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o
resultados obtenidos se caracterizan por:

Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al proceso

correspondiente.

No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales) y
dejada constancia, de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son
registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son
registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que
constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las
modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando
que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación.
Por otra parte, la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran
(historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

Exactos: debe ser verificado.

Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del tiempo.

Claros: debe ser entendible para todos.

Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

Legible.

No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.

Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de
los procedimientos. Algunos ejemplos de sus usos son:

Toma de muestras

Procesamiento y análisis de información

Almacenamiento y distribución

Exámenes realizados

Calibración de equipos

Abastecimiento y vigencia de los insumos

Control de calidad

No conformidades

Acciones correctivas
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

elaborar borrador del documento

y enviar por correo a la directora
de departamento de biblioteca
con copia al profesional de apoyo
Identifica necesidades de LIDER de corrección de estilo para su
1 creación o mejora de DELPROCESO respectiva revisión.
documento

2 Revisa la adecuación de la
documentación
LA CORRECCION DE ortografía y
sintaxis se hacen de manera
directa en la documentación, en
los casos don dela mejora sea
evidente. Sin embargo, en los
casos problemáticos para la
CORRECTOR DE interpretación del sentido del
ESTILO corrector, enviara sugerencias y
comentarios al líder del proceso
para que intervenga en el texto
antes de su envió como versión
final al sistema de gestión de la
calidad.

De cualquier manera el corrector

ara llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
 En casos de requerir ajustes en
partes problemáticas para la
interpretación el líder del proceso
La Modifica y hará las modificaciones en las
documenta envía partes indicadas por el corrector y
3 ción no nuevament le enviara nuevamente el
requiere e al
ajustes LIDER documento modificado al
corrector
DELPROCESO corrector de estilo.

Enviar por correo al coordinador

de salud, seguridad e higiene en el
Solicita y ajusta trabajo con copia a la profesional
creación, de apoyo del SG-QHSE el formato
F-SO-OH-12 solicitud
mejora o
de creación, mejora o de solicitud de creación, mejora o
anulación de
documento
anulación de LIDER anulación de documento F-SO-OH-
documento.
4 DELPROCESO 12 junto con el documento
sometido consideración (
resultado de la revisión del
corrector de estilo.)

1 Revisar la solicitud y evaluar la

profesional de necesidad de crear, modificar
apoyo o anular el documento
5 SG-QHSE

Auxiliar de SE-
QHSE
Revisa solicitud y verifica
necesidad
 Si es una solicitud de anulación, se
NO registra y el proceso termina
Líder del
aprobada Cuando se considere necesario
proceso
Coordinador del define la intervención de un
área de experto a fin de retroalimentar el
6 SI seguridad, documento antes de su
salud e higiene aprobación final.
en el trabajo
3 Según corresponda se presenta al
Consejo Directivo para que
autorice la creación, mejora o
anulación.

Se diligencia la parte 2 del registro

Registra aprobación en la
7 Solicitud de creación, Mejora o
Anulación de Documentos
solicitud de creación mejora o
anulación de documento F-SO-OH-
Auxiliar de SE- 12 marcando la casilla de
QHSE aprobación, diligenciando la fecha
de implementación del cambio.

Para el caso de creación de

documentos se realiza la
profesional de respectiva codificación y ara
Codifica y/o actualiza la versión apoyo mejora se actualiza la versión .
8 SG-QHSE

Auxiliar de SE-
QHSE
Coordinador del Al editar los documentos se deben
área de registrar las firmas de elaboro,
seguridad, revisó y aprobó, si aplica. El
salud e higiene coordinador del área de salud
en el trabajo ocupacional informa al líder sobre
Emite y Aprueba Documento la aprobación del documento.
9
Una vez firmados los documentos
Profesional de se identifican con copia no
apoyo controlada se graban en PDF (no
SG-QHSE se aplican formatos) y se adaptan
en el aplicativo disponible.

Auxiliar SE-
QHSE
 Se publican los nuevos
documentos en el intranet

Retira de Intranet los Profesional de Al documento físico se le coloca el

10 documentos obsoletos apoyo sello de original, se archiva en la
SE-QHSE carpeta del proceso que
corresponda y se destruye la
versión anterior.

Profesional de Actualizar listado maestro control

Actualiza Listado Listado Maestro de apoyo SE-QHSE de documentos F-SO-OH-013
Maestro Control de Control de Auxiliar del
11 Documentos Documentos
SE-QHSE

2
Se comunica al líder que el
documento esta liberado y se
COORDINADOR autoriza su uso.
DEL AREA DE
SALUD,
12 Socializa con el líder del proceso SEGURIDAD E
y/o funcionario que realizó HIGIENE EN EL
solicitud TRABAJO.

Informar los cambios de la

documentación al participante del
Aplica documento proceso
en el proceso
correspondiente Socializa el contenido de los
LIDER DEL documentos a fin de garantizar su
13 PROCESO debida aplicación.
3

FIN
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS
NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
1
INICIO

2 Coordinador en Los líderes del proceso con el

salud, seguridad e apoyo del coordinador del área
higiene en el de salud, seguridad e higiene en
trabajo el trabajo identifican los registros
Identificar los registros a controlar incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e
higiene en el trabajo.

Líderes de proceso
3 Enviar por correo al coordinador
de salud, seguridad e higiene en
Hay el trabajo con copia a la
1
solicitud profesional de apoyo del SG-
Líderes de QHSE el formato de solicitud de
proceso creación, mejora o anulación de
documento F-SO-OH-12 junto
con el documento sometido
consideración (

4
Revisar la solicitud y evaluar la
Coordinador en necesidad de crear, modificar
Revisar solicitudes o necesidades de
registros
salud, seguridad o anular el documento
e higiene en el
trabajo

5 Si es una solicitud de anulación,

se registra y el proceso termina
Aprobación
de solicitud
Coordinador en Cuando se considere necesario
o necesidad salud, seguridad define la intervención de un
deregistr experto a fin de retroalimentar el
e higiene en el
os documento antes de su
trabajo aprobación final.
Informa al líder del proceso
Según corresponda se presenta al
Consejo Directivo para que
autorice la creación, mejora o
anulación.
6 El coordinador de gestión y
salud, seguridad e higiene en el
Coordinador en trabajo actualiza los registros
salud, seguridad que se generaron cambios y
Se autoriza y controla los registros e higiene en el controla los cambios o nuevos
trabajo documentos relacionados con la
estructura de los documentos del
SG-QHSE

7 El coordinador de gestión y
1 salud, seguridad e higiene en el
Coordinador en trabajo establece criterios de
salud, seguridad control sobre los registros del SE-
e higiene en el QHSE
Establecer criterios de control trabajo
de registros

8 Actualizar listado maestro

control de documentoF-SO-OH-
Actualización del listado Coordinador en 013
maestro
salud, seguridad
e higiene en el
Listado Maestro de trabajo
Control de
Documentos

9 Se comunica al líder que el

documento esta liberado y se
Socializa con el líder del proceso y/o
funcionario que realizó solicitud
Coordinador en autoriza su uso.
salud, seguridad
e higiene en el
1 trabajo

13 Informar los cambios de la

Aplica documento en el proceso
correspondiente
documentación a los
participantes del proceso
Líder del proceso
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar
su debida aplicación

fin
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD Coordinador de Intranet /Proceso
DECREACIÓN, Gestión en Salud, Gestión en Salud,
MEJORA Seguridad e Higiene Seguridad e Higiene
O ANULACION en el Trabajo/Líder en el Trabajo y/o
DEDOCUMENTOS
del Proceso Aplicativo del
Sistema
F-SO-OH-013 LISTADO Coordinador de Intranet / Proceso
MAESTROCONTROL Gestión en Salud, Gestión en Salud,
DEDOCUMENTOS Seguridad e Higiene Seguridad e Higiene
en el en el Trabajo y/o
Trabajo/Profesional Aplicativo del
de Apoyo Sistema

7. GLOSARIO
Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la

universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.

Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales

como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades,
Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación
asociada, indicadores y el ciclo PHVA de las actividades funcionales del proceso.

Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,

reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.

Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,

procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).

Documentos externos:

Son documentos generados por entidades externas a la Universidad para ser aplicados en los
procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.

Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.

Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o
Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.

Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito

particular.

Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo

Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los

documentos del SG-. QHSE

LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.

LMCR: Listado Maestro Control de Registros

Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de

cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas

. Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de

Calidad.

Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-
9000)

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)

Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de

resultados obtenidos